Pengadaan Layanan

1. pengertian

Banyak di industri memiliki definisi sendiri untuk Pengadaan Layanan seperti keterlibatan Pernyataan
Kerja (SOW), pekerja berbasis Proyek, Proyek dan Layanan atau Layanan Konsultasi. Di Beeline,
mendefinisikan Pengadaan Layanan sebagai proses untuk membeli dan mengelola outsourcing strategis
pekerjaan dan konsultasi melalui SOW.

Pengertian Unit Layanan Pengadaan (ULP) menurut Pasal 1 angka 8 Perpres Nomor 54 tahun 2010
adalah unit organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di K/L/D/I yang
bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada. Kepanjangan dari
K/L/D/I adalah Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya.

2. Proses Pengadaan Layanan

Proses pengadaan memiliki tiga bagian:

1.Riset pasar (tahu apa yang dibeli, sumber, menyiapkan spek., Dan dokumen penawaran,
analisis manajemen risiko, dll);

2.Undangan Tender, Evaluasi, dan Pemberian Kontrak; dan

3.Administrasi Kontrak.

proses dasar untuk pengadaan layanan yang dilakukan secara eksternal.

Grafik berikut menguraikan semua langkah yang mungkin dalam proses ini:
Pengadaan layanan melibatkan langkah-langkah berikut:

1. Penentuan dan pencatatan persyaratan

a.Menentukan Persyaratan
Kebutuhan untuk layanan tertentu dapat muncul di departemen pengguna perusahaan , dalam
kerangka kerja proyek (seperti terjemahan perangkat lunak) atau yang berkaitan dengan
pekerjaan pemeliharaan rutin (seperti outsourcing pekerjaan listrik rutin) misalnya.
Departemen pengguna dapat menyiapkan daftar permintaan pembelian itu sendiri, atau
meminta Pembelian untuk melakukannya. Dalam setiap kasus, permintaan adalah pemicu untuk
kegiatan pengadaan di Pembelian.
b.Persyaratan Perekaman
Pada saat kebutuhan ditetapkan, dokumen dibuat dalam sistem sebagai dasar untuk proses
pengadaan. Ini bisa berupa permintaan pembelian atau dokumen pembelian eksternal seperti
permintaan penawaran (RFQ) atau pesanan pembelian.
Dokumen tersebut dapat berisi serangkaian spesifikasi layanan dengan perincian layanan atau
kelompok layanan yang diperlukan.
c.Batas nilai.
Ini menjamin, misalnya, bahwa barang atau jasa yang dicakup oleh daftar permintaan pembelian
yang melebihi nilai yang ditentukan tidak boleh dipesan tanpa persetujuan, misalnya, dari pakar
teknis yang tepat dan kepala departemen yang bertanggung jawab. Ketentuan untuk pelepasan
daftar permintaan untuk keperluan pemesanan, dan poin-poin di perusahaan (individu atau
departemen) yang harus mempengaruhi pelepasan (menandakan persetujuan) dapat
ditentukan secara bebas.
2. Penentuan sumber yang memungkinkan
Fungsi simulasi harga dapat membantu memilih sumber pasokan yang diinginkan dari sumber
yang disarankan oleh sistem. Dalam hal ini, daftar permintaan kemudian dapat dikonversi secara
langsung menjadi pesanan pembelian standar atau perintah pelepasan yang akan dikeluarkan
terhadap kontrak yang sudah ada dengan penyedia layanan.
3. Prosedur undangan penawaran
Fase undangan penawaran dibagi menjadi dua bagian. Pertama membuat RFQ (Request for
Quotation) dan kemudian merekam data kutipan yang masuk.
1.Membuat RFQ
Jika proses undangan penawaran akan dimulai untuk layanan, RFQ harus dibuat. Dengan
melakukan itu, dapat menyederhanakan dan mempercepat proses entri data dengan merujuk
dokumen sebelumnya, daftar permintaan pembelian.
2.Entri Data Dari Kutipan Dikirimkan oleh Peserta Lelang
Ketika kutipan (tawaran) diterima dari penawar, harga dan ketentuan yang terakhir dimasukkan
dalam RFQ yang sudah ada dalam sistem. Status RFQ kemudian diubah: RFQ sebenarnya
menjadi kutipan.
4. Perbandingan kutipan
Ketika semua kutipan telah diterima dan dimasukkan, yang paling disukai dengan cepat
ditentukan menggunakan daftar perbandingan harga.
Daftar perbandingan harga mengevaluasi kutipan untuk di tingkat yang berbeda. dapat
membuat keputusan berdasarkan daftar semua kutipan yang diberi peringkat berdasarkan nilai
 total atau membandingkan kutipan di tingkat garis besar individu. Sistem menyediakan dengan
data komparatif sampai ke tingkat layanan individual (tugas atau aktivitas) jika diperlukan.
5. Fase penghargaan (penempatan pesanan)
Penawar yang berhasil menerima baik pesanan pembelian standar atau pesanan rilis yang
dikeluarkan terhadap kontrak yang ada, yang salah satunya dibuat dengan konversi dari kutipan
yang relevan (yaitu menggunakan data yang sudah ada dalam kasus ini juga).
6. Pemantauan pesanan pembelian
Selama fase kinerja layanan, nilai "aktual" kumulatif (untuk layanan yang benar-benar dilakukan)
terus diperbarui dalam pesanan pembelian yang mendasarinya (PO standar atau pesanan
pelepasan kontrak). Ini memungkinkan untuk memantau kemajuan proyek pengadaan secara
berkelanjutan.
7. Masuknya layanan sebenarnya dilakukan
memasukkan layanan yang sebenarnya telah dilakukan melalui lembar entri layanan. Dengan
demikian, dapat merujuk PO. Prosedur ini mempercepat masuknya layanan yang direncanakan
pada khususnya. Setiap layanan individual dicatat bersama dengan jumlah dan nilai.
8. Penerimaan layanan dilakukan
Setelah layanan yang telah dilakukan untuk perusahaan telah dicatat dalam lembar entri
layanan, satu atau lebih orang yang bertanggung jawab dapat memeriksa apakah pekerjaannya
memuaskan dan secara resmi menerima layanan.
9. Verifikasi faktur untuk layanan
Pada akhir proses pengadaan, faktur penyedia layanan diperiksa kebenarannya. Ini melibatkan
membandingkan nilai dari lembar masuk yang diterima dengan yang ditunjukkan dalam faktur
dan memeriksa bahwa jumlah pajak sudah benar. Jika nilai dalam lembar entri terlampaui,
sistem mengeluarkan pesan peringatan. Faktur yang telah diverifikasi dan dirilis ke Akuntansi
Keuangan kemudian dibayar secara otomatis.

Daftar Pustaka

Procurement of Services: Basic Process (SAP Library - External Services Management (MM-SRV))
https://help.sap.com/doc/saphelp_erp2005/6.0/en-
US/c3/72cbb055cd11d189660000e8323c4f/content.htm?no_cache=true

What is Services Procurement? - Beeline.com https://www.beeline.com/blog/what-is-services-

procurement/

What are the best practices in the procurement of services? – Quora https://www.quora.com/What-
are-the-best-practices-in-the-procurement-of-services