KontrakPengelolaan

Modul 12
Bagaimana Cara
Melaksanakan &
Mengelola Kontrak
Pelatihan Pengadaan - Tingkat Menengah
Proyek Modernisasi Pengadaan

LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya
Manusia
1
BUKU PEDOMAN PESERTA PELATIHAN

Modul 12: Bagaimana Cara Melaksanakan dan Mengelola Kontrak
Module 12: Bagaimana Cara Melaksanakan &

Mengelola Kontrak
Pelatihan Pengadaan—Tingkat Menengah
Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I
Buku Pedoman Peserta Pelatihan

2
DAFTAR ISI
► SELAMAT DATANG................................................................................................................................................................... 5
► TUJUAN MODUL........................................................................................................................................................................ 6
► AGENDA PELATIHAN................................................................................................................................................................ 7
► ATURAN PELATIHAN....................................................................................................................................................... 11
► PENGENALAN MODUL....................................................................................................................................................13
► SESI 1 - GAMBARAN UMUM PENGELOLAAN KONTRAK...............................................................................................29
► SESI 2 - GAMBARAN UMUM PERENCANAAN PENGELOLAAN KONTRAK....................................................................51
► SESI 3 - KEGIATAN PENGELOLAAN KONTRAK PASCA PENETAPAN PEMENANG TRANSISI DAN IMPLEMENTASI. . .67
► HARI-1 MERANGKUM KEGIATAN...................................................................................................................................83
► HARI-2 MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI HARI KE-1..........................................................................................85
► SESI 4 - KEGIATAN PENGELOLAAN PASCAPENETAPAN PEMENANG: ADMINISTRASI KONTRAK..............................87
► SESI 5 - KEGIATAN PENGELOLAAN PASCAPENETAPAN PEMENANG: MODIFIKASI KONTRAK DAN PENGELOLAAN
PERSELISIHAN.......................................................................................................................................................................... 105
► HARI-2 MERANGKUM KEGIATAN.................................................................................................................................125
► HARI-3 MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI HARI KE-2........................................................................................127
► SESI 6 - PEMANTAUAN KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA......................................................................................129
► SESI 7 - PENILAIAN KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA...........................................................................................147
► HARI-3 MERANGKUM KEGIATAN.................................................................................................................................165
► KEGIATAN HARI PERTAMA...........................................................................................................................................167
► KEGIATAN HARI KEDUA................................................................................................................................................173
► KEGIATAN HARI KETIGA...............................................................................................................................................179
3
4
► SELAMAT DATANG
Selamat datang di modul ―Bagaimana Cara Melaksanakan dan Mengelola
Kontrak‖ Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.
Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu

fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar
dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan
barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan
terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat
mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang,
pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan
tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam
melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak
mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang
diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk
membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan,
menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang
memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik
pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan
dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.
Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari;
namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan
kebutuhan.
Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:

 Pembelajaran bersifat mandiri
 Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif
 Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan
fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)
 Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik
yang bersifat korektif
 Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta
pelatihan
Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian
dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga
menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi
pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.
5
► TUJUAN MODUL
 Menilai dan mendokumentasikan kegiatan-kegiatan utama dan berbagai
risiko yang terkait dengan pengelolaan kontrak
 Mengetahui tujuan dan manfaat dari perencanaan pengelolaan kontrak
 Menyiapkan kegiatan transisi dan implementasi pasca penetapan pemenang
 Mengelola hasil pekerjaan dan tagihan untuk memastikan penerimaan
barang/jasa sesuai kontrak
 Mengidentifikasi dan menjustifikasi perlunya perubahan dan
pengakhiran kontrak dan melakukan serta mengelola perubahan dan
pengakhiran kontrak
 Memantau kepatuhan penyedia barang/jasa pada syarat-syarat
kontrak selama pengawasan kontrak
 Menilai dan mendokumentasikan kinerja penyedia barang/jasa selama
periode kinerja kontrak
6
► AGENDA PELATIHAN
HARI PERTAMA
Waktu Topik
09:00 – 10:00 Perkenalan Modul, Tiga Benar dan Satu Salah, Uji
Pengetahuan
Prapelatihan
10:00 – 10:15 Rehat

10:15 – 11:00 Sesi 1: Gambaran Umum Pengelolaan Kontrak
11:00 – 11:30 Kegiatan 1: Pengelolaan Kontrak dan Prinsip Dasar
Pengadaan
11:30 – 12:00 Sesi 2: Gambaran Umum Perencanaan Pengelolaan Kontrak
12:00 – 13:00 Rehat
13:00 – 13:30 Kegiatan 1: Menyusun Garis Besar Rencana Pengelolaan
Kontrak
13:30 – 14:15 Sesi 3: Kegiatan Pengelolaan Kontrak Pasca Penetapan
Pemenang -
Transisi dan Implementasi
14:15 – 14:45 Kegiatan 1: Perencanaan Transisi

14:45 – 15:00 Rehat
15:00 – 16:00 Kegiatan Rangkuman 1: Studi Kasus Komprehensif (Kaji Ulang
Sesi 1-3)
Sesi Tanya Jawab
7
HARI KEDUA
Waktu Topik
09:00 – 10:00 Pembukaan
Uji Ingatan Anda – Kaji Ulang Hari Pertama
10:00 – 10:45 Sesi 4: Kegiatan Pengelolaan Pascapenetapan Pemenang:

Administrasi
Kontrak
10:45 – 11:00 Rehat

11:00 – 12:00 Kegiatan 1: Pengelolaan Hasil Pekerjaan dan Tagihan
12:00 – 13:00 Ishoma
13:00 – 13:45 Sesi 5: Kegiatan Pengelolaan Kontrak: Modifikasi Kontrak dan
Pengelolaan Perselisihan
13:45 – 14:45 Kegiatan 1: Perubahan Kontrak

14:45 – 15:00 Rehat
15:00 – 16:00 Kegiatan Rangkuman 1: Iklan Pengelolaan Kontrak
Sesi Tanya Jawab
8
HARI KETIGA
Waktu Topik
08:00 – 09:00 Pembukaan
Berburu Jawaban – Kaji Ulang Hari Kedua
09:00 – 09:45 Sesi 6: Pemantauan Kinerja Penyedia Barang/Jasa

09:45 – 10:00 Rehat
10:00 – 10:30 Kegiatan 1: Merencanakan Pemantauan Kinerja
10:30 – 11:30 Sesi 7: Penilaian Kinerja Penyedia Barang/Jasa
11:30 – 13:00 Ishoma
13:00 – 13:45 Kegiatan 1: Penilaian Kinerja Penyedia Barang/Jasa
13:45 – 14:00 Rehat
Kegiatan 1: Kaji Ulang Modul – Membuat Pertanyaan
14:00 – 15:00 Uji Pengetahuan Pascapelatihan
Evaluasi Pelatihan
9
10
► ATURAN PELATIHAN
SELAMAT DATANG
Selamat datang di modul Dua Belas: Bagaimana Cara Melaksanakan
dan Mengelola Kontrak. Kami sangat senang Anda telah bergabung
dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para fasilitator untuk
memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan
informasi administratif.
ATURAN PELATIHAN
1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:
 Memastikan kehadiran Anda setiap hari
 Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat
waktu
 Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan
 Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan
Pascapelatihan
 Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan
2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan

berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat
sertifikat.
3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator
pelatihan
4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara
―BERPIKIR‖ baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran
Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama
kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik.
5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!
6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok.
7. Harap matikan dering telepon genggam Anda.
11
12
► PENGENALAN MODUL
Slide 1
SELAMAT DATANG DI MODUL 12
Bagaimana Cara Melaksanakan dan Mengelola Kontrak

Pelatihan Pengadaan – Tingkat Menengah

LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya
Manusia
Petunjuk untuk Fasilitator

Time: 20 menit
Perlengkapan: flip chart, spidol, komputer, proyektor, layar
13
Slide 2
Pembukaan
14
Slide 3
Aturan Pelatihan
1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:
• Memastikan kehadiran Anda setiap hari
• Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu
• Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan
• Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan
• Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan
2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan
berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat
3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan
4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara
“BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan
pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan
pengadaan barang/jasa lebih baik
5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!
6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok
7. Harap matikan dering telepon genggam Anda
3
15
Slide 4
Proyek Modernisasi
Pengadaan
Pengembangan Sumber Daya
Manusia (SDM)
Gambaran Umum
16
Slide 5
Gambaran Umum Proyek Pengembangan SDM

Rangkaian Pelatihan Keterampilan Pengadaan
GAMBARAN UMUM
Pelatihan Keterampilan Pengadaan melengkapi program sertifikasi pengadaan LKPP dan
pada batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor
sebelumnya, yaitu ISP3 (Ausaid).
PERBEDAAN UTAMA
Pelatihan akan difokuskan pada pengembangan keterampilan aktual peserta pelatihan dan
diselaraskan dengan tingkat sertifikasi pengadaan yang ditetapkan oleh LKPP, yaitu tingkat dasar,
tingkat menengah dan tingkat lanjutan
PENDEKATAN
• Pengembangan pelatihan pengadaan dilakukan berdasarkan hasil Penilaian Kebutuhan Pelatihan
yang dilakukan pada tahun 2012 dan Laporan Akhir yang disampaikan pada bulan September 2012.
• Pelatihan yang terarah melalui berbagai media penyampaian pelatihan, seperti pembelajaran melalui
media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan
memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, seperti Kontrak Payung, Sistem
Informasi Manajemen Pengadaan, e-Katalog dan Pengadaan Barang/Jasa yang Berkelanjutan.
17
Slide 6
18
Slide 7
Tujuan Modul
• Menilai dan mendokumentasikan kegiatan-kegiatan utama
dan berbagai risiko yang terkait dengan pengelolaan kontrak
• Mengetahui tujuan dan manfaat dari perencanaan pengelolaan kontrak
• Menyiapkan kegiatan transisi dan implementasi pasca
penetapan pemenang
• Mengelola hasil pekerjaan dan tagihan untuk memastikan
penerimaan barang/jasa sesuai kontrak
• Mengidentifikasi dan menjustifikasi perlunya perubahan dan
pengakhiran kontrak dan melakukan serta mengelola perubahan dan
pengakhiran kontrak
• Memantau kepatuhan penyedia barang/jasa pada syarat-
syarat kontrak selama pengawasan kontrak
• Menilai dan mendokumentasikan kinerja penyedia barang/jasa
selama periode kinerja kontrak
19
Slide 8
20
Slide 9
Agenda – HARI PERTAMA
HARI PERTAMA
Waktu Topik
09:00 – 10:00 Perkenalan Modul, Tiga Benar dan Satu Salah, Uji Pengetahuan Prapelatihan
10:00 – 10:15 Rehat
10:15 – 11:00 Sesi 1: Gambaran Umum Pengelolaan Kontrak
11:00 – 11:30 Kegiatan 1: Pengelolaan Kontrak dan Prinsip Dasar Pengadaan
11:30 – 12:00 Sesi 2: Gambaran Umum Perencanaan Pengelolaan Kontrak
12:00 – 13:00 Rehat
13:00 – 13:30 Kegiatan 1: Menyusun Garis Besar Rencana Pengelolaan Kontrak
13:30 – 14:15 Sesi 3: Kegiatan Pengelolaan Kontrak Pasca Penetapan Pemenang - Transisi dan
Implementasi
14:15 – 14:45 Kegiatan 1: Perencanaan Transisi
14:45 – 15:00 Rehat
15:00 – 16:00 Kegiatan Rangkuman 1: Studi Kasus Komprehensif (Kaji Ulang Sesi 1-3)
Sesi Tanya Jawab
21
Slide 10
Agenda – HARI KEDUA
HARI KEDUA
Waktu Topik
09:00 – 10:00 Pembukaan
Uji Ingatan Anda – Kaji Ulang Hari Pertama
10:00 – 10:45 Sesi 4: Kegiatan Pengelolaan Pascapenetapan Pemenang: Administrasi Kontrak
10:45 – 11:00 Rehat
11:00 – 12:00 Kegiatan 1: Pengelolaan Hasil Pekerjaan dan Tagihan
12:00 – 13:00 Ishoma
13:00 – 13:45 Sesi 5: Kegiatan Pengelolaan Kontrak: Modifikasi Kontrak dan Pengelolaan Perselisihan
13:45 – 14:45 Kegiatan 1: Perubahan Kontrak

