Lampiran 4.

FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS

Unit Kerja Farmasi Puskesmas Losari

Proses yang dianalisis Pelaksanaan Operasinal Pengambilan Obat di Farmasi
Tim FMEA Nama Peran
Ketua Sujie Pratiwi Mengkoordinir pelaksanaan FMEA
Anggota Maela Penanggungjawab analisis dari PMKP
Iva Aviani Pelaksana farmasi
Ika Dewi Koordinator pemantauan pelaksanaan FMEA
Rohani Koordinator perbaikan prosedur
Siti K Koordinator pendaftaran/RM
Suryadi Koordinator rawat jalan
Dede Koordinator Rawat Inap dan IGD
Ruki Koordinator PONED
Petugas pencatat (notulis) Oom Komariah
I. Gambarkan alur proses yang akan dianalisis:

Pendaftaran Pasien

Pelacakan Rm

Klinik

Farmasi

Petugas mengambil resep obat di kotak yang telah disediakann

Petugas membaca resep untuk ketepatan pemberian obat

Petugas mengambil sediaan obat dari tempat penyimpanan

Petugas menulis etiket pada masing2 obat sesuai aturannya

Obat diberikan kepada pasien

 II. Identifikasi failure modes:

No Tahapan Proses Failure Modes

1 Pendaftaran - Identitas Pasien tidak lengkap
- Penulisan identitas tidak terbaca
- Kesalahan entry identitas
-

2 Pengambilan RM - Pasien tidak memperoleh RM

3 Klinik
4 Obat
Sub Proses : - Pengambilan resep dari kotak
- Membaca resep untuk ketepatan
- Mengambil sediaan dari tempat penyimpanan
- Menulis etiket pada masing2 obat sesuai aturannya
- Penyerahan obat kepada pasien
- Kesalahan pengambilan RM
- Penulisan kertas resep tidak lengkap
- Penggunaan singkatan yang tidak seragam
- Kesalahan diagnosa
- Kertas resep dan karcis tercecer
- Penulisan resep tidak terbaca
- Penyimpanan tidak LASA
- Belum ada ketetapan penulisan standar etiket
- Tidak ada buku serah terima obat
 III. Tujuan melakukan analisis FMEA:

Melakukan penilaian, analisis dan penyusunan rekomendasi perbaikan terhadap prosedur pengambilan pelabelan obat di unit Farmasi

IV. Identifikasi akibat jika terjadi failure mode untuk tiap-tiap failure mode:

No Tahapan Proses Failure Modes Akibat

1 Pendaftaran - Identitas Pasien tidak lengkap - Resep tertukar
- Penulisan identitas tidak terbaca - Resep tertukar dan salah memberikan
- Kesalahan entry identitas obat
-

2 Pengambilan RM - Pasien tidak memperoleh RM
- Kesalahan pengambilan RM
3 Klinik - Penulisan kertas resep tidak lengkap
- Penggunaan singkatan yang tidak seragam
- Kesalahan diagnosa
4 Obat
Sub Proses : - Pengambilan resep dari kotak - Kertas resep dan karcis tercecer
- Membaca resep untuk ketepatan - Penulisan resep tidak terbaca
- Mengambil sediaan dari tempat - Penyimpanan tidak LASA
penyimpanan
- Tidak ada catatan telusur resep obat
- Obat tertukar
- Salah pemberian obat
- Terkendala pemanggilan pasien
- Salah obat dan dosis
- Salah dalam pengambilan obat yang
nama mirip dosis beda
- Lama dalam pencarian obat
 - Menulis etiket pada masing2 obat sesuai - Belum ada ketetapan penulisan standar - Aturan pakai obat jadi tidak tidak
aturannya etiket tersampaikan dengan baik
- Penyerahan obat kepada pasien - Tidak ada buku serah terima obat - Tidak ada catatan dan ceklist
penyerahan obat

V. Identifikasi kemungkinan penyebab dari tiap failure mode, dan deskripsikan upaya-upaya yang sudah dilakukan (kalau ada) untuk mengatasi failure
mode:

