KOMUNIKASI DAN KOORDINASI

No.Kode :
Terbitan :
No.Revisi :
Tgl mulai berlaku :
Halaman :
SPO Disahkan Oleh ;
Pimpinan BLUD Puskesmas Teluk Meranti
PEMERINTAH
BLUD PUSKESMAS
KABUPATEN TELUK MERANTI
PELALAWAN Mahdaleni , SST
NIP. 19761227 199803 2 005

1. Tujuan Sebagai sarana dalam mengemban tugas pokok dan fungsi, perlu disusun
pengorganisasian yang jelas di puskesmas sehingga antara kepala puskesmas,
penanggung jawab upaya dan pelaksana kegiatan dapat melaksanakan tugas dan
fungsinya melalui komunikasi dan koordinasi yang baik.
2. Kebijakan Sebagai pedoman dalam melaksanakan komunikasi dan koordinasi yang dilaksanakan
oleh kepala puskesmas beserta seluruh karyawannya berdasarkan langkah langkah
dalam SPO.
3. Ruang BLUD Puskesmas Teluk Meranti
Lingkup

4. Definisi  Komunikasi dan koordinasi dalam suatu organisasi dirumuskan sebagai fungsi
aparatur pemerintah untuk memadukan (mengintegrasi), menyelaraskan dan
menyerasikan (mensinkronkan) berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling
berkaitan beserta segenap gerak langkah dan waktunya dalam rangka pencapaian
tujuan dan sasaran bersama yang akan dicapai.
 Memberi penjelasan langsung serta bersahabat saling menghargai dan pengertian.
 Adanya kesepakatan perlunya tujuan bersama
 Bertukar pikiran dan ide-ide baru
 Meningkatkan partisipasi sejak perencanaan pelaksanaan penilaian.
4. Prosedur Prosedur Upaya Menyelenggarakan Pertemuan Komunikasi dan Koordinasi
a. Kepala Puskesmas memanggil penanggung jawab upaya dan pelaksana upaya
dalam rangka persiapan pertemuan lintas upaya;
b. Penangung jawab dan pelaksana upaya puskesmas mengadakan pertemuan untuk
membicarakan hal – hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan lintas upaya
puskesmas;
c. Penangung jawab dan pelaksana upaya menentukan upaya mana saja yang akan
diundang;
d. Pelaksana upaya yang ditunjuk membuat surat undangan, dan meminta
tandatangan kepada penangung jawab upaya puskesmas;
e. Penangung jawab upaya puskesmas menandatangani surat undangan;

f. Pelaksana upaya puskesmas yang ditunjuk menyampaikan undangan/ memberikan

informasi kepada penangungjawab upaya lain yang diundang;
g. Pada hari pelaksanaan pertemuan, penangung jawab upaya puskesmas membuka
 dan memimpin pertemuan;
h. Penangung jawab upaya puskesmas memberikan waktu kepada pelaksana yang
ditunjuk untuk menyampaikan hal – hal yang akan dibicarakan;
i. Penangung jawab upaya puskesmas memberikan kesempatan kepada peserta
pertemuan / koordiator lain / yang mewakili untuk menanggapi;
j. Penangungjawab upaya puskesmas membahas (memberi feed back) apa yang
disampaikan oleh upaya lain maupun yang disampaikan oleh upaya puskesmas;
k. Penangungjawab upaya puskesmas membuat kesepakatan bersama dan pembagian
tugas sesuai dengan peran, tugas dan kewenangan masing – masing;
l. Notulis mencatat hasil pertemuan di dalam notulen pertemuan;
m. Notulis meminta tandatangan peserta pertemuan sebagai persetujuan;
n. Notulis membacakan hasil pertemuan;
o. Penangung jawab upaya puskesmas menutup pertemuan,
p. Penanggung jawab upaya melaporkan hasil pertemuan pada Kepala Puskesmas,
q. Peserta pertemuan melakukan kegiatan sesuai dengan peran tugas dan
kewenangan masing–masing dengan didokumentasikan pada buku / kegiatan
individu.

