FILING SISTEM

KRONOLOGIS
1. Pengertian
Sistem penyimpanan arsip menurut urutan
tanggal yaitu arsip-arsip yang dibuat
atau yang diterima oleh organisasi
disimpan menurut urutan tanggal yang
tertera pada arsip tersebut.
Dalam sistem ini tanggal diindeks menjadi
tiga bagian yaitu subjek utama, sub
subjek dan sub sub subjek, yang
menjadi subjek utama adalah tahun
atau bulan
Subjek Utama menunjukkan kode laci
Sub subjek menunjukkan kode guide
Sub sub subjek menunjukkan kode folder

Jika yang menjadi subjek utama adalah

tahun maka yang menjadi sub subjek
adalah bulan. Sehingga judul laci pada
filing cabinet adalah tahun, dengan
demikian dalam laci terdapat sebanyak
12 guide yang diberi nama dari Januari
sampai Desember. Kemudian dibelakang
guide diberi folder sebnyak jumlah hari
dalam bulan tersebut.
Perhatikan gambar berikut ini
Jika yang menjadi subjek utamanya adalah
bulan maka yang menjadi sub subjeknya
adalah tahun, sehingga setiap laci pada
filing cabinet diberi kode nama bulan.
Misalnya dalam laci yang berjudul April
untuk menyimpan arsip bulan april tahun
2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008,
2009. Untuk membedakan arsip setiap
tahunnya diberi batas guide. Guide
diberi judul tahun tersebut.
Perhatikan gambar berikut :
Gambar laci dengan judul bulan
2. Prosedur Penyimpanan
1. Membaca surat
2. Memberi kode
3. Menyortir
4. Mencatat surat kedalam kartu indek
5. Menyimpan arsip
3. Prosedur Penemuan kembali arsip
1. Membaca kartu pinjam arsip
2, Mencari kartu indeks
3. mengambil arsip.
Misalnya surat dengan tanggal 18 Juli
2008, maka arsip tersebut dapat
ditemukan :
- dalam laci berkode Juli
- dibelakang guide berkode 2008
atau 08
- dalam folder berkode 18
Tetatapi jika judul lacinya tahun, maka
arsip tersebut dapat ditemukan :
- dalam laci yang berjudul 2008
- dibelakang guide berjudul Juli
- didalam folder berjudul 18

4. Peralatan yang digunakan

1. Filing Cabinet
2. Guide
3. Folder
4. Kartu Indeks
5. Rak penyortir