MAKALAH

SURAT DINAS

DISUSUN OLEH :
KELOMPOK 7
1.FINGKY RANDIANSYAH
2.ASTRIT NUR WAHIDAH
3.DEVI ANGGRAINI
4.NABILA OKTAVIANI
5.RIA ANGGRAINI
6.SEKAR AYU LINTANG SARI
7.SYARAH AULIA

PROGRAM STUDI DIII KEPERAWATAN

FAKULTAS ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PRINGSEWU (UMPRI)
LAMPUNG 2019

KATA PENGANTAR

1
Segala puji bagi Allah SWT Alhamdulillah makalah ini tidak akan selesai tanpa
adanya pihakyang membantu,baik dari media,dan teman serta pembimbing yang
setia mengajari kami.Dalam makalah ini kita di tuntut untuk mengetahui tentang
surat dinas, mudah - mudahan makalah yang berisi sedikit pengetahuan ini dapat
membantu kita dalam menanbah wawasan .

Terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu kelancaran penyusunan

makalah ini,dari awal sehingga menjadi makalah yang insyaallah lebih enak
dibaca dan dipelajari.Pada dasarnya semua manusia tiada yang
sempurna,kelemahan dan kesalahan memang menjadi sebagian sifat
manusia.seperti pepatah mengatakan “Tiada gading yang tak retak” Kami
menyadari makalah ini jauh dari kesempurnaan.maka dari itu segala kritik dan
saran akan kami tampung sebagai masukan dan perbaikan di masa mendatang.

Pringsewu, Oktober 2019

Penulis

2
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL..................................................................................... i
KATA PENGANTAR................................................................................... ii
DAFTAR ISI................................................................................................. iii

BAB I PENDAHULUAN
1..........................................................................................................Latar
belakang.............................................................................................. 1
2..........................................................................................................Rumus
an masalah.......................................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN
1..........................................................................................................Surat
Dinas................................................................................................... 3
a....................................................................................................Penger
tian surat dinas.............................................................................. 3
b....................................................................................................Fungsi
surat dinas..................................................................................... 3
c....................................................................................................Syarat-
syarat surat dinas.......................................................................... 4
d....................................................................................................Bagian
-bagian surat dinas........................................................................ 4
e....................................................................................................Jenis-
jenis surat dinas............................................................................ 7
f.....................................................................................................Pengg
unaan bahasa dalam surat dinas.................................................... 8
2.......................................................................................................... Penga
rsipan surat masuk dan surat keluar.................................................... 11
a....................................................................................................Prosed
ur permulaan................................................................................. 11
b....................................................................................................Proses
pengelolaan................................................................................... 19
c....................................................................................................Proses
penyimpanan................................................................................ 21

3
 3..........................................................................................................Surat
lamaran pekerjaan............................................................................... 23
a..................................................................................................Syarat
dan cara penyusunan surat lamaran pekerjaan........................... 23
b..................................................................................................Riway
at hidup dan teknnis penulisannya............................................. 24
c..................................................................................................Contoh
surat lamaran pekerjaan.............................................................. 28
d..................................................................................................Contoh
riwayat hidup.............................................................................. 30

BAB III PENUTUP

A.........................................................................................................Simpul
an........................................................................................................ 31

DAFTAR PUSTAKA

4
 BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang
dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya.
Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat.
Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga
dapat memberikan informasi yang mendalam tentang pembaca.
Arsip merupakan pusat kegiatan dan alat pengawasan yang
diperlukan dalam rangka melaksanakan segala kegiatan perkantoran.
Oleh sebab itu tanpa adanya arsip, tidak mungkin seseorang dapat
mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks,
terutama dalam pengelolaan administrasi perkantoran.

Surat lamaran pekerjaan adalah surat dari seorang yang

memerlukan pekerjaan (pelamar) kepada orang atau pejabat suatu
organisasi/lembaga yang dapat memberikan pekerjaan atau jabatan. Surat
lamaran pekerjaan dapat juga didefinisikan sebagai surat dari calon
karyawan kepada calon majiakan yang berisi permintaan agar calon
karyawan diberi pekerjaan oleh calon majikan.

2. Rumusan Masalah
Agar pembahasan makalah ini lebih terfokus, terarah, dan tidak
melebar kami akan menguraikan beberapa ruang lingkup pembahasannya,
yaitu sebagai berikut :
1. Pengertian surat dinas
2. Fungsi surat dinas
3. Syarat-syarat surat dinas
4. Bagian-bagian surat dinas
5. Jenis-jenis surat dinas
6. Penggunaan bahasa dalam surat dinas
7. Mengetahui pengertian dari prosedur kearsipan.
8. Mengetahui bagaimana prosedur permulaan dalam asip.
9. Mengetahui langkah-langkah prosedur pengolahan dalam arsip.
10. Mengetahui bagaimana langkah-langkah prosedur penyimpanan
dalam arsip.

1
 11. Mengetahui cara menyusun surat lamaran pekerjaan.
12. Mengetahui cara menulis riwayat hidup dan teknis penulisannya.
13. Mengetahui cara menulis data pribadi.
14. Mengetahui cara menulis riwayat pendidikan.
15. Mengetahui cara menulis pengalaman bekerja.

BAB II

PEMBAHASAN

1. SURAT DINAS

A. Pengertian Surat Dinas

2
 Manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi, baik secara lisan
maupun secara tertulis. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi
informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi.
Pemberian informasi melalui telepon, radio dan melalui televisi masih
tergolong ke dalam pemberian informasi secara lisan. Selanjutnya, informasi
secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-
hadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin menggunakan
media seperti tertera di atas. Sarana komunikasi tertulis yang biasa
digunakan untuk keperluan seperti di gambarkan di atas terdiri dari
beberapa macam, salah satu di antaranya adalah surat. Jadi surat adalah
salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari
satu pihak, (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang,
instansi, atau organisasi).

Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang
menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang
bersangkutan, surat semacam itu di sebut surat dinas atau surat resmi.

B. Fungsi Surat Dinas

Surat dinas mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut :
1. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih,
terutama surat-surat perjanjian.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat
diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika di perlukan.
3. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat
tentang perubahan dan perkembangan suatu intansi.
4. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan
atau surat intruksi.
5. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk
berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat
merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.

C. Syarat-syarat Surat Dinas yang Baik

Surat dinas mempunyai beberapa syarat sebagai berikut :

3
 1. Surat dinas sebaiknya menggunakan format yang menarik,
tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas, padat,
adab, dan takzim.
2. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-
bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan, bagian-bagian surat
dinas tidak di tempatkan seenaknya menurut keinginan penulis.
3. Surat dinas di usahakan tidak terlalu panjang karena surat
yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan.
4. Bahasa surat dinas harus jelas maksudnya mudah di
tangkap dan unsur-unsur dramatikal, seperti subjek dan predikat di
nyatakan secara tegas, serta tanda-tanda baca di gunakan dengan
tepat.
5. Bahasa surat dinas harus padat maksudnya langsung
mengungkapkan pokok pikiran yang ingin di sampaikan.
6. Bahasa surat dinas harus adab maksudnya pernyataan yang
di kemukakan itu sopan dan simpatik, tidak menyinggung perasaan
si penerima.

D. Bagian-bagian Surat Dinas

1. Kepala surat
Dalam kepala surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah
tercetak) :

a) Nama istansi atau badan

b) Alamat lengkap

c) Nomor telpon

d) Nomor kotak pos

e) Alamat kawat,dan

f) Lambang istansi atau logo

g) Alamat kantor

h) Nama bank dan

i) Jenis usaha

4
2. Tanggal surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada si

penerima surat kepada si penerima surat kapan surat itu di tulis.
Seperti di ketahui, pengirim surat kadang-kadang cepat jika
menggunakan prangko kilat atau kilat khusus, tapi kadang-kadang
lambat jika menggunakan prangko biasa. Adakalanya pengirim
surat lambat sekali jika mengalami hambatan di perjalanan,seperti
sulitnya transportasi atau alamat yang di tuju terletak di daerah
yang terpencil. Dengan tercantumnya tanggal surat, si penerima
akaan mengetahui berapa lama surat itu di perjalanan.

3. Nomor Surat
Setiap surat dinas yang keluar diberi nomor dan kode.
Nomor dan kode surat berguna untuk memudahkan mengatur
menyimpan surat, memudahkan mencari surat itu kembali jika di
perlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang
keluar.
4. Lampiran
Penulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar
penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya
sesuatu yang di lampirkan. Yang di lampirkan itu baik berupa
buku, fotokopy surat keterangan yang di perlukan, brosur,
kuitansi,dan sebagainya.
5. Hal surat
Penulisan hal setelah lampiran berguna agar pembaca
dengan cepat mengetahui hal yang di bicarakan dalam surat
tersebut sebelum membaca isi surat lengkapnya. Seperti kata
nomor dan lampiran, kata halpun harus diikuti tanda titik tanda
titik dua. Hal surat harus di tuliskan dengan singkat, tidak perlu di
tulis panjang-panjang dan tidak di akhiri tanda baca apapaun.

6. Alamat surat
Alamat (bagian dalam) surat di gunakan sebagai petunjuk
langsung siapa yang harus menerima surat. Alamat yang dituju ini,
sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat.atau alamat dalam

5
sekaligus dapat berfungsi sebagai alat luar jika di gunakan sampul
berjendela
7. Salam pembuka
Salam pembuka dapat diibaratkan dengan ucapan permisi,
punten, atau ketukan pintu ketika anda bertamu kerumah orang
lain. Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat
sebelum penulis surat berkomunikasi. Salam pembuka dari surat-
surat resmi perlu dipertahankan karena bagian ini merupakan salah
satu penanda surat yang sopan dan adab.
8. Isi surat
Isi surat di sebut juga tubuh surat. Bagian inimerupakan
bagian yang paling menentukan tercapai atau tidaknya maksud
penulis surat, sesuai dengan keinginan penulis surat,tergantung
pada jelas atau tidaknya bagian ini. Isi surat terbagi menjadi tiga
bagian yaitu:

a) paragraf pembuka

b) paragraph isi surat yang sesungguhnya

c) paragraph penutup

9. Salam penutup
Salam penutup berfungsi untuk menunjukan rasa hormat
penulis surat setelah penulis surat berkomunikasi dengan pembaca
surat. Salam penutup di cantumkan di antara paragrn tandatangan
penutup dan tanda tangan pengirim. Salam penutup yang lazim di
gunakan dalam surat-surat dinas bermacam-macam bergantung
pada posisi pengirim terhdp penerima surat.

10. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan

Surat dinas dianggap sah jika di tandatangani oleh pejabat
yang berwewenang, yaitu pemegang pimpinan atau instansi
,lembaga, atau organisasi. nama jelas penanda tangan jelas
dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf awal
setiap kata di tulis capital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi
tanda baca apapaun.

6
E. Jenis-jenis Surat Dinas
3. Surat permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan
sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang
untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan
kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, permohonan untuk
menyebarluaskan suatu informasi, permohonan izin, permohonan
mutasi atau pindah tugas dan permohonan peminjaman sesuatu

4. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau
sosialisasi informasi baru yang perlu di ketahui oleh pihak lain
yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu peristiwa
sehingga tidak perlu untuk di tanggapi dalam bentuk surat.
5. Surat Keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status atau
kondisi seorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan
sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu dan
surat keterangan pengalaman kerja.

6. Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang
berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal
dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah
surat khusu yang dipakai antara pejabat di lingkungan suatu
lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo
pribadi.

F. Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas

Dalam pembahasan ini akan dibicakan bagaimana penggunaan
bahasa yang benar dalam bagian isi surat.
Seperti kita sadari, dalam bagian isi surat tercantum pesan penulis
yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Agar pesan yang terdapat
di dalam surat itu komunikatif dan mudah dipahami oleh penerimanya,
surat, sabagai salah satu jenis karangan tertulis, hendaknya menggunakan

7
bahasa yang benar, sesuai dengan kaidah komposisi atau kaidah karang-
mengarang.
1. Pemilihan Kata
Untuk surat-surat resmi perlu dipilihkan kata-kata yang
memenuhi syatat baik atau baku, lazim, dan cermat. Di samping
itu, pemakaian ungkapan idiomatik, ungkapan penghubung, atau
ungkapan yang bersinonim harus dituliskan dengan benar.
a) Kata yang Baik atau Baku
Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakui
kebakuannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-kata
gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin betulin, kagak
dan cuman termasuk tidak baik. Padanan kata-kata
tersebut yang dianggap baku adalah bagaimana, mengapa,
nanti, beri, membuat, memperbaiki, tidak, dan hanya.
b) Kata yang Lazim
Untuk surat resmi hendaklah dipilihkan kata-kata
yang lazim dalam masyarakat, yaitu kata-kata yang sudah
dikenal. Hindarilah perasaan ingin memperlihatkan
keintelekan atau kesarjanaan Anda dengan menggunakan
kata atau istilah asing. Sedapat-dapatnya Anda harus
menggunakan kata atau istilah dalam bahasa indonesia.
Gunakanlah kata-kata masukan bukan input, suku cadang,
bukan sparepart; usaha patungan bukan joint venture,
pendekatan bukan approach; lentur bukan flexible; pantau
bukan monitor, peringkat bukan rangking; dampak bukan
impact; kendala bukan constraint; loka karya bukan

c) Kata yang Cermat

Kata-kata memohon, meminta, menugasi,
memerintahkan, menganjurkan dan menyarankan
merupakan kata-kata yang mempunyai arti yang sama.
Dalam hal in, penulis surat dinas hendaknya dapat
memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan
yang ingin disampaikan dalam surat.

d) Ungkapan Idiomatik

8
 Unsur-unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap
dan senyawa. Oleh karena itu, unsur-unsur tersebut
tidak boleh ditambahi, dikurangi, atau dipertukarkan.
Yang termasuk ungkapan idiomatik itu, antara lain;
 Sesuai dengan
 Bertemu dengan
 Berhubung dengan
e) Ungkapan Penghubung
Ungkapan penghubung dalam bahasa Indonesia ada
dua, yaitu ungkapan penghubung intrakalimat dan
ungkapan penghubung antarkalimat. Ungkapan
penghubung intrakalimat berfungsi menghubungkan
unsur-unsur dalam suatu kalimat. Yang termasuk
ungkapan penghubung intrakalimat adalah, antara lain,
baik . . . . maupun, antara . . .dan, seperti dan misalnya,
serta demikian dan sebagai berikut.
f) Ungkapan yang Bersinonim
Ungkapan-ungkapan yang bersinonim berikut tidak
digunakan sekaligus karena penggunaan dua kata yang
berarti sama merupakan penulisan yang mubazir.
Penulis surat dinas harus menentukan salah satu di
antaranya.
g) Kata-kata yang Bermiripan
Dalam bahasa Indonesia terdapat kata-kata
bermiripan, baik dari segi bentuk maupun dari segi
makna. Bahkan, dari segi makna boleh dikatan bahwa
kata-kata tersebut bersinonim. Yang termasuk kata-kata
bermiripan, antara lain, suatu dan sesuatu, masing-
masing dan tiap-tiap, jam dan pukul, serta dari dan
daripada.

2. Penerapan Ejaan yang Disempurnakan

Penulis surat dinas sebaiknya menguasai kaidah-kaidah
ejaan yang terdapat dalam Buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa
Indonesia yang Disempurnakan. Harus diakui, selam ini masih ada
penulis surat dinas yang kurang memperhatikan kaidah ejaan.

9
 Dalam surat-surat resmi masih terdapat penulisan yang serangkai,
padahal seharusnya terpisah, atau sebaliknya.

3. Penyusunan Kalimat
Kalimat-kalimat yang digunakan dalam surat dinas
hendaknya berupa kalimat efektif, yaitu kalimat yang sesuai
dengan kaidah bahasa, singkat, dan enak dibaca. Kalimat yang
sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak
menyimpang dari kaidah yang berlaku. Kalimat itu sekurang-
kurangnya memiliki subjek dan predikat. Selanjutnya, kalimat
yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak
berbelit-belit. Namin, tidak berarti bahwa unsur-unsur yang wajib
ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan. Kemudian,
kalimat yang enak dibaca adalah sopan dan simpatik, tidak
bernada menghina atau meremehkan pembaca.

4. Penyusunan Paragraf
Gagasan penulis yang ditungkan dalam surat hendaklah
ditata dan diatur sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf
sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh penerima surat. Setiap
gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh, yakni paragraf
yang memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan. Dengan
kata lain, gagasan yang sama tidak ditungkan dalam beberapa
paragraf. Seballiknyam beberapa gagasan berbeda tidak ditungkan
dalam sebuah paragraf yang sama.

2. PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

A. Prosedur Permulaan1
1. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian
Setiap kantor tentunya mengikuti suatu prosedur tertentu untuk
mengawasi jalannya surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini disebut
prosedur pencatatan dan pendistribusian surat.

1 Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Penerbit PT Gramedia Pustaka

Utama. Hal. 56-58

10
a. Buku Agenda
Halaman-halaman buku agenda berisi kolom-kolom keterangan
atau data dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat
bantu untuk mencari surat yang disimpan di file, buku ini memang
sering dipergunakan sebagai referensi pertama dalam pencarian
surat, terutama pada petunjuk tanggal surat diterima atau pada
nomor surat. Hubungan erat antara buku agenda dengan file
penyimpanan surat disebabkan karena file penyimpanan surat masih
sering menggunakan sistem filling kronologis, yang juga merupakan
susunan dari catatan surat masuk pada buku agenda.

Contoh Agenda Surat Masuk

Contoh Gambar Agenda Surat Keluar

11
 b. Kartu Kendali
Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat
yang masuk/keluar yang tergolong surat penting dengan ukuran 10 x 15
cm. Di samping berfungsi sebagai pencatat surat, kartu kendali
dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan
kembali arsip. Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap dan 3 (tiga)
warna : putih, kuning, dan merah.

1) Kartu Kendali warna putih diletakkan pada Unit

Pencatatan.
2) Kartu Kendali warna kuning diletakkan pada Unit
Penataan/Pengolahan.
3) Kartu Kendali warna merah diletakkan pada Unit
Penataan/Pengolah.
Yang dicatat dalam kartu kendali hanya surat masuk atau keluar
penting saja, sedangkan surat-surat biasa atau rutin biasa dicatat
dalam lembar pengantar surat biasa. Dalam hal ini surat rahasia
pun dicatat pula tersendiri dalam lembar pengantar surat rahasia
oleh petugas yang telah ditunjuk oleh pimpinan kantor.Fungsi Kartu
Kendali:

a. Sebagai alat pengendali surat masuk/keluar.

b. Sebagai alat pelacak lokasi surat.

c. Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses.

d. Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi.

Pada dasarnya sistem kartu kendali ini untuk melaksanakan

pengurusan dan pengendalian surat masuk atau surat keluar terbagi
dalam 5 kegiatan, yaitu:2

1) Penerimaan surat masuk atau keluar

2 Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Penerbit PT Gramedia Pustaka

Utama. Hal. 89-91

12
 Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap
instansi bahwa semua surat masuk atau keluar dari instansi lain
diterima melalui satu pintu, yaitu Unit Kearsipan sehingga akan
lebih memudahkan untuk kontrole dan pengawasannya. Dalam
pelaksanaanya, kalu suatu unit kerja memerlukan kecepatan dan
memproses surat keluar tersendiri sampai dengan
penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat
dilakukan, asalkan 2 (dua) kartu kendali tersebut diserahkan ke Unit
Kearsipan, sehingga dengan cara ini Unit Kearsipan, sehingga
dengan cara ini Unit Kearsipan selalu mengetahui pula apa yang
telah dilaksanakan.

Tugas penerimaan surat dalam setiap instansi adalah:

a) Menerima surat masuk dari instansi lain dan

menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap,
tanggal pada sampul surat.
b) Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan berdasarkan
tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, segera,
pribadi, salah alamat, surat rahasia, dsb.
c) Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
d) Menerima surat keluar dari Instansi sendiri untuk
dikirimkan melalui pos atau kurir.
Perlu pula menjadi perhatian penerima surat, bahwa
semua surat masuk atau keluar atau barang cetakan lainnya yang
diterima oleh petugas penerima surat harus segera pula diteruskan
ke pencatat dan tidak diperkenankan tertumpuk di tempat
penerima surat.

2) Pencatatan surat masuk atau surat keluar.

a) Yang termasuk dalam kategori surat penting adalah:
(1) Kalau surat tersebut hilang atau terlambat akan
mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang

13
 bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat
tembusannya atau surat lainnya.
(2) Surat tersebut mempunyai proses lanjutnya yang
segera harus dilaksanakan.
(3) Informasi yang terkandung dalam surat tersebut
tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi
tidak diketahui oleh Pimpinan atau Unit Pengolah
tersebut akan menimbulkan kesulitan.
b) Mencatat surat penting masuk.
Surat penting tersebut dicatat dalam kartu kendali rangkap
3 (tiga), yaitu dengan mengisi kolom-kolom seperti dibawah
ini:

(1) Indeks
(2) Tanggal terima, nomor surat dan kolom M diberi
lingkaran berarti surat masuk, sedangkan kalau K yang
dilingkari berarti surat keluar
(3) Isi ringkas
(4) Lampiran
(5) Dari atau kepada
(6) Tanggal, nomor surat
(7) Pengolah, paraf
(8) Catatan
Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

14
 c) Mencatat surat penting keluar.
Surat penting keluar dapat dicatat di Unit Kearsipan,
tetapi dapat pula pencatatan ini dilakukan oleh Unit Pengolahan
asalkan kartu kendali putih (I) dan kartu kendali kuning (II)
diserahkan ke Unit Kearsipan, sehingga Unit Kearsipan selalu
mengetahui apa yang telah diproses di Unit Pengolah.

d) Proses pengurusan surat penting keluar adalah sbb:

