TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DOKUMEN CONTROL

1. Melakukan pengaturan dan penatausahaan dokumen termasuk didalamnya

penyimpanan, penggandaan, penandaan, dan distribusi / penyebaran
dokumen
2. Membuat dokumen baru, revisi dokumen, penarikan dokumen, dan
mendistribusikan ke sekretaris untuk dimusnahkan.
3. Melayani dan memastikan bahwa peminjaman dokumen oleh unit kerja lain
telah dilakukan sesuai prosedur yang berlaku dan dokumen yang dipinjam
telah dikembalikan tepat waktu.
4. Bertanggung jawab mengenai semua hal dokumentasi
5. Menyetujui dokumen akan kecakupannya sebelum diterbitkan
6. Menelaah dan memperbaharui sebagaimana diperlukannya dan persetujuan
ulang dokumen
7. Memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkan
tersedia di tempat pengguna
8. Memastikan bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segera dapat
teridentifikasi
9. Memastikan bahwa dokumen eksternal yang penting untuk perencanaan dan
operasi sistem managemen mutu diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan
10. Mencegah penggunaan tidak disengaja dokumen kadaluarsa, dan untuk
menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk
maksud apapun.
11. Membantu managemen representatif dalam menjalankan prosedur
pengendalian dokumen dan rekaman mutu
12. Memasukkan data dokumen ke dalam daftar dokumen dan memastikan
bahwa informasi yang diberikan akurat dan up to date
13. Memastikan dokumen disahkan sebelum didistribusikan
14. Melakukan perubahan dokumen bila diperlukan dengan berkoordinasi
managemen
15. Memastikan seluruh dokumen telah disosialisasikan dan didistribusikan
kebagian yang berkepentingan
16. Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan serta
mudah untuk ditelusuri
17. Menarik dan memusnahkan dokumen yang sudah kadaluarsa