NOTULENSI RAPAT BPH RIHLAH

Hari/tanggal: Sabtu, 09 November 2019

Tempat : Mushola Ibnu Sina FK Unsri Madang lt 2

Pukul : 15.30 s.d. selesai

Kegiatan :

 Pembukaan ketupel
 Pemaparan perdivisi
 Kesimpulan notulensi
 Penutup

Pembahasan :

1. Divisi Acara

Topik: Tempat, penyesuaian rondown, dan masalah menginap atau tidak.

Hasil: Tempat sudah ditentukan yaitu 2 tempat dimana satu sebagai prioritas dan satunya cadangan,
seperti berikut ini:

 d'sultan stable (prioritas utama)

Fasilits: mushola (dengan wc dan tmpt duduk), lapangan luas, danau, outbound (panah dan
berkuda)
Pertimbangan:
Menginap (Sore-besok siang)
 Biaya: 3.500.000,00 (sdh mencakup sewa lahan dan outbound)
 Tenda:
Opsi 1: disewakan 1 tenda 40rb untuk kira-kira 6 org (dibutuhkan 10 tenda dg total biaya
400rb
Opsi 2: sewa tenda besar di Basarnas/PMI, rekomendasi: besar dan nyaman kira-kira hanya
butuh 2 tenda (1 ikhwan dan 1 akhwat). Untuk biaya belum diketahui.
 Perizinan dekanat (In Syaa Allah diusahakan)

Tidak menginap

 Bisa dengan paket hemat 50rb/org(berkuda dan memanah), minimal 15 org.

Rundown akan diperbaiki sesegera mungkin.

 Paintball (cadangan)
Fasilitas: latihan tembak, tidak disediakan penginapan.
Pertimbangan:
  Kemungkinan banyak yang bakal berhalangan hadir/tidak ikut terkhusus akhwat
 Tidak disediakan tempat penginapan dengan rencana menginap di masjid komplek
pertamina
 Tidak menginap makna dari kegiatan tersebut kurang dalam untuk disimpan

Rundown telah siap namun karena perubahan rencana akan diperbaiki

Total sewa tempat: Rp 4.000.000,00

2. Divisi Transportasi

Rencana:

 Disediakan bis pulang dan pergi (kapasitas: 40 org) berjumlah 2 bis (1 ikhwan, 1 akhwat).
Diusahakan sewa 1 bis 250 (pulang-pergi, karena posisi tempat yg tidak trlalu jauh), sehingga
total pengeluaran bis adalah; 2 x 250 = 500 rb.
 Disediakan kira-kira 2-3 mobil terkhusus untuk yang panitia dan yang berkepentingan ( konsumsi,
perkap, dll.)

Total perkiraan biaya transport: Rp 500.000,00

3. Divisi Perlengkapan

Topik: List peralatan yg perlu disediakan

Hasil:

 List perlengkapan dibeli:

1) Sewa tenda di Basarnas (pertimbangkan kapasitas, jumlah, dan biaya) + peralatan untuk
mendirikan tenda
2) Banner
3) Trashbag
4) Penerangan; lampu emergency, senter atau lilin (dengan ayakan lilin). Cadangan persiapan
5) Kayu bakar
6) Bensin
 List perlengkapan yang dipinjam:
1) Terminal (ukuran 3-5 meter) secukupnya
2) Proyektor, LCD
3) Mik dan soundsystem
4) Toa
5) Banner bekas
6) Terpal
 Liat barang sebagai saran antisipasi kepada peserta kegiatan:
1) Lilin dan tatakan
 2) Powerbank (karena masalah utama tidak terjangkau listrik di lapangan)

Total perkiraan biaya perkap: Rp 1.000.000,00

4. Divisi Konsumsi

Topik: waktu dan jenis pemberian konsum, perkiraan harga

Hasil:

 Jadwal konsum: sore (snack), malam (makan liwetan), pagi (sarapan), dan siang setelah
outbound (snack)
 Perkiraan harga:

1. Snack: 3 jenis kue + 1 cup air = Rp 4000 x 100 org = Rp 400.000 x 2x pemberian anak = Rp 800.000

2. Aqua dus (1 dus 16rb isi 48 buah): 5 dus x 16rb = Rp 80.000 (jadikan 100rb)

3. Nasi uduk sarapan, perkiraan harga Rp 500.000

4. Liwetan : Rp 1.250.000,00

Total perkiraan biaya konsum: 900.000+ 1.750.000 = 2. 650.000 jadi Rp 3.000.000,00

Note:

1. Air minum mohon kepada peserta dibawa sebagai bekal cadangan kira-kita 1,5 - 2 L

2. Diperbolehkan membawa bekal atau makanan ringan pada peserta

Sumbangan sementara:

Angkatan 2017: Rp 70.000,00

Angkatan 2018: Rp 100.000,00

Jazakumullahu khairan

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh