PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG

DINAS KESEHATAN
UPF PUSKESMAS JELEKONG
Alamat : Jl. Raya Laswi 705

FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)

UNIT KERJA : Pendaftran

TIM FMEA

Pimpinan Tim : dr. Era Sulastri

Anggota : drg. Didah Holidah

Tri Ervini

Petugas Notulen : Siti Maesaroh

 Pimpinan Tim adalah Ketua Tim KP Puskesmas dr. Era Sulastri

 Anggota Tim adalah Ketua Pokja UKP, PJ 2 Pelayanan,
 Koordinator bagian Pendaftran Puskesmas Neneng Meli
 Notulen adalah petugas Medrek

Tujuan Pembentukan Tim FMEA

Melakukan penilaian, analisis dan menyusun rekomendasi perbaikan terhadap prosedur

Pelayanan Medrek

Tanggung Jawab Tim

a. Melakukan analisis
b. Menyusun rekomendasi perbaikan
c. Melaksanakan perbaikan prosedur (jika ada)

I. ALUR PROSES YANG DIANALISA: Pelayanan Pendaftran

 Pasien datang mengambil
nomor antrian

Pasien di panggil sesuai nomor

urut

Petugas menanyakan maksud

kedatangan

Tidak
Pernah berkunjung sebelumnya
Membut RM baru Membuat
kartu
pasien
berobat

YA

NO RM
Baru Meminta kartu berobat

Mencari no RM di Tidak YA
aplikasi
pendaftaran Bawa kartu berobat

Mencari RM Mencari RM

Masukan data ke komputer (Entry data )

 Tujuan Poli
1. UMUM
II. IDENTIFIKASI
2. GIGI FAILURE MODE
3. MTBS
4. KIA/KB
5. LANSIA
Pasien tidak mengambil no antrian
Pasien Tidak sabar mengantri
Pasien datang mengambil
Nomor antrian hilang nomor antrian
Salah masuk loket

Petugas lama melayani

Pasien di panggil sesuai nomor
Petugas salah memberikan informasi urut

Petugas menanyakan maksud

kedatangan

8. Jawaban Pasien tidak akurat

Kartu berobat hilang/tdk dibawa
Tidak
Pernah berkunjung sebelumnya
Membut RM baru Membuat
kartu
pasien
berobat

YA

Kartu berobat habis

NO RM
Baru Meminta kartu berobat

Mencari no RM di Tidak YA
aplikasi
pendaftaran Bawa kartu berobat

10. Nama dan Nomor Reg tidak Sinkron

Mencari RM Mencari RM
 Masukan data ke komputer (Entry data )

III. TUJUANTujuan
MELAKUKAN ANALISIS FMEA11. Salah memasukan kartu
Poli
Analisis 6.FMEAUMUM
di Pendaftaran dilakukan untuk mengenali/mendeteksi
7. GIGI
kegagalan/kesalahan yang mungkin akan timbul serta akibatnya dan mengenali penyebab
8. MTBS
terjadinya 9.
sebelumKIA/KB
menjadi masalah yang berbahaya di pendaftaran bagi pasien dan
karyawan. 10. LANSIA

IV. IDENTIFIKASI AKIBAT JIKA TERJADI FAILURE MODE UNTUK

TIAP-TIAP FAILURE MODE

No. Failure Mode Efect/Akibat

1 Pasien tidak mengambil nomor antrian Tidak di panggil petugas pendaftaran

2 Pasien tidak sabar mengantri Pasien tidak jadi berobat

3 Nomor antrian hilang Waktu tumggu lebih lama

4 Salah masuk loket Tidak di panggil

5 Petugas lama melayani Pasien komplain dan antrian lebih lama

6 Petugas salah memberikan informasi Pasien tidak dipanggil oleh poli yang
di tuju

7 Jawaban pasien tdak akurat No registrasi ganda

8 Kartu berobat hilang atau tidak dibawa Memperlambat pelayanan

9 Kartu berobat habis Pasien tidak dapat nomor rekam medis

10 Nama dan no reg tidak sinkron Memperlambat pelayanan

11 Salah memasukan kartu medrek ke poli yang lain Memperlambat pelayanan

V. IDENTIFIKASI PENYEBAB DARI TIAP FAILURE MODE DAN UPAYA

YANG TELAH DILAKUKAN UNTUK MENGATASI FAILURE MODE

No Failure Mode Penyebab Upaya yang ada

1 Pasien tidak mengambil Kurang informasi dari petugas Petugas menginformasikan

nomor antrian kepada pasien tata cara
pendaftaran baik secara langsung
maupun tidak langsung

2 Pasien tidak sabar Pasien terburu buru, tempat Menambah kursi tunggu
mengantri mengantri di pendaftaran
kurang nyaman

3 Nomor antrian hilang Kelalaian pasien Mengingatkan pasien menyimpan

kartu

4 Salah masuk loket Petugas tidak teliti Petugas mematuhi SOP

5 Petugas lama melayani Kurang SDM Menambah petugas di pendaftara

6 Petugas salah Kurang konsentrasi Memperbaiki komunikasi anatara

 memberikan informasi petugas dan pasien

7 Jawaban pasien tdak Pasien lupa Menggali informasi dari pasien

akurat

8 Kartu berobat hilang Pasien lalai Petugas membuat kan kartu yang
atau tidak dibawa reg yang baru

9 Kartu berobat habis Petuagas terlambat mengambil Membuat kartu berobat

ke dinkes sementara

10 Nama dan no reg tidak Petugas Kurang teliti Merubah nama sesuai no reg
sinkron

11 Salah memasukan kartu Petugas kurang teliti Petugas mematuhi SOP

medrek ke poli yang
lain

VI. PERHITUNGAN RPN

Tahapan proses Failure mode akibat S O D RPN

(Severity) (kemungk Kemudah (SxOxD
inan an )
terjadi) dideteksi
1.Nomor Waktu tumggu
5 6 6 180
antrian hilang lebih lama
2.Pasien tidak Tidak di panggil
mengambil petugas 6 8 3 144
nomor antrian pendaftaran
3.Pasien tidak
Pasien tidak jadi
sabar 6 5 4 120
berobat
mengantri
4.Salah masuk
Tidak di panggil 4 2 1 16
loket
5.Petugas lama Kurang SDM 5 8 4 160
melayani
392
6. Petugas Kurang konsentrasi 7 8 7
salah
memberikan
informasi

7.Jawaban Pasien lupa 7 4 7 196

pasien tdak
akurat

8. Kartu Pasien lalai 7 10 1 70

berobat hilang
atau tidak
dibawa

9. Kartu Petuagas terlambat 6 6 1 36

berobat habis mengambil ke
dinkes

10.Nama dan Petugas Kurang 7 4 1 28

no reg tidak teliti
sinkron

11.Salah Petugas kurang 6 9 1 54

memasukan teliti
kartu medrek
ke poli yang
 lain

VII. FAILURE MODE YANG AKAN DISELESAIKAN

Berdasarkan nilai RPN diambil cut off point yaitu point 1 sampai dengan 5

Failure mode akibat S O D RPN kumulati %

(Severity (kemungkina Kemudaha (SxOxD f
) n terjadi) n dideteksi )
392
1. Petugas Kurang 7 8 7
salah konsentrasi
392
memberikan
informasi
28,08
2. Jawaban Pasien lupa 7 4 7 196
pasien tdak
akurat
588 42,12
Waktu
3 .Nomor
tumggu 5 6 6 180
antrian hilang
lebih lama 768 55,01
4.Petugas lama Kurang 5 8 4 160
melayani SDM
928 66,48
Tidak di
5.Pasien tidak panggil
mengambil petugas 6 8 3 144
nomor antrian pendaftara
n 1072 76,79
6.Pasien tidak Pasien
sabar tidak jadi 6 5 4 120
mengantri berobat 1192 85,39
7. Salah masuk Tidak di
4 2 1 16
loket panggil 1208 86,53
8. Kartu Pasien lalai 7 10 1 70
berobat hilang
atau tidak
dibawa
1278 95,95
9..Salah Petugas 6 9 1 54
memasukan kurang
kartu medrek teliti
ke poli yang
lain
1332 95,42
10. Kartu Petuagas 6 6 1 36
berobat habis terlambat
mengambil
ke dinkes
1368 97,99
11.Nama dan Petugas 7 4 1 28
no reg tidak Kurang
sinkron teliti
1396 100
 VIII. RENCANA TINDAK LANJUT UNTUK MENGATASI FAILURE MODE

Failure akibat S O D RPN Kegiatan yang Penangg Waktu

mode (SxOxD) direkomendasikan ung
jawab
392
1. Petugas Kurang 7 8 7 Memperbaiki
salah konsentrasi komunikasi antara
memberika petugas dan pasien
n
informasi

2. Jawaban Pasien lupa 7 4 7 196 Menggali informasi

pasien tdak dari pasien
akurat
3 .Nomor Waktu Mengingatkan pasien
antrian tumggu 5 6 6 180 menyimpan kartu
hilang lebih lama
4.Petugas Kurang 5 8 4 160
lama SDM
Menambah petugas di
melayani
pendaftara
Petugas
5.Pasien menginformasikan
Tidak di
tidak kepada pasien tata cara
panggil
mengambil 6 8 3 144 pendaftaran baik
petugas secara langsung
nomor
pendaftaran maupun tidak
antrian
langsung

1.Menambah kursi
tunggu
6.Pasien Pasien 2. menambah media
tidak sabar tidak jadi 6 5 4 120 audiovisual
mengantri berobat 3. ruang tunggu dibuat
senyaman mungkin

IX. PELAKSANAAN KEGIATAN DAN EVALUASI

Dalam lembar terpisah……..NARASI

X. Prosedur YANG BARU SEBAGAI HASIL DARI ANALISIS FMEA:

Pelayanan Pendaftaran

1. Petugas mengingatkan pasien datang agar mengambil nomor

antrian, dan menyimpan nmr antrian dg baik.
2. Petugas mempersilahkan pasien duduk di ruang tunggu
sambil menunggu pemanggilan oleh petugas pendaftaran.
3. Petugas pendaftaran memanggil pasien dan menanyakan
kapan terakhir pasien datang k puskesmas, apakah ada kartu berobat, identitas pasien
4.
5. Resep diserahkan pada pasien/keluarga pasien
6. Resep diserahkan ke farmasi dengan meletakkan resep pada
wadah yang telah disediakan oleh petugas
7. Petugas farmasi melakukan telaah resep dan apabila
ditemukan masalah maka petugas mengkonfirmasi ulang pada penulis resep
 8. Apabila ditemukan tulisan yang kurang jelas petugas
mengkonfirmasi ulang pada penulis resep
9. Petugas menyiapkan obat
10. Petugas membuat etiket dengan berpedoman pada resep yang
berisi :
a. Tanggal dibuat etiket (tanggal resep dilayani)
b. Nomor resep
c. Nama Pasien
d. Aturan pemakaian obat (interfal pemakaian)
e. Cara pakai
11. Petugas memeriksa kesesuaian antara resep, obat dan
etiketnya sebelum diserahkan ke petugas loket obat
12. Etiket obat yang diminum berwarna putih sedangkan yang
berwarna biru untuk obat luar dan injeksi
13. Petugas di loket obat memeriksa kembali kesesuaian resep,
obat dan etiket
14. Petugas memanggil pasien
15. Petugas mengidentifikasi pasien dengan cara mengkonfirmasi
minimal dengan dua identitas seperti nama, alamat (Rt/Rw), umur, nama kepala
keluarga dan lain-lain
16. Apabila pasien telah teridentifikasi dengan baik maka petugas
menyerahkan obat pada pasien/keluarga pasien.
17. Obat diserahkan pada pasien dengan diberikan penjelasan
yang cukup, minimal cara pakai obat.
18. Untuk pasien tertentu dilakukan konseling oleh apoteker.

Mengetahui Indramayu , 20 Juli 2017

Ka. UPTD Puskesmas Wakil Manajemen
……………. Mutu/Ketua Tim Mutu
UPTD Puskesmas
…………….

. ……………………..
NIP…………………… (. ………………………)
Nip. …………………….