3.3.

Pergudangan

Pelayanan kefarmasian yang dilakukan di gudang antara lain: penerimaan

perbekalan farmasi dan penyimpanan perbekalan farmasi, pendistribusian perbekalan

farmasi ke apotek dan pendokumentasian.

3.3.1. Penerimaan sediaan farmasi dan perbekalan farmasi

Obat-obat yang datang diperiksa menurut faktur atau dokumen yang

menyertainya oleh tim petugas gudang. Ditulis dalam buku penerimaan barang atau

bukti barang masuk (rangkap 3 untuk gudang, keuangan dan arsip apotek). Bagian

gudang IFRS menerima, memasukan data dalam komputer dan mencatat dalam kartu

stok, dan membukukan dalam pembukuan gudang, kemudian melakukan langkah-

langkah penyimpanan. Jika barang yang tidak sesuai dengan pesanan, maka barang

tersebut diretur. Alur penerimaan barang dapat dilihat pada gambar 3.4.
 Perbekalan farmasi

Faktur dicocokan dengan surat pesanan

Barang dicocokkan dengan bukti penerimaan barang

(Nama, bentuk sediaan, jumlah, nomor batch, exp.date)

Copy bukti barang masuk dan

copy faktur diberikan untuk
bag. keunagan

Data dimasukan dalam komputer

Barang obat yang masuk di catat dalam buku gudang dan diberi nomor urut

Barang obat yang masuk di catat dalam kartu stok

Barang disimpan

Gambar 3.4. Alur penerimaan barang

3.3.2. Penyimpanan sediaan farmasi dan perbekalan farmasi

Penyimpanan obat dapat dikelompokkan berdasarkan sumber dan

keperuntukannya (umum dan BPJS), berdasarkan bentuk perbekalan sediaan farmasi

(alkes, parenteral, tablet, sirup dan lain-lain), berdasarkan alfabetis atau kelompok

terapi, dan berdasarkan golongan obat (bebas, bebas terbatas, keras, psikotropika dan

narkotika).

Dalam penyimpanan perbekalan farmasi digunakan system FIFO (First In First

Out) di mana obat yang masuk lebih awal dikeluarkan lebih dulu dan FEFO (First

Exp. First Out) di mana untuk obat-obatan yang kadaluarsa lebih dulu di keluarkan

lebih dulu juga.

Tujuan penataan perbekalan farmasi untuk memudahkan pencarian obat dan alat

kesehatan yang dibutuhkan. Untuk perbekalan farmasi dengan perlakuan khusus

(disimpan di almari pendingin) bertujuan untuk menjamin mutu perbekalan farmasi

agar obat tidak cepat rusak. Teknis penataan perbekalan sediaan farmasi sebagai

berikut:

a. Obat-obatan diletakkan di rak secara alfabetis seperti pada alkes maupun obat

ditata secara farmakologis.

b. Obat-obatan tertentu yang harus diletakkan di tempat yang bersuhu dingin misal,

supostoria, albumin, dsb disimpan di lemari pendingin.

c. Obat-obatan paten maupun generik ditata berdasarkan statusnya yaitu obat-obatan

yang termasuk obat-obatan umum dan BPJS.

 Proses administrasi

Dimasukan kartu stock

Obat dan alat kesehatan

disimpan

Sumber dan Bentuk Alfabetis Kelas Terapi Golongan

keperuntukan sediaa
n Analgetik Bebas
Diterapkan
Umum Alkes Antibiotik Bebas
untuk obat
BPJS Parenteral Antidiare terbatas
golongan A
Tablet dll Keras
Sirup, dll Psikotropik
Narkotik
Keterangan:

: diterapkan di RS Bina Sehat

: tidak diterapkan di RS Bina Sehat

Gambar 3.5. Alur penyimpaan barang

3.3.3. Administrasi dan dokumentasi sediaan farmasi dan perbekalan farmasi

Administrasi yang dilakuakan saat barang datang antara lain pemeriksaan

barang berdasarkan faktur (Nama, bentuk sediaan, jumlah, nomor batch, exp.date),

faktur disimpan berdasarkan PBF untuk pendataan penagihan selanjutnya.

