PENDAHULUAN

Database relasional merupakan dasar dari sebagian besar SIA terpadu yang
modern. Bab ini menjelaskan konsep database. Penekanannya lebih pada pemahaman
struktur sistem database relasional, yang merupakan jenis database terpopuler dalam
memproses transaksi.

File versus Database

Agar dapat benar-benar memahami secara menyeluruh kelebihan database,

merupakan hal yang penting untuk memahami terlebih dahulu beberapa prinsip dasar
tentang bagaimana data disimpan dalam sistem komputer. Gambar 1-1 memperlihatkan
elemen-elemen dasar yang biasanya dinamakan hierarki data. Informasi mengenai
atribut suatu entitas, seperti nama pelanggan dan alamatnya, disimpan di dalam field.
Semua field yang berisi data mengenai satu entitas (misalnya: satu pelanggan)
membentuk catatan (record). Gabungan dari beberapa catatan yang saling berhubungan,
seperti seluruh catatan pelanggan membentuk file (misalnya: file pelanggan). Suatu
gabungan file yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat, membentuk
database.

Jenis-Jenis File

Ada dua jenis file dasar. Pertama adalah file utama (master file) yang
konsepnya hampir sama dengan buku besar dalam SIA manual. File utama menyimpan
informasi komulatif mengenai sumber daya organisasi dan pelaku-pelaku dengan siapa
mereka berinteraksi. Sebagai contoh, file utama persediaan dan perlengkapan
menyimpan informasi mengenai sumber daya yang penting bagi perusahaan. Dalam
cara yang hampir sama, file utama pelanggan, pemasok, dan karyawan menyimpan
informasi mengenai para pelaku penting utama yang berinteraksi dengan organisasi.

File-file utama adalah file permanen; file tersebut telah melalui berbagai periode
fiska. Akan tetapi, catatan individual dalam suatu file utama sering kali berubah. Jenis
perubahan yang paling umum dibuat dalam catatan difile utama adalah memperbarui
data yang mencerminkan pengaruh dari suatu transaksi. Sebagai contoh, saldo suatu
akun pelanggan dalam file utama pelanggan diperbarui untuk mencerminkan transaksi
penjualan yang baru dilakuan dan pembayaran yang baru diterima. Catatan yang baru
juga dapat ditambahkan ke dalam file utama secara periodik, dan kadang-kadang,
catatan individual juga dapat dihapus.

Jenis file dasar yang kedua adalah file transaksi (transaction file), yang
konsepnya hampir sama dengan jurnal dalam SIA manual. File-file transaksi berisi
catatan mengenai setiap transaksi bisnis (event) yang terjadi dalam periode fiskal
tertentu. Sebagai contoh, S&S,Inc., nantinya akan memiliki file transaksi yang berisi
catatan atas transaksi penjualan dan file transaksi lain yang berisi catatan mengenai
pembayaran pelanggan. Kedua file ini akan digunakan untuk memperbarui saldo akun
setiap pelanggan yang terdapat dalam file utama pelanggan. File transaksi tidak bersifat
permanen, tetap biasanya dipertahankan tetap on-line hanya selama satu periode fiskal.

Selama bertahun-tahun banyak perusahaan yang telah membuat file dan program
setiap kali kebutuhan atas suatu informasi muncul. Hasilnya adalah peningkatan yang
signifikan dalam jumlah file utama yang disimpan oleh suatu organisasi.

Pertumbuhan fikle utama ini pada akhirnya menimbulkan masalah. Sering kali
data yang sama disimpan di dalam dua atau lebih file utama yang terpisah (lihat
Gambar 1-2). Hal ini mempersulit proses untuk mengintegrasikan data secara efektif
dan untuk memperoleh pandangan atas data di seluruh perusahaan. Kondisis ini juga
menimbulkan masalah karena nilai data tertentu yang disimpan di dalam file yang
berbeda bisa tidak konsisten satu sama lain. Sebagai contoh, alamat seorang pelanggan
dapat saja diperbarui dengan benar dalam file utama yang digunakan untuk mengirim
barang dagangan, tetapi alamat yang lama masih tersimpan di dalam file utama yang
digunakan untuk penagihan.

