PENGURUSAN SURAT MASUK DAN KELUAR SISTEM

AGENDA DAN KARTU KENDALI

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Pengembangan Media Pembelajaran Berbasis TIK
yang dibina oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si

Oleh

Intan Permatasari
150412601911

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
MEI 2017

1
 KEARSIPAN
X
GANJIL

KD 3.16 Menjelaskan Pengurusan Surat

Masuk dan Keluar Sistem Agenda dan
Kartu Kendali

Nama :
Kelas :
Semester :
2
 KATA PENGANTAR

Puji syukur, kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga kami
dapat menyelesaikan rancangan perangkat pembelajaran ini. Rancangan perangkat ini dibuat
dengan maksud untuk digunakan sebagai bahan untuk merencanakan pembelajaran mata
pelajaran kearsipan.
Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan perangkat RPP dan
kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor,
keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.
Perangkat ini terdiri dari: silabus, RPP, LK dan Kunci LK , LP-1: Penilaian Produk, Kunci
LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan
LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial.
Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi kami dalammengelola
pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didik untuk
mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan
mewujudkan perilaku berkarakter.

Malang, 30 Mei 2017

Penulis

3
 DAFTAR ISI

Halaman Depan......................................................................................................................... 1
Halaman Sampul....................................................................................................................... 2
Kata Pengantar.......................................................................................................................... 3
Daftar Isi................................................................................................................................... 4
Silabus....................................................................................................................................... 5
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran......................................................................................... 9
LK-1(Memahami dan mengenal pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda)............ 17
LK-2(Mempraktikkan pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda)............................ 23
LP-1: Penilaian Produk............................................................................................................. 28
LP-2: Asesmen Kinerja Proses................................................................................................. 30
LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor......................................................................................... 32
LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter.................................................................................. 35
LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial .................................................................................. 36

4
 SILABUS MATA PELAJARAN:
KEARSIPAN

Kompetensi Inti* Satuan Pendidikan : SMK

Kelas /Semester :X/I
Kompetensi Inti : KEARSIAPAN
KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai,
responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara
efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan
humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan
pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah
secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

Alokasi Sumber
Kompetensi Dasar Materi Pokok Kegiatan Pembelajaran Penilaian
Waktu Belajar
1.1 Bertambah keimanannya 1. Drs.
dengan menyadari Syamsul
hubungan keteraturan dan Anwar,
kompleksitas alam dan 1999,
jagat raya terhadap Kearsipan,
kebesaran Tuhan yang Bandung:
menciptakannya Titian Ilmu
1.2 Penerapan penggunaan 2. Drs. Basir
panca indera sebagai Barthos,
sarana untuk berkarya 2012,
secara efektif dan efisien Manajemen
dalam bidang kearsipan Kearsipan,
berdasarkan nilai-nilai Jakarta:
agama yang dianut Bumi
1.3 Meyakini bahwa bekerja Aksara

5
 dalam bidang kearsipan 3. Drs.
adalah salah satu bentuk Sutarto,
pengamalan perintah 1997,
Tuhan yang harus Sekretaris
dilakukan secara dan Tata
sungguh-sungguh warkat,
Yogyakarta:
Gajah
Mada
4. Sri Endang
R, 2012,
Modul
Menangani
Surat/Doku
2. 1 Memiliki motivasi men,
internal dan menunjukkan Jakarta:
rasa ingin tahu dalam Erlangga
pembelajaran 5. Dra. Gina
menyiapkan, dalam Madiana,
membuat arsip kanto Kearsipan
2.2 Menunjukkan perilaku SMK: 1994;
ilmiah (jujur , disiplin, Bandung :
tanggung jawab, peduli, Armico,
santun, ramah 6. Zulkifli
lingkungan, gotong Amsyah,
royong) dalam melakukan manajemen,
pembelajaran sebagai ,1995,
bagian dari sikap ilmiah Kearsipan,
2.3 Menghargai kerja Jakarta :
individu dan kelompok Gramedia,
dalam pembelajaran 7. Modul Sri
sehari-hari sebagai wujud Endang R,
implementasi sikap kerja 2009,
2.4 Memiliki Sikap proaktif Mengelola

