3.

1Organisasi dan Sistem Informasi

Sistem Informasi dan organisasi saling mempengaruhi satu sama lain. Sistem Informasi
dibangun oleh manajer untuk melayani kepentingan perusahaan. Pada saat bersamaan, organisasi
harus sadar dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi untuk mendapatkan manfaat dari
teknologi baru. Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi terjadi secara
kompleks dan dipengaruhi oleh banyak faktor penengah, termasuk struktur organisasi, proses
bisnis, politik, budaya, lingkungan sekitar, dan keputusan manajemen. Manajer harus mampu
memahami sistem informasi, karena sangat akan mempengaruhi kehidupan organisasi. Manajer
perlu memilih sistem apa dan bagaimana yang akan dibangun didalam organisasi.

Apa yang Dimaksud dengan Organisasi?

Definisi mikroekonomi dari organisasi, modal dan tenaga kerja (faktor produksi utama yang
disediakan oleh lingkungan) diubah oleh perusahaan melalui proses produksi menjadi barang dan
jasa (output untuk lingkungan). Produk dan jasa tersebut dikonsumsi oleh lingkungan, yang
menyediakan persediaan modal dan tenaga kerja lagi sebagai input dalam putaran umpan balik.
Definisi teknis Organisasi, Organisasi (organization) adalah struktur sosial formal, stabil
yang mengambil sumber daya dari lingkungan dan memprosesnya untuk menciptakan hasil.
Organisasi (perusahaan) mengubah input tersebut ke dalam bentuk barang ataupun jasa melalui
fungsi produksi. Barang dan jasa ini dikonsumsi oleh lingkungan dan sebagai timbal baliknya
lingkungan akan menyediakan kembali faktor produksi tersebut.
Definisi tentang organisasi sangat kuat dan sederhana, tetapi tidak terlalu jelas atau bahkan
prediktif dari organisasi dunia nyata. Definisi yang lebih realistis mengenai organisasi
berdasarkan prilaku adalah kumpulan hak, wewenang, kewajiban, dan tanggung jawab yang
mengalami penyesuaian secara perlahan dengan dalam jangka waktu tertentu melalui proses
konflik dan penyelesaian konflik.
Sudut pandang organisasi secara teknis mendorong kita untuk focus pada bagaimana input
dikombinasikan untuk menghasilkan output ketika perubahan teknologi diperkenalkan ke dalam
perusahaan. Namun, definisi dari suatu organisasi berdasarkan pendekatan perilaku yang lebih
realistis menunjukkan baha menbangun system informasi yang baru, atau membangun kembali
system yang lama , melibatkan lebih dari sekedar penataan ulang mesin atau pekerja. Kedua
difinisi ini tidak bertentangan satu sama lain melainkan salig melengkapi satu sama lain.
Ciri-Ciri Organisasi
Semua organisasi modern memiliki karakteristik tertentu. Organisasi menyusun spesialisasi
dalam hierarki kewenangan, di mana setiap orang bertanggung jawab kepada seseorang dan
kewenangan seseorang terbatas pada tindakan spesifik yang diatur oleh peraturan abstrak atau
prosedur. Peraturan ini membuat sistem pengambilan keputusan yang berimbang dan universal.
Organisasi mencoba untuk mempekerjakan dan mempromosikan pekerja berdasarkan kualifikasi
teknis dan profesionalisme (bukan koneksi pribadi). Organisasi ini terfokus pada prinsip
efisiensi: memaksimalkan output dengan menggunakan input terbatas. Ciri lain dari organisasi
diantaranya, proses bisnis mereka, budaya organisasi, politik organisasi, lingkungan sekitar,
struktur organisasi, tujuan, konstituen, dan gaya kepemimpinan. Semua ciri ini mempengaruhi
jenis sistem informasi yang digunakan oleh organisasi.

1. Rutinitas dan Proses Bisnis

Semua organisasi termasuk perusahaan bisnis menjadi sangat efisien dari waktu ke
waktu karena para individu dalam perusahaan mengembangkan rutinitas untuk
memproduksi barang/jasa. Rutinitas seringkali disebut standard operational procedures
(SOP) yang merupakan peraturan yang tepat, dan praktis yang telah dikembangkan agar
sesuai dengan semua situasi yang diharapkan. Sebagai pekerja, mempelajari ini akan
membuat mereka menjadi lebih produktif dan efisien, dan perusahaan bisa mengurangi
biayanya selama periode yang bersangkutan.

