PEMINJAMAN REKAM MEDIS

No. Dokumen No. Revisi

Halaman
1 dari 4

Ditetapkan
Kepala Rumah Sakit Tk.II
Tanggal terbit Moh. Ridwan Mauraksa
SPO 2012
(STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL)
dr. Iwan Turniawan, MARS
Tanggal Revisi
Letnan Kolonel Ckm NRP 32090

Proses peminjaman rekam medis di Bagminpasien dan Formed

untuk kepentingan penelitian, studi kasus, Audit Medis, dan lain-lain
PENGERTIAN
atau untuk kepentingan penyidikan dan pembuktian perkara di
pengadilan.

1. Untuk mencapai keberhasilan dalam memberikan informasi

pelayanan yang di berikan oleh tenaga medis dan paramedis
2. Agar peminjaman rekam medis berjalan dengan tertib dan
TUJUAN
lancar
3. Rekam Medis mudah dilacak keberadaannya
4. Menjaga keamanan dan kerahasiaan rekam medis

1. Rekam Medis tidak boleh keluar dari Bagminpasien dan Formed

RS Tk. II Moh Ridwan Meuraksa
2. Peminjaman keluar hanya diperbolehkan atas seijin Kepala RS
Tk. II Moh Ridwan Meuraksa untuk kepentingan hukum di
Pengadilan, diskusi kasus di SMF dan Audit medis
3. Rekam Medis yang dipinjam harus sudah kembali dalam waktu
maksimal 1X24 jam, kecuali untuk kepentingan tertentu
KEBIJAKAN dengan seijin Kepala RS Tk. II Moh Ridwan Meuraksa
4. Peminjaman Rekam Medis hanya boleh dilakukan di
Bagminpasien dan Formed
5. Permenkes No: 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam
Medis
6. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah
Sakit di Indonesia Revisi II, DEPKES RI Direktorat Jenderal
Pelayanan Medik, Jakarta, 2006
 PEMINJAMAN REKAM MEDIS

No. Dokumen No. Revisi

Halaman
2 dari 4

PEMINJAM DARI LUAR RS TK. II MOH RIDWAN MEURAKSA

1. Membuat surat permohonan peminjaman rekam medis yang

ditujukan kepada Kepala RS Tk. II Moh Ridwan Meuraksa, dengan
tembusan kepada Kabagminpasien dan Formed
2. Disposisi ditujukan kepada Dirbinyanmed yang kemudian apabila
diijinkan mendisposisikan ke Kabagminpasien dan Formed untuk
membuat surat ijin peminjaman dan memberikan rekam medis untuk
dipinjam
3. Surat ijin dibuatkan oleh Kabagminpasien dan Formed dan
ditandatangani oleh Dirbinyanmed, setelah diparaf oleh
Kabagminpasien dan Formed
4. Memberikan rekam medis kepada peminjam
5. Mencatat Nomor Rekam Medis, nama pasien, tanggal dipinjam
dan nama & paraf peminjam serta no HP di buku peminjaman
Rekam Medis
6. Memberi nama dan paraf peminjam di buku peminjaman Rekam
Medis pada saat mengembalikan Rekam Medis
PROSEDUR 7. Apabila dalam waktu lebih dari 1X24 jam belum kembali, maka
peminjam ditelepon agar segera mengembalikan Rekam Medis,
8. Bila Rekam Medis belum dikembalikan sampai tiga kali
pemberitahuan, untuk selanjutnya tidak diperbolehkan meminjam
Rekam Medis
9. Kabagminpasien dan Formed membuat surat pemberitahuan
kepada Kepala Instansi terkait agar diberikan sanksi sesuai dengan
peraturan yang berlaku dan membuat berita acara kehilangan
rekam medis sesuai dengan peraturan yang berlaku
Melaporkan berita acara kehilangan rekam medis kepada Kepala
RS Tk. II Moh Ridwan Meuraksa

PEMINJAM DARI DALAM RUMAH SAKIT TK. II MOH RIDWAN

MEURAKSA UNTUK KEPENTINGAN PENELITIAN/PENDIDIKAN
DAN HASILNYA AKAN DIPUBLIKASIKAN
1. Membawa surat permohonan peminjaman rekam medis dari
kepala SMF/Instalasi/Bagian berisikan maksud dan tujuan
peminjaman rekam medis tersebut
 PEMINJAMAN REKAM MEDIS

No. Dokumen No. Revisi

Halaman
3 dari 4

2. Menyerahkan surat permohonan tersebut di atas kepada

Kabagminpasien dan Formed, beserta dengan nomor rekam medis
yang akan dipinjam
3. Kabagminpasien dan Formed memberikan ijin peminjaman dan
menginstruksikan petugas peminjaman Rekam Medis untuk
menyiapkan Rekam Medis yang diminta
4. Petugas peminjaman mengecek kelengkapan rekam medis pada
saat dipinjam dan dikembalikan
5. Memberikan Rekam Medis kepada peminjam dan mencatat
nomor Rekam Medis, nama pasien, tujuan peminjamam, tanggal
peminjaman, nama dan paraf peminjam serta no HP di buku
peminjaman Rekam Medis
6. Mencatat tanggal pengembalian Rekam Medis, nama dan paraf
peminjam di buku peminjaman Rekam Medis dan meyerahkan
Rekam Medis kepada petugas peminjaman Rekam Medis di
Bagminpasien dan Formed
7. Apabila dalam waktu lebih dari 1X24 jam belum kembali, maka
PROSEDUR
peminjam ditelepon agar segera mengembalikan Rekam Medis,
8. Bila Rekam Medis belum dikembalikan sampai tiga kali
pemberitahuan, untuk selanjutnya tidak diperbolehkan meminjam
Rekam Medis
9. Kabagminpasien dan Formed membuat surat pemberitahuan
kepada SMF/Instalasi/Bagian yang terkait agar diberikan sanksi
sesuai dengan peraturan yang berlaku dan membuat berita acara
kehilangan rekam medis sesuai dengan peraturan yang berlaku
10. Melaporkan berita acara kehilangan rekam medis kepada
Kepala RS Tk. II Moh Ridwan Meuraksa

Catatan:

a. Apabila peminjaman rekam medis masih diperlukan

dalam waktu lebih dari 1 x 24 jam, peminjam wajib
memberitahukan hal ini kepada petugas peminjaman Rekam
Medis di Bagminpasien dan Formed
 PEMINJAMAN REKAM MEDIS

No. Dokumen No. Revisi

Halaman
4 dari 4

b. Peminjaman Rekam Medis untuk kepentingan studi

kasus, melengkapi Rekam Medis, dll, cukup menyerahkan
Nomor Rekam Medis yang akan dipinjam ke petugas
PROSEDUR peminjaman Rekam Medis dan mencatat di buku peminjaman
Rekam Medis, setelah selesai hari itu langsung dikembalikan.
c. Dilarang memfoto copy atau memfoto isi rekam medis
kecuali resume medis dan hasil penunjang medis

1. Kepala RS Tk. II Moh Ridwan Meuraksa

2. Kasiyanmed RS Tk. II Moh Ridwan Meuraksa
UNIT TERKAIT 3. Bagian Tata Usaha
4. SMF/Instalasi/Bagian/Bidang
5. Bagminpasien dan Formed