PT.

TRIADJO PERSADA, Tbk

Jalan Raya Buah Batu No. 108, Bandung Tlp/Faks.: (0251) 8282828, (0251) 567462

TUGAS DAN FUNGSI STRUKTUR ORGANISASI

Dalam pelaksanaan sebuah proyek konstruksi, kontraktor pelaksana akan membentuk

satu tim dengan struktur organisasi proyek yang mewakili kompleksitas proyek tersebut.
Beberapa kontraktor menerapkan pola manajemen yang berbeda satu sama lain, yang
kemudian tercermin pada struktur organisasi proyeknya. Namun struktur organisasi yang
berbeda tersebut pada intinya tetap harus mewakili fungsi-fungsi utama pada sebuah
organisasi proyek.

Dalam hal penulis ini memberikan contoh struktur organisasi dalam project yang tidak
terlalu besar, tetapi struktur organisasi yang dibentuk tetap mewakili fungsi-fungsi utama
sebagai berikut:

1. Project Manager

Sebagai Manager project yang tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

a. Mengimplementasikan rencana proyek dan pelaksanaannya.

b. Bertanggung jawab untuk membina hubungan kooperatif dengan para pihak yang
terlibat baik dalam struktur horizontal maupun vertical. Jika terjadi hal yang tidak
diharapkan, manajer proyek langsung menjaga dan mengantisipasi agar proyek
berjalan sesuai rencana. Adakalanya mereka harus keluar jalur untuk melakukan
inovasi untuk merespon peluang dan ancaman yang tak terduga. Oleh karena itu,
seorang manajer proyek harus mampu mengelola perubahan dalam hal sumber daya,
manusia maupun lingkungan.
c. Mengintegrasikan sumber daya sesuai dengan posisi dan jadwal yang sudah dibuat
dalam perencanaan. Akan tetapi, menjadi seorang pengelola yang sukses juga harus
menjadi seorang pemimpin. Dimana kepemimpinan akan memiliki pengaruh dalam
mengarahkan timnya, maupun menjalin hubungan dengan pihak luar yang terlibat
didalamnya. Karena sebuah proyek akan selalu berkaitan dengan berbagai pihak,
entah itu klien, anggota tim, supplier, dan sebagainya. Kepemimpinan ini juga akan
dapat mengatasi hal-hal ketidakpastian yang dihadapi sebuah proyek

Dalam pelaksanaan suatu proyek biasanya seorang manajer proyek akan bekerja dalam
tekanan. Mereka akan berhadapan dengan manajemen prioritas baik dari segi kegiatan
ataupun dari segi hubungan, demikian juga ketika terjadi suatu konflik di dalamnya yang
harus diselesaikan agar tidak menganggu jalannya proyek. Karena itu dibutuhkan stamina
yang kuat, manajemen emosi yang baik, dan kejernihan dalam berpikir secara mendalam
dan cemerlang untuk menemukan solusi terbaik dari alternative solusi yang ditawarkan oleh
tim proyek. Ada kalanya seorang manajer proyek menjadi pemimpin dan sebaliknya, oleh
karena itu manajer proyek harus mampu membedakan mana yang akan dipimpin dan mana
yang akan dikelola dan juga akan lebih baik jika menggabungkan keduanya. Ada
perbandingan di antara keduanya jika ingin ditelaah lebih dalam; “managers do things
right, leaders do the right things.”

2. Site Manager

Site manager atau bisa disebut manager proyek adalah orang atau seseorang yang dipilih
dengan kemampuan tertentu untuk memimpin orang-orang dalam proyek yang berbagai
karakteristik, latar belakang budaya, dengan tujuan tertentu dari proyek tersebut.

Fungsi Site Manager:

a. Menjadwalkan proyek
b. Mengimplementasikan rencana proyek
c. Mengontrol kerja sampai selesai
d. Manajer bertanggung jawab untuk membina hubungan kooperatif dengan para pihak
yang terlibat baik dalam struktur horizontal maupun vertical.
e. Melakukan inovasi
f. Memperkirakan Durasi Tugas ; Optimistic duration (OD), Pessimistic duration (PD),
Expected duration (ED), Most likely duration (D)
g. Menentukan Ketergantungan Antartugas
Empat tipe ketergantungan antar tugas :
 Finish-to-start (FS) – Penyelesaian sebuah tugas memicu awal tugas lain.
 Start-to-finish (SS) – Awal sebuah tugas memicu awal tugas lain.
 Finish-to-finish (FF) – Dua tugas harus selesai pada waktu bersamaan.
 Start-to-finish (SF) – Awal sebuah tugas menandakan selesainya tugas lain.
h. Mengintegrasikan sumber daya sesuai dengan posisi dan jadwal yang sudah dibuat
dalam perencanaan.
i. Mengarahkan Usaha Tim
j. Memonitor dan Mengontrol Perkembangan
k. Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek

3. Kepala Administrasi & Keuangan

Seksi Administrasi dan Keuangan, sesuai dengan fungsi utama yaitu : mengelola fungsi
Keuangan, Akuntansi, Pengelolaan Sumber Daya Manusia, Manajemen Perkantoran
Mutakhir, Pengelolaan Fungsi Umum dan Pergudangan lingkup proyek dalam rangka
menunjang peningkatan produktifitas sumber daya manusia dan tingkat laba proyek.
 Seksi Keuangan dan Administrasi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi Keuangan dan
Administrasi yang diangkat oleh Manajer Divisi atau pejabat yang diberi wewenang untuk
itu dan bertanggung jawab langsung kepada Project Manager.

Kepala Keuangan dan Administrasi bertanggung jawab atas :

a. Terlaksananya pegelolaan keuangan proyek yang efektif dan efisien.
b. Tersajinya informasi tentang proses pencairan tagihan proyek.
c. Terlaksananya pencairan tagihan proyek.
d. Terlaksananya proses akuntansi yang tertib.
e. Terlaksananya fungsi personalia yang menjadi tanggung jawabnya.

4. Site Engineering

Site Engineer (Chief Engineer), fokus pada perhitungan construction engineering, value
engineering, pembuatan shop drawing, time control dan pengawasan pelaksanaan
engineering proyek.

Tugas fungsi engineering, yang dalam ini dijabat oleh Site Engineering atau Chief
Engineering (tergantung besar kecilnya proyek), adalah sebagai berikut:

a. Mengkoordinir pembuatan master schedule dan breakdown aktivitas bulanan dan

mingguan.
b. Mengkoordinir penentuan schedule material dan persetujuan material dari owner.
c. Mengkoordinir pembuatan shop drawing.
d. Memaksimalkan kemungkinan pemanfaatan value engineering (VE).
e. Mengkoordinir pembuatan laporan progres pelaksanaan proyek secara periodik.

Fungsi engineering sendiri menempati tahap ketiga dari lima tahapan pelaksanaan
proyek, yaitu pada tahapan sosialisasi dan penjabaran. Ada pun kelima tahapan tersebut
terdiri dari tahap pemahaman dan perencanaan,tahap pengadaan, tahap sosialisasi dan
penjabaran, tahap pelaksanaan pekerjaan dan tahap serah terima pekerjaan. Dalam
pelaksanaannya, fungsi engineering merencanakan tugas-tugas tersebut di atas pada tiga
aspek, yaitu stuktur, arsitektur dan mekanikal elektrikal.

5. Kepala Logistik

‘Logistik’ atau bisa juga dijelaskan sebagai bagian Pengadaan bahan dan Peralatan,
memiliki fungsi sebagai berikut :

a. Tersedianya informasi perkembangan bahan, material, dan peralatan sesuai dengan

spesifikasi, penggunaan, mutu dan harga dengan syarat pembayaran yang
menguntungkan proyek.
 b. Tersedianya informasi sub kontraktor yang dapat diandalkan baik dari segi
kemampuan teknis, ekonomis dan terpecaya.
c. Tersedianya informasi mengenai sumber daya alat baik dari segi spesifikasi, kondisi
dan tarif sewa serta mobilisasi dan demobilisasinya.
d. Tersajinya kebutuhan jumlah, spesifikasi, kondisi, pendayagunaan bahan,
material, peralatan bantu serta sub kontraktor.
e. Penyusunan pembelian bahan, material, pengadaan material bantu serta pemakaian
sub kontraktor.
f. Penyelenggaraan pembelian bahan, peralatan, dan material.
6. Koordinator Pelaksana

Tugas dan kewajibannya, antara lain:

1. Menyimpan gambar kerja dengan baik, tidak boleh merubah/mencoret tanpa seizin
atasan langsung,
2. Melaksanakan pekerjaan dengan konsisten sesuai dengan rencana mutu proyek
(instruksi kerja), speksifikasi teknis dari pelanggan, dan gambar kerja yang
diterimanya dengan mengarahkan tukang/sub kontraktor dan pekerjanya hingga
didapat pekerjaan yang bermutu, tepat waktu, dan biaya yang seefisien mungkin,
3. Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan,
4. Membuat dan melaksanakan detail program kerja berdasarkan program
harian/mingguan/bulanan yang adan serta melaporkan prestasi kerja ke kepala
proyek,
5. Membuat opname prestasi pekerjaan bersama-sama kepala proyek dan sub
kontraktor (bila ada) yang bersangkutan untuk keperluan tagihan dan lain-lain,
6. Menyelenggarakan pencatatan-pencatatan atas tindakan yang telah dikerjakan baik
qualitatif maupun quantitatif untuk dapat membuat laporan mingguan mengenai:
- Pemakaian bahan, mesin-mesin/alat-alat dalam pekerjaan yang sedang
dilaksanakan,
- Penggunaan persekot karya yang dipercayakan kepadanya,
- Ihktisar upah dan hari perkerjaan,
- Kemajuan pekerjaan yang sedang dilaksanakan.
- Mengumpulkan bukti-bukti penerimaan/pengeluaran tertulis akibat bahan/
material, alat, dan keperluan lainnya kepada kepala proyek sehingga
pertanggungjawaban akan terlihat di dalam

7. Quantity surveyor

Pengertian :
QuantitySurveyor (QS) adalah sebuah profesi yang mempunyai keahlian dalam
perhitungan volume,penilaian pekerjaan konstruksi,administrasi kontrak sedemikian
 sehingga suatupekerjaan dapat dijabarkan dan biayanya dapat diperkirakan,
direncanakan, dianalisa, dikendalikan dan dipercayakan.
Posisi QS juga dikenal dalam istilah lain yaitu estimator, pada pembahasan ini saya
membatasi lingkup untuk peran QS selama proses pelaksanaan proyek konstruksi
 Tugas seorang QS
- melakukan review RAB dan RAP dari gambar kontrak untuk back up progres 0% (awal
proyek)
- Membuat proposal pekerjaan tambah kurang ke owner berdasarkan back up volume
progress 0%.
- Melakukan seleksi, komparasi mandor dan sub kontraktor.
- Melakukan monitoring progress pekerjaan dan tagihan mandor dan sub kontraktor.
- Melakukan verifikasi tagihan mandor/sub kontraktor.
- Melakukan monitoring progres pekerjaan dan penagihan prestasi ke owner.
- Membuat tagihan ke owner berdasarkan progress pekerjaan
- Mengelola dan menyusun proposal claim (kepada pihak-3 dan pemilik proyek)
8. Engineer Struktur

Lingkup pekerjaan struktur meliputi pekerjaan sub structure (pondasi), upper

structure (struktur gedung) dan struktur atap. Jenis pekerjaan struktur meliputi
pekerjaan beton dan baja.

9. Engineer Arsitektur

Untuk lingkup pekerjaan arsitektur meliputi pekerjaan finishing yang terdiri dari
finishing dinding, lantai, plafond, pintu jendela dan penutup atap. Jenis pekerjaan atau
material arsitektur (finishing) sangat beragam, sehingga memerlukan pembahasan
tersendiri.

10. Engineer Mechanical/Electrical

Untuk lingkup pekerjaan mekanikal elektrikal, meliputi instalasi penerangan

(elektrikal), air bersih, air kotor & limbah, tata udara, pemadan kebakaran dan pekerjaan
instalasi elektronik.

11. Koordinator Keamanan

Koordinator keamanan atau biasa juga disebut “Security” adalah orang yang bertugas
menjaga keamanan dan ketertiban didalam lingkungan proyek, mencegah keributan dan
perselisihan, mengawasi dan mencatat tamu-tamu yang datang ke proyek selama proyek
berlangsung.

12. Asisten Keuangan

 a. Mempersiapkan daftar biaya berkaitan dengan rancangan dalam bentuk batas biaya
dan target biaya untuk setiap pekerjaan
b. Menyelenggarakan sistem asministrasi umum dan teknis dalam rangka
memperlancar pengelolaan proyek
c. Membuatpembukuan arsip arsip yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek
d. Melaksanakan pengendalian biaya selama pelaksanaan proyek

13. Asisten Administrasi

a. Bertanggungjawab atas penyelenggaraan administrasi dilapangan

b. Membuat laporan keuangan mengenai seluruh pengeluaran proyek
c. Membuata secara rinci pembukuan keuangan proyek
d. Memeriksa pembukuan arsip – arsip selama pelaksanaan proyek

14. Drafter

 Tugas dan tanggung jawab drafter adalah:

a. Membuat shop drawing yang siap dilaksanakan dengan dikoordinasi oleh pelaksana
b. Menyiapkan gambar dari revisi desain dan detail desain yang dibutuhkan untuk
kegiatan pelaksanaan dilapangan
c. Menghitung volumen berdasarkan data lapangan dan melaporkan pada administrasi
teknik
d. Menjaga peralatan gambar yang digunakan dalam kondisi bagus

15. Gudang

1. Tugas seorang pengawas gudang adalah:

a. Menyimpan dalam gudang dan membukukan bahan bangunan yang datang
b. Menjaga atau memelihara keawetan bahan yang ada dalam gudang
c. Bertanggung jawab keluar masuknya bahan bangunan yang diminta oleh bos borong
setelah diketahui oleh pelaksana lapangan
d. Menghitung dengan benar barang yang keluar dan masuk
e. Bertanggung jawab kepada logistik