BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Akuntansi

2.1.1 Pengertian Sistem Akuntansi
Studi pustaka tentang pengertian sistem akuntansi dijumpai beberapa
pengertian oleh beberapa ahli yaitu menurut Widjajanto (2001:4), Pengertian
sistem akuntansi adalah susunan berbagai formulir, catatan, peralatan, termasuk
komputer dan perlengkapan serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan
laporan yang koordinasi secara erat yang di desain untuk mentransformasikan data
keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen. Menurut Marom
(2002:1), Sistem akuntansi adalah gabungan dari formulir-formulir, catatan-
catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data
dengan tujuan menghasilkan informasi-informasi keuangan yang diperlukan oleh
manajemen dalam mengawasi kegiatannya untuk pihak-pihak lain yang
berkepentingan. Menurut Mulyadi (2013:5), Prosedur adalah suatu urutan
kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang didalam suatu departemen
atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi
perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi
merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan
terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang
berkepentingan. Adapun Menurut Mulyadi (2013:3) terdapat lima unsur pokok
dalam sistem akuntansi, yaitu:
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi.Formulir sering disebut dengan istilah dokumen
karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi
direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas.Contoh formulir
adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, cek, dan lain-lain.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data
lainnya.Contoh jurnal adalah jurnal pembelian, jurnal penjualan,
jurnal penerimaan kas, dan lain-lain.

9
 10

3. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang
digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat
sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening tersebut disediakan
sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam
laporan keuangan.
4. Buku Pembantu
Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci
data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku
besar.Sebagai contoh buku pembantu piutang yang merinci semua
data tentang debitur.
5. Laporan
Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat
berupa laporan laba/rugi, laporan perubahan modal, laporan harga
pokok produksi, dan lain-lain.
Adapun dalam merancang suatu formulir menurut Mulyadi (2013:82)
terdapat prinsip prinsip yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir.
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.
3. Buatlah rancangan formulir sesederahana dan seringkas mungkin.
4. Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulir.
5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan
digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.
6. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.
7. Beri nomor untuk identifikasi formulir.
8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika
formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah
pengisian.
9. Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan
tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin
ketik, garis tidak perlu dicetak, karena mesin ketik akan dapat
mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir
dengan mesin ketik akan memakan waktu yang lama.
10. Cantumkan nomor urut tercetak.
11. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya
membubuhkan tanda v, atau x, atau dengan menjawab ya atau tidak,
untuk menghemat waktu pengisiannya.
12. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai,
atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah
dengan kertas tanpa karbon (carbonless paper).
13. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi ,menurut
blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait.
 11

2.1.2 Tujuan Sistem Akuntansi

Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi
(2013:19-20), adalah sebagai berikut:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
Tujuan ini terjadi jika perusahaan baru di dirikan / suatu perusahaan
menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah
dijalankan selama ini. Perusahaan yang baru berdiri biasanya
memerlukan pengembangan sistem akuntansi yang lebih lengkap
dibandingkan dengan perusahaan yang membuka usaha baru.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada. Perbaikan ini dilakukan baik itu dalam hal mutu, ketetapan
penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan.
Hal ini kemungkinan disebabkan oleh perkembangan usaha
perusahaan, sehingga dibutuhkan pula perbaikan informasi yang
dihasilkan oleh sistem yang sudah ada.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern.
Yaitu memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi
dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai
pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaaan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi. Jika pengorbanan untuk memperoleh informasi keuangan
diperhitungkan lebih besar dibandingkan dengan manfaat yang
diperoleh, maka sistem akuntansi yang sudah ada perlu dirancang
kembali untuk mengurangi biaya yang dikeluarkan.