6
 dalam melakukan Sistem
kegiatan kearsipan Kearsipan,
Jakarta :
Erlangga

3.16 Menjelaskan Pengurusan Surat Masuk Mengamati Tugas

Pengurusan Surat dan Keluaran Mengamati beberapa Membuat resume tentang
Masuk dan Keluaran o Pengurusan surat pengurusan surat masuk tata cara pengurusan Surat
(system Agenda, Sistem system Agenda dan keluar Masuk dan Keluaran
Kartu Kendali) o Pengurusan Surat (system Agenda dan
Sistem Kartu Sistem Kartu Kendali)
Kendali Menanya Observasi
4.16 Mempraktikkan tata cara Memberikan kesempatan
pengurusan Surat Masuk siswa menanyakan hal Ceklist lembar pengamatan
dan Keluaran (system yang berkaitan dengan pada saat peserta didik
Agenda dan Sistem Kartu pengurusan surat masuk melakukan diskusi
Kendali) dan keluar kelompok

Eksperimen/explore Portofolio
Mempraktikkan Mengumpulkan dan
pengurusan surat masuk mendokumentasi tata cara
dan keluar dengan sistem pengurusan Surat Masuk
agenda dan kartu kendali dan Keluaran (system
Agenda dan Sistem Kartu
Asosiasi Kendali)
Menjelaskan pengurusan
surat masuk dan keluar Tes
sistem agenda dan kartu Tes praktik daan tertulis
kendali bentuk uraian dan/atau
pilihan ganda tentang tata
7
Komunikasi cara pengurusan Surat
Mempresentasikan Masuk dan Keluaran
pengurusan surat masuk (system Agenda dan
dan keluar sistem agenda Sistem Kartu Kendali)
dan kartu kendali

8
 RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

Satuan Pendidikan : SMK NEGERI 1 MALANG

Mata Pelajaran : Kearsipan
Kelas/Semester :Kelas X / Semester 2
Materi Pembelajaran :Mengurus surat masuk dan keluar sistem agenda
Alokasi Waktu :2 x 45 menit

I. Standar Kompetensi
Mengurus surat masuk dan keluar sistem agenda
II. Kompetensi Dasar
Pengurusan surat masuk sistem agenda dan kartu kendali
III. Indikator
A. Kognitif
1. Produk:
a. Pemahaman dan pengenalan mengenai pengertian surat masuk dan keluar
sistem agenda
b. Pengenalan dan pemahaman prosedur pengurusan surat masuk sistem
agenda
c. Pengenalan dan pemahaman prosedur pengurusan surat keluar sistem
agenda
2. Proses:
Berdiskusi untuk mendapatkan kesepahaman mengenai pengertian surat masuk
dan keluar sistem agenda, prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem
agenda berdasarkan sumber dan bahan ajar yang tersedia yang
meliputikegiatan :
a. Mengumpulkan informasi dari guru dan sumber belajar lainnya yang terkait,
dan pemanfaatan media presentasi mengenai pengertian surat masuk dan
keluar sistem agenda
b. Memahami prosedur pengurusan surat masuk sistem agenda
c. Memahami prosedur pengurusan surat keluar sistem agenda

9
B. Psikomotor
1. Menjelaskan kembali didepan kelas materi pembelajaran yang merupakan hasil
dari kegiatan diskusi yang sudah dilakukan oleh siswa untuk mengetahui
sejauh mana penguasaan materi yang di capai oleh siswa.
2. Mempraktikkan pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda sesuai
dengan peran danmateri yang telah dipelajari dan telah dipahami sebelumnya.
C. Afektif
1. Mengembangkan perilaku berkarakter, meliputi :
a. Ketelitian
b. Beretiket
c. Cekatan
d. Keaktifan
2. Keterampilan sosial, meliputi :
a. Berkomunikasi
b. Kerjasama
c. Berpendapat
d. Bertanya

