Pencatatan dan Pelaporan

No. Dokumen :
440/118/SOP/ADMEN/2017
SOP No. Revisi :
Tanggal Terbit : 06 Maret 2017
Halaman : 1 s/d 2

UPTD PUSKESMAS Ade Kartini Tresnawati, SKM

SIMPENAN NIP. 196803201989022 002

1. Pengertian Sistem pencatatan dan pelaporan adalah pencatatan dan pelaporan

yang harus dibuat oleh Puskesmas dan direkapitulasi disetiap
tingkat dengan waktu tertentu yang merupakan sistem atau satu
kesatuan yang terdiri dari komponen yang saling berkaitan,
berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu yang merupakan
gabungan berbagai macam kegiatan upaya pelayanan kesehatan
Puskesmas, sehingga dapat dihindarkan adanya pencatatan
maupun pelaporan lain yang akan memperberat beban kerja
petugas Puskesmas.
2. Tujuan Didapatinya semua data hasil kegiatan Puskesmas dan data yang
berkaitan, serta dilaporkannya data tersebut kepada jenjang
administrasi diatasnya (Dinas Kesehatan Kabupaten) sesuai
dengan kebutuhan secara benar, berkala dan teratur guna
menunjang pengelolaan upaya kesehatan Masyarakat.
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Simpenan Nomor
440/98/SK/ADMEN/2017 tentang Pengelola Data dan Informasi.
4. Referensi o Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
o Permenkes Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan
Masyarakat (PUSKESMAS).
5. Prosedur/ 1. Pelaksana program mencatat setiap kegiatan pada buku
Langkah–langkah catatan kegiatan harian;
2. Pelaksana program melaporkan kegiatan yang sudah
dilaksanakan kepada penanggung jawab program;
3. Penanggung jawab program mencatat setiap kegiatan pada
buku registrasi yang ada;
4. Penanggung jawab program menerima laporan dari pelaksana
program;
5. Penanggung jawab program mengadakan bimbingan terhadap
pelaksanaan program;
6. Penanggung jawab program mengolah data hasil kegiatan;
7. Penanggung jawab program mengisi format laporan sistem
pencatatan dan pelaporan Puskesmas sesuai kegiatannya;
8. Penanggung jawab program berkoordinasi dengan
penanggung jawab sistem pencatatan dan pelaporan
Puskesmas paling lambat setiap tanggal 25 bulan berikutnya
sebanyak 3 lembar (rangkap 3) yang ditujukan kepada :
a) Lembar 1 : untuk kepala seksi program yang ber-
sangkutan;
b) Lembar 2 : untuk koordinator sistem pencatatan dan
pelaporan Puskesmas yang harus disampai-
 kan ke koordinator sistem pencatatan
pelaporan Puskesmas di Kabupaten;
c) Lembar 3 : untuk arsip di Puskesmas yang disimpan
oleh koordinator sistem pencatatan dan
pelaporan Puskesmas di Puskesmas.
9. Penanggung jawab sistem pencatatan dan pelaporan
Puskesmas mengirimkan laporan tersebut ke koordinator
sistem pencatatan dan pelaporan Puskesmas di Dinas
Kesehatan Kabupaten paling lambat tanggal 5 bulan
berikutnya;
10. Penanggung jawab sistem pencatatan dan pelaporan meminta
tanda bukti pengiriman laporan sudah sampai;
11. Penanggung jawab sistem pencatatan dan pelaporan
Puskesmas mengarsip tanda bukti laporan.
6. Bagan Alir

7. Hal-hal Yang Perlu

Diperhatikan
8. Unit Terkait 1. Tim UKM
2. Tim UKP
9. Dokumen Terkait

10.Rekaman Historis
Perubahan Tgl Mulai
No Yang Dirubah Isi Perubahan
Diberlakukan
 Pencatatan dan Pelaporan
No. Dokumen : 440/119/
Daftar Tilik/ADMEN/2017
DAFTAR No. Revisi :
TILIK Tanggal Terbit :
06 Maret 2017
Halaman : 1 s/d 2

UPTD PUSKESMAS Ade Kartini Tresnawati, SKM

SIMPENAN NIP. 196803201989022 002

Tidak
No. Uraian Kegiatan Ya Tidak
Berlaku
1. Apakah pelaksana program mencatat setiap kegiatan
pada buku catatan kegiatan harian?
2. Apakah pelaksana program melaporkan kegiatan yang
sudah dilaksanakan kepada penanggung jawab
program?
3. Apakah penanggung jawab program mencatat setiap
kegiatan pada buku registrasi yang ada?
4. Apakah penanggung jawab program menerima laporan
dari pelaksana program?
5. Apakah penanggung jawab program mengadakan
bimbingan terhadap pelaksanaan program?
6. Apakah penanggung jawab program mengolah data
hasil kegiatan?
7. Apakah penanggung jawab program mengisi format
laporan sistem pencatatan dan pelaporan Puskesmas
sesuai kegiatannya?
8. Apakah penanggung jawab program berkoordinasi
dengan penanggung jawab sistem pencatatan dan
pelaporan Puskesmas paling lambat setiap tanggal 25
bulan berikutnya sebanyak 3 lembar (rangkap 3) yang
ditujukan kepada :
a) Lembar 1 : untuk kepala seksi program yang ber-
sangkutan;
b) Lembar 2 : untuk koordinator sistem pencatatan
dan pelaporan Puskesmas yang harus
disampaikan ke koordinator sistem
pencatatan pelaporan Puskesmas di
Kabupaten;
c) Lembar 3 : untuk arsip di Puskesmas yang
disimpan oleh koordinator sistem pen-
catatan dan pelaporan Puskesmas di
Puskesmas.
9. Apakah penanggung jawab sistem pencatatan dan
pelaporan Puskesmas mengirimkan laporan tersebut ke
koordinator sistem pencatatan dan pelaporan
Puskesmas di Dinas Kesehatan Kabupaten paling lambat
tanggal 5 bulan berikutnya?
10. Apakah penanggung jawab sistem pencatatan dan
pelaporan meminta tanda bukti pengiriman laporan
 sudah sampai?
11. Apakah penanggung jawab sistem pencatatan dan
pelaporan Puskesmas mengarsip tanda bukti laporan?
JUMLAH
 Pengumpulan Informasi Kebutuhan
dan Harapan Pelanggan
Program BP UMUM
No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman :

UPTD PUSKESMAS Ade Kartini Tresnawati, SKM

SIMPENAN NIP. 196803201989022 002

1. Pengertian o Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan

Program BP UMUM adalah pengumpulan informasi dalam
rangka mengetahui harapan pelanggan terhadap pelayanan BP
UMUM (pelayanan ANC, Imunisasi Ibu Hamil dan Bayi, Ibu
Nifas, ....., pelayanan KB Suntik, Inplan, .....).
o Pelaksana Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan
Pelanggan Program BP UMUM dilaksanakan oleh bidan
koordinator, bidan Puskesmas maupun bidan di desa.
o Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan
Program BP UMUM melalui kotak saran, informasi langsung
dari pelanggan melalui berbicara langsung, telpon dan pesan
singkat (SMS), dilaksanakan setiap hari baik didalam gedung
maupun diluar gedung, baik hari kerja maupun diluar hari
kerja, sedangkan survey pelanggan dengan menggunakan
kuesioner sebagai panduan wawancara dilaksanakan di dalam
gedung Puskesmas setiap hari Kamis genap, dengan sampel
25% pasien/klien yang datang.
2. Tujuan Sebagai pedoman dalam melaksanakan pengumpulan informasi
kebutuhan dan harapan pelanggan program BP UMUM terhadap
pelayanan program KIA dan KB.
3. Kebijakan Pelaksanaan pengumpulan informasi kebutuhan dan harapan
pelanggan program BP UMUM terhadap pelayanan program KIA
dan KB mengacu pada langkah–langkah yang tertuang dalam SOP.
4. Referensi Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat,
Kementerian Pendayaan Aparatur Negara RI, 2004.
5. Prosedur/ A. Pengumpulan Informasi Melalui Kotak Saran
Langkah–langkah 1. Koordinator kelompok kerja administrasi dan manajemen
(Admen) Puskesmas membuka kotak saran Puskesmas setiap
bulan;
2. Koordinator Admen merekap isi kotak saran didalam rekapan
harapan pelanggan Puskesmas;
3. Koordinator Admen memisahkan/memilah–milah sesuai
dengan kelompok kerja program;
4. Koordinator Admen memberikan rekapan kotak saran sesuai
dengan kelompok kerja;
5. Koordinator program BP UMUM/badan koordinator
menerima rekapan kotak saran dan dimasukkan kedalam
rekapan kelompok program BP UMUM;
 6. Bidan koordinator menandatangani tanda terima penyerahan
dari koordinator Admen.

B. Informasi Langsung Dari Pelanggan

1. Bidan koordinator menerima informasi harapan pelanggan
program BP UMUM dari karyawan Puskesmas;
2. Bidan koordinator memasukkan harapan pelanggan dari
karyawan Puskesmas kedalam rekapan koordinator;
3. Bidan koordinator menandatangani informasi dari karyawan
Puskesmas didalam rekapan harapan pelanggan individu
karyawan;
4. Bidan koordinator, bidan Puskesmas dan bidan desa
menerima informasi langsung dari pelanggan baik bicara
langsung, telepon maupun SMS,
5. Informasi dari pelanggan direkap kedalam rekapan harapan
pelanggan setiap individu bidan;
6. Bidan Puskesmas dan bidan desa menyerahkan informasi
harapan pelanggan individu ke bidan koordinator;
7. Bidan koordinator menerima rekapan harapan pelanggan
secara individu direkap kedalam rekapan koordinator;
8. Bidan koordinator menandatangani serah terima harapan
pelanggan individu kedalam rekapan individu;
9. Bidan koordinator setiap akhir bulan mengundang bidan
Puskesmas dan bidan desa untuk membahas hasil harapan
pelanggan program BP UMUM;
10. Bidan koordinator, bidan Puskesmas dan bidan desa
membahas hasil rekapan koordinator harapan pelanggan
pelayanan program BP UMUM;
11. Bidan koordinator, bidan Puskesmas dan bidan desa membuat
rencana tindak lanjut hasil pembahasan harapan pelanggan;
12. Bidan koordinator membagi tugas kepada bidan Puskesmas
dan bidan desa dalam menyelesaikan permasalahan harapan
pelanggan;
13. Bidan Puskesmas dan bidan desa melaksanakan kegiatan
sesuai dengan pembagian tugas yang telah diterima dengan
mencatat pada buku kegiatan individu;
14. Bidan koordinator melapor kepada Kepala Puskesmas tentang
hasil bahasan harapan pelanggan program BP UMUM;
15. Kepala Puskesmas meneliti dan memberi umpan balik atas
laporan bidan koordinator.
6. Bagan Alir

7. Hal-hal Yang Perlu

Diperhatikan
8. Unit Terkait

9. Dokumen Terkait 1. Rekapan harapan pelanggan individu

2. Rekapan harapan pelanggan koordinator
3. Rekapan harapan pelanggan Puskesmas
10.Distribusi 1. Bidan Koordinator
2. Bidan Puskesmas
3. Bidan di Desa
4. Koordinator Admen
11.Rekaman Historis
Perubahan Tgl Mulai
No Yang Dirubah Isi Perubahan
Diberlakukan