No Tahapan Proses Failure Modes Akibat Penyebab Upaya yang telaj

dilakukan
1 Pendaftaran - Identitas Pasien tidak - Resep tertukar - Petugas -
lengkap - Resep tertukar dan salah pendaftaran
- Penulisan identitas tidak memberikan obat tidak
terbaca memeriksa
- Kesalahan entry identitas kelengkapan
- identitas pasien
- Jumlah pasien
tidak sebanding
dengan
petugas
pendaftaran
2 Pengambilan RM - Pasien tidak memperoleh - Tidak ada catatan - Data tidak ada -
RM telusur resep obat - Pasien lama
- Kesalahan pengambilan RM - Obat tertukar tidak
membawa
kartu berobat
3 Klinik - Penulisan kertas resep tidak - Salah pemberian obat - Belum ada -
lengkap sosialisasi
- Penggunaan singkatan yang penulisan resep
tidak seragam - Tidak ada list
- Kesalahan diagnosa singkatan
puskesmas
yang baku
- Dokter tidak
ditempat
4 Obat
Sub Proses : - Pengambilan resep - Kertas resep dan karcis - Terkendala pemanggilan - Pasien banyak -
dari kotak tercecer pasien
- Membaca resep untuk - Penulisan resep tidak - Salah obat dan dosis - Tidak -
ketepatan terbaca mematuhi SOP
penulisan
- Mengambil sediaan dari - Penyimpanan tidak LASA - Salah dalam - Belum ada -
tempat penyimpanan pengambilan obat yang aturan
nama mirip dosis beda penyimpanan
- Lama dalam pencarian obat sesuai
obat LASA
- Menulis etiket pada - Belum ada ketetapan - Aturan pakai obat jadi - Penulisan -
masing2 obat sesuai penulisan standar etiket tidak tidak tersampaikan etiket tidak
aturannya dengan baik seragam
- Penyerahan obat kepada - Kelengkapan buku serah - Tidak ada catatan dan - Buku - Evaluasi
pasien terima obat ceklist penyerahan obat serahterima mingguan
belum
dilengkapi
VI. Lakukan penghitungan RPN (Risk Priority Number), dengan menggunakan matriks sebagai berikut:

Unit Failure Modes Analisa

O S D RPN Urutan prioritas
RPN
Pendaftaran 1 Identitas passien tidak lengkap 7 7 5 245 6
2 Penulisan identitas tidak terbaca 6 7 4 168 9
3 Kesalahan entry identitas 6 3 3 54 11
RM 4 Pasien tidak memperoleh RM 8 5 8 320 4
5 Kesalahan pengambilan RM 4 6 7 168 9
Klinik 6 Penulisan kertas resep tidak lengkap 5 7 6 210 8
7 Penggunaan singkatan yang tidak 4 5 6 120 10
seragam
8 Kesalahan diagnosa 4 9 8 288 5
Apotik 9 Kertas resep dan karcis tercecer 2 3 6 36 12
10 Penulisan resep tidak terbaca 8 6 9 432 2
11 Penyimpanan tidak LASA 9 9 8 648 1
12 Belum ada ketetapan penulisan 6 6 6 216 7
standar di etiket
13 Kelengkapan buku serahterima obat 7 6 8 336 3
VII. Tetapkan threshold untuk memilih failure mode yang akan diselesaikan dan, tetapkan failure mode apa saja yang akan diselesaikan. (Gunakan Diagram
Pareto)

NO FAILURE MODE RPN KUMULATIF PERSENTASE KETERANGAN

KUMULATIF
1 Penyimpanan tidak LASA 648 648 21.08%
2 Penulisan resep tidak terbaca 432 1080 35.10%
3 Kelengkapan buku serahterima obat 336 1416 46.07%
4 Pasien tidak memperoleh RM 320 1736 56.49%
5 Kesalahan diagnosa 288 2024 65.86%
6 Identitas pasien tidak lengkap 245 2269 73.54%
7 Belum ada ketetepan standar penulisan 216 2485 80.86% Cut Off Point
etiket
8 Penulisan kertas resep tidak lengkap 210 2695 87.69%
9 Kesalahan pengambilan RM 168 2863 93.16%
10 Penggunaan singkatan yang tidak 120 2983 97.07%
seragam
11 Kesalahan entri identitas 54 3037 98.82%
12 Kertas resep dan karcis tercecer 36 3073 100%
VIII. Diskusikan dan rencanakan kegiatan/tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure modes tersebut, tetapkan penanggung jawab dan kapan
akan dilakukan:

NO FAILURE MODE RPN Kegiatan yang direkomendasikan

1 Penyimpanan tidak LASA 648 Penyimpanan obat di apotik sesuai dengan LASA
Pembuatan SOP
2 Penulisan resep tidak terbaca 432 SOP menulis resep
Penulisan resep oleh petugas yang kompeten
Sosialisasi penulisan resep
3 Kelengkapan buku serahterima obat 336 Melengkapi ceklist informasi yang harus disampaiakan saat mengisi
buku penyerahan obat
Evaluasi kelengkapan buku setiap minggu
4 Pasien tidak memperoleh RM 320 Tidak melayani pasien yang belum ada RM
Semua pasien yang mendapat resep di apotik harus melalui bagian
pendaftaran dan RM
Tracking RM yang belum dikembaliakan dari tiap unit perhari
5 Kesalahan diagnosa 288 Dokter standby di poliklinik selama pelayanan

6 Identitas pasien tidak lengkap 245 Penalian kepatuhan daftara tilik identifikasi pasien
Membuat ceklist mendata kelengkapan identitas pasien
7 Belum ada ketetepan standar penulisan 216 Ceklist penulisan etiket
etiket Semua obat diberikan etiket sebelum diserahkan ke pasien
IX. Pelaksanaan kegiatan dan evaluasi:
Laksanakan kegiatan, dan lakukan evaluasi dengan menghitung ulang RPN

NO FAILURE MODE RPN Kegiatan yang Penanggungjawab Keg yg O S D RPN

direkomendasikan dilakukan
1 Penyimpanan 648 Penyimpanan obat di
tidak LASA apotik sesuai dengan LASA
Pembuatan SOP
2 Penulisan resep 432 SOP menulis resep
tidak terbaca Penulisan resep oleh
petugas yang kompeten
Sosialisasi penulisan resep
3 Kelengkapan 336 Melengkapi ceklist
buku serahterima informasi yang harus
obat disampaiakan saat mengisi
buku penyerahan obat
Evaluasi kelengkapan buku
setiap minggu
4 Pasien tidak 320 Tidak melayani pasien yang
memperoleh RM belum ada RM
5 Kesalahan 288 Dokter standby di poliklinik
diagnosa selama pelayanan
6 Identitas pasien 245 Penaliankepatuhan daftara
tidak lengkap tilik dentifikasi pasien
 7 Belum ada 216 Ceklist penulisan etiket
ketetepan Semua obat diberikan
standar penulisan etiket sebelum diserahkan
etiket ke pasien

X. Susun SOP baru sesuai dengan hasil analisis dan pelaksanaan FMEA:
 FMEA

Unit kerja:

Tim FMEA:

Peran masing-masing ketua dan anggota

Jadual kegiatan tim:

Alur proses yang sekarang:

Identifikasi Failure modes:

Contoh: pelayanan obat di Puskesmas

No Tahapan kegiatan pada alur proses Failure modes

1 Menerimaresep Salah identitas
Resep tertukar
2 Membaca resep Resep tidak dapat dibaca
Salah membaca resep
Salah identitas
Salah menghitung umur
3 Telaah resep Salah menganalisis internaksi obat
Dst

4 Menyiapkan obat Salah mengambil obat

Matriks FMEA:

N Failure Penyeba Akibat O S D RPN Solusi Indikato

o modes b (occur (seve (detec (OxSxD runtukv
rence) rity) tability ) alidasi
)
Menetapkan cut off point dengan diagram Pareto:

Alur proses yang baru:

Pelaksanaan:

Monitoring, validasi (bisa dihitung ulang RPN setelah implementasi), evaluasi,

dan pelaporan