Pendokumentasian obat dilakukan dengan pencataan pada kartu stok saat barang

datang dan barang keluar sebagai sarana pengawasan obat. Semua obat yang datang

diterima oleh bagian penyimpanan atau gudang, faktur dicatat di BBM (Barang Bukti

Masuk) lalu masuk ke data BASE dan di Print dalam bentuk List sediaan, kemudian

dari List sediaan dimasukan di kartu stok.

3.3.4. Distribusi sediaan dan perbekalan farmasi

 “Sistem Satu Pintu” di mana semua kegiatan pembelanjaan dilakukan melalui

IFRS dan obat dan alkes yang datang masuk melalui gudang terlebih dahulu baru

disalurkan ke unit-unit atau ruangan.

A. Alur barang atau sediaan farmasi dari Gudang ke Bangsal

Pendistribusian perbekalan farmasi ke bangsal sebagai ward floor stok

berdasarkan permintaan dari bangsal melalui buku bon permintaan melalui

apotek, dari apotek akan disampaikan pada bagian logistik. Permintaan barang

akan bangsal dapat diperoleh dari apotek.

B. Alur barang atau sediaan farmasi dari Gudang ke Poli Rawat Jalan atau Rawat

Inap

Pendistribusian perbekalan farmasi berdasarkan permintaan dari Poli Rawat

Jalan atau Inap berdasarkan kebutuhan apotek melalui buku bon permintaan yang

ditulis tiap sore oleh Asisten Apoteker di tiap apotek.

Alur pendistribusian barang atau sediaan farmasi dari Gudang ke Bangsal /

Poli Rawat Jalan / Poli rawat Inap dapat dilihat pada Gambar 3.6, Gambar 3.7 dan

Gambar 3.8.
 Memeriksa buku bon permintaan barang

Memeriksa perbekalan farmasi yang diminta

Menyiapkan permintaan sesuai buku bon permintaan

Barang / obat yang keluar diperiksa dan di catat di kartu stok

Di cocokkan dengan barang buku bon permintaan

Distribusi

Gambar 3.6 Distribusi sediaan dan perbekalan farmasi

Distribusi Distribusi
Logistik Apotek Bangsal
Permintaan Permintaan

Gambar 3.7 Distribusi sediaan dan perbekalan farmasi ke bangsal

Distribusi
Logistik Apotek
Permintaan

Gambar 3.8 Distribusi sediaan dan perbekalan farmasi ke apotek

3.3.5. Pencatatan persediaan barang fast moving

Pendokumentasian untuk pengadaan dilakukan dengan mencatat di buku

orderan, perencanaan pengadaan didapatka dari buku bon permintaan tiap apotek, sisa

jumlah obat pada kartu stok, dan buku untuk mencatatbarang yang habis atau menipis

pada buku defecta. Khusus untuk barang fast moving tidak boleh terjadi kekosongan,

pengadaan dilakukan bila sisa persediaan dibawah jumlah minimal dan pengadaan

yang dilakukan dalam jumlah besar.

3.3.6. Penerimaan permintaan barang dari Rumah Sakit lain

Permintaan barang dari apotek atau rumah sakit lain (contohnya RS Al-Huda

yang telah bekerjasama) dilayani di apotek rawat jalan. Pelayanan permintaan barang

dari apotek dan rumah sakit lain pelayanannya seperti pelayanan HV baik berupa

tablet, sirup, racikan atau alat kesehatan.

3.3.7. Pendokumentasian

Pendokumentasian distribusi sediaan dan perbekalan farmasi dilakukan tenaga

kefarmasian di gudang adalah dengan mencatat barang yang dikeluarkan atau

didistribusikan ke apotek atau bangsal. Sedangkan tenaga kefarmasian di apotek

mencocokkan barang yang diterima dari gudang sesuai dengan buku bon permintaan

barang (nama, jenis, jumlah barang) dan mencatat di kartu stok, dilakukan

penyimpanan.