Database

Sistem database dibangun untuk mengatasi masalah yang berhubungan dengan

pertumbuhan file utama. Database adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan
dan dikoordinasi secara terpusat. Pada gambar 1-2 mengilustarsikan perbedaan antara
sistem berdasarkan file dan database. Pendekatan database memperlakukan data
sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya dipergunakan serrta dikelola oleh
seluruh bagian organisasi tersebut, bukan hanya oleh suatu departemen atau fungsi
tertentu saja. Fokusnya adalah integrasi data dan pembagian data dengan seluruh
pemakaian yang berhak memakainya. Integrasi data dicapai dengan mengkombinasikan
beberapa file utama ke dalam “kolam” (poll) data yang dapat diakses oleh berebagai
program aplikasi. Gambar 1.2 memperlihatkan bahwa hal ini dapat dicapai dengan
mempergunakan sebuah program yang disebut sebagai database management system
(DBMS). Program ini bertindak sebagai interface antara database dengan berbagai
program aplikasi. Kombinasi database, DBMS, dan program aplikasi yang mengakses
database melalui DBMS disebut sebagai sistem database.

Gambar 1.2 Sistem berdasarkan Sistem vs Database

Pendekatan Pendekatan
Berdasarkan File Database

File Utama 1 Database

Program untuk Fakta A Fakta B
Fakta A Fakta B
Penjualan Fakta C Fakta D
Fakta C Fakta D
Fakta E Fakta F
Fakta G

File Utama 2 Sistem Manajemen

Fakta A Fakta C Program untuk Database
Fakta E Fakta F Pengiriman

Program untuk Program untuk Program untuk

Penjualan Pengiriman Penagihan

File Utama 3
Program untuk
Fakta A Fakta D
Penagihan
Fakta E Fakta G
SISTEM DATABASE

Sistem database memisahkan tampilan logis dan fisik data. Tampilan logis
adalah bagaimana pemakai atau programer secara konseptual mengatur dan memahami
data. Sebagai contoh, seorang manajer penjualan mengkonseptualisasikan seluruh
informasi mengenai para pelanggan, yang menyimpannya dalam bentuk tabel.
Tampilan fisik merujuk pada bagaimana dan di mana data secara fisik diatur dan
disimpan dalam disk, tape, CD-ROM, atau media lainnya.

Skema

Skema (schema) mendeskripsikan struktur logis database, terdapat tiga tingkatan

skema, yaitu: konseptual, eksternal, dan internal.

Skema tingkat konseptual (concepual level schema) adalah tampilan seluruh

database pada tingkat organisasi. Skema ini mendaftar elemen-elemen data dan
hubungan antar mereka. Skema tingkat eksternal terdiri dari satu set tampilan
individual bagi pemakai dari berbagai bagian database, yang setiap bagiannya
merupakan subskema. Skema tingkat internal menyediakan tampilan tingkat rendah
dari database. Skema ini mendeskripsikan bagaimana data sebenarnya disimpan dan
diakses, termasuk informasi mengenai petunjuk (pointer), indeks, panjang catatan, dan
seterusnya.

DBMS mempergunakan pemetaan untuk menerjemahkan permintaan data dari

seorang pemakai atau suatu program aplikasi ke petunjuk (pointer), indeks, dan alamat
yang dibutuhkan agar secara fisik dapat mengakses data.

Kamus Data

Salah satu komponen kunci dari DBMS adalah kamus data (data dictionary),
yang mencakup informasi mengenai struktur database. Setiap elemen data yang
disimpan dalam database, seperti nomor pelanggan, memiliki catatan di kamus data
yang mendeskripsikan elemen tersebut.

DBMS biasanya memelihara kamus data. Bahkan, kamus data ini sering
kalimerupakan salah satu aplikasi pertama dari sistem database yang baru
diimplementasikan. Masukan (inputs) untuk kamus data mencakup elemen data yang
baru atau yang sudah dihapus, serta perubahan nama,deskripsi, atau penggunaan elemen
yang ada. Keluaran (outputs) mencakup berbagai laporan yang berguna bagi programer,
perancang database, dan pemakai sistem informasi.

Bahasa-bahasa DBMS

Setiap DBMS harus menyediakan sarana untuk pelaksanaan tiga fungsi dasar, yaitu:
menciptakan, mengubah, dan mempertanyakan database.

Bahasa definisi data (data definition language-DDL) digunakan untuk (1)

membangun kamus data, (2) mengawalib atau menciptakan database, (3)
mendesakripsikan pandangan logis untuk setiap pemakai atau programer, dan (4)
memberikan batasan untuk keamanan field atau catatan pada database.

Bahasa manipulasi data (data manipulation language-DML) digunakan untuk

perawatan data, yang mencakup operasi seperti pembaruan (updating), penyisipan
(inserting), dan penghapusan (deleting) suatu bagian dari database.

Bahasa permintaan data (data query language-DQL) dipergunakan untuk

menyelidiki database. Apabila DML dipergunakan untuk mengubah isi database, maka
DQL hanya dipergunakan untuk mengambil data, menyortir data, menyusun data, dan
menyajikan suatu bagian dari database sebagai respons atas permintaan data.

Banyak DBMS yang juga memasukkan penulisan laporan (report writer), yaitu
sebuah bahasa yang menyederhanakan pembuatan laporan. Umumnya, pemakai hanya
perlu menspesifikasikan elemen data yang ingin mereka cetak dan bagaimana format
laporan tersebut. Penulis laporan kemudian akan mencari dalam database yang
dispesifikasikan, mengekstrasi bagian data tersebut, dan mencetaknya sesuai dengan
format yang yang telah ditentukan oleh pemakai.

DATABASE RELASIONAL

DBMS dikarakterisasikan melalui jenis model logis data yang mendasarinya.

Model data adalah perwakilan abstrak dari isi suatu database. Kebanyakan DBMS yang
baru disebut sebagai database relasional, kerena menggunakan model relasional data
yang dikembangkan oleh Dr. E. F. Codd pada tahun 1970.

Model relasional data (relational data model) mewakili semua yang disimpan
di database, dalam bentuk tabel. Secara teknis, tabel-tabel ini dinamakan hubungan
(oleh karenanya dinamakan sebagai model data relasional), tetapi kami akan
menggunakan keduanya sebagai konsep yang sama. Selanjutnya, ingatlah bahwa model
relasional data hanya hanya mendeskripsikan bagaimana data yang muncul dalam
skema tingkat konseptual dan eksternal. Datanya sendiri benar-benar disimpan dalam
tabel, tetapi disimpan dalam cara yang dideskripsikan dalam skema tingkat internal.

Setiap baris dalam sebuah hubungan, yaitu yang disebut dengan tuple (yang
seirama bunyinya dengan couple/pasangan), berisi data mengenai keberadaan spesifik
jenis entitas yang diwakili oleh tabel.

Jenis-jenis Atribut

Tabel-tabel dalam database relasional memiliki tiga jenis atribut. Kunci utama
(primary key) adalah atribut, atau kombinasi dari beberapa atribut, yang secara unik
mengidentifikasi baris tertentu dalam sebuah tabel.

Kunci luar (foreign key) adalah atribut yang muncul dalam suatu tabel, yang
juga merupakan kunci utama dalam tabel lainnya. Kunci-kunci luar digunakan untuk
menghubungkan tabel-tabel.

Atribut lainnya yang bukan berupa atribut kunci (non-key attribute) di dalam
setiap tabel, menyimpan informasi penting mengenai entitasnya.

Persyaratan Dasar untuk Model Data Relasional

Model data relasional menekankan beberapa persyaratan untuk struktur tabel-tabelnya:

1. Setiap kolom dalam sebuah baris harus berlainan nilainya.

2. Kunci utama (primary key) tidak boleh bernilai nol.
3. Kunci luar (foreign key), jika tidak bernilai nol, harus memiliki nilai yang sesuai
dengan nilai kunci utama di hubungan yang lain.
 4. Seluruh atribut yang bukan merupakan kunci dalam sebuah tabel harus
mendeskripsikan objek yang diidentifikasi oleh kunci utama.

Keempat syarat ini akan menghasilkan database yang terstruktur dengan baik yang
memungkinkan konsistensi data, dan meminimalkan serta mengendalikan pengulangan
data.

Masalah yang berhubungan dengan penyimpanan seluruh data dalam suatu tabel

Salah satu masalah dengan penyimpanan seluruh data didalam suatu tabel adalah
timbulnya banyak pengulangan. Sebagai contoh, amatilah nomor faktur penjualan
10002 dalam gambar 4-7. Oleh karena terdapat dua jenis barang persediaan yang dijual,
maka banyak bagian data--seperti tanggal penjualan, nama pelanggan dan data lainnya,
serta data penjual--dicatat berkali-kali. Oleh karenanya, apabila terdapat banyak
penjualan atas monitor 19 inci, informasi mengenai barang ini, seperti informasi
mengenai deskripsinya dan daftar harganya, diulang-ulang setiap kali seseorang
membeli monitor dengan ukuran tersebut.

Oleh karena volume penjualan bisa menjadi tinggi dalam toko retail (Gambar 4-
7 hanya berisi lima faktur penjualan), pengulangan semacam ini dapat membuat
pemeliharaan file memakan waktu lama dan cenderung dapat timbul kesalahan, yang
sebenarnya tidak perlu terjadi. Terdapat tiga jenis masalah yang dapat muncul. Pertama
disebut sebagai anomali pembaruan, karena perubahan yang dilakukan atas nilai data
tidak dicatat dengan benar. Sebagai contoh, mengubah alamat seorang pelanggan
membutuhkan pencarian atas seluruh tabel, setiap kali alamat pelanggan tersebut
muncul maka harus diubah. Apabila terlewat satu baris saja, akan menimbulkan
inkonsistensi database, karena akan terdapat beberapa baris dengan alamat yang
berbeda-beda, untuk pelanggan yang sama. Kondisi ini juga dapat menimbulkan
kesalahan dalam proses analisis, seperti perhitungan atas berbagai pelanggan yang
membeli sesuatu dalam periode waktu tertentu.

Dua jenis masalah lainnya sehubungan dengan pendekatan yang diperlihatkan

dalam Gambar 4-7, yaitu disebabkan oleh kondisi data pelanggan, penjualan, dan
persediaan tidak dipeliharasecara independen dari data faktur penjualan. Salah satu
masalah yang berhubungan dengan kondisi ini disebut sebagai anomali penyisipan
(insert anomaly) karena tidak ada cara untuk menyimpan informasi mengenai pelanggan
prospektif sampai mereka benar-benar melakukan pembelian. Kolom faktur penjualan
akan tetap kosong, sampai seorang pelanggan melakukan pembelian. Nomor faktur
penjualan adalah bagian dari kunci utama dalam Gambar 4-7, jadi sebenarnya tidak
boleh kosong.

Masalah kedua berhubungan dengan cara tabel dalam Gambar 4-7 didesain, atau
disebut pula sebagai anomali penghapusan, karena kondisi ini menimbulkan hasil yang
tidak diharapkian saat menghapus sebuah baris di tabel tersebut. Apabila seorang
pelanggan hanya membuat satu pembelian yang terdiri dari satu jenis barang saja, usaha
menghapus baris tersebut dari tabel dalam Gambar 4-7 akan mengakibatkan hilangnya
seluruh informasi mengenai pelanggan tersebut.

