MENGHITUNG KEBUTUHAN SDM BERDASARKAN BEBAN KERJA

Komponen kunci dari perencanaan SDM adalah penentuan tipe SDM yang diperlukan.
Perencanaan SDM bertujuan untuk mencocokkan SDM dengan kebutuhan organisasi yang
dinyatakan dalam bentuk aktifitas. Merencanakan kebutuhan SDM berhubungan dengan hal-hal
sebagai berikut :
a. mendapatkan dan mempertahankan jumlah dan mutu karyawan
b. mengidentifikasi tuntutan keterampilan dan cara memenuhinya
c. menghadapi kelebihan atau kekurangan karyawan
d. mengembangkan tatanan kerja yang fleksibel
e. meningkatkan pemanfaatan karyawan

Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan SDM, salah
satu di antaranya adalah dengan menggunakan analisis beban kerja. Yang dimaksud dengan
beban kerja adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu
tertentu. Beban kerja juga dapat berarti berat ringannya suatu pekerjaan yang dirasakan oleh
karyawan yang dipengaruhi oleh pembagian kerja (job distribution), ukuran kemampuan kerja
(standard rate of performance) dan waktu yang tersedia.

Metode beban kerja adalah tehnik yang paling akurat dalam peramalan kebutuhan tenaga
kerja untuk jangka pendek (short-term). Peramalan jangka pendek ini untuk waktu satu tahun
dan selama-lamanya dua tahun. Tehnik analisis ini memerlukan penggunaan rasio atau pedoman
penyusunan staf standar dalam upaya mengidentifikasi kebutuhan personalia.

Salah satu cara untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja
diformulasikan oleh Peter J. Shipp (1998) dan dianjurkan oleh WHO. Panduan penghitungan
kebutuhan tenaga kerja ini telah disesuaikan dengan kondisi Rumah Sakit di Indonesia. Metode
beban kerja ini mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis dapat diterima,
komprehensif, realistis dan dapat diterima oleh manajer medik maupun manajer non-medik.

Metode beban kerja ini didasarkan pada pekerjaan nyata yang dilakukan oleh masing-
masing tenaga kesehatan. Adapun langkah-langkah penyusunan kebutuhan tenaga kerja
berdasarkan metode ini adalah :
1) menetapkan unit kerja beserta kategori tenaganya
2) menetapkan waktu kerja yang tersedia selama satu tahun
3) menyusun standar beban kerja
4) menyusun standar kelonggaran dan
5) menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja. Untuk menghitung beban kerja ini diperlukan
hal-hal seperti : standar pelayanan, prosedur kerja tetap serta uraian kerja (job description) bagi
setiap tenaga kerja.
Ada lima langkah dalam menghitung kebutuhan tenaga Radioghrafer berdasarkan beban kerja,
yaitu :

LANGKAH PERTAMA : menetapkan unit kerja dan kategori tenaga.

LANGKAH KEDUA : menetapkan waktu kerja yang tersedia bagi tenaga Radioghrafer selama
satu tahun. Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja yang tersedia adalah :
1. Hari kerja ( A ). di instalasi laboratorium rumah sakit, pelayanan dilaksanakan selama 15
jam yang dibagi dalam 2 shift sehingga dalam seminggu terdapat 6 hari kerja.
2. Cuti tahunan ( B ). Jumlah cuti tahunan adalah 12 hari dalam satu tahun.
3. Pendidikan dan pelatihan ( C ). Sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit
Ibu dan Anak “Fatimah” Lamongan memiliki hak untuk mengikuti pendidikan dan
pelatihan selama 5 hari kerja per tahun.
4. Hari libur nasional ( D ). Dalam waktu satu tahun terdapat 15 hari libur nasional.
5. Ketidakhadiran kerja ( E ). Di Instalasi PRadiologi rata-rata ketidakhadiran kerja dalam
satu bulan selama 4 hari
6. Waktu kerja ( F ) Pada umumnya waktu kerja selama sehari adalah 8 jam.
Berdasarkan data-data tersebut selanjutnya dilakukan penghitungan untuk menetapkan waktu
tersedia dengan rumus sebagai berikut :

Waktu kerja tersedia = A - (B+C+D+E) x F

Tabel berikut menunjukkan jumlah waktu kerja yang tersedia dalam setahun.