Prosedur Menghadiri Pertemuan Komunikasi Koordinasi yang diselenggarakan

oleh Upaya lain.
a. Penangung jawab upaya upaya puskesmas menerima undangan dari upaya lain.
b. Penangung jawab dan pelaksana upaya upaya puskesmas membicarakan surat
undangan dan menunjuk siapa yang ditugaskan ( bisa pelaksana maupun
penangung jawab sendiri )
c. Pelaksana / Penangung jawab yang akan menghadiri pertemuan mempersiapkan
materi pertemuan dan surat tugas.
d. Pelaksana / Penangung jawab menghadiri pertemuan sesuai dengan undangan.
e. Pelaksana / Penangung jawab mengikuti pertemuan dengan menyampaikan hal–
hal yang ada kaitannya dengan pembahasan pertemuan.
f. Pelaksana / Penangung jawab mencatat dalam proses pertemuan.
g. Pemimpin pertemuan menutup pertemuan.
h. Penanggung jawab upaya (yang mengadakan pertemuan) melapor pada Kepala
Puskesmas tentang hasil pertemuan.
i. Apabila yang mengikuti pertemuan pelaksana melapor kepada penangung jawab.
j. Apabila yang mengikuti pertemuan penangung jawab, penangung jawab dan
pelaksana membahas hasil pertemuan dan pembagian tugas apabila hasil
pertemuan ada yang perlu ditindak lanjuti.
k. Penangung jawab dan pelaksana melakukan kegiatan sesuai dengan tugas
masing–masing dan mencatat dibuku/ kegiatan individu.

5. Diagram Prosedur Upaya Menyelenggarakan Pertemuan Komunikasi dan Koordinasi

Alir
Ka Puskesmas instruksikan
pertemuan lintas upaya

Persiapan pertemuan lintas upaya

Pelaksanaan pertemuan

Diskusi lintas upaya

Pembuatan kesepakatan

Diskusi dengan peserta

pertemuan yang lain
 Pembagian tugas untuk rencana pelaksanaan hasil
keputusan

Dokumentasi hasil pertemuan

Melaporkan hasil pertemuan kepada Ka Puskesmas

Pelaksanaan hasil pertemuan sesuai rencana

Prosedur Menghadiri Pertemuan Komunikasi Koordinasi yang diselenggarakan

oleh Upaya lain.

PJ upaya menerima Perwakilan upaya

undangan
pertemuan dari
upaya lain
Melaporkan hasil diskusi
pada PJ upaya (bila yg
hadir bukan PJ upaya)
Pembagian tugas (bila perlu
tindak lanjut hasil pertemuan)
menghadiri undangan
pertemuan
PJ upaya penyelenggara
pertemuan melaporkan hasil Dokumentasi hasil diskusi
pertemuan pada Ka Puskesmas
Pelaksanaan tugas sesuai
rencana

6. Referensi Prinsip dan strategi pendekatan komunikasi, joko wiyono, 2008

Upaya upaya puskesmas Penyuluhan Depkes RI 2005.

7. Dok.terkait a. Undangan Pertemuan,

b. Surat Tugas,
c. Notulen Pertemuan,
d. Buku / KegiatanIndividu.
8. Distribusi a. Penangung jawab Upaya puskesmas
b. Penangung jawab upaya lain yang terkait ;
c. Pelaksana upaya upaya puskesmas
9. Rekaman historis perubahan
No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan
1
 KOMUNIKASI DAN KOORDINASI
No. Kode :
Terbitan :
Daftar No. Revisi :

BLUD Tilik Tanggal Mulai

Berlaku
:

PUSKESMAS Halaman :
TELUK
MERANTI

No Kegiatan Ya Tidak TB.

