OTOMATISASI KANTOR

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

 Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan

sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi.

 Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki

keunggulan kompetitif.

 Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sistem

informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat
bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini.

 otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan

informasi sehari – hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis.

 Suatu perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu

kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi

 Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam

waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan,
baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan.

B. Pengertian Otomatisasi Kantor

Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal
terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang
yang berbeda didalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain
otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan
istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK
listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin
yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik
yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik
secara otomatis.
 Kata "Otomatisasi" ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin untuk
menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi
kantor biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.

 Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system

informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses,
menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan
komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan
organisasi

 Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk

memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan
untuk meningkatkan perusahaan
 BAB II
TUJUAN DAN MANFAAT OTOMATISASI KANTOR

A. TUJUAN

 pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya, computer tidak

menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penabahan pegawai
yang diperlukan untuk menanngani beban kerjja yang bertambah.

 pemecahan masalah kelompok, cara OA berkontribusi pada komunikasi

keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk
memecahkan masalah kelompok.

 pelengkap-bukan pengganti, sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan

tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi
interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon,
pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi
komunikasi tradisional.

 penggabungan dan penerapan teknologi

 memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

 meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

B. MANFAAT
Agar mahasiswa lebih tahu dalam hal pemanfaatan sistem otomatisasi kantor yang
mampu mengelola data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang
lebih cepat, efisien serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam input atau User
error.
 BAB III
PENGGUNA OTOMATISASI KANTOR

A. Tahapan Penerapan Otomatis Kantor

 Tradisional; penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi

biaya dan meningkatkan produktifitas. Terfokus pada penggunaan Word
Processing

 Transisional; ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara

elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan,
penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.

 Transformasional; merupakan fase integrasi informasi dan pematangan

konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan
konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT)
 BAB IV
MODEL OTOMATISASI KANTOR

Keterangan Gambar diatas adalah :

 Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi

pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIA
mengumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
  Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti
pengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer

 Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan

perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin
berada di kedua area tersebut.

 Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-

komputer seperti konferensi video dan audio.

Macam-Macam System OtomatisasiKantor

 System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan

system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu,
grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah
e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system.
Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang
memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan
didesain oleh orang lain

 system Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran
komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut
digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong
dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.
Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang
bekerja dari jarak jauh dengan kantornya

 System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan

teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak.Yang termasuk
aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop
publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia
presentation.
Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan
document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat
diakses dan diproses kembali.
Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan
dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya
mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan
dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.

 System Pengolahan Kantor

System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor

otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan
aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop
accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.
Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam,
notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian.Electronic scheduling
membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

 System Elektronik Formal

didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh

perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM

 System Elektronik Informal

tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan

saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip
dengan DSS
Aplikasi Otomasisasi Kantor :

 Pengolahan kata (word Processing).

 Surat elektronik (electronic mail).

 Voice mail.

 Kalender elektronik (electronic calendaring).

 Konfrensi audio.

 Konfrensi video.

 Konfrensi komputer.

 Transmisi faximile (FAX)

 Videotex.

 Desktop publishing.
Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor

 Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi

tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

 Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada
konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

 Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh
sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan

Pekerja Pengetahuan System Technology

A. Pengertian Pekerja Pengetahuan System Tecnology

Pekerja Pengetahuan System (KWS) adalah aplikasi komputer yang dirancang
untuk membantu para pekerja pengetahuan (profesional yang menggunakan
informasi sebagai input utama mereka dan yang utama produk distilasi informasi itu)
untuk menangkap dan mengatur informasi aktivitas kerja, dan belajar,
memprioritaskan , dan melaksanakan tugas-tugas mereka secara lebih efisien dan
efektif.
B. Manfaat Pekerja Pengetahuan System Tecnology
Manfaat Pekerja Pengetahuan System (KWS) adalah untuk meningkatkan
produktivitas dengan memberikan informasi tugas khusus yang diperlukan,
dandengan berasosiasi semua alat bantu otomatis, agen perangkat lunak, dan
multimedia referensi dokumen yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu.
C. Fungsi Pekerja Pengetahuan System TecnologyAda 2 Macam Yaitu :

 Pekerja Pengetahuan System (KWS) Groupware dirancang untuk digunakan

oleh kelompok kerja kolaboratif. Proses dapat ditugaskan di seluruh
organisasi untuk mendukung manajemen matriks. Pengetahuan pekerja
dapat menetapkan tugas kepada diri mereka sendiri, untuk pekerja
pengetahuan lain, atau sekelompok pekerja pengetahuan

 Pekerja Pengetahuan System (KWS) Workgroup meningkatkan koordinasi

dengan memungkinkan para pekerja pengetahuan untuk mengambil dan
memperbarui tonggak, penyelesaian tugas, dan informasi status prioritas.
Informasi Tambahan (klik untuk memperluas) atau klik SEMUA untuk
memperluas semua.
 BAB V
KESIMPULAN

 Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang

mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer
sebagai SIM (Sistem Informasi Manajemen) dipromosikan oleh pembuat
 komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM (Sistem
Informasi Manajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan
untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.

 Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan

meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui
penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi
seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring,
facsimile transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan
sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang
dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).