10
IV. Tujuan Pembelajaran:
Setelah mendengar penjelasan dari guru melalui tayangan ppt, membaca
referensi dari internet maupu sumber lainnya, melakukan diskusi serta
mempresentasikan hasil diskusi, siswa dapat
A. Kognitif
1. Produk:
a. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
surat masuk dan keluar dengan mengerjakan soal terkait di LK 1 dan LP 1
:Produk sesuai dengan kunci jawaban.
b. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
surat masuk sistem agenda dengan mengerjakan soal terkait di LK 1 dan LP
1: Produk sesuai dengan kunci jawaban.
c. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
surat keluar sistem agenda dengan mengerjakan soal terkait di LK 1 dan LP
1: Produk sesuai dengan kunci jawaban.
2. Proses
Secarakelompok siswa dapat mempraktikkanprosedur pengurusan surat masuk
dan keluar sistem kartu kendali sesuai dengan ketentuan dengan mengerjakan
tugas terkait pada LP 2. : Proses,meliputi: pengurusan surat masuk dan keluar
sistem agenda.
B. Psikomotor
1. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
kembali di depan kelas mengenai materi pengurusan surat masuk dan keluar
yang telah di diskusikan di LP 2 dengan mengerjakan tugas terkait di dan LP
3.1 : Psikomotor
2. Secara mandiri siswa mengetahui pengurusan surat masuk dan keluar sistem
agenda dengan mengerjakan tugas terkait pada LK 1 dan LP 3.2.
C. Afektif
1. Karakter:
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa
dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter ketelitian, beretiket,
cekatan, keaktifan sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.
2. Keterampilan sosial:
11
 Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa
dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan perilakuketeram-pilan
sosialberkomunikasi, kerjasama, berpendapat, bertanya, sesuai dengan LP 5 :
Keterampilan sosial.

V. Model dan Metode Pembelajaran:

Model Pembelajaran : Model PembelajaranStudent Team-Achivment Division
(STAD)
Metode Pembelajaran : Ceramah, diskusi kelompok, dan penugasan

VI. Bahan
a. Lembar kerja 1 dan 2
b. Lembar format tata cara pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda.
c. Buku agenda surat masuk dan keluar
d. Lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
e. Formulir tanda terima/buku ekspedisi
f. Lembar disposisi

VII. Alat dan Media

a. Laptop atau komputer
b. LCD
c. Baki surat (tray)
d. Alat tulis (Pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas)
e. Kertas dan amplop
f. Alat pembuka surat (Pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat)
g. Stempel tanggal
h. PPT

12
VIII. Proses Belajar Mengajar
A. Pendahuluan
Penilaian
Oleh
Kegiatan
Pengamat
1 2 3 4
1. Guru memberi salam dan mengajak peserta didik berdoa sesuai
dengan kepercayaan masing-masing untuk mengawali kegiatan
pembelajaran.
2. Memeriksa kehadiran siswa
3. Guru mempersiapkan siswa untuk mengikuti proses pembelajaran
dan memeriksa kesiapan buku dan sumber belajar.
4. Membangkitkan motivasi siswa dalam mengikuti kegiatan
pembelajaran
5. Guru mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses,
psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter.Siswa dapat
menjelaskan pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda.
Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana sikap
kita ketika dihadapkan pada surat masuk. (Fase 1 STAD)
6. Guru memberi penjelasan bahwa pengurusan surat masuk dan keluar
sistem agenda adalah salah satu instrument yang paling penting
dalam kegiatan kearsipan yang dapat menunjang pekerjaan arsiparis
sekaligus mempercepat pekerjaan arsip.(Fase 1 STAD)

B. Inti

Penilaian oleh
Kegiatan Pengamat
1 2 3 4
Penggalan 1
a. Siswa mendiskusikan pengertian dan prosedur pengurusan surat
masuk dan keluar sistem agenda. (Fase 2 STAD)
b. Guru memberikan informasi tentang prosedur pengurusan surat masuk
dan keluar sistem agenda untuk menunjang pekerjaan arsiparis secara
efisien dan bertanggungjawab. Guru membagikan LK satu LK tiap