Tata Usaha Unit Pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah
itu dua kartu kendali, yaitu kartu kendali putih (I) dan
kuning (II) diteruskan ke Unit Kearsipan untuk dikirimkan ke
alamat instansi, sebagai tujuan surat keluar tersebut.Setelah
semua kolom-kolom dalam surat kendali diisi, tanda (K)
dilingkari. Tembusan surat beserta kartu kendali merah (III)
disimpan di Unit Pengolah. Proses selanjutnya adalah:

(1) Surat beserta tembusannya dan dua kartu

kendali (kuning dan putih) diteruskan ke pencatat di
Unit Kearsipan.pencatat memberikan stempel instansi
pada surat aslinya dan disiapkan sampulnya. Kartu
kendali putih (I) diteruskan ke pengarah untuk disimpan
dan berfungsi sebagai kartu control.
(2) Tindasan (tembusan) surat dicap tanggal pengiriman
surat beserta kartu kendali kuning (II) setelah diparaf
dikembalikan ke Unit Pengolah supaya diketahui, bahwa
suratnya telah diterima oleh Pencatat.
(3) Surat dimasukkan dalam sampul surat dan
diteruskan ke ekspedisi untuk dikirimkan ke alamatnya.

Penanganan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali

15
3) Pengarah atau pengendalian
Surat penting beserta 3 kartu kendali diterima oleh
pengarah (atasan Unit Kearsipan) untuk mengontrol pengisian
kartu kendali tersebut. Pengarah mengisi kolom indeks, kode,
dan kolom pengolah yang dikosongkan oleh pencatat, karena
pencatat tidak dapat menetukan dengan tepat kolom-kolom
tersebut. Kartu kendali putih (I) ditahan oleh Pengarah dan berfungsi
sebagai kartu control terhadap surat masuk tersebut.

Setelah itu surat beserta 2 kartu, yaitu kartu warna

kuning (II) dan merah muda (III) diteruskan ke Unit Pengolah,
karu Kendali putih disimpan dalam kotak kartu kendali oleh
pengarah sebagai kartu control. Nantinya kartu kendali putih (I)
setelah satu tahun dikumpulkan, dijilid dan fungsinya adalah
sebagaimana buku agenda dalam system lama.

4) Penyampaian ke Unit Pengolah.

Dengan disertai 2 kartu kendali, yaitu kartu kendali
kuning (II) dan merah muda (III) surat tersebut diteruskan ke Unit
Pengolah (Unit Kerja). Di Unit Pengolah surat diterima oleh
petugas Tata Usaha dan kartu kendali kuning dan merah muda
diparaf, setelah itu kartu kendali kuning dikembalikan ke

16
 piñata arsip di Unit Kearsipan, sedangkan kartu kendali merah
melekat pada surat.

5) Penyampaian atas Penata arsip

Penata arsip menerima kembali kartu kendali kuning yang
telah diparaf oleh Unit Pengolah dan disimpan alam kotak kartu
kendalisebagai bukti, bahwa surat tersebut berada di Unit
Pengolah. Setelah nantinya surat tersebut menurun nilai
penggunaannya oleh Unit Pengolah surat tersebut dinyatakan
inaktif, maka surat tersebut diserahkan ke Unit Kearsipan untuk
dismpan selanjutnya, maka kartu kendali merah muda
dipertukarkan dengan kartu kendali kuning.

c. Tata Naskah (takkah)

Sama seperti dua prosedur sebelumnya, prosedur tata naskah
bertujuan untuk memudahkan penyajian, pengolahan, pengawasan,
dan pencarian kembali segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan yang
dihimpun didalam takkah. Takkah adalah suatu kegiatan administrasi
didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan
mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara
kronologis dalam sebuah berkas.Takkah itu adalah sebuah map-jepit
(snelhecter-map) yang berisi surat untuk diedarkan kepada pengolah-
pengolah yang berwenang terhadap pengolahan surat yang
bersangkutan.

d. Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti

penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau barang.
Data yang dicatat disini lebih sedikit dari buku agenda, yaitu
nomor urut, tujuan surat, isi surat dan paraf penerima. Setiap unit
kerja biasanya mempunyai buku ekspedisi. Di dalam prosedur kartu
kendali fungsi buku ini digantikan oleh salah satu lembar dari kartu
kendali yang diterima oleh unit pengolah, dan setelah diparaf

17
 dikembalikan kepada unit tata usaha. Buku ekspedisi selain digunakan
untuk mencatat surat-surat yang akan diantar juga berfungsi
sebagai tanda bukti penerimaan surat karena dilengkapi dengan
kolom tanda terima / tanda tangan penerima.

B. Prosedur Pengolahan3
1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk.
Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut:

a. Penerimaan
Tugas penerimaan:

1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,

2) Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat,
3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgeni penyelesaian,
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa
surat telah diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa,
rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan
surat untuk pengolahan lebih lanjut.

c. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan
jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah
berikutnya adalah melakukan pencatatan.

d. Mengagendakan Surat
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan
surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa
disebut buku agenda masuk (daily mail record). Petugasnya dinamakan

18
 agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor
agenda surat masuk.

e. Pengarahan dan Penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan
diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

f. Penyampaian Surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi
yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat

dalam buku ekspedisi intern.
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku
ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.
3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya
kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan
dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode
kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. (Ating Tedjasutisna,
dkk, 2000:167).

2. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar.

Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya
menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pembuatan konsep surat

Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki
pimpinan.

b. Pengetikan.
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan
memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah.
Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti hasil

19
 pengetikan konsep hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat
(Net Surat), setelah melalui koreksi kesalahan.

c. Mengetik surat dalam bentuk akhir.

