SPO PENGADAAN BARANG ALAT TULIS KANTOR

STANDAR PROSEDUR No : ___/SPO/___/RSA/___/2018 Revisi: Halaman:

OPERASIONAL 00 1/1

PENGERTIAN Suatu kegiatan rutin yang dilakukan setiap awal bulan untuk
memenuhi persediaan kebutuhan alat tulis kantor rumah sakit

TUJUAN Agar tidak terjadi pemesanan yang tidak sesuai dengan

kebutuhan atau keperluan alat tulis kantor rumah sakit.
KEBIJAKAN

1. Petugas logistik umum mengecek barang kebutuhan alat

tulis kantor rutin yang sudah habis stoknya dan mencatat
PROSEDUR atau mendatanya untuk di lakukan pengadaan kembali.
2. Petugas logistik umum membuat surat pesanan atau
Purchase order (PO) barang kebutuhan alat tulis kantor
yang akan di pesan.
3. Petugas logistik umum membuat permintaan uang muka
( jika pembelian di lakukan secara tunai)
4. Surat pemesanan barang atau purchase order (PO) dan
permintaan uang muka (PUM) tersebut harus di tanda
tangi oleh petugas logistik umum, koordinator logistik,
dan manager Umum dan Keuangan.
5. Petugas logistik umum kemudian melakukan pemesanan
barang alat tulis kantor di suplier (distributor melalui
telepon/Fax/email dengan sistem pembayaran kredit
/pembayaran tunai atau pun langsung melakukan
pembelian di pasar/toko/agen/supermarket dengan
sistem pembayaran tunai
Logistik Umum
UNIT TERKAIT

1
 SPO PENGADAAN CETAKAN

STANDAR PROSEDUR No : ___/SPO/___/RSA/___/2018 Revisi: Halaman:

OPERASIONAL 00 1/1

PENGERTIAN Suatu kegiatan rutin yang dilakukan setiap dua minggu sekali
yaitu pada minggu pertama dan minggu ketiga untuk memenuhi
persediaan kebutuhan cetakan rumah sakit.
TUJUAN Agar tidak terjadi pemesanan yang tidak sesuai dengan
kebutuhancetakan rumah sakit
KEBIJAKAN

1. Petugas logistik umum mengecek barang kebutuhan

cetakan yang sudah habis stoknya dan mencatat atau
PROSEDUR mendatanya untuk di lakukan pengadaan kembali.
2. Petugas logistik umum membuat surat pesanan atau
purchaseorder (PO) barang kebutuhan cetakan yang akan
di pesan.
3. Surat pemesanan barang tersebut harus di tanda tangi
oleh petugas logistik umum, koordinator logistik, dan
direktur.
4. Petugas logistik umum kemudian melakukan pemesanan
barang cetakan di percetakan melalui telepon dengan
sistem pembayaran kredit
Logistik Umum
UNIT TERKAIT

2
 SPO PERENCANAAN KEBUTUHAN BARANG MEDIS

STANDAR PROSEDUR No : ___/SPO/___/RSA/___/2018 Revisi: Halaman:

OPERASIONAL 00 1/1

PENGERTIAN Untuk mengevaluasi kebutuhan barang tahun yang lalu dengan

tahun yang akan datang, diperlukan perencanaan kebutuhan
barang sesuai dengan kemampuan anggaran.
TUJUAN
Kebutuhan pengadaan barang medis dan tersedianya anggaran
KEBIJAKAN

1. Kepala Instalasi melakukan analisa kebutuhan barang.

2. Kepala Instalasi menyusun usulan perencanaan kebutuhan
PROSEDUR barang yang disampaikan kepada Direktur melalui Tim
Pengadaan
3. Tim Pengadaan melakukan penghitungan / menganalisa
kebutuhan barang yang selanjutnya disusun dijadikan rencana
kebutuhan barang tahunan (RKBT).
4. Tim Pengadaan menyusun draf RKBT disampaikan Manager
Umum dan Keuangan.
5. Manager Umum dan Keuangan mempelajari, meneliti usulan
kebutuhan barang medis, untuk diajukan kepada Direktur.
6. Direktur mempelajari dan meneliti usulan kebutuhan barang
medis dan selanjutnya diadakan rapat koordinasi.
7. Dalam rapat koordinasi draf RKBT rumah sakit dimintakan
persetujuan bersama, bila setuju maka menjadi rencana
pembelian barang tahunan (RPBT).
Logistik Umum
UNIT TERKAIT

3
 SPO PENGADAAN BARANG MEDIS

STANDAR PROSEDUR No : ___/SPO/___/RSA/___/2018 Revisi: Halaman:

OPERASIONAL 00 1/1

PENGERTIAN
Untuk mewujudkan tertib pengadaan barang medis

TUJUAN Untuk mewujudkan pengendalian dan evaluasi tertib

administrasi pengadaan barang.
KEBIJAKAN

1. Pengadaan barang berdasarkan Rencana Pembelian Barang

Tahunan (RPBT).
PROSEDUR 2. Masing – masing Instalasi/Unit kerja, mengajukan
permohonan secara tertulis dengan cara mengisi formulir,
permohonan diajukan melalui Staf Rumah Tangga
3. Staf Rumah Tangga selanjutnya melaporkan kepada Tim
Pengadan, kemudian Tim Pengadaan melakukan penelitian
dan koordinasi dengan Kasie Keuangan.
4. Apabila usulan disetujui dan dana pembelian tersedia maka
Tim Pengadaan membubuhkan tanda tangan diatas formulir
permintaan pengadaan barang dan dimintakan persetujuan.
5. Formulir permintaan pengadaan barang selanjutnya
diajukan kepada Direktur untuk diketahui dan dibuktikan
dengan tanda tangan Direktur.
6. Formulir permintaan barang kemudian diserahkan kembali
kepada Tim Pengadaan.
7. Tim Pengadaan mengadakan rapat koordinasi bersama
Kasie Keuangan tentang rencana pelaksanaan pengadaan
sekaligus menunjukan pelaksanaanya
8. Pelaksana membeli barang sesuai dengan SP dan SPK
9. Rekanan mengirim barang didampingi Tim Penerimaan
untuk diperiksa Tim Pengadaan bila barang sesuai dengan
SP dan SPK
10. kemudian barang dicatat dan disimpan di gudang barang
atau di serahkan ke Instalasi/Unit Kerja yang membutuhkan.
11. Selanjutnya proses pembayaran lewat bendahara rutin.

1. Staf Rumah Tangga

2. Tim Pengadaan
UNIT TERKAIT 3. Kasi Keuangan
4. Tim Penerimaan

4
 SPO PENGELOLAAN, PENDISTRIBUSIAN DAN PENGHAPUSAN
BARANG INVENTARIS MEDIS

STANDAR PROSEDUR No : ___/SPO/___/RSA/___/2018 Revisi: Halaman:

OPERASIONAL 00 1/1

Sebagi acuan bagi manajemen dalam pengelolaan barang

PENGERTIAN inventaris rumah sakit mulai dari penerimaan barang,
pendistribusian dan penghapusan barang.

Barang – barang milik rumah sakit sebagai inventaris dapat

TUJUAN dikelola dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan
penggunaannya.

KEBIJAKAN

1. Tim Penerimaan menerima barang medis dari Staf Rumah

Tangga kemudian disimpan di gudang barang.
PROSEDUR 2. Tim Penerimaan mencatat barang ke buku penerimaan barang.
3. Pendistribusian barang inventaris ke pelaksana melalui alur
permintaan barang ke gudang / logistik antara lain :
a. Petugas ruang mengisi blangko bon barang
b. Atasan langsung menyetujui pengebonan barang
c. Petugas ruang mengantar blangko bon barang kegudang
logistik untuk mengambil barang
d. Pengurus barang mengeluarkan barang inventaris
melalui persetujuan atasan langsung
e. Pengurus barang mencatat bukti pengeluaran barang
pada buku inventaris 2.
f. Pengurus barang mengirim barang ke pelaksana dan
mencatat ke (Kartu Inventaris Ruang) KIR.
4. Mutasi barang dari ruang ke ruang, pengurus barang harus
menulis dikartu KIR menyatakan barang dipindahkan ke
ruang lain.
5. Penghapusan barang inventaris dilakukan setelah barang yang
rusak diperiksa oleh petugas Staf Rumah Tangga
6. Pengurus barang mengajukan ke Kasie Umum dan
Kesekretariatan dan diteruskan Manager. Umum dan
Keuangan dan dimintakan disposisi ke Direktur, dan Direktur
turun ke Kasie Umum dan Sekretariat untuk dibuatkan surat
usulan penghapusan

5
 SPO PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI

UNIT TERKAIT a. Staf Rumah Tangga

STANDAR PROSEDUR No
b. :Kasie
___/SPO/___/RSA/___/2018
Umum dan Kesekretariatan Revisi: Halaman:
OPERASIONAL c. Manager Umum dan Keuangan 00 1/1

Sebagi acuan bagi manajemen dalam pengelolaan barang habis

PENGERTIAN pakai rumah sakit mulai dari penerimaan barang sampai
pendistribusianya

TUJUAN Barang habis pakai dapat dikelola dengan baik dan dapat
dipertanggungjawabkan pendistribusiannya.

KEBIJAKAN

1. Staf Rumah Tangga menerima barang dari Tim Penerimaan

kemudian disimpan di gudang barang.
PROSEDUR 2. Pendistribusian barang – barang habis pakai ke user melalui
alur permintaan barang ke gudang antara lain :
a. Petugas ruang membuat / mengisi blangko bon barang
dengan persetujuan atasan langsung.
b. Petugas ruangan mengantar blangko bon barang ke
gudang barang untuk mengambil barang
c. Petugas gudang barang mengambil sesuai permintaan
dan menulis dikartu barang atau bukti barang keluar dari
gudang.
d. Pembantu pemegang barang mengeluarkan barang sesuai
dengan permintaan dan menulis dikartu barang.
e. Pembantu pemegang barang mengumpulkan blangko
pengebonan untuk dilaporkan ke pemegang barang.
f. Pemegang barang membukukan blangko bon yang telah
diserahkan oleh pembantu pemegang barang ke buku
pengeluaran barang dan ke kartu persediaan barang.
Pemegang barang/bendahara barang minta tanda tangan ke
atasan langsung tentang bukti barang keluar.
UNIT TERKAIT 1. Staf Rumah Tangga
2. Tim Penerimaan
3. Instalasi yang bersangkutan

6
 SPO PENERIMAAN BARANG MEDIS

STANDAR PROSEDUR No : ___/SPO/___/RSA/___/2018 Revisi: Halaman:

OPERASIONAL 00 1/1

Untuk menciptakan tertib administrasi pengadaan barang

PENGERTIAN inventaris dan non inventaris dengan data penerimaan barang,
sehingga diperoleh kejelasan data dan tanggung jawab
pengadaan barang.

Agar pengiriman pengadaan barang inventaris datanya sesuai

TUJUAN dengan SP dan SPK dan atau surat perjanjian jual beli, kemudian
dicatat dalam buku penerimaan barang.

KEBIJAKAN

1. Rekanan (PT/CV) sebelum menyerahkan barang inventaris

atau non inventaris kepada rumah sakit, sebelumnya
PROSEDUR koordinasi dengan Staf Rumah Tangga dan harus diperiksa
oleh Tim Penerimaan Barang Medis.
2. Rekanan (PT/CV) menyerahkan barang medis, baik barang
inventaris maupun non inventaris kepada Tim Penerimaan
dilengkapi dengan Berita Acara Pemeriksaan.
3. Tim Penerimaan meneliti barang yang dikirim oleh rekanan
(PT/CV) dan mencocokan dengan SPK, perjanjian jual beli
atau surat pesanan (SP) sesuai dengan barang yang dipesan
atau tidak.
4. Tim Penerimaan mencatat penerimaan barang dalam buku
bendahara penerimaan apabila barang sudah benar – benar
sesuai dengan pesanan/kontrak/SPK.
5. Tim Penerimaan menerima dan mengelola barang selanjutnya
didistribusikan atas penerima unit yang membutuhkan dan
atau dikelola oleh unit yang bersangkutan.
6. Tim Penerimaan mencatat semua data barang yang
dikeluarkan.
Tim Penerimaan menyiapkan data semesteran dan tahunan
UNIT TERKAIT 1. Staf rumah Tangga
2. Tim Penerimaan