2.1.3 Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian

Menurut Mulyadi (2013:373), Sistem akuntansi penggajian sangat
diperlukan dalam suatu perusahaan karena berhubungan langsung dengan
karyawan. Sistem penggajian digunakan untuk menangani transaksi pembayaran
atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang
jabatan manajer. Sedangkan menurut Adikoesoemo (2000:185), Sistem akuntansi
penggajian untuk kebanyakan perusahaan merupakan sistem, prosedur dan
catatan-catatan yang memberi kemungkinan untuk menetapkan secara tepat dan
teliti berupa pendapatan yang harus diterima oleh tiap karyawan.

2.1.4 Tujuan Pemberian Gaji

Menurut Sri Mandang (dalam jurnal ilmu-ilmu sosial, 2001:vol3-no.2),
Pemberian gaji oleh perusahaan mempunyai tujuan dasar yaitu :
a. Memikat karyawan
Persepsi umum yang menjadi pertimbangan calon karyawan pada
waktu rekruitmen adalah tipe pekerjaan yang akan dilaksanakan dan
 12

gaji yang ditawarkan. Dengan adanya persepsi umum tersebut, maka

untuk memikat karyawan yang berkompeten, suatu organisasi
hendaknya tetap kompetitif di pasar tenaga kerja dengan menawarkan
gaji yang setidaknya sama dengan yang ditawarkan organisasi atau
perusahaan ini.
b. Menahan karyawan yang berkompeten
Salah satu penyebab turn over karyawan adalah kompensasi yang
tidak memadai. Untuk menghindari itu maka manajer sumber daya
manusia perlu melihat dan memastikan bahwa kompensasi yang ada
dapat memuaskan karyawan sehingga karyawan yang ada tidak
langsung hengkang ke perusahaan lain.
c. Menjamin terwujudnya keadilan
Persepsi ketidakadilan dalam pemberian gaji atau upah menyebabkan
karyawan mengurangi produktifitasnya dalam bekerja atau
meninggalkan pekerjaannya.
d. Memotivasi karyawan dalam meningkatkan kinerja
Pemberian gaji atau upah dalam organisasi atau perusahaan mampu
meningkatkan motivasi karyawan, bila sistem penggajian dan
pengupahan diatur sedemikian rupa sehingga karyawan terangsang
untuk lebih produktif.
Dari uraian di atas menjelaskan bahwa tujuan pemberian gaji selain
memikat karyawan juga dapat menahan karyawan yang berkompeten
untuk tetap bertahan pada perusahaan. Tujuan berikutnya adalah menjamin
keadilan atas hak dan kewajiban perusahaan maupun karyawan dan
memotivasi karyawan sehingga mampu meningkatkan kinerja mereka.

2.2 Pengendalian Intern

2.2.1 Pengertian Pengendalian Intern
Suatu langkah terpenting dalam usaha menegakkan disiplin operasi
sebagai usaha pencegahan penyalahgunaan wewenang dan penyelewengan adalah
dengan menciptakan suatu sistem pengendalian intern yang efektif. Dalam arti
sempit, pengendalian intern merupakan kegiatan meliputi semua alat-alat yang
digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan.
Menurut Mulyadi (2013:163), Pengendalian intern dalam arti luas adalah
meliputi struktur-struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasikan
untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan-kebijakan
manajemen. Menurut Anastasia dan Lilis (2011: 82), Pengendalian intern adalah
semua rencana organisasional, metode, dengan pengukuran yang dipilih oleh
suatu kegiatan usaha untuk mengamankan harta kekayaannya, mengecek
 13

keakuratan dan keandalan data akuntansi usaha tersebut, meningkatkan efisiensi

operasional, dan mendukung dipatuhinya kebijakan manajerial yang telah
ditetapkan.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, pada dasarnya pengendalian
intern meliputi struktur organisasi, dan semua alat atau ukuran yang digunakan
untuk menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa ketelitian serta kebeneran
data akuntansi.