Kode Faktor Waktu Kerja Keterangan

A Hari Kerja 365 Hari per tahun
B Cuti Tahunan 12 Hari per tahun
Pendidikan dan
C 5 Hari per tahun
Latihan
D Hari Libur Nasional 15 Hari per tahun
E Ketidakhadiran Kerja 48 Hari per tahun
F Waktu Kerja 8 Jam per hari
Waktu Kerja 285 Hari per tahun
Jam Kerja 2280 Jam per tahun
Waktu Kerja 136800 Menit per tahun

Adapun uraian penghitungannya adalah sebagai berikut :

Waktu kerja tersedia = 365 – ( 12 + 5 + 15 + 48 )
= 285 hari/tahun
= 2280 jam/tahun
= 136800 menit/tahun

LANGKAH KETIGA : menyusun standar beban kerja. Standar beban kerja adalah volume atau
kuantitas beban kerja selama 1 tahun untuk setiap kategori tenaga (dalam hal ini adalah
Radioghrafer). Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per tahun.
Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menyusun standar beban kerja untuk kategori tenaga
adalah sebagai berikut :

 kategori tenaga pada unit kerja yang telah ditetapkan pada langkah pertama di atas,
 standar profesi, standar pelayanan dan standar prosedur operasional tetap yang berlaku,
 rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh kategori tenaga (Radioghrafer) untuk
menyelesaikan kegiatan pelayanan, dan
 data dan informasi kegiatan pelayanan di masing-masing unit pelayanan teknis (foto
Thorax, Ektremitas, BOF dll)

Beban kerja Radioghrafer meliputi :

 kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh Radioghrafer, misalnya : positioning,

mengatur kondisi ekspose, procesing CR, pengolahan data, print hasil foto, dll.
 rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan pokok, misalnya
rerata waktu untuk pemeriksaan foto Thorax adalah 10 menit, dsb.
 standar beban kerja Radioghrafer tiap satu tahun dihitung dengan rumus perhitungan
sebagai berikut :
Standar beban kerja = waktu tersedia per tahun : rerata waktu per kegiatan pokok

LANGKAH KEEMPAT : menyusun standar kelonggaran yang bertujuan untuk mengetahui

faktor kelonggaran kategori tenaga yang meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk
menyelesaikan suatau kegiatan yang tidak terkait langsung atau tidak dipengaruhi oleh tinggi
rendahnya kuantitas atau jumlah kegiatan pokok / pelayanan.

Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada
tenaga Radioghrafer mengenai :

 kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan, misalnya rapat, istirahat,
sholat, makan;
 frekuensi kegiatan dalam satu hari, minggu, bulan; waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan kegiatan.
Adapun rumus untuk menghitung faktor kelonggaran adalah sebagai berikut :
Standar kelonggaran = rerata waktu faktor kelonggaran : waktu kerja tersedia per tahun
Tabel berikut adalah standar kelonggaran RSIA Fatimah Lamongan :

Faktor Kelonggaran Rata-rata Waktu Standar Kelonggaran

Rapat 2 jam per bulan 0.012
30 menit per
Istirahat, sholat, makan 0.092
hari
Jumlah 0.104

LANGKAH KELIMA : menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja yang bertujuan untuk
memperoleh jumlah dan kategori tenaga Radioghrafer per unit kerja sesuai dengan beban kerja
selama 1 tahun. Sumber data yang diperlukan untuk penghitungan kebutuhan tenaga ini terdiri
dari:

 data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya, yaitu waktu kerja tersedia, standar
beban kerja dan standar kelonggaran;
 kuantitas kegiatan pokok selama kurun waktu satu tahun, dimana penulis mengambil data
kuantitas kegiatan pokok selama satu tahun.
Data kegiatan pada pelayanan di tiap unit teknis yang telah diperoleh, Standar Beban Kerja , dan
Standar Kelonggaran merupakan sumber data untuk menghitung kebutuhan tenaga
Radioghraferdengan menggunakan rumus sebagai berikut :

Kebutuhan tenaga = (Jumlah kegiatan pokok : standar beban kerja) + Standar Kelonggaran

Selanjutnya kebutuhan tenaga untuk tiap kegiatan pokok dijumlahkan terlebih dulu sebelum
ditambahkan dengan Standar Kelonggaran.

Daftar Pustaka :

1. Amstrong, Michael, 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik : Mengelola

Karyawan, Buku Wajib Bagi Manajer Lini, PT. Bhuana Ilmu Populer, Jakarta.
2. Moehijat, 1979, Perencanaan Tenaga Kerja, Penerbit Alumni, Bandung.
3. Sunarto dan Sahedy Noor, 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM), Bagian
Penerbitan FE-UST, Yogyakarta.
4. Simamora, Henry, 1994, Manajemen Sumber Daya Manusia, Bagian Penerbitan STIE
YKPN, Yogyakarta.
5. Kurniati, Rhina Widhi, 2003, Menghitung Kebutuhan Tenaga Analis Laboratorium di Sub
Unit Penyakit Infeksi Instalasi Patologi Klinik RS Dr. Sardjito : Laporan Manajemen,
Program Pendidikan Dokter Spesialis-I Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada,
Yogyakarta