7
 SPO PENYIMPANAN BARANG MEDIS

3. Instalasi atau unit yang bersangkutan

STANDAR PROSEDUR No : ___/SPO/___/RSA/___/2018
4. Kasie Keuangan Revisi: Halaman:
OPERASIONAL 00 1/1

PENGERTIAN Untuk mengamankan barang yang telah dibeli dan diterima oleh
pihak rumah sakit

TUJUAN Mengamankan barang yang belum didistribusikan ke ruangan.

KEBIJAKAN

1. Penyimpanan barang dilaksanakan oleh pengurus barang.

2. Pengurus barang menyimpan barang sesuai jenisnya /
PROSEDUR perkelompok barang.
3. Pengurus barang mencatat barang – barang tersebut di kartu
barang.
4. Kartu barang diletakan pada masing – masing jenis barang
Pengurus barang mengecek keberadaan barang yang disimpan
di gudang barang.
UNIT TERKAIT 1. Staf Rumah Tangga
2. Kasie Umum dan Kesekretariatan
3. Kasie Keuangan

8
 SPO PENGADAAN BARANG MEDIS YANG BERSIFAT CITO

STANDAR PROSEDUR No : ___/SPO/___/RSA/___/2018 Revisi: Halaman:

OPERASIONAL 00 1/1

PENGERTIAN Untuk memenuhi pengadaan barang menyusul / segera

TUJUAN Untuk memenuhi kebutuhan barang dengan cepat dan tepat.

KEBIJAKAN

1. Kepala Instalasi melaporkan kepada Direktur perihal barang

yang harus dipenuhi.
PROSEDUR
2. Direktur memanggil Manager Umum dan Keuangan dan Tim
Pengadaan, perihal rencana pembelian barang.
3. Tim Pengadaan segera melakukan pembelian ke rekanan.
4. Hasil pelaksana pengadaan barang melaporkan kepada Staf
Rumah Tangga.
5. Setelah mendapat barang yang dibutuhkan, Tim Pengadaan
lapor kepada Staf Rumah Tangga dan Kasie Keuangan.
6. Staf Rumah Tangga membuat rekomendasi pelaksanaan
pengadaan atau pembelian barang yang bersifat cito.
7. Rekomendasi pelaksanaan pengadaan barang oleh Tim
Pengadaan dilaporkan kepada Direktur.
1. Staf Rumah Tangga
UNIT TERKAIT 2. Tim Pengadaan
3. Tim Penerimaan
4. Kasie Keuangan

9
 SPO PENGADAAN BARANG PELAYANAN MEDIS

STANDAR PROSEDUR No : ___/SPO/___/RSA/___/2018 Revisi: Halaman:

OPERASIONAL 00 1/1

PENGERTIAN Pengadaan barang pelayanan medis di seluruh unit pelayanan

medis.
TUJUAN Untuk mengikut sertakan anggota ksm dan Komite Medis dalam
perencanaan pengadaan barang medis.
KEBIJAKAN

1. Masing-masing KSM mengajukan permohonan kepada

Direktur tentang pengadaan setiap barang pelayanan medis.
PROSEDUR Surat permohonan diajukan melalui Komite Medis.
2. Permohonan sedapat mungkin disertai studi kelayakan.
3. Komite Medis mengadakan rapat dengan KSM untuk
menentukan skala prioritas.
4. Hasil rapat disampaikan kepada Direktur.
5. Direktur dengan mempertimbangkan kondisi keuangan
dapat mengadakan setuju/tidak/menunda dengan usulan
Komite Medis.
6. Apabila disetujui Direktur memberikan disposisi kepada
Tim Pengadaan Barang Medis (Tim Pengadaan dan
Penerimaan).
7. Tim Pengadaan Barang Medis selanjutnya mengadakan
pertemuan untuk membahas lebih lanjut.
8. Selanjutnya hasil pertemuan dilaporkan kepada Direktur.
9. Direktur menerbitkan surat pesanan kepada perusahaan
yang dimaksud.
10. Proses berikutnya diserahkan kepada Tim Penerimaan
Barang Medis.
11. Tim Penerimaan Barang Medis membuat berita acara
penerimaan yang ditandatangani Manager Yanmed dan
pengguna (Instalasi yang membutuhkan)

