M. Saifuddin, M.

SM
Penerbit Erlangga
 Mengetahui apa dan bagaimana prinsip serta
mampu merancang dan memodifikasi struktur
organisasi administrasi perkantoran.

 Memahami posisi sekretaris dan kesekretarisan di

kantor administrasi modern

Penerbit Erlangga
 Pengorganisasian merupakan salah saatu dari lima
fungsi Manajemen

P
O
A
C

Penerbit Erlangga
 6 prinsip penting dalam mendesain struktur
organisasi

1. Spesialisasi pekerjaan ; pembagian tugas yang spesifik

2. Departementalisasi ; Pengelompokan Pekerjaan,

indofood = manajer makanan instan (indomie, supermie,
sarimi, dan kecap bango)

3. Rantai komando ; kepda siapa hasil pekerjaan

dilaporkan , militer dan pemerintahan
Penerbit Erlangga
 6 prinsip penting dalam mendesain struktur
organisasi

4. Rentang pengawasan ; memperbanyak manajer

pengawas

5. Sentralisasi dan Desentralisasi ; Siapa pengambil

keputusan

6. Formalisasi ; tertulis dan terdapat tanggung jawab

Penerbit Erlangga
 Struktur Garis

Direktur

Sekretaris Bendahara Manajer Operasi

Supervisor Supervisor

Penerbit Erlangga
 Kelebihan:
1. Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan
berada pada satu tangan
2. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih
cepat
3. Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena
lebih saling kenal

 Kekurangan:
1. Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang
sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka
akan terancam jatuh organisasi tersebut.
2. Pimpinan lebih cenderung otoriter
3. Karyawan lebih sulit berkembang
 Struktur Garis dan Staf

Direktur Utama

Asisten Direktur Utama

Direktur Direktur Direktur Direktur

Keuangan Produksi Pemasaran SDM

Supervisor Supervisor

Penerbit Erlangga
Kelebihan:
1. Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat
karena adanya staff ahli
2. Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki
tugas dan tujuan yang luas
3. Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the
right place”

Kekurangan:
1. Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya
organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga
karyawan tidak saling mengenal
2. Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan
organisasi
 Struktur Fungsional

Rektor

Pembantu Rektor I Pembantu Rektor II Pembantu Rektor III

Bidang Akademik Bidang Administrasi Bidang Kemahasiswaan

Dekan

Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III

Penerbit Erlangga
Kelebihan:
1. Pembagian tugas lebih jelas
2. Spesialisasi karyawan dapat
dikembangkan dan dimanfaatkan
semaksimal mungkin

Kekurangan:
1. Sulit melakukan tour of duty (perputaran
pekerjaan)
2. Karyawan merasa ahli sehingga sulit
bekerjasama dan lebih mementingkan
spesialisasinya
3. Tidak ada kesatuan perintah
 Struktur Produk

Direktur Utama Astra Company

Direktur Toyota Direktur Daihatsu Direktur Honda

Astra Motor Astra Motor Astra Motor

Manajer Manajer Manajer Manajer

Keuangan Produksi Pemasaran Personalia

Penerbit Erlangga
 Struktur Komite

Presiden

Menteri Menteri Pejabat

Komite :
Negara Negara Setingkat
KPU, KPPU
Dep Non Dep Menteri

Penerbit Erlangga
 Struktur Matriks

Direktur Direktur Direktur

Produksi Keuangan Pemasaran

Manajer
Proyek A

Manajer
Proyek B

Penerbit Erlangga
 Rancangan pekerjaan didefinisikan sebagai
proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam
tugas-tugas yang diperlukan untuk melakukan
sebuah pekerjaan (Gomez-Mejia, dkk, 2004)

Penerbit Erlangga
 Analisis alur kerja (work flow analysis)

 Strategi bisnis yang diambil

 Bagaimana struktur organisasi yang paling tepat

dengan strategi tersebut
 Penyederhanaan Pekerjaan ; Tugas yang berulang 2 =
efisiensi dan efektivitas pekerjaan admin

 Pemekaran Pekerjaan ; korespondensi = pengiriman

surat = tanggung jawab dalam pendokumentasisan

 Perotasian Pekerjaan ; merotasi karyawan = penyegaran

 Pemerkaya Pekerjaan ; agar pekerjaan lebih menarik =

bagian penggandaan juga diberi tugas mendistribusikannya
di internal

 Desain Pekerjaan berdasarkan tim ; pembuatan tim

dalam sebuah project

Penerbit Erlangga
 Menganalisis pekerjan merupakan proses
pengumpulan informasi yang akan digunakan
dalam membuat keputusan tentang pekerjaan.
Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi tugas,
kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan
tersebut

Penerbit Erlangga
 Menuangkan hal yang telah diidentifikasikan,
dijelaskan, dan didefinisikan oleh analisis
pekerjaan ke dalam sebuah dokumen tertulis
disebut dengan deskripsi pekerjaan.

Penerbit Erlangga
 Deskripsi pekerjaan secara khusus ; ringkasan dari
tugas, kewajiban dan tanggung jawab (biasanya terdapat
penjelasan hal 2 yang detail)

 Deskripsi pekerjaan secara umum

 Identifikasi informasi ; mengidentifikasikan nama
pekerjaan ,lokasi, dan sumber informasi dari informasi
analisis pekerjaan

 Ringkasan pekerjaan

 Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan

 Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum ;

karakteristik karyawan yang dibutuhkandalam melakukan
pekerjaan secara baik

Penerbit Erlangga
Menurut Susanto (2001), tiga peran sekretaris, yaitu:

1. Sebagai pusat informasi

2 . Sebagai penunjang kinerja pimpinan
3. Memberikan pengaruh positif bagi anggota
organisasi lain, dengan mendistribusikan informasi
secara cepat dan tepat sasaran

Penerbit Erlangga
 Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab
Sekertaris organisasi
Sekertaris Pribadi

 Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja

› Sekertaris senior
› Sekertaris yunior

 Berdasarkan spesialisasi ; memiliki keahlian tertentu

› Sekertaris hukum
› Sekertaris keuangan
 Tugas perkantoran
› Menyiapkan meja kerja pimpinan
› menangani surat menyurat

 Tugas resepsionis
› Menerima jawaban telepon,
› Menerima tamu pimpinan

 Tugas keuangan
› Menangani keuangan pribadi pimpinan

 Tugas sosial
Mengucapkan rasa terima kasih atau bela sungkawa kepada
partner pimpinan
 Tugas insidentil
› Menyiapkan agenda rapat
› Menyiapkan pidato dll
Penerbit Erlangga
1. Dependance
pada tahap awal sekretaris memiliki ketergantungan
yang tinggi pada atasan dan rekan kerja.

2. Independence
seiring dengan adaptabilitas dan fleksibilitas terhadap
pekerjaan, sekretaris semakin mampu memahami dan
menjalankan pekerjaan. memiliki perasaan bahwa ia
dibutuhkan organisasi.

3. Interdependence
sudah memiliki konsep berpikir dan konsep kerja yang
konstruktif. Perasaan Dia merasa ikut memiliki
perusahaan Penerbit Erlangga
1. Mungkinkah suatu organisasi menggunakan
bermacam macam struktur organisasi ?

2. Apa arti istilah Centralization dan desentralization

berkaitan dengan proses administrasi di
perusahaan ?

3. Peran apa yang dilakukan sekertaris dalam

sebuah organisasi ?