PENYIMPANAN

ARSIP/DOKUMEN
No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman :

PUSKESMAS Dr. HJ.MARIATHY JASSIN, M.Kes

KASSI-KASSI NIP .19600712 198911 2 001

1. Pengertian 1. Arsip adalah (UU N0.7 Tahun 1971) naskah-naskah yang dibuat
dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan
pemerintahan atau badan swasta dan atau perorangan dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan
kebangsaan
2. Dokumen adalah data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat
dan/atau diterima oleh puskesmas dalam rangka pelaksanaan
kegiatannya baik tertulis diatas kertas atau sarana lainnya maupun
terekam dalam bentuk apapun yang dapat dilihat, dibaca atau
didengar
3. Penyimpanan Dokumen/Arsip adalah kegiatan menyusun berkas
dalam satu tempat, dimana dapat dilakukan dalam bentuk : kertas
yang dibendel, buku, hard disk computer, optical disk, microfilm dan
virtual system (internet/dropbox)
2. Tujuan Untuk melakukan pengamanan terhadap dokumen/arsip yang ada di
Puskesmas Kassi-kassi
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Kassi-Kassi, tentang jenis pelayanan yang
disediakan di UPTD Puskesmas Kassi-Kassi
4. Referensi http://www.slideshare.net/Pengelolaan arsip
http://diklat.jogyaprov.go.id/kkp_arsip.pdf
5. Input Lemari Penyimpanan
Alat tulis
6. Langkah – Langkah Bagan Air
1. Surat, dokumen, laporan yang masuk
setelah ditindak lanjuti selanjutnya akan
disimpan
Surat, dokumen, laporan
2. Catat dan buat kode jenis surat pada daftar
induk dokumen/rekaman jika belum ada yang masuk setelah ditindak
pada daftar lanjuti selanjutnya akan
3. Jika sudah ada jenis surat pada daftar induk
dokumen/rekaman simpan surat sesuai
dengan jenis surat dan dokumen yang
masuk, contoh : Jika belum ada pada daftar : Catat dan
a. Surat masuk disimpan di folder surat buat kode jenis surat pada daftar induk
masuk dokumen/rekaman
b. Surat keluar disimpan di folder surat
keluar
 c. dst… sesuai dengan daftar
dokumen/rekaman dan buku agenda
surat masuk/keluar
4. Untuk proses peminjaman dokumen yang
telah disimpan, catat pada buku peminjaman
dokumen/arsip yang berisi tanggal, nama
peminjam, judul dokumen dan jika telah
dikembalikan dicatat kembali tanggal
kembali dokumen pada kolom selanjutnya
5. Kontrol pengembalian dokumen/arsip sesuai
dengan tempatnya
Jika sudah ada jenis surat pada daftar
induk dokumen/rekaman simpan surat
sesuai dengan jenis surat dan dokumen
yang masuk
peminjaman dokumen yang telah
disimpan, catat pada buku peminjaman
dokumen/arsip yang berisi tanggal, nama
peminjam, judul dokumen dan jika telah
dikembalikan dicatat kembali tanggal
kembali dokumen pada kolom selanjutnya

Kontrol pengembalian
dokumen/arsip sesuai
dengan tempatnya
disimpan

7. Output Arsip tersimpan

8. Hal-hal yang perlu
diperhatikan Cara dan tempat penyimpanan Dokumen/Arsip
9. Unit terkait Semua pegawai
10. Dokumen terkait Dokumen/arsip/surat masuk/surat keluar
Daftar induk dokumen/ Rekaman
Buku kendali peminjaman