14:45 – 15:00 Rehat
15:00 – 16:00 Kegiatan Rangkuman 1: Iklan Pengelolaan Kontrak
Sesi Tanya Jawab
10
22
Slide 11
Agenda – HARI KETIGA
HARI KETIGA
Waktu Topik
08:00 – 09:00 Pembukaan
Berburu Jawaban – Kaji Ulang Hari Kedua
09:00 – 09:45 Sesi 6: Pemantauan Kinerja Penyedia Barang/Jasa
09:45 – 10:00 Rehat
10:00 – 10:30 Kegiatan 1: Merencanakan Pemantauan Kinerja
10:30 – 11:30 Sesi 7: Penilaian Kinerja Penyedia Barang/Jasa
11:30 – 13:00 Ishoma
13:00 – 13:45 Kegiatan 1: Penilaian Kinerja Penyedia Barang/Jasa
13:45 – 14:00 Rehat
Kegiatan 1: Kaji Ulang Modul – Membuat Pertanyaan
14:00 – 15:00 Uji Pengetahuan Pascapelatihan
Evaluasi Pelatihan
11
23
Slide 12
Perkenalan Fasilitator
24
Slide 13
Kegiatan Interaktif No. 1-0-1
Tiga Benar dan Satu Salah
Lihat buku kegiatan di bagian

akhir buku pedoman Anda
25
Slide 14
Uji Pengetahuan
Prapelatihan
26
Slide 15
REHAT
27
28
► SESI 1 - GAMBARAN UMUM PENGELOLAAN KONTRAK
Slide 1
Sesi 1
Gambaran Umum Pengelolaan Kontrak
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
29
Slide 2
Tujuan
Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:

• Memahami pentingnya pengelolaan kontrak
• Mengenali risiko yang terkait dengan
kontrak yang tidak dikelola dengan baik
• Mengenali kegiatan penting yang
membantu kesuksesan pelaksanaan dan
pengelolaan kontrak
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
30
Slide 3
Apa arti pengelolaan kontrak?

Definisi: Tujuan: Untuk memastikan
semua pihak sepakat dan

Proses mengelola penyusunan, melaksanakan ketentuan
pelaksanaan dan analisis kontrak
kontrak dengan:
Penyusunan: Negosiasi akhir
dan penandatanganan kontrak
oleh kedua pihak
Pelaksanaan: Pelaksanaan Memaksimalkan kinerja
persyaratan kontrak (jasa dan kontrak dan hasil dari segi
hasil kerja) keuangan
Analisis: Pemastian kinerja kontrak

memenuhi persyaratan biaya, jadwal
dan kualitas
Meminimalisasi dan
Mengelola Risiko Kontrak
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
31
Slide 4
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
32
Slide 5
Pentingnya pengelolaan kontrak
 Memastikan pemenuhan
 Mendukung pelaksanaan kontrak barang/pekerjaan konstruksi/jasa
sesuai dengan prinsip dasar sesuai dengan syarat dan ketentuan
pengadaan. kontrak.
 Memastikan semua komitmen  Permasalahan dapat diidentifikasi dan

kontrak dipenuhi. diselesaikan di awal
 
Pengelolaan kontrak yang dilakukan
secara efektif dan adil dapat

Memastikan kepuasan semua pihak
menumbuhkan hubungan kerja yang
positif antar berbagai pihak.
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
33
Slide 6
Dalam siklus pengadaan, pada

tahap apa pengelolaan kontrak
harus dipertimbangkan?
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
34
Slide 7
Administrasi kontrak dan pengelolaan

dalam proses pengadaan
Perencanaan Penyusunan Evaluasi & Administrasi dan
Pengadaan Dokumen Penetapan Pengelolaan
Pengadaan Pemenang Kontrak
• Pemilihan jenis • Penyesuaian syarat • Transisi dan implementasi

kontrak dan ketentuan
• Penilaian risiko kontrak • Administrasi (Pengelolaan
• Persiapan dokumen Hasil Pekerjaan, Tagihan,
• Identifikasi penawaran tentang Pengelolaan Hubungan

ukuran kinerja upaya yang akan Penyedia)
dikelola selama
• Pembentukan pelaksanaan • Perubahan Kontrak dan
tim Pengelolaan perselisihan
• Perencanaan Dalam perencanaan dan • Pengawasan Kinerja
dokumen penyiapan penyusunan
penawaran dan dokumen pengadaan, • Penilaian Kinerja
pengelolaan pertimbangkan bagaimana
kontrak Anda menjalankan dan
mengelola kontrak yang
dihasilkan.
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
35
Slide 8
Apakah risiko kontrak yang tidak

dikelola dengan baik?
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
36
Slide 9
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
37
Slide 10
Siapa pemangku kepentingan utama

dalam pengelolaan kontrak?
10
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
38
Slide 11
Pengelolaan kontrak berdampak pada

semua pemangku kepentingan pengadaan
Instansi Penawar Pengguna Bagian

Pengadaan Akhir Akunting
Pengguna Ahli Teknis Pengelola Auditor
Anggaran Pengadaan
Masyarakat Manajer Pegawai Asosiasi
Umum Program Profesi

Badan Asosiasi Pemerintah Manajemen
Regulasi Dagang &

Eksekutif
Pemerintah Industri
11
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
39
Slide 12
Besar dan susunan tim yang mengelola

kontrak tergantung pada skala, kompleksitas,
dan nilai pengadaan
Peran Utama Contoh Tanggung Jawab Tujuan
• Memimpin pertemuan pertama dengan penyedia yang dipilih Memastikan
• Menerima, meninjau, dan menyetujui hasil pekerjaan pemerintah

penyedia barang/jasa hanya
• Meninjau dan menyetujui tagihan pembayaran dari penyedia mendapatkan
barang/jasa penagihan
• Mengawasi kesesuaian kinerja penyedia atas spesifikasi di jasa dan
Manajer sepanjang masa kontrak; mendokumentasikan isu kinerja barang yang
dan melaporkannya ke CPD (Contract Performance telah
Program Director) diberikan dan
• Mengidentifikasi perubahan kontrak untuk pelaksanaan oleh barang/jasa
pengelola pengadaan tersebut
• Mengkonfirmasi kelanjutan persyaratan sebelum memenuhi
merekomendasikan pilihan kepada pengelola pengadaan standar
• Membantu kegiatan penutupan kontrak oleh pengelola kualitas dan
pengadaan jadwal.
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
40
Slide 13
Besar dan susunan tim yang mengelola kontrak

tergantung pada skala, kompleksitas, dan nilai
pengadaan
Peran Utama Contoh Tanggung Jawab Tujuan
• Ikut serta dalam pertemuan pertama dengan penyedia yang
dipilih
• Melaksanakan perubahan kontrak dan menjalankan pilihan Memastikan
kontrak sebagaimana direkomendasikan oleh manajer program rekam jejak
• Menilai kontrak yang berisi tindakan penyesuaian harga kinerja
Pengelola • Melaksanakan semua penanggguhan dan penghentian
didokumen-
• Memberikan nasihat kepada manajer proyek
Pengadaan tasikan dan
• Membuat dan memelihara dokumentasi kontrak
perubahan
• Memastikan dokumen kontrak dilaksanakan dan diperbarui
(misalnya, sertifikat asuransi, jaminan, Perjanjian Kerahasiaan
dicantumkan
(NDA), dll) dalam kontrak
• Membuat rekam jejak kinerja penyedia untuk penggunaan
perencanaan pengadaan di masa depan
Bagian • Melibatkan diri untuk memastikan ketersediaan dana untuk Memastikan

Akunting dan
persyaratan yang sedang berlangsung, perubahan kontrak dan pengawasan
Pengguna
Anggaran
pelaksanaan hak opsi (exercise of options). fidusiari
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
41
Slide 14
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
42
Slide 15
Menurut Anda, apa hasil

pengelolaan kontrak yang
sukses?
15
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
43
Slide 16
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
44
Slide 17
Ingat kembali Modul 1.

Apa hubungan prinsip pengadaan
dengan pengelolaan kontrak?
17
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
45
Slide 18
Pengelolaan kontrak dan prinsip pengadaan
Keadilan Bagaimana Akuntabilitas

Semua tanggung jawab Mengurangi kemungkinan terjadinya perselisihan
pemangku kepentingan Kegiatan atau perubahan kontrak dengan cara memenuhi
dilaksanakan tepat Pengelolaan syarat dan ketentuan kontrak dan bertanggung jawab
waktu dan sesuai Kontrak sesuai atas tindakan masing-masing
dengan jadwal dan dengan Prinsip
ketentuan kontrak
Dasar Pengadaan?
Kejujuran Kompetisi Transparansi
Mendukung kinerja kontrak
yang sukses dan
Keadilan dan kejujuran Kontrak yang dikelola identifikasi awal dan proses
dengan penyedia dan dengan baik dapat ajudikasi isu dengan berlaku
pemangku kepentingan meningkatkan minat transparan dalam semua
selama pelaksanaan penyedia pada proyek tindakan dan keputusan yang
kontrak akan mengarah pengadaan lain atau terkait dengan pengadaan
pada hubungan yang upaya tindak lanjut
saling mempercayai dan yang diadakan oleh
berjangka panjang instansi pengadaan
antara para pihak.
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
46
Slide 19
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
47
Slide 20
Terima kasih!
Ada pertanyaan?
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
48
Slide 21

Pengelolaan Kontrak dan
Prinsip Dasar Pengadaan

_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
49
Slide 22
Definisi Prinsip Dasar Pengadaan:

• Transparansi - Kegiatan pengadaan direncanakan dan dilaksanakan melalui proses
yang terbuka dan dapat dilihat oleh publik dengan akses terhadap informasi yang
mudah dipahami dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Informasi tersedia
untuk semua pihak yang berminat dan mudah diakses secara efisien waktu.
• Akuntabilitas – Dalam konteks pengadaan barang/jasa, akuntabilitas berarti setiap
individu akan bertanggung jawab atas tindakannya masing-masing; menyadari akibat
potensial dari tindakan yang tidak sesuai dengan peraturan dan berkewajiban untuk
melaporkan dan/atau menjelaskan kepada badan pengawas yang berwenang (dan publik)
tentang akibat dari tindakan tersebut; bertanggung jawab atas keputusan dan tindakan
yang diambil; patuh pada peraturan dan perundangan-undangan pengadaan; serta prinsip
dasar pengadaan.
• Keadilan – Semua pihak yang berminat mengikuti suatu pengadaan akan mendapatkan
perlakukan yang setara dan tunduk pada syarat-syarat pengadaan yang sama. Pengadaan
dilaksanakan dan keputusan dibuat tanpa keberpihakan, prasangka atau bias – tanpa
perlakuan khusus. Prosedur dibuat untuk menjamin setiap penawaran mendapatkan
pertimbangan yang adil dan setara.
• Kompetisi – Dua atau lebih penawar berkompetisi dalam sebuah pengadaan dengan
tujuan untuk mendapatkan pekerjaan tersebut. Dalam ekonomi pasar, pembeli
(instansi pengadaan) diharapkan untuk mendapatkan manfaat dari kompetisi di antara
penawar. Prosedur pengadaan didesain untuk mendorong kompetisi terbuka dan
menghindari kemungkinan adanya pembatasan peluang.
• Kejujuran – Kualitas tindakan dan tingkah laku yang adil, jujur, tulus dan
tanpa penipuan.
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
50
► SESI 2 - GAMBARAN UMUM PERENCANAAN PENGELOLAAN KONTRAK
Slide 1
Sesi 2
Gambaran Umum Perencanaan

Pengelolaan Kontrak
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
51
Slide 2
Tujuan

• Mengingat tujuan menggunakan
rencana pengelolaan kontrak
• Mengetahui pentingnya rencana pengelolaan
kontrak dan mafaat penggunaannya
• Menyusun garis besar isi rencana
pengelolaan kontrak
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
52
Slide 3
Apa tujuan perencanaan

pengelolaan kontrak?
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
53
Slide 4
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
54
Slide 5
Perencanaan pengelolaan kontrak

seharusnya mencakup aspek biaya,
kualitas, dan jadwal
Fokus pada:
• Berbagai kegiatan dan
pertimbangan yang perlu
Biaya Kualitas dilakukan untuk melaksanakan
kontrak
Kelola
• Memastikan tujuan biaya,
&
Pantau
jadwal, dan kualitas
berdasarkan kontrak dapat
dipenuhi dalam pelaksanaan
Jadwal kontrak
• Mendokumentasikan rencana
pengelolaan
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
55
Slide 6
Gambaran Umum rencana pengelolaan kontrak

Rencana pengelolaan kontrak merupakan dokumen tertulis yang
membantu pengelolaan dan pemantauan kegiatan kontrak selama
pelaksanaannya
Rencana pengelolaan kontrak merupakan:

• Penyatuan berbagai rancangan kegiatan untuk mendukung
pelaksanaan kontrak dalam sebuah sistem yang disusun untuk
memantau kinerja dari kedua belah pihak, sehingga memungkinkan
identifikasi masalah sejak dini
• Dirancang khusus sesuai kegiatan pengadaan yang dilakukan
• Dokumen yang terus diperbarui – pengembangan rencana pengelolaan
kontrak dimulai dari tahap perencanaan pengadaan dan harus terus
dipantau dan diperbarui selama berlangsungnya kontrak
Dokumen rencana semacam ini bukan:

• Pernyataan ulang syarat dan ketentuan kontrak atau dokumen lain
• Dokumen yang sekedar disimpan di lemari buku
6
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
56
Slide 7
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
57
Slide 8
Apa manfaat penyusunan atau

penggunaan rencana pengelolaan
kontrak bagi instansi pengadaan?
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
58
Slide 9
Manfaat rencana pengelolaan kontrak

Berfungsi sebagai kerangka kerja untuk mengkaji
ulang dan memantau perkembangan pelaksanaan
kontrak
Mendefinisikan peran, tanggung jawab, dan

hubungan antara instansi pengadaan dan penyedia
barang/jasa
Menjelaskan pelaksanaan proses pengelolaan

kontrak selama periode kontrak
Menjelaskan kolaborasi yang akan dilakukan

antara instansi pengadaan dengan penyedia
barang/jasa
Membantu memastikan syarat dan ketentuan

kontrak dilaksanakan dan semua komitmen
dipenuhi selama pelaksanaan kontrak
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
59
Slide 10
Buatlah contoh isi yang

seharusnya tercantum dalam
rencana pengelolaan kontrak
10
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
60
Slide 11
Isi rencana pengelolaan kontrak dan

sumbernya
ISI SUMBER
Gambaran Umum Kontrak Dari kontrak
Ruang Lingkup Barang/Pekerjaan Dari kontrak
Konstruksi/Jasa
Informasi Harga/Keuangan Dari kontrak
Bagan Struktur Organisasi Dikembangkan sebagai bagian dari

perencanaan pengelolaan kontrak
Rencana Komunikasi Dikembangkan sebagai bagian dari
Jadwal Rapat Dikembangkan sebagai bagian dari
Contoh:
http://www.hpw.qld.gov.au/aboutus/ReportsPublications/Guidelines/Pages/ContractManagementGuidelines.aspx
http://www.hpw.qld.gov.au/aboutus/ReportsPublications/Guidelines/Pages/ContractManagementGuidelines.aspx
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
61
Slide 12
Isi rencana pengelolaan kontrak dan

sumbernya (lanjutan)
ISI SUMBER
Pengelolaan Transisi Dari Rencana Pengelolaan Transisi
Pengukuran dan Pemantauan Dari Kontrak
Kinerja
Eskalasi Penanganan dan Dari Kontrak
Pengelolaan Masalah
Pengelolaan/Pemantauan Risiko Dari Rencana Pengelolaan Risiko
Syarat dan Ketentuan Kontrak Dari Kontrak
Perubahan Kontrak Dari Kontrak
12
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
62
Slide 13
Poin-Poin Penting
Rencana Pengelolaan Kontrak…
Merupakan alat untuk merencanakan dan mendokumentasikan

berbagai kegiatan dan pertimbangan yang diperlukan untuk
keberhasilan pelaksanaan kontrak
Dikembangkan berdasarkan masukan dari pemangku

kepentingan utama dalam tim pengadaan, dan seharusnya
dirancang khusus sesuai kegiatan pengadaan yang dilakukan
Berfungsi sebagai kerangka kerja untuk mengkaji ulang dan

memantau pelaksanaan kontrak dan memuat bagaimana
proses Pengelolaan Kontrak akan dilaksanakan dari awal
13
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
63
Slide 14
Terima Kasih!
Ada Pertanyaan?
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
64
Slide 15
Menyusun Garis Besar Rencana

Pengelolaan Kontrak

_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
65
66
► SESI 3 - KEGIATAN PENGELOLAAN KONTRAK PASCA PENETAPAN

PEMENANG TRANSISI DAN IMPLEMENTASI
Slide 1
Sesi 3
Kegiatan Pengelolaan Kontrak

Pascapenetapan Pemenang -
Transisi dan Implementasi
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
67
Slide 2
Tujuan
Di akhir sesi ini, Anda akan dapat :

• Mengenali kegiatan dan proses utama pengelolaan
dan administrasi kontrak
• Menggarisbesarkan topik-topik utama untuk
didiskusikan dalam rapat awal kontrak (kick-off meeting)
• Merangkum proses transisi dan
bagaimana merencanakan transisi kontrak
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
68
Slide 3
Apa kegiatan pengadaan setelah

penetapan pemenang?
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
69
Slide 4
Kegiatan penting dalam pengelolaan

1. Background
kontrak pascapenetapan pemenang

Satu kali: Transisi dan • Penandatanganan kontrak
• Pelaksanaan rapat awal kontrak (kick-off
setelah
penetapan Implementasi meeting)
pemenang: • Transisi Kontrak
• Memastikan Kesesuaian terhadap

Syarat dan Ketentuan
Administrasi • Pengelolaan Hasil Pekerjaan
Kontrak • Pemrosesan Tagihan
• Penyimpanan Berkas Kegiatan Pengadaan
• Pengelolaan Hubungan Penyedia
Berlanjut: Modifikasi hingga
kontrak Kontrak dan • Pelaksanaan Modifikasi Kontrak
berakhir Pengelolaan • Pengelolaan Perselisihan
Perselisihan dan Pengakhiran Kontrak
• Pengelolaan Kinerja Penyedia

Pengelolaan • Pengawasan Kesesuaian terhadap
Kinerja Biaya, Jadwal dan Standar Kualitas
4
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
70
Slide 5
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
71
Slide 6
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
72
Slide 7
Persiapan rapat awal kontrak Transisi dan

Implementasi
(kick-off meeting)
• Diatur dan difasilitasi oleh Pemerintah

• Tujuan:
– Untuk memastikan semua pihak menyepakati
bagaimana melaksanakan kontrak dan
memenuhi tujuan kontrak
– Untuk membuat jalur komunikasi antara semua
pihak
• Kesempatan untuk membangun hubungan
dengan dasar saling percaya dengan penyedia saat
pelaksanaan kontrak
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
73
Slide 8
Berikan contoh topik yang harus

didiskusikan saat Rapat Awal
Kontrak (Kick-off Meeting)
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
74
Slide 9
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
75
Slide 10
Mengapa transisi kontrak penting

untuk direncanakan sebelum
pelaksanaan kontrak baru?
10
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
76
Slide 11
Persiapan dan pengelolaan Transisi dan

Implementasi
transisi kontrak
• Proses transisi dapat digarisbesarkan

dalam rencana pengelolaan kontrak
• Perencanaan transisi harus dimulai saat
fase perencanaan pengadaan
• Rencana tersebut harus mencakup bagaimana
transisi dari status penyedia lama ke penyedia
baru dan/atau jenis kontrak baru akan terjadi
11
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
77
Slide 12
Transisi dan
Perencanaan transisi Implementasi
Rencana transisi harus mencakup:
Strategi Jadwal Peran dan Properti

Transisi dan Tanggung
Transisi
Logistik Jawab Utama
Pengalihan Pengelolaan
Sumber Daya / Risiko Pelayanan/

Pengetahuan Kepegawaian Gangguan
Pelaksanaan
12
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
78
Slide 13
Poin-poin Penting
Kegiatan pengelolaan kontrak pascapenetapan
pemenang termasuk persiapan untuk memulai pelaksanaan
kontrak, administrasi kontrak, pengelolaan hubungan dan
risiko dan pengawasan kontrak.
Tujuan dari rapat awal kontrak (kick-off meeting) adalah untuk

memastikan semua pihak menyepakati bagaimana
melaksanakan kontrak dan memenuhi tujuan kontrak dan
untuk membuat jalur komunikasi antara semua pihak.
Perencanaan transisi harus dimulai saat tahap

perencanaan pengadaan. Rencana tersebut harus menjawab
bagaimana transisi dari status penyedia lama ke penyedia
baru dan/atau jenis kontrak baru akan mulai berlaku.
13
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
79
Slide 14
Terima kasih!
Ada pertanyaan?
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
80
Slide 15
Perencanaan Transisi

_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
81
82
► HARI-1 MERANGKUM KEGIATAN
Slide 16
Studi Kasus Komprehensif

(Kaji Ulang Sesi 1-3)

_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
83
84
► HARI-2 MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI HARI KE-1
Slide 1

Uji Ingatan Anda – Rangkuman Hari
Pertama

_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
85
Slide 2
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
86
► SESI 4 - KEGIATAN PENGELOLAAN PASCAPENETAPAN PEMENANG:

ADMINISTRASI KONTRAK
Slide 3
Sesi 4
Kegiatan Pengelolaan Kontrak

Pascapenetapan Pemenang:
Administrasi Kontrak
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
87
Slide 4
Tujuan
• Memahami proses pengelolaan hasil pekerjaan
• Menunjukkan proses pengelolaan
tagihan (invoice) terkait dengan kontrak
• Mengetahui pentingnya pengelolaan
hubungan dengan penyedia barang/jasa
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
88
Slide 5

1. Background

setelah

Administrasi
Kontrak • Pengelolaan Hasil Pekerjaan
• Pemrosesan Tagihan

5
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
89
Slide 6
Gambaran umum administrasi kontrak
Administrasi Kontrak
• Tujuannya untuk memastikan:

- Persyaratan kontrak dipenuhi dengan baik
- Para pihak dalam kontrak melaksanakan tanggung
jawabnya sesuai dengan syarat dan ketentuan kontrak
• Melalui administrasi yang baik, identifikasi dan penyelesaian

masalah dapat dilakukan sejak dini
• Keberhasilan administrasi kontrak memerlukan komunikasi

dengan pemangku kepentingan dan hubungan baik dengan
penyedia barang/jasa
6
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
90
Slide 7
Kegiatan dalam administrasi Administrasi

Kontrak
kontrak
Kegiatan dalam administrasi kontrak
antara lain:

Memonitor kepatuhan Menyimpan berkas kegiatan
terhadap syarat dan pengadaan
ketentuan 
Melaksanakan hak opsi
 
Memproses tagihan Mengidentifikasi dan mengelola

Mengelola properti dan perselisihan kontrak

hasil pekerjaan Mengidentifikasi dan mengelola
 konflik kepentingan
Mengelola perubahan

kontrak Melakukan penutupan kontrak
 
Mengelola pembiayaan Komunikasi dengan penyedia
kontrak
7
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
91
Slide 8
Apa yang dimaksud dengan hasil

pekerjaan?
Berikan contohnya.
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
92
Slide 9
Administrasi
Definisi Hasil Pekerjaan Kontrak
• Definisi: Apa pun yang dapat

dihasilkan oleh penyedia Laporan
sebagai hasil dari suatu Perkemba
ngan
proses dan disampaikan Teknis
Risalah
kepada instansi pengadaan
– Dapat berupa barang/jasa, Rapat Laporan
Keuangan
laporan, atau dokumen
yang harus disampaikan Contoh
Hasil
berdasarkan kontrak Data Pekerjaan
– Dapat berupa bagian atau Kontrak Laporan
(misalnya Status
tambahan dari hasil , Kode Bulanan
pekerjaan yang lebih Sumber) Laporan
besar secara keseluruhan Akhir
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
93
Slide 10
Pengelolaan dan Administrasi

Penerimaan Hasil Pekerjaan Kontrak
• Harus ditetapkan proses untuk secara tepat

waktu meninjau hasil pekerjaan yang disampaikan
• Proses ini harus ditetapkan dalam tahap
Perencanaan Pengadaan dan didokumentasikan
dalam Rencana Pengelolaan Hasil Pekerjaan
• Tujuannya untuk memastikan hasil pekerjaan
ditelusuri, diarahkan, ditinjau, dan diterima/ditolak
berdasarkan syarat-syarat kontrak.
• Tim yang bertanggung jawab atas
penerimaan harus meninjau hasil pekerjaan
berdasarkan syarat-syarat yang tertulis.
10
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
94
Slide 11
Peninjauan dan Persetujuan Administrasi

atas tagihan Kontrak
• Tagihan (invoice) adalah tagihan atau

permintaan pembayaran tertulis, untuk
barang yang dikirimkan atau jasa yang
dilaksanakan berdasarkan kontrak yang sah
• Proses penyampaian tagihan harus
disebutkan dalam kontrak
• Alur proses, proses persetujuan/penolakan,
dan proses pembayaran secara formal harus
ditetapkan dan didokumentasikan
• Proses yang ditetapkan harus sesuai
dengan peraturan yang berlaku
11
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
95
Slide 12
Administrasi
Pemrosesan Tagihan Kontrak
Contoh Prosedur Pemrosesan Tagihan

Verifikasikan barang Catat tagihan dalam
atau jasa yang
Terima invoice dan catatan tagihan –
tercantum dalam
cap tanggal tuliskan tanggal
penerimaannya tagihan telah terima, jumlah,
diterima/dilaksanaka
tanggal persetujuan
ndan disetujui
Pastikan Sampaikan tagihan
pembayaran Simpan salinan

dan informasi yang
dilakukan sesuai diperlukan ke bagian tagihan yang
dengan peraturan disetujui
kasir
yang berlaku
12
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
96
Slide 13
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
97
Slide 14
Mengapa hubungan kerja

yang positif dengan penyedia
penting untuk dijaga?
14
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
98
Slide 15
Pengelolaan hubungan dengan Administrasi

Kontrak
penyedia barang/jasa
Apa yang dimaksud dengan Mengapa penting

Pengelolaan Hubungan dengan untuk dilakukan?
Penyedia Barang/Jasa?
• Sebuah pendekatan yang • Jika efektif, biaya yang dikeluarkan

digunakan untuk berinteraksi instansi pengadaan dan biaya
dengan penyedia yang menjadi produksi/pelaksanaan pekerjaan
menjadi berkurang
prioritas instansi pengadaan
dan bagaimana kebutuhan • Penyedia yang dipilih harus
barang/jasa dapat dipenuhi dianggap sebagai mitra usaha –
melalui kerja sama yang saling keberhasilan pelaksanaan dan
menguntungkan penyelesaian kontrak merupakan
tujuan bersama kedua pihak
15
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
99
Slide 16
Langkah membangun hubungan Administrasi

Kontrak
yang sehat dengan penyedia
1. Tetap fleksibel dan terbuka

terhadap perubahan
2. Gunakan metrik kinerja yang tepat
3. Tetapkan hasil yang menguntungkan
4. Berkomitmen pada komunikasi terbuka
5. Sejajarkan hubungan
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
100
Slide 17
Poin-Poin Penting
Proses pengelolaan hasil pekerjaan bertujuan untuk meninjau

pekerjaan yang disampaikan oleh penyedia secara tepat waktu
dan memastikan hasil pekerjaan tersebut ditelusuri, dicatat, dan
disimpan dalam berkas kegiatan pengadaan dengan baik
Tagihan (invoice) adalah tagihan atau permintaan pembayaran

tertulis, untuk barang yang dikirimkan atau jasa yang
dilaksanakan berdasarkan kontrak yang sah
Pengelolaan hubungan dengan penyedia barang/jasa adalah

pendekatan untuk berinteraksi dengan penyedia yang menjadi prioritas
instansi pengadaan dan bagaimana kebutuhan barang/jasa dapat
dipenuhi melalui kerja sama yang saling menguntungkan
17
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
101
Slide 18
Terima kasih!
Ada
pertanyaan?
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
102
Slide 19

Pengelolaan Hasil Pekerjaan dan Tagihan

_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
103
Tabel 1 : Skenario Pengadaan dan Peta Alur Proses
Skenario Pengadaan :
Peta Alur Proses :
104
► SESI 5 - KEGIATAN PENGELOLAAN PASCAPENETAPAN PEMENANG:

MODIFIKASI KONTRAK DAN PENGELOLAAN PERSELISIHAN
Slide 1
Sesi 5
Kegiatan Pengelolaan Kontrak:

Modifikasi Kontrak dan
Pengelolaan Perselisihan
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
105
Slide 2
Tujuan

• Mendefinisikan dan memahami penggunaan
yang tepat sehubungan dengan modifikasi
kontrak secara sepihak dan dua pihak
• Mengingat faktor-faktor umum yang dapat
menyebabkan modifikasi kontrak
• Memahami proses penyusunan dan
pelaksanaan modifikasi kontrak
• Mengetahui kapan pengakhiran kontrak dapat
dilakukan secara tepat
2
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
106
Slide 3

1. Background

setelah


3
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
107
Slide 4
Gambaran umum modifikasi kontrak dan

pengelolaan perselisihan
Modifikasi Kontrak dan Pengelolaan Perselisihan
• Mengidentifikasi perubahan
• Menentukan tindakan yang tepat
• Menentukan jenis modifikasi kontrak
yang tepat (sepihak vs dua pihak)
• perancangan, negosiasi,
peninjauan, penerapan perubahan
• Metode alternatif penyelesaian perselisihan
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
108
Slide 5
Modifikasi kontrak seringkali Modifikasi

Kontrak dan
Pengelolaan
tidak dapat dihindari Perselisihan
Apa yang Perubahan tertulis pada syarat atau ruang

dimaksud dengan lingkup kontrak
modifikasi
kontrak? Perubahan dapat berupa perubahan
secara sepihak atau dua pihak
Juga dapat disebut sebagai “perintah
perubahan”
Siapa yang Modifikasi kontrak hanya dapat dilakukan
bertanggung oleh pejabat pembuat kontrak yang diberi
jawab melakukan wewenang
modifikasi
kontrak? Perubahan sepihak hanya perlu tanda
tangan dari pejabat pembuat kontrak
yang mewakili pemerintah; Perubahan
dua pihak harus ditandatangani bersama
5
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
109
Slide 6
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
110
Slide 7
Modifikasi
Kontrak dan
Jenis modifikasi kontrak Pengelolaan
Perselisihan
Perubahan Ditandatangani Ditandatangani
Perubahan Dua Pihak

Sepihak Pejabat Pemerintah Kedua Pihak
Alasan umum: Alasan umum:
• Perubahan • Perubahan
administratif berdasarkan
• Perubahan yang negosiasi yang
diizinkan oleh harus disepakati
ketentuan- kedua pihak –
ketentuan tertentu biasanya terkait
dalam kontrak dengan penetapan
harga atau ruang
lingkup
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
111
Slide 8
Sebutkan faktor-faktor
yang dapat menyebabkan
modifikasi kontrak.
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
112
Slide 9
Faktor-faktor umum penyebab Modifikasi

Kontrak dan
modifikasi kontrak Pengelolaan

Perselisihan
Beberapa faktor dapat menyebabkan modifikasi kontrak
Ruang
Lingkup Syarat dan
Pelaksanaan
Ketentuan
Jadwal Pelaksanaan
Hak opsi
Harga/Dana Modifikasi Administratif

Kontrak
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
113
Slide 10
Modifikasi
Contoh proses penyusunan dan Kontrak dan
Pengelolaan
pelaksanaan modifikasi kontrak Perselisihan
Identifikasi perubahan Sampaikan kepada Terima salinan yang

penyedia dan
telah ditandatangani
yang diperlukan dan dokumentasikan, atau
ruang lingkupnya / jika perubahan dua penyedia, bubuhkan
implikasi biaya pihak, untuk tanda tangan
ditinjau/ditandatangani pemerintah
Siapkan berkas untuk Kontrak yang telah
Dokumentasikan peninjauan/persetujuan/ ditandatangani kedua

penandatangan oleh
alasan dan dasar pemerintah
pihak disampaikan ke
usualan perubahan (untuk perubahan penyedia dan
sepihak) didokumentasikan
Rancang modifikasi Siapkan dokumen

keuangan
kontrak (jika perlu)
10
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
114
Slide 11
Pernahkan Anda harus

melakukan pengakhiran kontrak
sepihak atau karena cidera janji?
Bagikan pengalaman Anda dan
apa yang terjadi.
11
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
.
115
Slide 12
Modifikasi
Gambaran umum pengakhiran Kontrak dan
Pengelolaan
kontrak Perselisihan
• Kontrak harus mengatur hak untuk melakukan

pengakhiran (misalnya, dalam hal penyedia
melakukan cidera janji)
Cidera Janji
Wanprestasi/
Tidak dapat memenuhi ketentuan
dalam kontrak
• Pengakhiran kontrak dapat dilakukan apabila

pengakhiran diperlukan untuk kepentingan pemerintah
yang terbaik
12
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
116
Slide 13
Gambaran umum pengakhiran Modifikasi

Kontrak dan
kontrak (lanjutan) Pengelolaan

Perselisihan
• Manfaat dari pengakhiran kontrak harus selalu

lebih besar dari pada biaya yang dikeluarkan untuk
pengakhiran kontrak.
• Pengakhiran kontrak harus secara tertulis
• Pertimbangan:
– Tahapan/persentase penyelesaian kontrak saat ini
– Apakah biaya pengakhiran akan lebih besar daripada
manfaat pengakhiran kontrak?
– Biaya pengadaan ulang
• Sebelum pengakhiran – pertimbangkan metode
alternatif penyelesaian perselisihan kontrak
13
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
117
Slide 14
Modifikasi
Pengelolaan Perselisihan Kontrak dan
Pengelolaan
Perselisihan
• Upayakan metode alternatif penyelesaian

perselisihan sebelum melakukan pengakhiran
atau proses litigasi
• Tentukan metode penanganan perselisihan
dalam tahap perencanaan pengadaan
• Setuju untuk tidak setuju – kontrak mengatur
bagaimana perselisihan antara para pihak akan
diselesaikan
• Temukan dan selesaikan permasalahan sejak dini
– bekerjasama untuk melakukan negosiasi/
menyelesaikan perselisihan tanpa harus
diperlukan upaya perbaikan lebih lanjut
14
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
118
Slide 15
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
119
Slide 16
Metode umum untuk penyelesaian

perselisihan (lanj.)
Metode Deskripsi + Kelebihan – Kekurangan
Arbitrase • Perselisihan didengar oleh • Rahasia • Memakan waktu lebih lama

seorang arbiter atau oleh majelis • Pengadilan tidak dan biaya lebih mahal
arbitrase dan diselesaikan di luar mungkin daripada metode lainnya
pengadilan membatalkan • Arbitrase tidak terikat untuk
keputusan memberikan justifikasi atas
arbiter suatu keputusan
• Arbiter adalah • Alasan terbatasi untuk
seorang ahli di mengajukan banding
bidangnya • Biasanya terjadi di akhir
kontrak
Litigasi • Terjadi jika satu pihak yang • Menghasilkan • Memakan waktu lama
memulai satu tindakan putusan final • Mahal
(penggugat) menempuh upaya yang wajib • Hilangnya kendali oleh
hukum terhadap seorang diterima oleh kedua belah pihak
terdakwa, yang harus pihak-pihak • Merusak hubungan
menanggapi tuduhan penggugat yang berselisih
• Pihak-pihak yang berselisih • Hasil putusan
dapat menawarkan untuk mengikat dan
menyelesaikan perselisihan pada harus
tahap apapun dijalankan,
meskipun dapat
naik banding
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
120
Slide 17
Bagaimana Anda mendokumentasikan dan

mengkomunikasikan perselisihan?
• Upayakan penyelesaian • Format klaim biasanya
perselisihan pada tingkatan mencantumkan:
yang paling rendah – Pernyataan tertulis
• Tinjau klausul penyelesaian – Dokumen pendukung
perselisihan dalam kontrak
• Klaim harus disampaikan
• Metode pelaporan dan
komunikasi harus
secara tertulis kepada
didokumentasikan dalam pihak yang dituju
rencana pengelolaan kontrak • Tanggapan harus
diberikan secara tertulis
Eskalasi penanganan klaim
Diskusikan Masukkan Pilih metode Upayakan
penyelesaian
secara lisan klaim formal penyelesaian
masalah
17
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
121
Slide 18
Poin-Poin Penting
Modifikasi kontrak merupakan perubahan ketentuan atau

ruang lingkup kontrak secara tertulis
Perubahan sepihak hanya perlu tanda tangan dari pejabat

pembuat kontrak yang mewakili pemerintah; Perubahan
dua pihak harus ditandatangani bersama
Pemerintah memiliki hak untuk mengakhiri kontrak

secara sepihak, atau dalam hal penyedia melakukan
cidera janji. Namun, pengakhiran dilakukan jika memang
demi kepentingan pemerintah yang terbaik
18
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
122
Slide 19
Terima kasih!
Ada pertanyaan?
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
123
Slide 20

Modifikasi Kontrak

_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
124
Slide 21
Iklan Pengelolaan Kontrak

________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
125
126
► HARI-3 MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI HARI KE-2
Slide 1
Berburu Jawaban –
Kaji Ulang Hari Kedua

_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
127
128
► SESI 6 - PEMANTAUAN KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA
Slide 2
Sesi 6
Pemantauan Kinerja Penyedia Barang/Jasa
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
129
Slide 3
Tujuan

• Mengingat tujuan dan manfaat
dari pemantauan kinerja
• Mengetahui pentingnya pemantauan kinerja
dan manfaat perencanaan pemantuan kinerja
• Menunjukkan bagaimana melakukan
kegiatan pemantauan pemantauan kinerja
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
130
Slide 4
Pemantauan kinerja penyedia barang/jasa

harus mencakup pemantauan biaya, kualitas
dan jadwal
Fokus:
• Mencakup kegiatan dan
pertimbangan utama yang
Biaya Kualitas diperlukan dalam pelaksanaan
Kelola kontrak
& • Memastikan tujuan biaya,
Pantau
jadwal, dan kualitas
berdasarkan kontrak dapat
Jadwal dipenuhi selama kinerja kontrak
• Mendokumentasikan rencana
pengelolaan
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
131
Slide 5

1. Background

setelah


5
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
132
Slide 6
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
133
Slide 7
Apa yang dimaksud dengan

pemantauan kinerja penyedia?
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
134
Slide 8
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
135
Slide 9
Pengelolaan
Kinerja
Manfaat pemantauan - Pemantauan
Kinerja
- Mengukur kinerja terhadap persyaratan kontrak

- Mengurangi risiko bagi pemerintah
- Mengidentifikasi kesempatan untuk
memperbaiki proses
- Menyoroti kecenderungan (trend) kinerja
- Memberikan kesempatan bagi penyedia
barang/jasa untuk melakukan penyesuaian
kecil sebelum terjadi masalah yang besar
- Memengaruhi penilaian terhadap
kinerja penyedia barang/jasa
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
136
Slide 10
Apa saja yang seharusnya tercakup

dalam rencana pemantauan kinerja?
10
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
137
Slide 11
Menyusun rencana Pengelolaan

Kinerja
pemantauan - Pemantauan
Kinerja
Rencana pemantauan kinerja harus dirancang khusus berdasarkan

kegiatan pengadaan yang dilakukan. Contoh komponen-komponen
yang tercakup di dalamnya, antara lain:
Frekuensi
Pengukuran
Ingat – pendekatan yang digunakan harus selaras dengan

11
kontrak dan persyaratan
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
138
Modul 12: Bagaimana Cara Melaksanakan dan
Slide
Metode pemantauan
kinerja
Contoh Metode: Pemberian Peringkat (Rating)
• Pengambilan sampel secara acak • Hasil yang positif, netral, atau

negatif ditentukan
• Inspeksi 100%
• Inspeksi Berkala menggunakan skala
• Pengambilan sampel secara peringkat
berkala
• Umpan balik dari pengguna
• Survei pengguna
Tabel Perencanaan Pengawasan Sampel
Pengelolaan
Kinerja
- Pemantauan
Kinerja
Tingkat Metode
Barang/Jasa Standar Kualitas Pengawasan Frekuensi
Kinerja yang dapat yang
Diterima Digunakan
Layanan Menjawab 95% Inspeksi 100% Dua minggu
HelpDesk TI panggilan memenuhi sekali
dalam waktu standar
60 detik
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
139
Slide 13
Berikan contoh risiko yang terkait

dengan kurangnya pemantauan
kinerja?
13
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
140
Slide 14
Risiko kurangnya Pengelolaan

Kinerja
pemantuan kinerja - Pemantauan
Kinerja
• Gagal memenuhi persyaratan kontrak

• Pembengkakan biaya atau kelebihan membayar
untuk tingkat kinerja yang tidak dapat diterima
• Kurangnya dokumentasi untuk
mendukung penilaian kinerja di masa lalu
• Tidak mampu menanggapi klaim yang diajukan
oleh penyedia barang/jasa
• Kehilangan kredibilitas atau merusak reputasi
pemerintah
14
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
141
Slide 15
Menggunakan data kinerja

• Informasi dikumpulkan dan dianalisis untuk:
‒ Memastikan penyedia barang/jasa memenuhi tujuan
yang ditetapkan dalam kontrak
‒ Mengidentifikasi hal-hal yang harus diperbaiki oleh
kedua belah pihak
‒ Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah sejak
dini
‒ Meningkatkan kepuasan terhadap penyedia
barang/jasa
‒ Menilai kualitas barang, pekerjaan konstruksi, atau
jasa
15
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
142
Slide 16
Poin-Poin Penting
Pemantauan kinerja bermanfaat untuk semua pihak; merupakan

tindakan mengukur, menganalisis, dan mengelola kemampuan
penyedia barang/jasa untuk memenuhi kewajiban kontraktual
Rencana pemantauan kinerja harus dirancang khusus

berdasarkan kegiatan pengadaan yang dilakukan
Data yang dikumpulkan dan dianalisis bersifat sangat

penting karena data tersebut dapat mengungkapkan potensi
masalah sejak dini, sehingga tersedia waktu untuk
menyelesaikan masalah dengan segera jika diperlukan
16
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
143
Slide 17
Terima Kasih!
Ada Pertanyaan?
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
144
Slide 18
Merencanakan Pemantauan Kinerja

_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
145
146
► SESI 7 - PENILAIAN KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA
Slide 1
Sesi 7
Penilaian Kinerja Penyedia Barang/Jasa
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
147
Slide 2
Tujuan

• Menjelaskan pentingnya penilaian
• Mengenali unsur utama dalam
penilaian penyedia barang/jasa
• Menjelaskan metode untuk menilai
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
148
Slide 3

1. Background

setelah


3
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
149
Slide 4
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
150
Slide 5
Apa tujuan dari penilaian kinerja

penyedia barang/jasa?
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
151
Slide 6
Penilaian kinerja penyedia Pengelolaan

Kinerja –
barang/jasa Penilaian Kinerja
• Menilai dan INGAT:

mendokumentasikan unsur
- Monitoring dan penilaian yang
yang positif dan negatif secara efektif adalah unsur utama
berkala dapat: kesuksesan kinerja kontrak.
– Menghindari terjadinya - Unit pengadaan harus
permasalahan kinerja
mengembangkan proses yang
– Memotivasi penyedia
untuk meningkatkan dapat diulang untuk merekam dan
kinerja membagiakan informasi kinerja
– Meningkatkan kemampuan penyedia barang/jasa.
untuk memilih penyedia - Semua pemangku kepentingan
yang lebih baik untuk kerja
di masa depan yang terllibat harus menjunjung
prinsip-prinsip pengadaan.
6
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
152
Slide 7
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
153
Slide 8
Sebutkan unsur utama yang

harus dipertimbangkan dalam
penilaian.
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
154
Slide 9
Pengelolaan
Unsur penilaian Kinerja –
Penilaian Kinerja
Unsur yang Dinilai Contoh Skala Peringkat

• Unsur berikut setidaknya • Definisi peringkat harus
harus dipertimbangkan didokumentasikan dalam
pada saat penilaian kebijakan penilaian
lembaga.
Bagus Sekali
Biaya Bagus
Memuaskan
Kualitas Jadwal Kurang Memuaskan
Tidak Memuaskan
9
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
155
Slide 10
Bagaimana jadwal dan biaya dinilai?