13
 Penilaian oleh
Kegiatan Pengamat
1 2 3 4
Kelompok . (Fase 3 STAD)
c. Siswa mendiskusikan pengertian dan prosedur pengurusan surat masuk
dan keluar sistem agenda. Siswa mengisi LK, melakukan
pengamatan terhadap suatu ilustrasi kasus dalam LK. (Fase 4 STAD)
d. Guru menginformasikan bagaimana pengurusan surat masuk dan
keluar secara efisien dan bertanggungjawab.
e. Guru memberikan contoh atau simulasi kepada siswa tentang
pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda.
Penggalan 2
a. Guru mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif .
Setiap kelompok terdiri dari 5 – 6 siswa, untuk mempraktekkan
pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda.
b. Guru meminta siswa untuk teliti pada saat melakukan praktek atau
melakukan simulasi. (Fase 4 STAD)
c. Guru membimbing tugas kelompok simulasi penanganansurat masuk
dan keluar sistem agenda . (Fase 5 STAD)
e. Geminta masing-masing siswa dalam setiap kelompok agar
bertanggung jawab atas terselesaikannya tugas praktek itu.
f. Guru melakukan evaluasi formatif dengan Instrumen penilaian melalui
praktek penggunaan salah satu peralatan kearsipan dengan skala
diskriptif terhadap aspek kelancaran, ketepatan dan kelengkapan.
Sertamemberi kesempatan siswa lain untuk belajar mengamati
sebelum mereka praktek sendiri .(Fase 5 STAD)

C. Penutup

Penilaian
Oleh
Kegiatan
Pengamat
1 2 3 4
1. Membimbing siswa untuk membuat kesimpulan terkait dengna

14
 pembelajaran yang telah dilakukan
2. Menutup pembelajaran dengan memberikan pekerjaan rumah,
berdoa sesuai dengan keyakinan masing-masing serta
mengucapkan salam.

IX. Sumber Pembelajaran

1. LK 1 : Deskripsi pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
2. LK 2 : Praktik pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
3. Kunci LK 1 dan 2
4. LP 1: Produk
5. LP 2: Proses
6. LP 3.1 dan 3.2 : Psikomotor
7. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter
8. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial
9. Silabus
10. Modul
11. Power Point

15
 Daftar Pustaka

Endang R, Mulyani, dkk. 2009. Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (Mail Handling)
untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga
Endang R, Mulyani, dkk. 2011. Modul Menangani Surat / Dokumen Masuk untuk SMK dan
MAK. Jakarta: Erlangga
Lasahido, Ilhan, SE.MM,.2006. Modul Penanganan Surat. Jakarta: Departemen Keuangan
Republik Indonesia
Sutarni, Tati. Dra. Dkk. 2011. Administrasi Perkantoran. Bandung: HUP

16
Nama/Kelompok : _______________________
Kelas : _______________________
Tgl: : _______________________

Lembar Kerja 1 : Memahami dan mengenal pengurusan surat masuk dan keluar
sistem agenda

Tujuan :
1. Siswa mampu menjelaskan pengertian dari pengurusan surat masuk dan keluar, serta
sistem agenda
2. Siswa mampu menguraikan prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda

Alat :
1. Alat tulis
2. Peralatan kearsipan

Rumusan Masalah : Apa yang anda ketahui tentang pengurusan surat masuk dan keluar
sistem agenda?
Langkah – langkah :
1. Mengamati beberapa deskripsi dan prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem
agenda melalui penjelasan guru.
2. Dari deskripsi dan prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda yang
terdapat pada sumber belajar, siswa mencatat intisarinya.
3. Siswa mengemukakan dengan bahasanya sendiri deskripsi dan prosedur pengurusan surat
masuk dan keluar sisitem agenda sebagai kesimpulan.

17
A. Pilihan Ganda

1. Petugas yang mengagendakan surat adalah... .

a. Arsiparis d. Arsipans
b. Sekretaris e. Agendaris
c. Pimpinan
2. Beberapa istilah yang bukan termasuk dalam pengurusan surat sistem buku agenda
adalah... .
a. Buku verbal d. Buku tahunan
b. Buku ekspedisi e. Buku besar
c. Buku klaper
3. Buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat
disebut... .
a. Buku verbalis d. Buku agenda
b. Buku ekspedisi e. Buku besar
c. Buku keluar
4. Buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan
buku sendiri-sendiri disebut... .
a. Buku agenda tunggal d. Buku agenda berdekatan
b. Buku agenda kembar e. Buku agenda keluar dan masuk
c. Buku agenda berpasangan
5. Kegiatan mencatat surat ke dalam buku agenda dengan cara memberi nomor unit surat
disebut... .
a. Menyortir surat d. Memeriksa surat
b. Mengarahkan surat e. Mengagendakan surat
c. Menggandakan surat
6. Dibawah ini yang merupakan pengertian dari buku agenda berpasangan adalah... .
a. Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus
berurutan pada tiap halaman
b. Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri
dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.