2. Politik Organisasi
Orang-orang dalam organisasi menempati posisi yang berbeda-beda dengan spesialisasi,
kepentingan, dan perspektif yang berbeda, sebagai hasilnya mereka secara alami memiliki
pandangan yang berbeda tentang bagaimana sumber daya, penghargaan, dan sanksi harus
didistribusikan. Perbedaan tersebut adalah maslah bagi para karyawan dan manajer yang
menyebabkan perjuangan politis mengenai sumber daya, persaingan, dan konflikyang
terdapat dalam setiap organisasi. Penolakan politis adalah salah satu kesulitan terbesar dalam
melakukan perubahan organisasi, terutama dalam pengembangan sistem informasi baru.
Manajer yang paham bagaimana bekerja dengan politik suatu organisasi akan lebih sukses
dibanding dengan manajer lainnya dalam menerapkan system informasi yang baru.

3. Budaya Organisasi
Budaya organisasi meliputi serangkaian asumsi-asumsi tentang produk apa yang akan
diproduksi oleh organisasi, bagaimana organisasi harus memproduksinya, di mana, dan
untuk siapa. Umumnya asunsi-asumsi yang telah menjadi budaya ini diterima sepenuhnya
untuk diteruskan dan jarang sekali dibahas. Proses bisnis–cara utama organisasi dalam
menghasilkan nilai–biasanya menaungi budaya organisasi. Budaya organisasi adalah
kekuatan pemersatu yang kuat yang menahan konflik politik dan mendorong pemahaman
bersama, kesepakatan mengenai prosedur, dan praktik umum. Jika kita semua memiliki
asumsi budaya dasar yang sama, kesepakatan mengenai hal-hal lain lebih mungkin terjadi.
Pada saat yang sama, budaya organisasi adalah pengekangan yang kuat terhadap perubahan.

4. Lingkungan Organisasi
Organisasi berada di lingkungan tempat mereka memperoleh sumber daya dan
menyediakan hasil akhir berupa barang dan jasa. Organisasi dan lingkungan memiliki
hubungan timbal balik. Di satu sisi, organisasi terbuka serta bergantung pada kondisi sosial
dan lingkungan disekitarnya. Tanpa sumber daya finansial dan tenaga kerja organisasi tidak
akan pernah ada. Organisasi harus merespon dengan baik undang-undang dan persyaratan-
persyaratan yang diwajibkan pemerintah termasuk perilaku pelanggan dan pesaing. Di sisi
lain, organisasi dapat mempengaruhi lingkungan mereka. System informasi adalah
instrument penting untuk pemindaian lingkungan, dengan membantu para manajer
mengidenifikasi perubahan-perubahan yang terjadi di luar dan memerlukan respon
perusahaan. Pada umumnya, lingkungan berubah lebih cepat daripada organisasi. Teknologi
baru, produk baru, perubahan nilai, dan rasa dalam masyarakat, yang menimbulkan tekanan-
tekanan pada budaya, politik, dan orang-orang di organisasi manapun. Sebagian besar
organisasi tidak dapat beradaptasi secara cepat dengan perubahan lingkungannya. Oleh
sebab itu, tidak mengherankan hanya 10% dari perusahaan yang masuk kategoru Fortune
500 merupakan perusahaan yang mampu bertahan sejak tahun 1919.
5. Struktur Organisasi
Semua organisasi memiliki bentuk atau stuktur. Klasifikasi Mintzbegt (1979)
menunjukkan lima jenis struktur organisasi: struktur wirausaha, birokrasi mesin, birokrasi
dengan divisi, birokrasi professional, adhocracy. Jenis sistem informasi yang ditemukan
pada perusahaan dan sifat-sifat masalah yang berhubungan dengan sistem tersebut sering
merefleksikan tipe dari struktur organisasi. Pada organisasi bisnis berskala kecil akan sering
ditemukan sistem yang dirancang dengan buruk yang dikembangkan terburu-buru yang
sering melebihi kegunaannya. Sedangkan pada perusahaan multidivisi yang besar yang
beroperasi pada ratusan lokasi akan sering ditemukan bahwa tidak terdapat satu sistem
informasi tunggal yang diintegrasikan secara menyeluruh, melainkan setiap divisi memilik
perangkat sistem informasinya masing-masing.

6. Fitur-Fitur Organisasi Lainnya

Organisasi memiliki tujuan dan menggunakan cara yang berbeda untuk mencapainya.
Beberapa organisasi memiliki tujuan pemaksaan, yang lain memiliki tujuan berasaskan
manfaat, dan sisanya memiliki tujuan yang bersifat normatif/mengatur. Organisasi juga
melayani kelompok yang berbeda atau memiliki pemegang kepentingan yang berbeda,
beberapa terutama menguntungkan anggotanya, yang lain menguntungkan klien, pemegang
saham, atau masyarakat umum. Sifat kepemimpinan sangat berbeda dari satu organisasi ke
organisasi lain-beberapa organisasi mungkin lebih demokratis atau otoriter daripada yang
lain. Cara lain dalam membedakan organisasi adalah dari performa dan teknologi yang
digunakan.