• Jadwal dinilai berdasarkan
jadwal induk – untuk
menentukan apakah
kegiatan dilaksanakan
sesuai dengan rencana Dianggarkan Aktual
• Biaya dinilai berdasarkan

anggaran dan dokumen Jadwal Jadwal
pembiayaan lainnya yang
ada – untuk menentukan
apakah biaya masih berada Biaya Biaya
dalam pagu anggaran
• Tren selama periode
pelaporan harus dicatat
10
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
156
Slide 11
Pengelolaan
Contoh laporan penilaian Kinerja –
Penilaian Kinerja
Nama penyedia barang/jasa: ABC

Consulting Kontrak # 2234-4342-6794
Masa Pelaksanaan Pekerjaan: 1 Okt 2013 – 30 Sep 2017
Periode Periode
Unsur Penilaian 1 Penilaian 2 Komentar
(1 Okt 2013 – (1 Okt 2014 –
30 Sep 2014 30 Sep 2015)
Teknis Bagus Sekali Bagus Sekali Memenuhi semua spesifikasi teknis per
persyaratan kontrak.
Biaya Bagus Bagus Sekali penyedia barang/jasa memperbaiki
pembengkakan biaya yang terjadi
sebelumnya. Semua tagihan diserahkan tepat
waktu tanpa penolakan dalam periode kontrak.
Jadwal Memuaskan Bagus penyedia barang/jasa memenuhi semua
tahapan penting jadwal untuk periode
penilaian. Sebuah keterlambatan jadwal dalam
periode sebelumnya telah diperbaiki dalam
periode penilaian sekarang.
Hubungan Bagus Bagus Sekali Pengelolaan semakin responsif terhadap
Bisnis permintaan konsumen. Pengelolaan
memperbaiki permasalahan sebelumnya
dengan penyedia.
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
157
Slide 12
Pengelolaan
Contoh alur kerja penilaian Kinerja –
Penilaian Kinerja
Mengumpulkan Mengumpulkan Menyusun

Rancangan
Input Umpan Balik
laporan
Mempertimbang Menyampaikan Melakukan

kan Umpan Rancangan
Balik dari Laporan kepada Reviu Internal
Penyedia penyedia
Memperbarui
dan Mendistribusikan Berkas
memfinalisasi Laporan
laporan
12
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
158
Slide 13
Apakah Anda pernah memberikan

penilaian yang buruk kepada penyedia
barang/jasa? Apa alasannya?
Tindakan perbaikan jenis apa yang
Anda rekomendasikan untuk
menyelesaikan permasalahan kinerja
tersebut?
13
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
159
Slide 14
Penggunaan data penilaian

Manfaat pengumpulan/penggunaan data:
• Defisiensi didokumentasikan dan diberikan kepada penyedia barang/jasa
agar diperbaiki
• Data digunakan untuk mendukung keputusan pemberian imbalan
penghargaan
• Data yang dikumpulkan menjadi dokumen pendukung keputusan
pemilihan penyedia di masa mendatang dan sebagai bukti bahwa
penyedia memiliki kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan
• Dokumentasi kinerja dapat memotivasi penyedia barang/jasa untuk
melaksanakan pekerjaan dengan kemampuan terbaiknya
• Dokumentasi kinerja dapat memotivasi penyedia barang/jasa untuk
memperbaiki permasalahan kinerja yang didokumentasikan sebelumnya.
• Dokumentasi Kinerja penyedia barang/jasa menjadi dokumen pendukung
bahwa penyedia barang/jasa memiliki kemampuan untuk memenangkan
pengadaan di masa mendatang. Hal ini berdampak bagi tujuan bisnis/laba
penyedia sehingga penyedia termotivasi untuk bekerja dengan baik.
14
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
160
Slide 15
Poin-poin penting
Penilaian kinerja penyedia memberikan kesempatan untuk

mengenali, mengatasi, dan menghindari adanya masalah dalam
kinerja pelaksanaan kontrak dan memotivasi penyedia untuk
meningkatkan kinerja pelaksanaan kontrak.
Setidaknya, unsur-unsur penting ini harus dinilai: biaya, kualitas,

dan jadwal.
Penilaian harus diselesaikan sesuai dengan metode yang

ditetapkan dalam rencana pengelolaan kontrak.
15
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
161
Slide 16
Terima kasih!
Ada pertanyaan?
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
162
Slide 17
Penilaian Penyedia Barang/Jasa

_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
163
164
Slide 15
Membuat Pertanyaan
(Kaji ulang modul 12)

_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
165
166
► KEGIATAN HARI PERTAMA
Aktivitas No. 1-0-1

Hari 1 | Sesi 0 | Aktivitas 1
TIGA BENAR DAN SATU SALAH
Tujuan:
 Agar peserta dapat mengetahui hal baru tentang rekan mereka melalui
permainan yang menyenangkan
 Memberikan kesempatan bagi peserta untuk berbagi informasi tentang diri
mereka masing-masing
Petunjuk untuk Peserta:

Kegiatan A:
1. Tuliskan empat pernyataan tentang diri Anda masing-masing pada selembar
kertas.
2. Tiga pernyataan adalah benar, dan satu pernyataan salah. Gunakan
kreativitas Anda dan buatlah pernyataan yang susah ditebak.
 Misalnya – Saya tidak pernah ditilang; Saya pernah berkunjung ke 8
negara yang berbeda; Saya memiliki dua sepeda motor; Saya mempunyai
adik laki-laki. (Salah: Saya memiliki dua sepeda motor – jadi, buatlah
pernyataan yang salah sedemikian rupa sehingga tidak mudah ditebak)
3. Bersiaplah untuk membacakan pernyataan Anda kepada seluruh peserta
lainnya.
4. Seluruh peserta melakukan voting untuk menebak pernyataan mana di antara
pernyataan Anda yang salah.
Kegiatan B:
1. Gunakan waktu beberapa menit untuk menuliskan nama Anda di papan nama
dan perkenalkan diri Anda kepada anggota kelompok Anda.
167
Aktivitas No. 1-1-1

PENGELOLAAN KONTRAK DAN PRINSIP DASAR PENGADAAN
Tujuan:
Agar peserta dapat menerapkan apa yang mereka telah pelajari dalam Sesi 1
dengan mengadakan diskusi kelompok tentang pentingnya mematuhi prinsip
pengadaan dalam perencanaan dan pelaksanaan pengelolaan kontrak

1. Diskusikan dengan kelompok Anda hal-hal berikut:
 Pikirkan apa yang Anda telah ketahui tentang prinsip pengadaan.
Selaraskan pengetahuan tentang prinsip pengadaan Anda dengan konsep
pengelolaan kontrak.
 Diskusikan pengalaman Anda membantu kegiatan pengelolaan kontrak
dan relevansi dari kepauthan terhadap prinsip pengadaan pada saat
tersebut.
2. Anda dapat melihat ke slide berikut untuk mengingat kembali tentang
definisi prinsip pengadaan.
3. Tuliskan pengalaman/skenario untuk setiap prinsip dasar pengadaan dan
harus mencatatnya dalam flip chart Anda.
 Pengalaman dapat menunjukkan kepatuhan atau pelanggaran terhadap
prinsip dan harus menyertakan hasil dari situasi tersebut.
4. Bila telah selesai berdiskusi dengan kelompok Anda, Anda harus
membagikan salah satu skenario/pengalaman Anda dengan kelas.
168
Aktivitas No. 1-2-1

MENYUSUN GARIS BESAR RENCANA PENGELOLAAN KONTRAK
Tujuan:
Agar peserta dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari di Sesi 2 dengan
cara menyusun garis besar Rencana Pengelolaan Kontrak berdasarkan sebuah
skenario pengadaan.

1. Dalam kelompok masing-masing, buatlah garis besar rencana pengelolaan
kontrak berdasarkan skenario pengadaan berikut ini.
2. Buatlah penjelasan singkat untuk setiap pokok-pokok garis besar sesuai
dengan skenario yang diberikan.
3. Ketika menysun perincian rencana pengelolaan kontrak, Anda mungkin harus
menggunakan penilaian sendiri untuk menyusun informasi yang sesuai
dengan skenario, tapi mungkin tidak disebutkan secara spesifik di dalam
skenario berikut ini.
Skenario 1
Departemen Kesehatan memiliki kebutuhan untuk memperoleh,
mendistribusikan, dan mengelola dua puluh juta vaksin flu di beberapa pulau
terpencil di Indonesia. Vaksin flu tersebut direncanakan akan dikirim dan
diberikan ke 5.000 lokasi, dan masing-masing lokasi tersebut akan
menerimanya dalam periode kinerja kontrak. Demi kesehatan warga
Indonesia, vaksin flu tersebut perlu dikirim tepat waktu. Baru-baru ini,
Kementerian Kesehatan memberikan kontrak lump-sum kepada Perusahaan A
sebesar IDR 900 milyar untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Perusahaan
A akan menyediakan vaksin flu dan jasa pendukung yang dibutuhkan untuk
mendistribusikan dan mengelola vaksin selama periode tiga tahun, terhitung
mulai tanggal 1 Mei, 2016. Selama ini, Kementerian Kesehatan memperoleh
vaksin flu dan jasa pendukung dari Perusahaan B yang telah dikontrak
selama 10 tahun sehingga diperlukan antara Perusahaan A dan Perusahaan
B.
Skenario 2
Kementerian Pendidikan perlu melakukan pengadaan pensil untuk sekolah-
sekolah di Jakarta. Kementerian ini telah membeli pensil yang sama setiap
tahun selama sepuluh tahun belakangan ini. Apakah kementerian perlu
mengembangkian rencana pengelolaan kontrak yang komprehensif untuk
pengadaan ini?
169
Aktivitas No. 1-3-1

PERENCANAAN TRANSISI
Tujuan:
Agar peserta dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari dalam Sesi 3
dengan menggunakan keterampilan pemikiran secara kritis untuk menentukan
tingkat perencanaan transisi yang diperlukan dan risiko yang mungkin timbul
berdasarkan skenario pengadaan khusus.
Petunjuk untuk Peserta :