Konsep yang telah disetujui pimpina kemudian diketik dalam
bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.

d. Penandatanganan.
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat
yang berwenang untuk menandatangani.

e. Pencatatan.
Dalam pencatatan ini, kegiatan-kgiatan yang dilakukan yaitu
sebagai berikut:

1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai

kelengkapan lainnya, seperti (lampiran dan amplop).
2) surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal
oleh petugas yang disebut verbalis.
3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal,
kemudian surat tersebut siap untuk dikirim.

C. Prosedur Penyimpanan3
Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang
dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua
macam penyimpanan yaitu, penyimpanan warkat yang belum selesai diproses
(file pending) dan penyimpanan warkat yang sudah diproses.

1. Penyimpanan Sementara (File Pending)

File pending atau file tidak lanjut (follow-up file) adalah file
yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat
diproses. File ini terdiri dari map-map yang berisi label tanggal yang
berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri atas 31 map yang berisi
3 Widjaja, A.W. 1986. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Penerbit CV. RajawaliEndang R, Sri,
dkk . 2009. Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan. Jakarta : Penerbit Erlangga.
Hal. 46-47

20
tanggal, yang meliputi 31 map bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan
berikutnya dan 31 map bulan berikutnya lagi. Warkat yang pending hingga
waktu tertentu dapat dimasukkan ke dalam map dibawaah bulan dan
tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang
dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya
ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip yang dipergunakan.

2. Penyimpanan Tetap (Permanent File)

Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur
penyimpanan warkat. Pengalaman menunjukkan bahwa memenag banyak
warkat hilang pada prosedur permulaaan, sedang apabila sudah sampai
ke prosedur penyimpanan, kecepatan penemuan kembali arsip sangat
ditentukan oleh prosedur penyimpanan yang diterapkan.Untuk
penyimpanan arsip yang tidak terlalu banyak, seperti organisasi yang
kecil atau arsip pribadi, benar salahnya penerapan prosedur kearsipan tidak
akan terlalu kelihatan. Lain halnya untuk organisasi besar yang jumlah
arsipnya banyak dan masalah kearsipan ditangani oleh banyak orang
maka penerapan prosedur kearsipan akan sangat kelihatan manfaatnya.
Jika dirinci, maka langkah-langkah penyimpanan arsip meliputi hal-hal
seperti di bawah ini.

a) Langkah pemeriksaan

Langkah ini merupakan langkah pemeriksaan penyimpanan

warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk
memperoleh kepastian bahwa warkat tersebut memang sudah siap
untuk disimpan. Bila belum ada tanda „siap disimpan‟ atau tanda
release disimpan, atau tanda release mark, seperti yang umumnya
digunakan kantor sebagai tanda siap tidaknya warkat disimpan,
maka warkat tersebut harus dikembalikan pada unit pengolah atau
pihak yang berwenang.

b) Langkah mengindeks

21
 Mengindeks merupakan kegiatan menentukan pada nama apa,
atau subyek apa, atau kata tangkap apa surat akan disimpan. Penentuan
kata tangkap ini sesuai dengan sistem penyimpanan yang
digunakan. Pada kearsipan sistem subyek, maka surat atau
permasalahan pokok surat akan merupakan kata tangkap sebagai
dasar penyimpanannya. Sedangkan pada kearsipan sistem abjad,
maka umumnya kepala surat, yang merupakan pengiriman surat
atau penandatangan surat yang umumnya digunakan sebagai dasar
dalam menentukan kata tangkap warkat yang akan disimpan.

3. SURAT LAMARAN PEKERJAAN

A. Syarat dan Cara Penyusunan Surat lamaran Pekerjaan

Setiap pelamar hendaknya menyadari bahwa melamar pekerjaan

pada dasarnya adalah “menjual diri”. Artinya, pelamar harus dapat
mempromosikan dirinya secara wajar dengan cara menyebutkan
kualifikasi agar kemampuannya tergambar secara jelas. Untuk itu,
penulisan surat lamaran harus memenuhi syarat berikut.

1. Surat lamaran yang ditulis tangan harus ditulis oleh pelamar sendiri
di atas kertas yang berkualitas baik, tidak boleh timbal balik, dan tidak
harus memakai kertas bergaris.
2. Surat lamaran yang di ketik hendaknya diketik pada kertas yang
bagus kualitasnya (minimal HVS 60 gram) dengan jarak pengetikan 1,5
spasi, menggunakan karakter huruf yang mudah dibaca.
3. Pada prinsipnya surat lamaran tidak perlu dibubuhi materai.
4. Penampilan surat lamaran harus necis, bebas dari coretan atau
koreksian.
5. Isi surat lamaran harus menggambarkan sikap optimistis bahwa
pelamar akan mampu bekerja dengan baik
6. Isi surat lamaran tidak boleh bernada memelas atau minta
dikasihani.
7. Sapaan yang dipergunakan :
a. Bapak/Ibu, jika melamar pada instansi pemerintah atau perusahaan
swasta nasional .
b. Tuan, jika melamar pada perusahaan swasta asing

22
B. Riwayat Hidup dan Teknis Penulisannya

Riwayat hidup adalah catatan singkat tentang gambaran diri

seseorang. Selain berisi data pribadi, gambaran itu paling tidak harus
meliputi keteranagn tentang pendidikan/keahlian dan pengalaman. Dengan
data itu riwayat hidup akan merefleksikan gambaran kemampuan dan
kualifikasi seseorang.

