PEDOMAN

PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT MITRA SEHAT MEDIKA PANDAAN

I. Pendahuluan
Penyimpanan dokumen rekam medis merupakan salah satu cara dari pengelolaan rekam
medis dinama suatu dokumen rekam medis kolektif dikumpulkan dalam suatu tempat yaitu
rak penyimpanan.

II. Tujuan
Tujuan dari penyimpanan adalah untuk mempermudah/memperlancar pelayanan rekam
medis apabila sewaktu-waktu dubutuhkan.

III. Kebijakan
Setiap dokumen rekam rekam medis yang sudah selesai diproses ( assembling, coding,
indeksing dan pelaporan ) wajib disimpan selama 5 tahun sebagai dokumen aktif.

IV. Petunjuk Pelaksanaan

1. Hanya petugas rekam medis yang dibenarkan menangani dokumen rekam medis.
2. Penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi.
3. Penyimpanan dokumen rekam medis dengan menggunakan angka akhir.
4. Pegawai / staf rumah sakit dari bagian/unit lain tidak diperkenankan mengambil
dokumen rekam medis dari tempat penyimpanan.
5. Pengamatan terhadap penyimpanan harus dilakukan secara periodik untuk menemukan
salah simpan dan menemukan dokumen yang dipinjam yang masih belum dikembalikan.
6. Dokumen rekam medis yang berkenaan dengan proses hukum disimpan ditempat khusus
dan diberi petunjuk.
7. Petugas penyimpanan harus memelihara kerapian dan teraturnya rak-rak penyimpanan.
8. Dokumen rekam medis yang sedang diproses/dipakai oleh petugas unit rekam medis
harus diletakkan diatas meja/rak tertentu dengan maksud bahwa dokumen tersebut setiap
saat dapat dipergunakan.
9. Dokumen yang sangat tebal harus dijadikan 2 atau 3 jilid.
10. Dokumen rekam medis yang sampulnya rusak harus segera diperbaiki untuk mencegah
makin rusaknya/hilangnya formulir-formulir yang diperlukan.

98
V. Penutup
Petunjuk pelaksanaan ini dibuat untuk dipedomani oleh seluruh bagian yang terkait, dengan
harapan dapat dilaksanankan dengan sebaik-baiknya.

99