1. Baca skenario di bawah.
2. Kaji setiap skenario dan jawab pertanyaan yang diberikan.
3. Bekerjalah dengan seorang rekan untuk menjawab pertanyaannya.
4. Bersiap-siap untuk membagikan jawaban Anda dengan peserta lainnya.
Skenario 1
Kementerian Perhubungan baru-baru ini mengadakan kompetisi ulang atas
kontrak pemeliharaan armada kendaraan dengan nilai 5 miliar Rupiah dan
memberikan kontrak kepada penyedia baru yaitu penyedia B. penyedia A
telah memberikan dukungan pemeliharaan kepada kementerian selama
sepuluh tahun, tetapi tidak terpilih untuk melanjutkan kerja di bawah kontrak
baru. Kontrak dengan penyedia B diharapkan akan dimulai pada tanggal 1
Agustus 2016 dan Kontrak dengan penyedia A berakhir pada tanggal 31 Mei
2016.
Skenario 2
Kementerian Pendidikan memberikan kontrak kepada Perusahaan X untuk
mengganti seluruh infrastruktur Teknologi dan Informasi di 25 sekolah. Saat
ini Perusahaan Y memberikan pelayanan TI kepada sekolah-sekolah ini dan
akan tetap memberikan pelayanan sampai tanggal 30 September 2017.
Setelah itu, bagian pelayanan akan dikompetisikan kembali. Kontrak
Perusahaan X akan dimulai tanggal 1 Januari 2016 dan pengiriman perangkat
keras pertama dijadwalkan pada tanggal 1 Desember 2016. Perusahaan X
dan Perusahaan Y diharapkan bekerja bersama-sama selama masa kontrak
mereka. Diharapkan dokumen pengadaan untuk kompetisi ulang untuk
mendukung Perusahaan Y akan dikeluarkan pada bulan Mei 2016.
Berikan jawaban untuk pertanyaan berikut:

1. Informasi apa yang harus dicantumkan dalam Rencana Transisi?
2. Identifikasi paling tidak 2 risiko transisi kontrak pada setiap skenario di atas.
Bagaimana kementerian merencanakan pengadaan yang dapat
mengendalikan risiko tersebut saat transisi?
170
Aktivitas No. 1-0-2

STUDI KASUS KOMPREHENSIF
Tujuan:
1. Agar peserta dapat mengingat kembali masalah terpenting yang mereka telah
pelajari dengan mengkaji studi kasus berdasarkan Sesi 1-3 dan uji
pengetahuan.
2. Untuk memberikan kesempatan kepada peserta untuk bertanya dan/atau
mengklarifikasikan masalah.

1. Baca studi kasus di bawah.
2. Kaji studi kasus tersebut dan jawab pertanyaan yang diberikan.
3. Bekerjalah sendiri untuk menjawab pertanyaaan yang diberikan.
4. Bersiap-siap untuk membagikan jawaban Anda dengan kelas.
Studi Kasus
―Kementerian telah beberapa kali mengelola proyek dengan persyaratan yang
serupa di masa lalu, tetapi belum pernah bekerja dengan Perusahaan A.
Masyarakat umum memiliki ketertarikan yang tinggi atas proyek ini karena
Pemerintah telah lama berjanji untuk menggantikan jalan yang berbahaya dan
tidak beraspal dari desa ke jalan utama. Sebelumnya, Kementerian telah
mengadakan kontrak dengan penyedia yang akhirnya dihentikan dengan alasan
wanprestasi setelah kementerian menemukan bahwa penyedia memberikan
suap kepada Menteri. Kementerian menerima sebagian dari kesalahan dalam
kegagalan kontrak dengan menyebutkan bahwa hal ini dikarenakan
pengawasan Pengelolaan Kontrak yang buruk dan kegagalan memonitor dan
mengelola konflik kepentingan. Tidak ada jalan yang selesai dibangun sebelum
pengakhiran kontrak dan perkiraan 500 juta Rupiah telah dihabiskan untuk
upaya ini
―Kementerian Perhubungan baru baru ini memberikan kontrak lump sum

bernilai 10 miliar Rupiah kepada Perusahaan A untuk konstruksi jalan dan
pelayanan perbaikan. Periode kinerja adalah periode dasar satu tahun dengan
empat periode satu tahun pilihan. Pekerjaan diharapkan dimulai pada tanggal 1
April 2016 dan jika semua pilihan digunakan, kontrak akan berakhir pada
tanggal 31 Maret 2021. Upaya ini adalah persyaratan untuk pembangunan
jalan tambahan untuk menghubungkan daerah terpencil ke jalan utama di
pulau Jawa. Jalan-jalan ini diharapkan memberikan dampak bagi kesejahteraan
warga karena memberikan rute yang aman bagi warga untuk bepergian ke luar
daerah terpencil dan meningkatkan peluang untuk mendapatkan pekerjaan dan
mencari penghasilan untuk keluarga mereka.
Setelah mengkaji studi kasus ini, berikan jawaban atas pertanyaan berikut:
1. Cari tiga cara Kementerian, Perusahaan A dan masyarakat umum mendapatkan
manfaat dari Perencanaan dan dukungan Pengelolaan Kontrak yang baik.
2. Informasi apa yang harus dicantumkan dalam Rencana Pengelolaan Kontrak
untuk kontrak pembangunan jalan? Berikan garis besar singkat dari rencana
dan perincian singkat untuk
171
setiap topik. Gunakan pengetahuan pengadaan Anda, penilaian bisnis Anda

dan kreativitas jika informasi tidak diberikan secara spesifik dalam skenario di
atas.
3. Unsur apa yang harus dipertimbangkan untuk diskusi saat rapat awal (kick-off
meeting)? Tuliskan topik untuk didiskusikan.
172
► KEGIATAN HARI KEDUA
Aktivitas No. 2-0-1

UJI INGATAN ANDA – RANGKUMAN HARI PERTAMA
Tujuan
Untuk menguji pengetahuan peserta melalui permainan mengingat yang seru

Catatan: Anda tidak diperbolehkan untuk mencatat dan hanya boleh menggunakan
ingatan Anda.
1. Fasilitator akan meminta Anda untuk mengambil nomor dari dalam kotak (nomor
1 - 5)
2. Peserta yang mendapatkan nomor 1 berarti mendapat kesempatan pertama,
nomor dua berarti kesempatan kedua, dst.
3. Anda akan melihat kartu di layar (slide berikutnya). Jumlahnya ada 24 kartu. (6
ke bawah dan 4 ke samping)
4. Terdapat dua belas kartu pertanyaan dan dua belas kartu jawaban
5. Kelompok pertama memilih dua kartu dengan menyebutkan dua nomor
(misalnya 3 dan 18) jika kedua kartu itu cocok, kelompok tersebut mendapatkan
poin. Jika tidak cocok, kelompok kedua memilih dua kartu berikutnya, dst.
6. Cara mendapatkan poin adalah dengan mencocokkan pertanyaan dan
jawaban yang tepat. Setiap kelompok mendapatkan dua kali giliran berturut-
turut (jika kelompok tersebut mendapatkan satu pasang kartu yang cocok,
kelompok tersebut mendapatkan giliran lagi – tidak lebih dari dua kali)
7. Kelompok dengan jumlah pasangan kartu yang dicocokkan memenangkan
permainan.
173
Aktivitas No. 2-4-1

Hari 2 | Sesi 4| Aktivitas 1
PENGELOLAAN HASIL PEKERJAAN DAN TAGIHAN
Tujuan:
Agar peserta dapat menerapkan apa yang dipelajari dalam Sesi 4 melalui
kegiatan yang memicu keterampilan untuk berpikir secara kritis terhadap proses
pengelolaan tagihan dan penetapan jadwal penyampaian hasil pekerjaan

1. Secara individu, tulislah sebuah skenario pengadaan dan jadwal penyampaian
hasil pekerjaan sesuai dengan skenario pengadaan tersebut. Anda dapat
menggunakan contoh dari pengalaman Anda atau membuat skenario baru.
2. Gambarlah peta alur proses yang menggambarkan proses pengelolaan tagihan.
3. Bersiaplah untuk membandingkan dan mendiskusikan perbedaan proses
yang Anda buat dengan peserta lain yang satu kelompok dengan Anda.
Skenario
Kementerian Perhubungan baru baru ini memberikan kontrak lump sum
bernilai 10 miliar Rupiah kepada Perusahaan A untuk konstruksi jalan dan
pelayanan perbaikan. Masa pelaksanaan kontrak tersebut adalah periode
dasar satu tahun dengan opsi empat periode satu tahun. Pekerjaan
diharapkan dimulai pada tanggal 1 April 2016 dan jika semua opsi digunakan,
kontrak akan berakhir pada tanggal 31 Maret 2021. Upaya ini adalah
persyaratan untuk pembangunan jalan tambahan untuk menghubungkan
daerah terpencil ke jalan utama di pulau Jawa. Jalan-jalan ini diharapkan
memberikan dampak bagi kesejahteraan warga karena memberikan rute
yang aman bagi warga untuk bepergian ke luar daerah terpencil dan
meningkatkan peluang untuk mendapatkan pekerjaan dan mencari
penghasilan bagi keluarga mereka.
174
Tabel 2 : Skenario Pengadaan dan Peta Alur Proses
Skenario Pengadaan :
Peta Alur Proses :
175
Aktivitas No. 2-5-1

PERUBAHAN KONTRAK
Tujuan:
 Agar peserta dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari di Sesi
5 dengan cara mengkaji skenario dan menentukan apakah perlu
dilakukan perubahan kontrak
 Agar peserta dapat memilih jenis perubahan kontrak yang tepat
ketika memerlukan perubahan kontrak

1. Bacalah serangkaian skenario pengadaan berikut ini.
2. Tentukan apakah untuk masing-masing skenario diperlukan perubahan kontrak.
3. Apabila diperlukan perubahan kontrak, tentukan apakah lebih tepat
melakukan perubahan secara sepihak atau perubahan kontrak dua pihak.
4. Bekerjalah secara individu untuk menentukan jawaban Anda, kemudian
bersiaplah untuk membagikan jawaban Anda kepada seluruh peserta
lainnya.
Skenario 1
Anda adalah Manajer Kontrak untuk sebuah kontrak pengadaan jasa
kebersihan mingguan untuk 15 kantor instansi pemerintah di Jakarta. Dalam
dua bulan terakhir, Anda banyak menerima keluhan karena Penyedia gagal
menyediakan jasa kebersihan untuk ruang perkantoran mereka. Berdasarkan
catatan Anda, penyedia hanya melaksanakan 40 dari 60 jasa kebersihan
yang dijadwalkan untuk bulan Juni dan Juli. Di bulan Agustus dan September,
Anda berkali-kali berusaha menghubungi Penyedia untuk membahas masalah
kinerja pelaksanaan kontrak. Penyedia tidak menanggapi Anda, dan saat itu
hanya melakukan 30 dari 60 jasa kebersihan yang dijadwalkan. Pada sebuah
pertemuan pemangku kepentingan ditetapkan bahwa selain kontrak tersebut,
ada banyak kontrak yang masih berlaku dengan Penyedia lain yang dapat
menyediakan jasa dengan ruang lingkup yang sama. Di akhir pertemuan
ditetapkan bahwa tindakan terbaik yang dapat dilakukan adalah menunda
kontrak sampai kinerja yang diharapkan terpenuhi atau sampai pengakhiran
kontrak dapat dilakukan.
Skenario 2
Anda menerima email dari Perusahaan ABC yang memberitahu bahwa kantor
mereka pindah lokasi dan mereka memberikan alamat serta informasi kontak
kantor mereka yang baru.
Skenario 3
Anda adalah Manajer Kontrak untuk sebuah Jasa Layanan Bantuan Profesional
yang membantu Kementerian Keuangan (Kemenkeu) dalam Perencanaan
Pengelolaan Program untuk beberapa pengadaan barang/jasa yang penting.
Kontrak yang saat ini sedang dilaksanakan dengan Perusahaan CDE akan
berakhir dalam tiga bulan. Pada sebuah rapat status dengan Kemenkeu
ditetapkan bahwa untuk lanjutan kontrak jasa tersebut, Penyedia tidak akan
ditetapkan sebelum kontrak dengan Perusahaan CDE berakhir, dan
kekosongan jasa dapat terjadi apabila kontrak yang saat ini sedang
berlangsung dengan Perusahaan
176
CDE tidak diperpanjang 9 bulan. Dalam perpanjangan selama 9 bulan

tersebut, Kemenkeu ingin menambah 20 orang tenaga analis penuh waktu
untuk membantu mengantisipasi peningkatan kerja yang diperlukan kantor
program selama proses transisi.
Skenario 4
Pada sebuah pekerjaan konstruksi jalan di bawah kontrak Modernisasi Jalan
ditetapkan bahwa sebuah kesalahan estimasi telah menyebabkan kekurangan
dalam pengadaan cat untuk menyelesaikan pengecatan marka jalan.
Perubahan pemesanan telah disampaikan untuk membeli tambahan cat dan
disahkan menurut klausul perubahan kontrak. Harga cat telah dinegosiasikan
sebelumnya.
177
Aktivitas No. 2-0-2

IKLAN PENGELOLAAN KONTRAK
Tujuan:
Agar peserta dapat menunjukkan pemahaman mereka tentang manfaat
Perencanaan Pengelolan Kontrak melalui pembuatan sebuah iklan yang
mempromosikan manfaat pengelolaan kontrak.