Dalam penampilan riwayat hidup tidak mempunyai format yang

standar. Yang jelas, riwayat hidup ditulis seperti karangan singkat, diawali
Isi riwayat hidup dapat dikelompokkan atas lima subjudul, yaitu:

1. Data pribadi.
2. Pendidikan.
3. Pengalaman bekerja.
4. Referensi pribadi.
5. Keterangan lain..

1. Data Pribadi
Kerterangan yang perlu dicantumkan di dalam data pribadi
hendaklah yang terpenting saja. Ingat, riwayat hidup ini dibuat
untuk keperluan melamar pekerjaan, bukan untuk screening masuk
akademi militer, bukan untuk memperoleh paspor atau visa untuk
pergi ke luar negri. Jika untuk keperluan yang urgent seperti itu,
data pribadi yang diminta untuk diisi ke dalam formulir yang sudah
disediakan tentulah lebih rinci dan mendetail.
Data pribadi yang dicantumkan dalam riwayat hidup meliputi
nama, kelahiran (tempat dan tanggal lahir), jenis kelamin, status
perkawinan, jatidiri (nomor KTP, SIM, atau paspor), dan alamat
kewarganegaraan, suku bangsa, agama, dan lain-lain.

2. Pendidikan.
Untuk menulis riwayat pendidikan sebagai subbagian riwayat
hidup, perlu diperhatikan urutan penulisan sebagai berikut.
a) Jika pada subjudul ditulis pendidikan sebagai subbagian
riwayat hidup, perlu diperhatikan ururtan penulisan sebagai
berikut.

Contoh :

23
 Tahun 2008 lulus sarjana hukumUniversitas Indonesia

Tahun 2003 lulus SMA Negri 8, Jakarta

Tahun 2000 lulus SMP Muhammadiyah 24, Jakarta

b) Jika pada subjudul ditulis riwayat pendidikan, urutan

penulisannya harus dimulai dari pendidikan yang terendah, lalu
diikuti oleh pendidikan yang lebih tinggi, sebab kata riwayat
mengandung pengertian kronologis sehingga penulisannya
harus mengikuti urutan waktu.

Contoh :

Tahun 2000 lulus SMP Negri 18, Yogyakarta

Tahun 2003 lulus STM Pembangunan, Jakarta

Tahun 2007 lulus sarjana teknik sipil Universitas Taruma

Negara, Jakarta

c) Jika pernah mengikuti pendidikan nonformal di samping

pendidikan formal, tuliskan pendidikan formal terlebih dahulu.

Contoh :

Tahun 2004 tamat SMK Negri IV, Cirebon

Tahun 2007 tamat D-3 Akademi Akutansi Jayabaya,

Jakarta

Tahun 2005 tamat kursus bahasa Inggris PPIA, Jakaarta

d) Jika pernah mengikuti pendidikan di luar negri di samping

di dalam negeri, tuliskan lebih dahulu pendidikan dalam
negeri.

Contoh :

24
 Tahun 1997 lulus sarjana ekonomi Universitas Pancasila,
Jakarta.

Tahun 1999 lulus MBA Oklahoma City University,

Oklahoma, USA.

3. Pengalaman Bekerja
Pelamar yang telah memiliki pengalaman bekerja dapat
mencantumkannya dalam riwayat hidup. Pengalaman itu disusun
secara kronologis masing-masing dimulai dengan menyebutkan
kapan bekerja (dari tahun berapa sampai tahun berapa), menjabat
sebagai apa, pada perusahaan apa, di mana, dan mengapa berhenti
bekerja dari tempat itu (jika pelamar berhenti secara baik-baik).

Contoh (1) :

Maret 2001 sampai September 2004, Kasir pada PT Budi

Mulia, Jalan Andalas No. 10, Bandung. Berhenti karena
mengikuti suami pindah ke Jakarta.

Contoh (2) :

Mei 2001 sampai Agustus 2006, tenaga administrasi pada

Kantor Pengacara JB Mamuaya, S.H Jalan Kenanga No.35,
Jakarta Pusat.

Oktober 2000 sampai Januari 2004, Asisten Akutansi pada

PT Astra Graphia, Jalan Kramat Raya No. 41, Jakarta
Pusat.

Berhenti karena mengikuti studi ke luar negri.

4. Referensi Pribadi.
Yang dimaksud dengan referensi adalah keterangan dari
orang tertentu tentang diri pelamar. Di dalam surat lamaran atau di
dalam riwayat hidupnya, pelamar dapat menunjuk nama orang
tertentu sebagai referensinya.

25
 Orang yang dapat ditunjuk sebagai referensi sewaktu
melamar pekerjaan adalah mantan atasan, mantan dosen/guru, atau
teman dekta (kolega). Orang-orang tersebut dapat menerangkan
dari sudut pandangnya sesuai dengan posisi masing-masing, siapa
pelamar, bagaimana kehidupannya, apa prestasinya, bagaimana
kejujurannya, dan hal lain yang ingin diketahuinya oleh pejabat
kantor yang dilamarnya.

5. Keterangan Lain.

Data yang tidak dapat dimasukkan ke dalam subjudul yang sudah ada,
dapat dikelompokkan ke dalam satu subjudul tersendiri yaitu keterangan
lain. Kedalam bagian ini dapat dimasukkan keterangan tentang keahlian
khusus, misalnya penguasaan bahasa asing tertentu, pemilikan sertifikat,
kegemaran pribadi, pemilikan SIM, dan lain-lain. Semua data yang masuk
keterangan lain adalah sesuatu yang tidak diperoleh melalui pendidikan
formal, melainkan melalui pengalaman atau melalui kursus yang tergolong
sebagai pendidikan nonformal.

