PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN

No. Dokumen : No. Revisi : 00 Halaman : 1/1

RSU.PAR/AKAI/13/SPO/2016
RSU. PARINDU
PT KMN
Ditetapkan oleh,
STANDAR Direktur RSU PARINDU
PROSEDUR Tanggal Terbit :
OPERASIONAL 25 April 2016
(SPO) (dr.Hendra Hadiyanta)
Pengertian Usaha pengamanan asip kepeagawaian agar terawat dengan baik, sehingga
mecegah kehilangan dan kerusakan arsip.
Tujuan Agar kondisi arsip tetap baik, mencegah arsip rusak sehingga informasi nya
tetap terpelihara.
Kebijakan SK Kepala Badan Admistrasi Kepegawaian Negara Nomor 876/kep/1977
tanggal Petunjuk Tata Usaha Kepegawaian

a. Persiapan
Prosedur 1. Peralatan kearsipan seperti filling cabinet mempunyai standar
yang baik,, berkualitas serta anti api.
2. Ruangan arsip penyimpanan harus luas, bersih dan terang.
3. Mengatur temperature suhu (18ᴼ -21 ᴼC) dan kelembapan sesuai
dengan kebutuhan. Dan lokasi penyimpanan aman dari bencana.
4. Petugas arsip harus jujur dalam menyimpan rahasia, terampil,
rapi dan bersih..
b. Pemeliharaan
1. Simpan arsip kepegawaian dalam tempat khusus seperti filling
cabinet.
2. Atur letak penyimpanan arisip sesuai dengan tanggal dan tahun
masuk.
3. Pastikan arsip berada ditempat yang aman.
4. Jauhkan dari air, panas matahari dan minyak.
5. Taburkan kamper atau silica gel dalam filling cabinet.
6. Bolak balik arsip setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak
lembab/ lengket.
7. Hindari sesering mungkin menfotocopy arsip karena
memperpendek arsip.
8. Bila terpaksa mengambil arsip anda karena ada keperluan,
pastikan memberi tanda ditempatnya.
9. Arsip dibuat dalam bentuk softcopy agar salinannya juga aman
dengan menggunakan scanner.
 Prosedur Hal-hal yang perlu diperhatikan saat membersihkan arsip.

1. Arsip –arsip yang kotor diletakkan diatas meja.

2. Bersihkan debu dan kotoran yang menempel pada lembar
arsip dengan alat pemebersih yang tidak merusak arsip
sesuaikan dengan jenis kotorannya.
3. Bersihkan kotoran dan debu yang menempel pada lembar
arsip mulai dari tengah-tengah kearah pinggir dengan
menggunakan spons, kuas/ sikat halus. Untuk kotoran yang
disebabkan oleh jamur dapat digunakan penghapus karet.
4. Untuk arsip-arsip yang dijilid seperti dalam bentuk buku
dapat menggunakan mesin penyedot debu berukuran kecil
yang tidak merusak kertas/ arsip.
5. Arsip yang sudah dibersihkan disimpan ditempat yang
terpisah dari arsip yang akan dibersihkan, selanjutnya ditata
kembali.
Unit Terkait 1. Sub Bagian SDM, Umum dan Pemasaran