1. Secara berkelompok, buatkan sebuah iklan yang mempromosikan manfaat dari
pengelolaan kontrak dan mengajak instansi pengadaan untuk merencanakan
kegiatan Pengelolaan Kontrak yang cukup memadai.
2. Kelompok Anda dapat memilih untuk menggambar sebuah poster atau
memerankan adegan iklan melalui permainan peran. Gunakan kreativitas
Anda!
3. Setelah selesai, bersiaplah untuk memaparkan iklan Anda kepada seluruh
peserta lainnya.
178
► KEGIATAN HARI KETIGA
Aktivitas No. 3-0-1

BERBURU JAWABAN – KAJI ULANG HARI KEDUA
Tujuan:
Mintalah peserta mengingat apa yang telah mereka pelajari di Hari Kedua
melalui permainan berburu jawaban

1. Kaji kesepuluh pertanyaan berikut ini.
 Pihak (entitas) mana yang memiliki hak untuk mengakhiri kontrak secara
sepihak, atau akibat kelailaian penyedia barang/jasa?
 Apa yang dimaksud dengan pengelolaan hubungan penyedia
dengan penyedia barang/jasa?
 Benar atau Salah? Pengakhiran kontrak dapat dilakukan melalui
kesepakatan secara tertulis atau lisan.
 Apa yang dimaksud dengan hasil pekerjaan?
 Siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan perubahan pada kontrak?
 Apakah tujuan pengelolaan hasil pekerjaan?
 Jenis perubahan kontrak seperti apa yang membutuhkan kesepakatan
dari kedua belah pihak?
 Apa yang dimaksud dengan faktur (invoice)?
 Secara umum, langkah apa yang dapat dilakukan untuk menyiapkan dan
melaksanakan perubahan kontrak?
 Sebutkan satu komponen keberhasilan hubungan dengan penyedia
barang/jasa
2. Anda diberikan waktu sekitar 40 menit untuk secara tepat menemukan
jawaban yang benar pada buku pedoman fasilitator.
3. Setelah menemukan jawabannya, pastikan Anda mencatat secara tepat
di mana Anda menemukan jawaban tersebut (no. halaman, sesi, slide,
dst.)
4. Kelompok pertama yang dapat menemukan jawaban yang benar memenangkan
permainan.
5. Apabila kelompok yang pertama menyatakan menemukan jawabannya tapi,
misalnya, hanya dapat menemukan 8 jawaban, maka fasilitator dapat
memeriksa jawaban dari kelompok lain yang menyatakan telah menemukan
semua jawabannya.
179
Aktivitas No. 3-6-1

PERENCANAAN PEMANTAUAN KERJA
Tujuan:
Agar peserta dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari di Sesi 6 untuk
memperkaya pemahaman mereka tentang proses perencanaan pengawasan
dengan cara menyusun Rencana Pemantauan

1. Secara individu, gunakan skenario pengadaan yang disediakan untuk menyusun
sebuah Tabel Perencanaan Pemantauan yang memuat daftar barang dan jasa,
standar kinerja, tingkat kualitas yang dapat diterima, metode pemantauan, dan
frekuensi pemantauan sesuai skenario. Buatlah minimal 5 contoh.
2. Setelah selesai, bagikan rencana pemantauan Anda kepada seluruh peserta
lainnya di dalam kelompok Anda.
Skenario Pengadaan
Kementerian keuangan kembali melakukan lelang untuk kontrak layanan
bantuan TI. Ruang lingkup kontrak ini mencakup jasa-jasa sebagai berikut
untuk mendukung kerja para pegawai: layanan bantuan komputer dan
perangkatnya, bantuan software dan aplikasi, bantuan keamanan, dan
bantuan email dan telekomunikasi.
180
Aktivitas No. 3-7-1

PENILAIAN PENYEDIA BARANG/JASA
Tujuan:
Agar peserta dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari dalam Sesi 7
dengan melengkapi penilaian kinerja penyedia barang/jasa berdasarkan skenario
yang diberikan.

1. Baca skenario berikut ini dan buat Penilaian Kinerja penyedia barang/jasa
untuk tahun kinerja pertama mereka.
2. Anda dapat membuat format apa saja untuk penilaian, tetapi harus
menjawab semua unsur penilaian yang diskusikan dalam Sesi 7.
3. Untuk setiap unsur, Anda harus memberikan rating dan naratif singkat
mengapa rating tersebut dipilih.
Skenario
Kementerian Perhubungan memberikan kontrak lump sum dua tahun kepada
Perusahaan ABC dengan nilai sebesar 500 juta Rupiah untuk
mengembangkan dan mempromosikan kampanye pemasaran untuk
mendorong penggunaan transportasi umum oleh warga di Jakarta.
Perusahaan ABC baru saja menyelesaikan kinerja tahun pertamanya dan
kementerian sangat puas dengan upaya mereka sampai saat ini. Sampai saat
ini, kementerian telah dapat mengukur kenaikan 10% dari penggunaan
transportasi umum oleh warga Jakarta dengan paling tidak 5% kenaikan
disebabkan oleh kampanye yang dilakukan oleh Perusahaan ABC. Perusahaan
ABC telah menyerahkan semua bahan tepat pada waktu dan lebih awal dari
jadwal dan juga sesuai dengan Anggaran. 5 dari 7 inisiatif pemasaran
diserahkan kepada kementerian lebih awal dari tenggat waktu. Sebagai
hasilnya, kementerian dan Perusahaan ABC setuju untuk menambahkan
inisiatif pemasaran lainnya tanpa bayaran kepada kementerian dengan
menggunakan penghematan biaya dari penyerahan yang lebih awal tersebut.
Permasalahan desain kecil dicatat oleh Manajer Program dari kementerian
dan didiskusikan dengan Manajer Program Perusahaan ABC pada saat
pertemuan status bulanan. Perusahaan ABC segera melakukan tindakan
perbaikan dan produk dengan tingkat kualitas yang dapat diterima
diserahkan ke kementerian tepat pada waktunya.
181
Activity No. 3-0-2

Day 3 | Session 0 | Activity 2
MEMBUAT PERTANYAAN (KAJI ULANG MODUL 12)
Tujuan:
Untuk memeriksa apa yang telah dipelajari peserta di Modul 12
Petunjuk untuk peserta:

1. Di kelompok Anda, tulis 5 – 7 pertanyaan dari bahan yang dibahas di modul 12.
2. Di setiap kartu indeks, tulis pertanyaan pada satu sisi dan jawaban di sisi
lainnya.
3. Setelah semua pertanyaan ditulis, bola akan diberikan ke salah satu kelompok.
4. Peserta dengan bola akan melempar bola yang ia pegang ke peserta lain dari
kelompok lainnya. Peserta yang melempar bola akan bertanya satu pertanyaan
yang ia buat bersama kelompoknya kepada peserta yang menangkap bola.
5. Teruskan permainan (lempar bola, berikan pertanyaan,...) sampai semua
peserta telah menjawab pertanyaan atau waktu telah habis. Jangan
melempar bola ke orang yang sama berulang kali.
6. Jika Anda tidak setuju dengan sebuah jawaban, angkat tangan Anda dan
jelaskan mengapa Anda tidak setuju.
182

KontrakPengelolaan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

KontrakPengelolaan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul 12

Proyek Modernisasi Pengadaan

BUKU PEDOMAN PESERTA PELATIHAN

Module 12: Bagaimana Cara Melaksanakan &

Pelatihan Pengadaan—Tingkat Menengah

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I

Buku Pedoman Peserta Pelatihan

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:

10:00 – 10:15 Rehat

14:15 – 14:45 Kegiatan 1: Perencanaan Transisi

10:00 – 10:45 Sesi 4: Kegiatan Pengelolaan Pascapenetapan Pemenang:

10:45 – 11:00 Rehat

13:45 – 14:45 Kegiatan 1: Perubahan Kontrak

09:00 – 09:45 Sesi 6: Pemantauan Kinerja Penyedia Barang/Jasa

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan

SELAMAT DATANG DI MODUL 12

Bagaimana Cara Melaksanakan dan Mengelola Kontrak

Proyek Modernisasi Pengadaan

Petunjuk untuk Fasilitator

Gambaran Umum Proyek Pengembangan SDM

Agenda – HARI PERTAMA

Agenda – HARI KEDUA

13:45 – 14:45 Kegiatan 1: Perubahan Kontrak

Agenda – HARI KETIGA

Kegiatan Interaktif No. 1-0-1

Tiga Benar dan Satu Salah

Lihat buku kegiatan di bagian

► SESI 1 - GAMBARAN UMUM PENGELOLAAN KONTRAK

Gambaran Umum Pengelolaan Kontrak

Proyek Modernisasi Pengadaan

Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:

Apa arti pengelolaan kontrak?

Analisis: Pemastian kinerja kontrak

Pentingnya pengelolaan kontrak

 Memastikan semua komitmen  Permasalahan dapat diidentifikasi dan

secara efektif dan adil dapat

Dalam siklus pengadaan, pada

Administrasi kontrak dan pengelolaan

• Pemilihan jenis • Penyesuaian syarat • Transisi dan implementasi

• Identifikasi penawaran tentang Pengelolaan Hubungan

Apakah risiko kontrak yang tidak

Siapa pemangku kepentingan utama

Pengelolaan kontrak berdampak pada

Instansi Penawar Pengguna Bagian

Pengguna Ahli Teknis Pengelola Auditor

Umum Program Profesi

Regulasi Dagang &

Besar dan susunan tim yang mengelola

• Menerima, meninjau, dan menyetujui hasil pekerjaan pemerintah

Besar dan susunan tim yang mengelola kontrak

Bagian • Melibatkan diri untuk memastikan ketersediaan dana untuk Memastikan

Menurut Anda, apa hasil

Ingat kembali Modul 1.

Pengelolaan kontrak dan prinsip pengadaan

Keadilan Bagaimana Akuntabilitas

Kegiatan Interaktif No. 1-1-1

Lihat buku kegiatan di bagian

Definisi Prinsip Dasar Pengadaan:

► SESI 2 - GAMBARAN UMUM PERENCANAAN PENGELOLAAN KONTRAK

Gambaran Umum Perencanaan

Proyek Modernisasi Pengadaan

Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: