Kata Pengantar

Dalam upayan meningkatan mutu pelayan kesehatan, khisusnya di Rumah Sakit

(RS) disusun suatu indikator sederhana untuk mengukur kualitas pelayanan. RS Vita
Isnani telah menetapkan seberapa sering data dikumpulkan dan di analisis. Frekuensi
ini tergantung dari kegiatan dari area yang dikaji dan prioritas yang ditetapkan oleh
rumah sakit.

Data-data indikator yang telah dikumpulkan tersebut harus divalidasi sebelum

dinyatakan valid untuk menjadi pengukuran.

Panduan ini membahas mengenai validasi yang dilakukan di RS Vita Insani dan
digunakan sebagai acuan seluruh unit.

Pematangsiantar,

Penyusun

1
 BAB I
DEFINISI

Beberapa definisi mengenai validasi adalah :

“A documented act of providing that any procedure, process, equipment, material, activity or
system, actually leads to the expected result.” (WHO).

Badan POM RI (Anonim, 2006) memberikan definisi validasi sebagai :

“Tindakan pembuktian dengan cara yang sesuai bahwa tiap bahan, proses, prosedur,
kegiatan, system, kelengkapan atau mekanisme yang digunakan dalam produksi maupun
pengawasan mutu akan senantiasa mencapai hasil yang diinginkan.” (CPOB: 2006)

Dari termwiki :

“Proses untuk memastikan bahwa data memenuhi kriteria tertentu.”

Dalam Kasus Besar Bahasa Indonesia :

“Validitas adalah menentukan tingkat kebenaran, kekuatan, atau keabsahan suatu fakta
atau informasi.

Dalam presentasi Dr Arjaty W Daud MARS, Ketua IMRK :

“Validasi data merupakan suatu proses yang dilakukan untuk menjaga konsistensi data.”

Program peningkatan mutu dianggap valid jika sesuai data yang dikumpulkan. Untuk
memastikan bahwa data yang benar dan bermanfaat telah dikumpulkn, validasi data secara
internal harus ada.

2
 BAB II
RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari Panduan Validasi data adalah seluruh unit Rumah Sakit Vita Insani yang
mempunyai sistem manajemen data. Diman validasi data menjadi salah satu langkah dalam
proses menetapkan priorotias penilaian, memilih apa yang harus dinilai, memilih dan mengetes
indikator, mengumpulkan data, validasi data, serta menggunakan data untuk penigkatan.

BAB III

3
 TATA LAKSANA

Unttuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan baik maka proses validasi perlu dilakukan.
Rumah sakit menetapkan regulasi validasi daa anatara lain meliputi:

A. Dilaksanakan validasi data bila :

o Indikator baru ditetapkan. Khususnya, indikator klinis yang dimaksudkan untuk
membantu RS melakukan evaluasi dan meningkatkan proses atau hasil klinis yang
penting.
o Agar diketahui publik yaitu data dimuat di web site RS atau dengan cara lain.
o Terdapat perubahan pada indikator yang ada, seperti cara pengumpulan data diubah atau
proses abstraksi data, atau abstractor diganti.
o Data yang berasal dari indikator yang ada telah diubah tanpa ada penjelasan.
o Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis pasien digantikan
dengan format elektronik sehingga sumber data sekarang berupa kertas maupun
elektronik.
o Subyek dari pengumpulan data telah diubah, seperti perubahan umur rata-rata pasien,
komorbiditas, perubahan protokol riset, penerapan pedoman praktek yang baru, atau
teknologi baru dan metodologi baru pengobatan diperkenalkan/ dilaksanakan.
o Data-data menunjukkan hasil yang berbeda. Misalnya, setiap bulan trennya meningkat
namun tiba-tiba bulan tertentu menurun.

B. Tahapan Validasi
1. Tahap 1 : Memastikan keakuratan profil indikator
Profil indikator merupakan panduan untuk melakukan pengumpulan data. Validasi tahap
awal adalah dengan memastikan bahwa pengumpulan data sudah sesuai dengan profil
indikator, yaitu dimulai dari definisi operasional, kemudian numerator dan denumerator
serta frekuensi pengambilan data.
Profil indikator disusun bersama antara Panitia PMKP dengan Unit/ Instalasi/ Bagian yang
bersangkutan.
2. Tahap 2 : Validasi data-data yang digunakan oleh Instalasi Rekam Medik dalam
membuat laporan
Laporan RM terdiri dari 2 jenis, yaitu :
o Laporan eksternal (Laporan yang diharuskan oleh pemerintah), yaitu laporan
mortalitas, imunisasi, surveillans, dll.
o Laporan internal, yaitu laporan produktivitas RS dan mutu pelayanan yang
menjadi laporan kinerja RS. Laporan internal sangat penting karena menjadi
4
 laporan Drektur RS kepada Pemilik dan acuan dalam menentukan target
kinerja RS untuk tahun berikutnya.
Seluruh laporan yang dihasilkan oleh Rekam Medik sudah melalui beberapa
tahapan validasi, yaitu :
a. Memvalidasi data jumlah pasien yang terdapaat dalam sistem informasi
rumah sakit dengan data manual yang diperiksa berdasarkan berkas RM
pasien. Petugas RM harus memeriksa status pembayaran pasien, apabila
belum membayar berarti tidak dimasukkan dalam jumlah pasien pada hari
tersebut.
b. Memvalidasi data pasien rujukan dari luar (bidan, dokter kerjasama) yang
terdapat dalam sistem informasi RS dengan surat rujukannya dari bidan atau
dokter pengirim. Apabila data pasien tidak dapat dilengkapi dengan surat
rujukan maka tidak dimasukkan dalam data pasien rujukan.
c. Data-data laporan kasus survei (morbiditas) yang terdapat dalam sistem
informasi RS harus divalidasi dengan data dignosa yang tertulis di berkas
RM, untuk melihat kesesuaian antara diagnose, jenis kelamin, data pasien.
d. Semua laporan yang sudah divalidasi oleh petugas RM akan diperiksa
kembali oleh Kepala Instalasi RM. Apabila sudah dapat dipertanggung
jawabkan/ akuntabilitasnya, maka laporan tersebut dapat dipublikasikan.