Solusi masalah: penggunaan serangkaian tabel

Masalah-masalah yang berhubungan dengan usaha untuk menyimpan seluruh data

dalam satu tabel, seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 4-7, dapat dihindari dengan
membuat serangkaian tabel seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 4-6. Gambar 4-6
memiliki satu tabel untuk setiap entitas terpisah yang dibutuhkan. Pertama-tama
perhatikan bahwa pengulangan data berkurang banyak dalam desain ini. Sebagai
contoh, seluruh atribut yang bukan merupakan kunci, seperti alamat pelanggan dan
harga per unit barang persediaan, hanya disimpan sekali. Hal ini menghindari timbulnya
masalah anomali pembaruan. Akan tetapi, lihatlah bahwa pengurangan tidak seluruhnya
ditiadakan. Beberapa bagian, seperti nomor faktur penjualan dan nomor barang, muncul
beberapakali dalam satu tabel. Akan tetapi, atribut-atribut ini muncul lebih dari sekali
apabila mereka berfungsi sebagai kunci luar. Jadi, peraturan integritas referensi
memastikan bahwa tidak akan ada masalah anomali pembaruan dengan kunci-kunci luar
tersebut.

Fitur penting dari skema yang diperlihatkan dalam Gambar 4-6 adalah data
mengenai berbagai kebutuhan disimpan di dalam tabel-tabel terpisah. Hal ini
mempermudah penambahan data baru ke dalam sistem tersebut. Sebagai contoh,
informasi mengenai pelanggan prospektif dapat disimpan dengan hanya menambahkan
baris baru dalam tabel pelanggan. Jadi, serangkaian tabel dalam Gambar 4-6 terhindar
dari masalah anomali pencatatan.

Skema yang diperlihatkan dalam Gambar 4-6 jugamenyederhanakan

penghapusan informasi.

Dua Pendekatan dalam Desain Database

Terdapat dua cara dasar untuk mendesai database relasional yang terstruktur dengan
baik, seperti yang ditunjukkan dalam Gambar 4-6. Salah satunya dinamakan
normalisasi, yang dimulai dengan asumsi bahwa semua data pada awalnya disimpan
dalam satu tabel besar. Pendekatan ini kemudian diikuti dengan serangkaian peraturan
untuk memisah-misahkan tabel awal tadi menjadi serangkaian tabel yang dinormalisasi.
Tujuannya adalah menghasilkan serangkaian tabel yang dapat dikategorikan sebagai
bentuk normal ketiga (third normal form-3NF), karena tabel-tabel seperti ini bebas dari
masalah anomali pembaruan, penyisipan, serta penghapusan.

Cara alternatif untuk mendesain database relasional yang terstruktur dengan baik
adalah dengan menggunakan pembuatan model data semantik. Dalam pendekatan ini,
desainer database menggunakan pengetahuan mereka mengenai bagaimana proses
bisnis biasanya berlangsung dan mengenai kebutuhan informasi yang berhubungan
dengan proses transaksi, untuk membuat gambar grafis mengenai hal-hal yang
seharusnya dimasukkan dalam database yang didesainnya.

Pembuatan model data semantik memiliki dua kelebihan utama daripada

membangun database hany6a dengan mengikuti peraturan-peraturan proses normalisasi.
Pertama, cara ini memfasilitasi desain yang efisien atas database proses transaksi,
karena cara ini mempergunakan pengetahuan desainer sistem mengenai proses dan
kegiatan bisnis. Kedua, cara ini memfasilitasi komunikasi dengan para calon pemakai
sistem tersebut, karena model grafis yang dihasilkan secara emplisit mewakuli
informasi mengenai proses bisnis dan kebijakan organisasi. Komunikasi semacam ini
sangat penting untuk memastikan bahwa sistem yang dihasilkan sesuai dengan
kebutuhan para pemakai yang sebenrnya.