Prosedur Upaya Menyelenggarakan Pertemuan Komunikasi dan
Koordinasi
Kepala Puskesmas memanggil penanggung jawab upaya dan pelaksana
1
upaya dalam rangka persiapan pertemuan lintas upaya;
Penangung jawab dan pelaksana upaya puskesmas mengadakan
2
pertemuan untuk membicarakan hal – hal yang akan dibicarakan dalam
pertemuan lintas upaya puskesmas;
Penangung jawab dan pelaksana upaya menentukan upaya mana saja
3 yang akan diundang;
Pelaksana upaya yang ditunjuk membuat surat undangan, dan meminta
tandatangan kepada penangung jawab upaya puskesmas;
4
Penangung jawab upaya puskesmas menandatangani surat undangan;
Pelaksana upaya puskesmas yang ditunjuk menyampaikan undangan/
5 memberikan informasi kepada penangungjawab upaya lain yang
6 diundang;
Pada hari pelaksanaan pertemuan, penangung jawab upaya puskesmas
membuka dan memimpin pertemuan;
Penangung jawab upaya puskesmas memberikan waktu kepada
7
pelaksana yang ditunjuk untuk menyampaikan hal – hal yang akan
dibicarakan;
8 Penangung jawab upaya puskesmas memberikan kesempatan kepada
peserta pertemuan / koordiator lain / yang mewakili untuk menanggapi;
Penangung jawab upaya puskesmas membahas (memberi feed back)
apa yang disampaikan oleh upaya lain maupun yang disampaikan oleh
9
upaya puskesmas;
Penangung jawab upaya puskesmas membuat kesepakatan bersama dan
10
pembagian tugas sesuai dengan peran, tugas dan kewenangan masing –
masing;
Notulis mencatat hasil pertemuan di dalam notulen pertemuan;
Notulis meminta tandatangan peserta pertemuan sebagai persetujuan;
11
Notulis membacakan hasil pertemuan;
Penangung jawab upaya puskesmas menutup pertemuan,
Penanggung jawab upaya melaporkan hasil pertemuan pada Kepala
Puskesmas,
12
Peserta pertemuan melakukan kegiatan sesuai dengan peran tugas dan
13
kewenangan masing–masing dengan didokumentasikan pada buku /
14
kegiatan individu.
15
Prosedur Menghadiri Pertemuan Komunikasi Koordinasi yang
16
diselenggarakan oleh Upaya lain.
Penangung jawab upaya upaya puskesmas menerima undangan dari
17
upaya lain.
Penangung jawab dan pelaksana upaya upaya puskesmas membicarakan
surat undangan dan menunjuk siapa yang ditugaskan ( bisa pelaksana
maupun penangung jawab sendiri )
Pelaksana / Penangung jawab yang akan menghadiri pertemuan
mempersiapkan materi pertemuan dan surat tugas.
Pelaksana / Penangung jawab menghadiri pertemuan sesuai dengan
1
undangan.
Pelaksana / Penangung jawab mengikuti pertemuan dengan
2 menyampaikan hal–hal yang ada kaitannya dengan pembahasan
pertemuan.
Pelaksana / Penangung jawab mencatat dalam proses pertemuan.
Pemimpin pertemuan menutup pertemuan.
3 Penanggung jawab upaya (yang mengadakan pertemuan) melapor pada
Kepala Puskesmas tentang hasil pertemuan.
Apabila yang mengikuti pertemuan pelaksana melapor kepada
4
penangung jawab.
Apabila yang mengikuti pertemuan penangung jawab, penangung jawab
5
dan pelaksana membahas hasil pertemuan dan pembagian tugas apabila
hasil pertemuan ada yang perlu ditindak lanjuti.
Penangung jawab dan pelaksana melakukan kegiatan sesuai dengan
6 tugas masing–masing dan mencatat dibuku/ kegiatan individu.
7
8

10

11

Jumlah

CR: …………………………………………%.
Pelaksana/ Auditor

(………………………………)