SPO PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSTERNAL DAN PELAKSANAAN

PENGENDALIAN DOKUMEN
ESKTERNAL

No. Dokumen / SPO/ /1/2018

No. Revisi
SOP
Tanggal Terbit 2018
Halaman 1 dari 3
UPTD
TandaTangan Kepala Puskesmas dr. Al Laily Fitri
Puskesmas
NIP.19790611 200910 2
Asam Kumbang
001
1. Pengertian Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media
pendukungnya bisa berupa kertas, file elektronik dan lain-lain.
Dokumen internal adalah dokumen yang dimiliki oleh Puskesmas Asam
Kumbang untuk mendokumentasikan kegiatan puskesmas. Dokumen
internal berupa:
a. Pernyataan kebijakan mutu dan sasaran mutu
b. Pedoman mutu
c. Prosedur mutu dan prosedur kerja
d. Instruksi kerja
e. Rekaman dan formulir
Dokumen eksternal adalah dokumen yang dimiliki oleh Puskesmas
Asam Kumbang sebagai pendukung kegiatan yang berupa standar,
pedoman dan peraturan.

1.Pengendalian dokumen eksternal adalah sistem pengelolaan dokumen

yang meliputi peraturan-peraturan yang menjadi acuan dalam pelaksanaan
program dikendalikan sebagai dokumen eksternal yang diberlakukan.

2.Dokumen eksternal meliputi ; buku, peraturan, standar, surat

keputusanyang merupakan acuan / referensi di dalam penyusunan
dokumen kegiatan di puskesmas.

2. Tujuan a. Sebagai acuan dalam penatalaksanaan pengendalian dokumen dan

rekaman pelaksanaan kegiatan di Puskesmas Asam Kumbang.
b. Mengatur tata cara pengendalian dokumen dan rekaman agar sesuai
dengan persyaratan sistem manajemen mutu
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Asam Kumbang No. /SK/ / / 2018 kebijakan
pengendalian dokumen dan rekaman Puskesmas Asam Kumbang.
4. Referensi Permenkes No. 75 tahun 2014
5. Langkah-langkah 1. Alat dan bahan : -
a.ATK
b.Dokumen internal maupun eksternal
c.No. Riwayat Dokumen, Lembar distribusi dokumen
2. Langkah-langkah :

1. Pelaksanaan program melakukan verifikasi terhadap seluruh

dokumen yang dibutuhkan untuk mengetahui apakah dokumen
tersebut masih bias diterapkan /digunakan atau tidak.

2. Dokumen Eksternal yang sudah diverifikasi kemudian diberi kode

/tanda dengan tulisan dan warna tertentu.

3. Cap dengan tulisan ’’TERKENDALI’’ bewarna merah untuk

dokumen eksternal copy/ salinan resmi yang dikendalikan lalu diberi
nomor pada nomor salinan yang sesuai dengan daftar distribusi.

4. Cap dengan tulisan ‘’TIDAK TERKENDALI’’ bewarna merah

untuk dokumen eksternal yang tidak dikendalikan

5 . Cap ‘’KADALUARSA’’ dengan tulisan bewarna merah untuk

dokumen eksternal Asli yang sudah tidak berlaku lagi /kadaluarsa.

6. Setiap pemegang dokumen eksternal bertanggung jawab untuk

menjamin bahwa hanya dokumen dokumen eksternal yang masih
berlaku saja yang digunakan.

7. Dokumen eksternal yang tidak berlaku lagi harus segera

disingkirkan.

8. Dokumen eksternal yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk

Dokumen Eksternal dan ditandatangani oleh Management
Representatif.

9. Dokumen eksternal yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di

dalam Puskesmas Asam Kumbang harus berad di tempat yang telah
ditentukan serta terjamin keabsahannya.
6. Diagram Alir
7.Hal-hal yang Semua penanngung jawab Progra
perlu diperhatikan

8.Unit Terkait Suratasuk dan Surat Kel

9.Dokumen Terkait SOp

10.Rekaman No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulaidiberlakukan

Historis Perubahan