Email
Penulis
Latar Belakang
Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau
personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut ataupun berupa informasi yang sifatnya untuk
umum. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus
disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima informasi, maka perlu adaya
pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebur, yang biasa disebut sebagai Sistem
Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam
perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung
berlangsungnya aktifitas perkantoran. Berdasarkan pemaparan diatas kami tertarik untuk
mengkaji lebih dalam mengenai Pemanfaatan teknologi informasi pada suatu kantor.
Teknologi Informasi
Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan infoemasi mengandalkan pada kertas, artinya
semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan
sekarang, hal itu beralih kepada “impulses” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan
simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang atu disket/floppy dapat memuat atau
diisi sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak dipungkiri bahwa peranan
kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar menukar informasi antar
manusia atau oragnisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”).
Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami
bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi
yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian teknologi
Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran
informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics
berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh
(telecomunications)”.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan
kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan
elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar
terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di
bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing
pekerjaan kantor.
Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor,
maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat
dipermudah, cepat, dan cermat.
Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor
independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri
atas keyboard , processor, memory,layar,dan printer.
Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas
beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang
berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan
kata (a word-processing program).
Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :
Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada
Memerlukan pelatihan yang memadai
Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar
Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.
2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain
melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam
organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-
alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan
telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan
communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah
cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio.
Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat.
Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya
dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka,
maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang
termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.
3. Pengiriman Surat
Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-
warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip
dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip
sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih
sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.
a. Keuntungan:
b. Kerugian:
Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau kantor dengan adanya
teknologi perkantoran adalah :
Otomatisasi Kantor
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik untuk
memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi
dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
Para pengguna OA :
Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak dan
waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah:
1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin
atau alat-alat kerja.
2. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
3. Meningkatkan produksi.
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang
diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan
menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Voice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan
kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.
Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan,
meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat
bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-
orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan
bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara
geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
Konfrensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah
bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran
komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan
masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah
dan cepat.
Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan.
Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan
layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan
mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi
video dan memanfaatkan kalender elektronik.
3. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya
OA yang tersedia dalam perusahaan.
Kesimpulan
Sistem teknologi informasi adalah serangkaian proses untuk memperoleh, mengolah dan
mnyebarluaskan informasi dalam satu lingkungan system organisasi. Teknologi imformasi
sendiri dewasa ini sangat dibutuhkan dalam pengelolaan kantor yang modern,bahkan bukan
hanya dalam kantor saja,semua bidang sudah banyak membutuhkan. Ada tiga komponen utama
teknoloogi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi. Peran teknologi
informasi dalam pekerjaan kantor diantaranya sangat membantu dalam hal penanganan surat dan
pembuatan laporan, komunikasi perkantoran, pengiriman surat maupun tata laksana arsip/filing.
Oleh karena itu mau tidak mau teknologi informasi pasti berpengaruh terhadap manajemen
perkantoran, setidaknya pengaruh tersebut bisa terlihat secara umum dari aspek sosial, ekonomi,
dan lainnya, serta membawa dampak yabg positifd maupun negatif terhadap karyawan kantor
sendiri. Teknologi imformasi dalam manajemen perkantoran erat kaitannya dengan otomatisasi
kantor, pekerjaan kantor yang mengalami otomatisasi dengan teknologi informasi diantaranya
pengolahan kata (word processing), surat elektronik (electronik mail), voice mail., kalender
elektronik (electronik calendaring), konfrensi audio. konfrensi video, konfrensi komputer,
transmisi faximile (facsimile transmission), dan juga desktop publishing.
Saran
Dari uraian pemaparan diatas, kami bisa memberikan saran sebagai berikut :
Bagikan ini:
Twitter
Facebook
Terkait
Tinggalkan Balasan