3. Tahap 3 : Telusur lapangan apabila ada data meragukan

Validasi data dilakukan dengan menelusuri ke lapangan untuk melihat bagaimana
data dikumpulkan dan dicatat.

4. Tahap 4 : Pengumpulan data kembali oleh individu yang berbeda.

Validasi data dilakukan oleh orang kedua (validator) yang tidak terlibat dalam
pengumpulan data asli (data pertama).
Orang kedua bisa merupakan Panitia PMKP atau staf di unit yang
bersangkutan, namun bukan pengumpul data pertama.
Dilakukan untuk :
 Data yang akan dipublikasikan
 Indikator baru atau ada perubahan dalam profilnya.

C. Validasi Dengan 2 (Dua) Pengambil Data

Validasi data adalah alat penting untuk memahami mutu dari data dan penting untuk menetapkan
tingkat kepercayaan (confidence level) dari pengambil keputusan terhadap data itu sendiri.
Validasi data menjadi salah satu langkah dalam proses menetapkan prioritas evaluasi, memilih
5
apa yang harus di evaluasi, memilih dan mengkaji indikator, mengumpulkan data, validasi data
dan menggunakan data untuk peningkatan mutu.

Penentuan sampel untuk pengambilan data :

(Sampel 100% hanya akan dibutuhkan ketika jumlah data sangat kecil kurang dari 50.)

Ketentuan Contoh

Jika Populasi < 50 Diambil semua populasi Populasi 40 : Sampel 40

Jika Populasi > 50 Sampel diambil minimal 50 atau Populasi 50 : Sampel 50

Populasi 80 : Sampel 50
10% populasi (mana yang
Populasi 600 : Sampel (10% x
jumlahnya > ) 600) = 60

Tahapan :
1. Pengumpul data pertama mengumpulkan data sesuai dengan jumlah sampel yang
disepakati. Data dapat diambil dari berkas Rekam Medis atau buku laporan lainnya
(Sampel statistik yang valid dari Rekam Medik dan data lainnya).
2. Berkas Rekam medis atau buku laporan lainnya yang sama dan sudah digunakan oleh
pengumpulan data pertama diberikan ke pengumpul data kedua untuk dilakukan
pengumpulan ulang.
3. Pengumpul data kedua melakukan pengumpulan data pada semua sampel atau populasi
yang sudah dikumpul oleh pengumpul data pertama.
4. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang
Menghitung akurasi dengan :

Jumlah kesamaan data yang ditemukan

-------------------------------------------- x 100
Jumlah total data

Apabila hasilnya > 90% artinya baik.

Contoh :
Data yang terkumpul sebanyak = 64 elemen data
Data dicocokkan antara pengumpul data 1 dengan pengumpul 2.
Data yang cocok = 59
6
 Data yang tidak cocok =5
Tingkat akurasi = 59/64 x 100
= 92%

Nilai > 90% , tidak perlu investigasi

Apabila hasilnya < 90% , maka perlu dilakukan perbaikan.

5. Etika elemen data yang ditemukan tidak sama, maka dibuat catatan alasannya. Misalnya
definisi data tidak jelas, data yang dikumpulkan tidak sesuai dengan indikator, jumlah
sampel tidak sesuai, dll.
6. Lakukan tindakan untuk perbaikan.
7. Mengumpulkan sampel baru setelah semua tindakan perbaikan dilaksanakan untuk
memastikan tindakan validasi menghasilkan tingkat akurasi yang diinginkan.

BAB IV
DOKUMENTASI
Laporan Validasi data

7
 BAB V
DAFTAR PUSTAKA

1. Bahan presentasi Analisa dan Validasi, Dr Arjaty W Daud MARS, 2013.

2. Bahan presentasi Data Indikator, Dr Arjaty W Daud MARS, 2013.
3. Buku Standar Akreditasi Rumah Sakit versi 2012, KARS, 2011.