18
 c. Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah
kanan dan surat keluar di sebelah kiri, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-
sendiri.
d. Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
disediakan buku sendiri-sendiri.
e. Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
disediakan buku besar.
7. Prosedur penanganan surat masuk menggunakan sistem agenda yang benar adalah... .
a. Penerimaan surat -pencatatan surat-pengarahan surat-penyortiran surat-penyampaian
surat-penyimpanan surat
b. Penerimaan surat-penyampaian surat-penyortiran surat-pencatatan surat-pengarahan
surat-penyimpanan surat
c. Penerimaan surat-penyortiran surat-pencatatan surat-penyampaian surat- pengarahan
surat-penyimpanan surat
d. penyampaian surat-penerimaan surat-penyortiran surat-pencatatan surat-pengarahan
surat-penyimpanan surat
e. Penerimaan surat-penyortiran surat-pencatatan surat-pengarahan surat-penyampaian
surat-penyimpanan surat
8. Buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar adalah... .
a. Lembar Pengantar
b. Lembar Disposisi
c. Buku Agenda
d. Kartu Indeks
e. Kartu Tunjuk Silang

9. Surat tertanggal 17 Maret 2017 dari PT Indonesia Jaya, telah diterima tiga hari kemudian
oleh Andini (Pencatat surat PT Abadi Bersama). Pada kolom tanggal terima di buku
agenda surat masuk, Andini mencatat dengan tanggal... .
a. 20 Maret 2017
b. 19 Maret 2017
c. 18 Maret 2017
d. 17 Maret 2017
e. 23 Maret 2017

19
10. Buku agenda dibagi menjadi 3 macam yaitu... .
a. Kembar, bergandengan, dan berpasangan
b. Berpasangan, kembar, dan gabungan
c. Tunggal, berpasangan, dan kembar
d. Tunggal, gabungan, dan beragam
e. Berpasangan, beragam, dan bergandengan

B. Analisis :
1. Menurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan buku agenda? .
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
2. Apa pengertian dari penanganan surat masuk dan surat keluar?
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
3. Apa saja macam-macam buku agenda!
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
4. Bagaimana prosedur pengurusan surat masuk sistem agenda?
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
5. Bagaimana prosedur pengurusan surat keluar sistem agenda?
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................

20
Kunci Lembar Kerja 1 : Deskripsi dan prosedur pengurusan surat masuk dan keluar
sistem agenda

A. Pilihan Ganda
1. E 6. B
2. D 7. E
3. B 8. C
4. B 9. D
5. E 10. C
B. Analisis
1. Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk
dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
2. Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan
surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan. Sedangkan
surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada
pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga
3. Ada 3 macam buku agenda yaitu :
a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat
surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau
sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
c. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat
surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.
4. Prosedur pengurusan surat masuk sistem agenda yaitu:
1. Penerimaan Surat
2. Penyortiran Surat
3. Pencatatan Surat
4. Pengarahan Surat
5. Penyampaian Surat
6. Penyimpanan Surat
5. Prosedur pengurusan surat keluar sistem agenda yaitu:
a. Pembuatan Konsep
b. Persetujuan Konsep
21
c. Pencatatan Surat
d. Pengetikan Konsep Surat
e. Pemeriksaan Pengetikan
f. Penandatanganan Surat
g. Pemberian Cap Dinas
h. Melipat Surat
i. Penyampulan Surat
j. Pengiriman Surat
k. Penyimpanan Surat

22
Nama/Kelompok : _______________________
Kelas : _______________________
Tgl: : _______________________

Lembar Kerja 2 : Mempraktikkan pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda

Tujuan
1. Memahami tata cara pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
2. Memahami prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda

Alat dan Bahan :

a. Lembar Kerja 1 dan 2
b. Lembar format tata cara pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda.
c. Baki surat (tray)
d. Buku agenda surat masuk dan keluar
e. Lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
f. Alat tulis (Pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas)
g. Kertas dan amplop
h. Alat pembuka surat (Pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat)
i. Stempel tanggal
j. Formulir tanda terima/buku ekspedisi
k. Lembar disposisi

Rumusan Masalah:Bagaimanakah prosedurpengurusan surat masuk dan keluar sistem

agenda?

