PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Guna memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis

Dosen pengampu: Lilik Siswanta, S.E., M.M.

JUDUL

Disusun oleh :
Nadia Lia Anjani 17133200079 Manajemen B2
Prastara Rangga Dito B. 17133200113 Manajemen B2
Soraya Kharisma Putri 17133200149 Manajemen B2

PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS PGRI YOGYAKARTA
TAHUN 2019/2020
JL. PGRI I SONOSEWU NO. 117 PO BOX 1123 YOGYAKARTA 55182
Pengertian Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

Perencanaan pesan merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi
secara menyeluruh dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-
pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Pemahaman Proses Komposisi

Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, krena
itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan
bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan
komunikasi. Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga
langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat
matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi
komunikasi.

Proses komposisi adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis, yang meliputi tahapan-
tahapan :

1. Perencanaan, meliputi maksud dan tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima
pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran atau media yang akan
digunakan
2. Organisasi dan Komposisi, mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk
draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang dimulai dengan merangkai
kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan
dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan untuk
mendukung ide pokok bahasannya.
3. Revisi, proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang
ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan
bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata,
kalimat dan paragraf telah di ekspresikan dengan benar.
Penentuan Tujuan Pesan Bisnis

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan
tujuan komunikasi.

Mengapa tujuan harus jelas? Tujuan yang jelas akan membantu mencapai tujuan yang
dikehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat
membantu proses pengambilan keputusan antara lain :

1. Keputusan untuk meneruskan pesan

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri sendiri, apakah pesan
yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak?
2. Keputusan untuk menanggapi audience
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan
yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan
mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui tanpa mengetahui
motif audiencenya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik.
3. Keputusan untuk memutuskan isi pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator
seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus di
singkirkan jauh-jauh.
4. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu
pesan, sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi yang
akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

Sedangkan tujuan komunikasi bisnis meliputi:

1. Memberi informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
2. Memberi persuasi (persuading) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat
dipahami dengan baik dan benar. Terutama dilakukan pada saat melakukan negosiasi
bisnis.
 3. Melakukan kolaborasi (collaboring) atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan
orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis seseorang dengan mudah dapat
melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan
asing.

Cara Menguji Tujuan:

1. Apakah Tujuan Tersebut Realistis?

Tujuan yang disampaikan hendaknya realistis, dalam arti bahwa ide-
ide atau gagasan yang hendak disampaikan sesuai dengan kemampuan yang ada. Sepe
rti kemampuan financial, manajerial, sumber daya dan teknis operasional.
2. Apakah Waktunya Tepat?
Dalam menyampaikan suatu idea tau gagasan, hendaknya dipertimbangkan ketepatan
waktu.
3. Apakah Orang Yang Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?
Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan
berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.
4. Apakah Tujuannya Selaras Dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?
Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara
keseluruhan.
Analisis Audience
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya
adalah memperhatikan audiens yang akan di paham. Siapa mereka, bagaimana
pemahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka,
bagaimana minat mereka dan apa yang mereka ketahui.
Cara mengembangkan profil audiens
Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-gampang susah. Akan
menjadi mudah apabila lawan komunikasi dikenal baik. Akan tetapi, semua akan menjadi
sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum di kenal. Dan
komunikator perlu melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
1. Siapa Audiens
Komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi
kunci/posisi paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci adalah
mereka yang memiliki status organisasional tinggi.
2. Reaksi Audiens
Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang
kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-
saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.
3. Tingkat Pemahaman Audiens
Ketika menyampaikan pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan, usia,
dan pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar
belakang yang jauh berbeda, perlu diperhatikan terlebih dahulu seberapa jauh audiens
tersebut harus dididik.
4. Hubungan Komunikator Dengan Audiens
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Struktur pesan yang akan
disampaikan dan nada suara komunikator saat menyampaikan pesan dapat
menunjukkan tingkat hubungan komunikator dengan audiens.
5. Cara Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi
6. Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi
audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan.
a. Temukan/cari apa yang diinginkan audiens
b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Pastikan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens
Sumber referensi

Jannah, Alifatul. 2014. Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis. di

https://www.academia.edu/8904758/perencanaan_pesan-pesan_bisnis (di akses 25
September)

Syaifullah, Munjiyat . 2017. Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis. di

https://munjiyatsyaiful.wordpress.com/2017/11/06/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/ (di akses
25 September)

Ariyanti, Suci. 2017. Makalah Perencanaan Pesan Bisnis - Komunikasi Bisnis. di

http://ariyantisuci8.blogspot.com/2017/10/makalah-perencanaan-pesan-bisnis.html (di akses
25 September)

Adityo, Wuri. 2017. MAKALAH PERENCANAAN PESAN – PESAN BISNIS. di

https://wuriadityo.wordpress.com/2017/10/24/makalah-perencanaan-pesan-pesan-bisnis/ (di
akses 25 September)