UNIT TERKAIT Seluruh Staf Medis Fungsional

10
 SPO BATAS KEUANGAN PENGADAAN BARANG MEDIS
(ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG MEDIS)

STANDAR PROSEDUR No : ___/SPO/___/RSA/___/2018 Revisi: Halaman:

OPERASIONAL 00 1/1

PENGERTIAN Semua pengadaan barang harus mengacu pada rencana

pembelian barang yang telah disetujui oleh pt.Kartini Bangun
Bangsa
TUJUAN
Untuk mematuhi dan memenuhi syarat peraturan yang berlaku
KEBIJAKAN

1. Untuk barang habis pakai / inventaris sampai dengan Rp.

2.500.000,- dilaksanakan dengan cara pengadaan langsung,
PROSEDUR
dibutuhkan dengan surat pesanan barang Staf Rumah Tangga
2. Pelaksanaan pengadaan atau pembelian barang melakukan
pesanan kepada toko atau rekanan yang telah ditentukan.
3. Hasil pengadaan barang oleh Tim Pengadaan, langsung
dikirim / diserahkan kepada Staf Rumah Tangga.
4. Hasil pengadaan barang diperiksa oleh dituangkan dalam
berita acara pemeriksaan.
5. Untuk barang habis pakai atau inventaris diatas Rp.2.500.000
s/d Rp. 5.000.000,- dilakukan secara pengadaan langsung,
dibuktikan dengan :
a. Surat pesanan barang
b. Surat penawaran rekanan
c. Surat perintah kerja kepada rekanan, pengadaan barang
ini diajukan oleh Tim Pengadaan diketahui Direktur.
6. Untuk pengadaan barang habis pakai / inventaris seharga Rp.
5.000.000,- s/d Rp. 10.000.000,- disesuaikan dengan
keputusan Direktur dan atau PT. Kartini Bangun Bangsa.

11
 SPO MANAJEMEN LOGISTIK RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK
ANNISA
7. Untuk pengadaan barang habis pakai / inventaris diatas
STANDAR PROSEDUR No Rp.10.000.000,-
: ___/SPO/___/RSA/___/2018
disesuaikan dengan Revisi: Halaman:
peraturan yang berlaku
OPERASIONAL ( Kebijakan PT.Kartini Bangun Bangsa00). 1/1
UNIT TERKAIT

1. Gudang RS adalah fungsi barang-barang RS yang terbagi dua

yakni Gudang barang Medis dan Gudang barang NonMedis.
PENGERTIAN 2. Pengadaan Logistik RS adalah fungsi pengelolaan
permintaan pengadaan barang-barang RS yang terbagi dua
yakni Logistik Medis dan Logistik Non Medis.
3. Baik golongan Medis maupun Non Medis mempunyai alur
bisnis yang sama di RS.
1. Mengatur pengelolaan gudang RS baik medis maupun Non
Medis, meliputi stok gudang, permintaan pembelian barang
dan permintaan barang unit serta pengelolaan pengadaan
logistik meliputi permintaan pembelian barang dari gudang
TUJUAN dan penerbitan PO.
2. Mengatur keseluruhan proses tersebut berjalan secara rapi
dan tertib.
3. Menjaga barang persedian gudang agar selalu berada pada
stok minimal agar menghindari biaya penyimpanan dan
menjaga agar waktu pemenuhan permintaan barang dari unit
dapat dilakukan sesuai dengan rencana.
KEBIJAKAN

PROSEDUR

12
UNIT TERKAIT

13
14