Petunjuk Kerja
1. Berkelompoklah dengan teman kalian yang terdiri dari 5-6 anak tiap kelompok dengan
cara menghitung acak. 2 kelompok berdasarkan surat masuk dan 2 kelompok berdasarkan
surat keluar.
2. Setiap kelompok mengambil paket surat berdasarkan urutan kelompok dan sebanyak
jumlah kelompok. Kelompok surat masuk (penerima, penyortir, pencatat, pengarah,

23
 penyampai, penyimpan) dan kelompok surat keluar membuat surat sendiri (pencatat,
pengetik, penandatangan, pelipat, penyimpan).
3. Lakukan peran kalian sesuai dengan prosedur pengurusan surat berdasarkan kelompok.
4. Telitilah surat-surat tersebut untuk diproses pencatatan (rahasia, penting, dan biasa).
5. Siapkan stempel untuk lembar disposisi.
6. Siapkan buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar.
7. Pengerjaan praktik dilakukan sesuai peran individu namun tetap berkelompok.
8. Waktu praktek adalah 20 menit
9. Apabila ada yang belum jelas segera tanyakan ke guru.

24
Kunci Jawaban Lembar Kerja 2 : Mempraktikkan pengurusan surat masuk dan keluar
sistem agenda

A. Prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda

a. Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan
surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.
1. Penerimaan surat
2. Mensortir

Rak Sortir
3. Pencatatan surat menggunakan buku agenda

Contoh buku agenda surat masuk

4. Pengarahan surat
5. Penyampaian surat
25
 6. Penyimpanan surat di unit penyimpanan

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada
bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan
tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal,
atau sistem nomor.
b. Penanganan surat keluar sistem buku agenda

l. Pembuatan dan persetujuan konsep

2. Pengetikan dan pemeriksaan konsep surat

26
3. Penandatanganan surat dan pemberian cap dinas
4. Pencatatan Surat menggunakan buku agenda

Contoh buku agenda surat keluar

5. Melipat dan menyampul surat

6. Pengiriman dan penyimpanan surat

27
 LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK

1. Menurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan buku agenda? .
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
........................................................................................................................................
2. Jelaskan pengertian dari buku agenda Berpasangan?
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
........................................................................................................................................
3. Jelaskan pengertian dari buku agenda tunggal!
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
........................................................................................................................................
4. Bagaimana prosedur pengurusan surat masuk sistem agenda?
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
5. Bagaimana prosedur pengurusan surat keluar sistem agenda?
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................

28
 Kunci LP 1 : Produk

1. Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan
keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
2. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat
surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
3. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan
nomor urut sendiri-sendiri.
4. Prosedur pengurusan surat masuk sistem agenda yaitu:
1) Penerimaan Surat
2) Penyortiran Surat
3) Pencatatan Surat
4) Pengarahan Surat
5) Penyampaian Surat
6) Penyimpanan Surat
5. Prosedur pengurusan surat keluar sistem agenda yaitu:
1) Pembuatan Konsep
2) Persetujuan Konsep
3) Pencatatan Surat
4) Pengetikan Konsep Surat
5) Pemeriksaan Pengetikan
6) Penandatanganan Surat
7) Pemberian Cap Dinas
8) Melipat Surat
9) Penyampulan Surat
10) Pengiriman Surat
11) Penyimpanan Surat

29
 LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES
Prosedur :

1. Siapkan peralatan terkait pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda.
2. Siswa dibagi kedalam beberapa kelompok.
3. Masing-masing kelompok diberi tugas mengenai masalah dalam Prosedur pengurusan
surat masuk dan keluar sistem agenda dan diperankan oleh masing-masing anggota
kelompok.
4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini.
5. Berikan format ini kepada perwakilan anggota kelompok sebelum asesmen dilakukan.
6. Perwakilan kelompok diijinkan mangakses kinerja kelompok mereka sendiri dengan
menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Proses