Resume pert 1 - Kelebihan dan kekurangan otomasi perkantoran

Otomasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama
yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda
didalam maupundi luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran
merupakan sebuahrencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui
perbaikan prosespelaksanaan pekerjaan
Dengan adanya perkantoran yang sifatnya otomasi sebenarnya dapat dilihat dari
dua sisi, yaitu sisi yang menguntungkan dan merugikan.
Kekurangan perkantoran jika dijalankan secara otomasi adalah :

1. Tidak berperasaan
2. Membuat karyawan malas/bergantung kepada mesin dan teknologi (
Semangat rendah )
3. Lowongan kerja semakin sedikit : Karena dengan menggunakan otomasi
perkantoran maka pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh manusia diganti
dengan mesin karena itu banyak karyawan yang di PHK oleh perusahaan.
4. Membutuhkan biaya yang cukup besar : Karena Otomasi perkantoran
memerlukan peralatan yang digunakan untuk menjalankan aktifitas
perusahaan oleh karena itu biaya untuk membeli peralatan tersebut harus
dikeluarkan oleh perusahaan dan harganya mahal ditambah lagi mesin
tersebut tidak dikerjakan mesin 100%, masih ada tenaga manusia sehingga
perusahaan harus mengeluarkan dana yang cukup besar.
5. Pengurangan jumlah karyawan : Karena adanya otomasi perkantoran maka
perusahaan tersebut pasti mengurangi karyawan itu hal itu disebabkan oleh
otomasi perkantoran pada umumnya menggunakan komputer dan peralatan
mutakhir lainnya sehinnga pengaturanya tidak membutuhkan banyak
karyawan melainkan tenaga manusia digunakan untuk menekan tombol
penggerak saja.
6. Flexibility : Pegawai dapat mengerjakan beberapa pekerjaan yang biasanya
dilakukan banyak orang, yang juga berarti perusahaan tidak membutuhkan
banyak pegawai.
7. Resepsionis lebih banyak meluangkan waktu untuk melayani client
 8. Paperless : Tidak membutuhkan banyak kertas karena semua dilakukan
secara digital.

Kerugian-kerugian tersebut adalah kerugian untuk pekerja, sedangkan bagi

perusahaan tidak begitu berpengaruh.
Sementara kelebihan perkantoran adalah :

1. Menekan biaya fasilitas

2. Menekan biaya peralatan
3. Jaringan Komunikasi formal
4. Menekan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial
6. Pekerjaan lebih cepat
7. Lebih mudah dalam hal pencarian kembali

Keuntungan tersebut adalah keuntungan dari pihak perusahaan, hanya kontribusi

sosial yang merupakan keuntungan bersama dengan pekerja.
Referensi :

OTOMATISASI PERKANTORAN

A. Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal

terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang
berbeda didalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi
perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi
melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah
word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya.Bukti nyata,
pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic
Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata
yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Kata "Otomatisasi" ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin untuk
menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor
biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.

B. Tujuan Otomatisasi Perkantoran

OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja
melalui:

1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat

ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk
menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan
kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik
selagi mereka memecahkan masalah.
3. Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi
interpersonal tradisional - percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn
tertulis pada memo, dan sejenisnya.
4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer,
jaringan internet, satelit, dll.
5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office
Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak
dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

C. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran.

Aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu:

1. WORD PROCESSING
Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara
otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik
atau cetak.
2. ELECTRONIC MAIL
Electronic Mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer
yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan
dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
3. VOICE MAIL
Voice Mail sama persis dengan electronic mail. perbedaan nya bahwa anda hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan
bukan mengetiknya.
4. ELECTRONIC CALENDARING
Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.
5. AUDIO CONFERENCING
Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat
hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan
melakukan konferensi.
6. VIDEO CONFERENCING
Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. pralatan televisi
digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.
7. COMPUTER CONFERENCING
Computer Conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga meemberi
kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses
terjadinya konferensi.
8. FACSIMILE TRANSMISSION
Facsimile Transmission yang biasanya disebut Fax, adalah penggunaan peralatan
khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi
dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.
9. VIDEO TEXT
Video Text adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan
mmateri tekstual pada layar crt.
10. IMAGE STORE AND RETRIEVAL
Image Store and Retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia
diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman
masalah.
11. DESKTOP PUBLISHING
Desktop Publishing atau DTP adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya
hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Penggunaan Desktop
Publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan
teknis.

D. Empat Kategori Pemakai Otomatisasi Kantor

Agar suatu sistem atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah sistem itu
bagus atau tidak, maka diperlukan namanya pemakai.ia yang akan menilai,
merancang, dan mengembangkan sehingga suatu sistem dapat berjalan. Pengguna
Otomatisasi Kantor yang ada dalam suatu sistem Informasi adalah:

1. Manajer, adalah seorang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya

perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional, yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya
(misalnya, pembeli, Wiraniaga, dan Asisten Staff Khusus). Manajer dan Profesional
secara bersama deikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan
mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (Pegawai Administratif), melaksanakan tugas untuk tuga untuk
sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, dan
mengirimkan surat.

E. Manfaat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani
informasi.mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi
secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. dengan demikian akan
membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan
dirawat. Pada akhirnya dapat meletakan landasan yang kuat untuk integrasi
informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan baik.