C. Contoh Surat Lamaran Pekerjaan

Jalan Warnasari II

Tanggerang 18210

17 Maret 2006

Lampiran : Satu berkas

26
Hal : Lamaran sebagai Tenaga Pembukuan

Yth. Kepala Bagian Kepegawaian

PT Cahaya Kemilau

Jalan Sinar Jaya No. 14

Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Melalui Bapak Budi Santoso, salah seorang staf Bagian Keuangan PT

Cahaya Kemilau, saya memperoleh informasi bahwa Bapak memerlukan tenaga
pembukuan. Saya merasa memiliki kemampuan dalam hal tersebut, dan karena itu
melalui surat ini, saya, Dewi Kencanawati, 22 tahun, lulusan D-3 akutansi
mengajukan lamaran pekerjaan untuk jabatan tenaga pembukuaan pada PT
Cahaya Kemilau

Selain dapat menangani pembukuan, saya juga telah mengikuti pelatihan

penulisan laporan dan korespondensi. Sekarang saya sedang mengikuti kursus
bahasa inggris (tingkat terakhir) pada ILP Jakarta.

Sebagai kelengkapan lamaran ini, saya lampirkan

1. riwayat hidup
2. satu lembar fotokopi ijazah D-3 akutansi
3. satu lembar fotokopi Surat Keterangan Kesehatan
4. satu lembar Surat Keterangan Berkelakuan Baik
5. empat lembar sertifikat kursus keterampilan
6. dua lembar pasfoto ukuran 4 x 6 cm

Atas perhatian dan pertimbangan Bapak, saya ucapkan terima kasih

27
 Hormat saya,

Dewi Kencanawati

D. Contoh Riwayat Hidup

i. Data Pribadi
Nama : Wulan Sari Andromeda
Kelahiran : Jakarta, 1 Agustus 1989
Status : Menikah (1 anak)
Alamat : Jln. Persatuan 11/51, Depok Utara 12092

ii. Pendidikan
Tahun 2006 lulus STIE Perbanas Jakarta, S-1 Manajemen
Tahun 2000 tamat SMA Negri VIII, Jakarta
Tahun 2001 tamat kursus computer (Page Kaker & Corel Draw)
Tahun 2002 kursus bahasa inggris (LIA Jakarta), level Advance

iii.Pengalaman Bekerja
Juni 1997 sekertaris pada PT Puteri Selaka Jln Jend. Sudirman No.
55 B, Jakarta. Berhenti atas permintaan sendiri

iv. Keterangan Lain

Kegemaran (hobby) : senam dan korespondensi

28
 Memiliki sertifikat berbagai seminar manajemen

v. Referensi
1) R. Paryono, Direktur PT Papan Sejahtera
Jln. Rasina Said Kav. C-1, Jakarta Selatan

2) Ny. Erna Swadesi, Sekertaris Direksi PT Panji Graha

Jln. Suryopranoto No. 11, Jakarta Pusat

Jakarta, 25 Mei 2007

Wulan Sari Andromeda

BAB III
PENUTUP

1. Simpulan
a. Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi
dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karna itu surat
menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting
dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari
satu pihak dan di tunjukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita
dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam
membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
Perlu di usahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab
penilaian negative terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula
penilaian negative dalam organisasi.
b. Setiap pekerjaan mempunyai urutan langkah-langkah untuk
menyelesaikan pekerjaan dari awal sampai selesai. Langkah-langkah
tersebut disebut prosedur kearsipan. Prosedur kearsipan terdiri atas
prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan
untuk surat-surat masuk meliputi kegiatan administrasi pencatatan,

29
 pendistribusian dan pengolahan. Prosedur permulaan untuk surat
keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan dan
pengiriman. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat
keluar adalah sama, yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan,
mengindeks, mengkode, menyortir dan menempatkan.
c. Surat lamaran pekerjaan adalah surat dari seorang yang
memerlukan pekerjaan (pelamar) kepada orang atau pejabat suatu
organisasi/lembaga yang dapat memberikan pekerjaan atau jabatan.
Agar dapat menarik perusahaan atau tempatnya ingin bekerja pelamar
harus dapat mempromosikan dirinya secara wajar dengan cara
menyebutkan kualifikasi agar kemampuannya tergambar secara jelas.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, A. Hadi. 1985. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. Jakarta :
Penerbit Djambatan

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Penerbit PT Gramedia

Pustaka Utama

Arifin, Zaenal. 1996. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam SURAT DINAS.

Jakarta: AKADEMIKA PRESSINDO.

Atmosudirjo Prajudi. 1990, Administrasi dan Management Umum. Jakarta ;.

Ghalia Indonesia.

http://dlanfadlan.blogspot.com

Moeliono, Anton M. 1984. Santun Bahasa. Jakarta : PT Gramedia.

Martono, E. 1986. Mahir Surat-Menyurat Dinas Bahasa Indonesia, Jakarta :

Karya Utama.

30
Martono, E. 1982. Rekord Manajemen Dan Filling Dalam Praktek Perkantoran
Modern. Jakarta : Karya Utama.

Mulyono, Sularso dkk. 1985. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty.

Saputra,I Nyoman. 2009. Buku Ajar Manajemen Kearsipan. Malang: Universitas

Negeri Malang, Fakultas Ekonomi, Jurusan Manajemen

Widjaja, A.W. 1986. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Penerbit CV.

RajawaliEndang R, Sri, dkk . 2009. Modul Mengelola dan
Menjaga Sistem Kearsipan. Jakarta : Penerbit Erlangga

31