Skor Asesmen
Skor
Oleh
No Rinciyan Tugas Kinerja Maksi Oleh
siswa
mum guru
sendiri
Menyiapkan alat dan perlengkapan yang
1. diperlukan dalam penanganan surat masuk dan 10
keluar sistem agenda
2. Ketepatan penerimaan dan penyortiran surat 6
Pengisian buku agenda
3. - Diisi lengkap dan benar 10
- Diisi lengkap 7
- Tidak lengkap 4
Pengisian lembar pengantar
4. - Diisi lengkap dan benar 10
- Diisi lengkap 7
- Tidak lengkap 4
5. Ketepatan pengisian lembar disposisi 10
6. Penyimpanan surat 10
7. Membuat konsep dan mengetik surat keluar 10
8. Menandatangani dan memberikan stempel
30
 10

9. Mencatat kedalam buku agenda 10

10. Ketepatan melipart surat dan penggunaan 10

amplop
11. Ketepatan menyimpan surat 10
Jumlah 100

Malang, 2017

Siswa Guru,

(........................................) (........................................)

31
 LEMBAR PENILAIAN 3.1 : PSIKOMOTOR
Pengertian, macam-macam, beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem agenda

Prosedur :
1. Siswa ditugasi untuk mencermati dan memahami kembali hasil diskusi kelompok pada
LP 2.
2. Salah satu perwakilan anggota dari masing-masing kelompok maju kedepan kelas untuk
mempresentasikan apa yang telah mereka pahami sesuai LP 2
3. Setelah mempresentasikan, siswa diberikan pertanyaan mengenai materi yang telah
disampaikan.
4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.
5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
6. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor

Skor Asesmen
Skor
No Rincian Tugas Kinerja Oleh siswa
Maksimum Oleh guru
sendiri
1 Kesiapan siswa untuk 10
mempresentasikan materi didepan
kelas
2. Penguasaan materi dan ketepatan 50
dalam penggunaan bahasa.
3 Menjelaskan dengan singkat padat 30
dan jelas
4 Ketepatan menjawab pertanyaan. 10
Jumlah 100

Malang, Mei 2017

Siswa Guru,

(........................................) (........................................)

32
 LEMBAR PENILAIAN 3.2 : PSIKOMOTOR
Prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda

3. Sesuai dengan materi yang telah dipahami oleh masing-masing siswa, secara
berkelompok siswa ditugasi untuk melakukan prosedur pengurusan surat masuk dan
keluar sistem agenda
4. Prosedur pengurusan surat harus tepat sesuai dengan sistem agenda
5. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.
6. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
7. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor

Skor Asesmen
Skor
No Rincian Tugas Kinerja Oleh siswa
Maksimum Oleh guru
sendiri
Alat dan bahan dipersiapkan dengan 5
1.
lengkap dan rapi
2. Hadir tepat waktu 5
3. Menerima surat masuk 5
4. Menyortir surat masuk 10
5. Mengisi buku agenda 10
6. Mengisi disposisi 10
7. Menyimpan surat 10

8. Membuat konsep dan mengetik surat 10

keluar
9. Menandatangani dan memberikan 10
stempel
10. Mencatat kedalam buku agenda 10

11. Ketepatan melipat surat dan 5

penggunaan amplop
12. Ketepatan menyimpan surat 10
Jumlah 100

33
 Malang, Mei 2017
Siswa Guru,

(........................................) (.......................................)

34
 LP 4 : Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

Nama : _________________________________
Kelas : _________________________________
Tanggal : _________________________________

Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa
menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan perbaikan
C = Menunjukkan kemajuan
B = Memuaskan
A = Sangatbaik
Format Pengamatan Perilaku Berkarakter
Memerlukan Menunjukkan Memuaskan Sangat
Rincian Tugas Kinerja
No Perbaikan Kemajuan (B) Baik (A)
(RTK)
(D) (C)

1 Ketelitian

2 Beretiket

3 Cekatan

4 Keaktifan

Malang, Mei 2017

Pengamat

(..............................)

35
 LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial

Nama : _________________________________
Kelas : _________________________________
Tanggal : _________________________________

Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa
menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan perbaikan
C = Menunjukkan kemajuan
B = Memuaskan
A = Sangatbaik
Format Pengamatan Keterampilan Sosial
Memerlukan Menunjukkan Memuaskan Sangat Baik
Rincian Tugas
No Perbaikan Kemajuan (B) (A)
Kinerja (RTK)
(D) (C)

1 Berkomunikasi

2 Kerjasama

3 Berpendapat

4 Bertanya

Malang, Mei 2017

Pengamat

(................................)

36