2.2.2 Tujuan Pengendalian Intern

Seiring dengan kemajuan perusahaan, permasalahan yang dihadapi juga
semakin kompleks. Semakin banyaknya jumlah karyawan perusahaan semakin
mengurangi peran seorang pimpinan dalam memberikan pengawasan terhadap
segala kegiatan para karyawan. Dilain pihak, perusahaan harus bisa melaksanakan
segala aktifitas dengan sebaik-baiknya agar tercapai efisiensi dan efektivitas
didalam usaha pencapaian tujuan. Seluruh kegiatan yang direncanakan harus
dilaksanakan dan pelaksanaannya harus senantiasa diawasi serta sumber daya
ekonomi yang dimiliki harus digunakan secara efisien. Karena itulah diperlukan
suatu pengendalian intern.
Dari uraian diatas, menurut Mulyadi (2013:163), secara garis besar
dirumuskan 4 tujuan pengendalian intern yaitu :
a. Menjaga keamanan harta perusahaan / menjaga kekayaan organisasi
Perusahaan menciptakan suatu sistem pengendalian intern yang baik,
yang pertama tujuannya adalah untuk mencegah adanya tindakan
penyelewengan menyangkut harta/ kekayaan perusahaan baik yang
disengaja maupun tidak. Kekayaan dari para investor dan kreditur yang
tertanam di perusahaan juga dapat terjamin keamanannya.
b. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi
Penciptaan suatu sistem pengendalian intern didalam perusahaan
diharapkan mampu menjamin keandalan atau dapat dipercayainya
seluruh data akuntansi yang dihasilkan seperti laporan keuangan
perusahaan. Keandalan data akuntansi akan sangat mempengaruhi
informasi yang nantinya dibutuhkan oleh pihak intern maupun ekstern
perusahaan, dimana akan sangat membantu didalam proses
pengambilan keputusan yang tepat.
c. Memajukan / mendorong efisiensi dalam operasi
Efisiensi senantiasa berusaha untuk dicapai oleh setiap organisasi.
Karena hal ini juga menyangkut prestasi kerja organisasi, maka suatu
sistem pengendalian intern yang baik dimaksudkan agar dapat
mendorong tercapainya efisiensi dalam kegiatan operasi perusahaan.
 14

d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen harus
ditaati dan dilaksanakan oleh semua anggota organisasi tanpa kecuali.
Untuk menjamin agar tindakan ada anggota organisasi yang melakukan
tindakan menyimpang dari kebijaksanaan yang telah ditetapkan, maka
diperlukan suatu sistem pengendalian intern.

2.2.3 Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Pengendalian intern yang ditetapkan didalam suatu perusahaan dikatakan
berhasil dan memuaskan apabila didalam organisasi itu tidak ada lagi yang
melakukan penyelewengan dan kesalahan secara bebas, baik itu menyangkut
kesalahan sistem, prosedur penyelesaian pekerjaan dan kesalahan-kesalahan
lainnya.
Untuk dapat menyelenggarakan suatu pengendalian intern yang berhasil
dan memuaskan, menurut Mulyadi (2013:164), ada beberapa unsur pokok yang
harus dipenuhi. Unsur-unsur pengendalian intern tersebut meliputi :
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang pendapatan dan
biaya.
c. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas fungsi setiap organisasi.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

2.2.4 Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penggajian

Tujuan dari pengendalian dan pengecekan intern dari prosedur-prosedur
sistem akuntansi penggajian adalah untuk menetapkan jumlah yang benar yang
seharusnya dibayarkan kepada setiap karyawan dan untuk menyakinkan bahwa
jumlah-jumlah uang itu dibayarkan kepada karyawan yang benar-benar berhak
menerimanya. Tujuan dari sistem akuntansi penggajian adalah juga untuk
mencegah pembayaran-pembayaran gaji yang melebihi jumlah yang seharusnya
dan mencegah jumlah yang salah.

2.2.5 Unsur-Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penggajian

Menurut Mulyadi (2013:386), Unsur-unsur pengendalian intern dalam
sistem akuntansi penggajian adalah :
a) Organisasi
1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi
 15

keuangan.
2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
b) Sistem Otorisasi
1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah
harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan
perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan
pada surat keputusan Direktur Keuangan.
3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan
upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh mesin pencatat waktu.
5. Perintah lembur harus diotorisasi oleh Kepala Departemen karyawan
yang bersangkutan.
6. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
7. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi
oleh fungsi akuntansi.
c) Prosedur Pencatatan
1. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkosiliasi dengan
daftar gaji dan upah karyawan.
2. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi
ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
d) Praktik yang sehat
1. Kartu jam hadir harus diperbandingkan dengan kartu jam kerja
sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya
tenaga kerja langsung.
2. Pemasukan jam kartu hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan
ketelitian perhitungan oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan
pembayaran.
4. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
catatan pengahasilan karyawan.
5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar
gaji dan upah.

2.3 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian

Menurut Mulyadi (2013:60), Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan
menggunakan bagan alir dokumen. Dalam gambar 2.1 disajikan bagan alir
dokumen sistem akuntansi penggajian. Adapun bagan alir dokumen dari sistem
akuntansi penggajian adalah sebagai berikut :
 16

BAGAN ALIR DOKUMEN

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN

Bagian Bagian
Pencatat Waktu Gaji dan Upah

Mulai 1 8

Kartu Jam KPK

Mencatat Hadir 2
Jam Hadir Daftar Gaji 2
Daftar Hadir
Karyawan Karyawan 1
Bukti Kas
Keluar 3

Kartu Jam Membuat

T A
Hadir Daftar Gaji

Membuat
Membuat
Rekap Gaji
Daftar Hadir

SPG

2
Kartu Jam Hadir 2
RDG 1
Daftar Hadir
2
Karyawan 1
Keterangan :
Daftar Gaji 1 KPK: Kartu Penghasilan Karyawan
SPG: Surat Pemberitahuan Gaji
RDG: Rekap Daftar gaji

KPK
1

Sumber : Sistem Akuntansi, Mulyadi 2013 T

Gambar 2.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian

 17

Bagian Utang

2 7

KPK
RDG 2
SPG
DG 2
2

RDG 1 Bukti Kas

Keluar 1
2

Daftar Gaji 1

Membuat
Bukti Kas
9
Keluar
KPK

SPG

2
RDG 1

2 Mencatat no cek pada

RB
Daftar Gaji 1 Register BKK

Bukti Kas
1
Keluar

3
4

Register
Bukti Kas
Keterangan :
Keluar

BKK : Bukti Kas Keluar

DG : Daftar Gaji
Sumber : Sistem Akuntansi, Mulyadi 2013

Gambar 2.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)

 18

Bagian Utang

4 6

KPK

Surat Pernyataan Gaji 1

Rekap Daftar Gaji 2 KPK

SPG
2

Rekap Daftar Gaji 2

Daftar Gaji1

3 2 Dimasukkan ke
dalam amplop
Daftar Gaji1
Bukti Kas Keluar 1
gaji bersama
dengan
3 pemasukan uang
gaji
Bukti Kas Keluar 1

Mengisi dan
tanda
tangan cek

Menguangkan cek
ke bank &
memasukkan uang
ke amplop gaji

8
Bayar gaji ke 7 4

karyawan & tanda

tangan atas kartu
4

penghasilan
karyawan
Keterangan :
KPK: Kartu Penghasilan Karyawan
Membubuhkan cap
lunas pada bukti &
dokumen
pendukungnya

Sumber : Sistem Akuntansi, Mulyadi 2013

Gambar 2.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)

 19

Bagian Utang

3 9 5

Bukti Kas Keluar 2 Rekap Daftar Upah 2 Bukti Kas Keluar 2

Rekap Daftar Upah 1 Daftar Upah 1 Rekap Daftar Upah 1

Bukti Kas Keluar 1 Bukti Memorial

Membuat Bukti
Memorial

Register Cek
N

Bukti Kas Keluar 2 N

Rekap Daftar Upah 1

Bukti Memorial
Selesai

Kartu Biaya

Jurnal Umum

Sumber : Sistem Akuntansi, Mulyadi 2013

Gambar 2.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)