CARA MUDAH MENYUSUN SOP

Dengan aplikasi SOP dalam suatu perusahaan, pada dasarnya merupakan

indikasi bahwa perusahaan tersebut telah menjalankan prosedur
standar, sedemikian rupa sehingga lebih menjamin kualitas produk
ataupun kualitas jasa pelayanan yang dihasilkan.

Dengan telah disajikannya contoh-contoh SOP pada sub-bab terdahulu,

diharapkan para pembaca sudah semakin memahami logika, tata cara ataupun
teknik menyusun SOP. Lebih jauh lagi, penulis juga menyajikan contoh-contoh
SOP di atas dalam bentuk soft copy, yang dikemas di dalam Compact Disc(CD).
Dengan adanya fasilitas CD ini, dimungkinkan bagi para pembaca untuk dapat
mempergunakan semua bentuk SOP terlampir dalam CD sebagai piranti untuk
bisa secara langsung praktik menyusun SOP. Tentu saja dengan mengadakan
modifikasi pada bahasa ataupun proses aktivitas yang diatur dan disesuaikan
dengan kebutuhan masing-masing pembaca.

Namun demikian, kendati para pembaca bisa dengan mudah menggunakannya

dengan melakukan copy-paste, upaya mendapatkan hasil yang optimal tentu perlu
dijadikan bahan pertimbangan. Untuk hal inilah, penulis perlu membekali para
pembaca dengan beberapa tips mudah dalam menyusun dokumen SOP, dengan
tahap-tahap sebagai berikut:
 Tetapkan terlebih dahulu, prosedur apa yang hendak dibuat. Misalnya, akan
dibuat prosedur tentang pemeliharaan dan perawatan mesin genset dalam
suatu pabrik tertentu.
 Lakukan survei dan wawancara dengan semua orang yang mengawaki mesin
genset tersebut. Tujuannya, mendapatkan alur kerja yang selalu mereka
kerjakan dalam melakukan pemeliharaan ataupun perawatan mesin genset.
Catat semua alur kerja atau urut-urutan langkah yang diperoleh dan dibuat
dalam bentuk tertulis.
 Siapkan kerangka atau Format Dokumen SOP dengan cara copy-paste dari CD
yang tersedia. Lakukan modifikasi atas Format Dokumen SOP yang ada,
disesuaikan dengan kebutuhan.
 Tuliskan alur kerja yang diperoleh dari hasil survei ke dalam Format Dokumen
SOP sehingga diperoleh urut-urutan langkah yang memang selalu dilaksanakan
dalam rangka pemeliharaan dan perawatan mesin genset. Selanjutnya, urut-
urutan langkah inilah yang disebut sebagai Prosedur Pemeliharaan & Perawatan
Mesin Genset.
 Selain langkah-langkah yang tersusun, apabila ada formulir ataupun tabel-tabel
yang harus diisi dalam mewujudkan langkah-langkah tersebut, formulir ataupun
tabel tersebut juga harus dibakukan sebagai bagian dari Standard Operating
Procedure (SOP) yang dihasilkan.
 Pada akhirnya, draft prosedur tersebut dimintakan pengesahannya kepada
para pejabat yang berwenang sehingga menjadi prosedur standar dalam
pemeliharaan dan perawatan mesin genset.
 Penyusunan semua prosedur pada dasarnya sama, yaitu dimulai dengan
menempuh tahapan butir 1 sampai dengan 6. Semua prosedur yang sudah
dibakukan inilah yang untuk selanjutnya disebut sebagai Standard Operating
Procedure atau disingkat SOP. Artinya, prosedur-prosedur yang dibakukan dan
menjadi standar bagi pelaksanaan suatu proses kerja tertentu.
Contoh-contoh yang sudah disajikan pada bab-bab terdahulu adalah contoh
prosedur sederhana. Prosedur tersebut sudah cukup digunakan sebagai pengatur
operasional suatu pabrik/perusahaan ataupun suatu organisasi tertentu. Sebagai
gambaran, prosedur tersebut bisa di-copy, kemudian dilaminating, lalu ditempel
di tempat-tempat strategis perusahaan. Dengan begitu, memudahkan bagi para
pelaksana atau petugas untuk melaksanakan tugas-tugasnya sesuai dengan
prosedur baku yang sudah ditetapkan.
Namun demikian, penulis juga tetap menyajikan contoh-contoh prosedur yang
lebih lengkap dan terinspirasi dari aplikasi ISO-9000. Contoh-contoh seperti ini
umumnya dikemas dalam suatu buku lengkap, yang merupakan gabungan dari
semua prosedur yang ada di dalam semua sistem yang berlaku pada suatu
perusahaan.

Dokumen SOP lengkap sebagaimana tersebut di atas, pada umumnya sekaligus

merupakan “ijazah” bonafiditas bagi suatu perusahaan. Dengan aplikasi SOP
dalam suatu perusahaan, pada dasarnya merupakan indikasi bahwa perusahaan
tersebut telah menjalankan prosedur standar, sedemikian rupa sehingga lebih
menjamin kualitas produk ataupun kualitas jasa pelayanan yang dihasilkan. Lebih
jauh lagi diharapkan akan selalu mampu memberikan kepuasan optimal bagi para
pelanggannya.

Dari pengalaman penulis dalam pengelolaan organisasi perusahaan, ternyata

bentuk-bentuk prosedur yang sederhana justru cocok atau sesuai untuk para
pelaksana kerja di lapangan, dimana tingkat pendidikan karyawan di tingkat
bawah justru lebih bisa mencerna dan memahami langkah-langkah yang tertulis di
dalam prosedur. Sementara itu, contoh-contoh prosedur yang lebih lebih lengkap,
akan lebih bermanfaat dalam upaya “mendongkrak” bonafiditas perusahaan.
Namun, semua bentuk prosedur yang ada, tetap sangat dianjurkan aplikasinya
dalam perusahaan karena pastinya sangat bermanfaat bagi upaya meningkatkan
efisiensi dan efektivitas setiap unit kerja yang ada sehingga dengan sendirinya
akan mampu meningkatkan daya saing perusahaan.