PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS

No. Dokumen No. Revisi Halaman

RSUD Prof.DR.W.Z. 01 1/3
JOHANNES KUPANG
Ditetapkan :
Direktur RSUD Prof. DR. W. Z.
Johannes Kupang

Tanggal Terbit :
SPO

drg. Dominikus minggu, M. Kes

Pembina Utama Madya
NIP. 19600731 198812 1 001
- Penyimpanan Rekam Medis merupakan suatu sistem
PENGERTIAN penataan berkas rekam medis dalam suatu rak
penyimpanan yang khusus agar penyimpanan dan
pengambilan kembali (retrieval) berkas rekam medis
menjadi mudah dan cepat.
- Penyimpanan sentralisasi adalah suatu sistem
penyimpanan dengan cara menyatukan berkas
rekam medis pasien rawat jalan, rawat darurat, dan
rawat inap ke dalam satu folder tempat penyimpanan.
- Penyimpanan desentralisasi yaitu sistem
penyimpanan berkas rekam medis dengan
memisahkan berkas rekam medis pasien rawat jalan,
rawat darurat dan rawat inap pada folder tersendiri &
atau ruang atau tempat tersendiri.
- Nomor pasien adalah nomor yang digunakan sebagai
nomor berkas pasien (Medical record number) dan
penulisannya terdiri dari angka pada berkas,
dikelompokkan dalam 3 (tiga) kelompok angka dan
tiap kelompok angka terdiri dari 2 angka.
- Nama-nama kelompok angka dengan urutan dari
kanan ke kiri / dari belakang ke depan adalah :
o Dua angka paling kanan/belakang disebut
kelompok angka pertama
o Dua angka yang ditengah disebut kelompok
angka kedua
o Dua angka paling kiri/depan disebut kelompok
angka ketiga.

45
 PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS

No. Dokumen No. Revisi Halaman

RSUD Prof.DR.W.Z. 01 2/3
JOHANNES KUPANG
- Roll O’pack merupakan rak yang bisa digeser
PENGERTIAN kekanan dan kekiri yang dipergunakan untuk
menyimpan berkas rekam medis aktif dan inaktif. Rak
rekam medis aktif disimpan Instalasi Rekam Medis
dan rak rekam medis inaktif disimpan terpisah
- Guide (petunjuk file) merupakan petunjuk file yang
terletak pada map file yang berfungsi sebagai
pembatas lokasi kelompok file dan letaknya didepan
lembaran catatan medis dan tebuat dari kartu
berukuran sebesar sampul berkas rekam medis dan
ada bagian yang menonjol keluar sebesar 2 cm.
- Tracer adalah kartu pengganti dari berkas rekam
medis yang diletakkan dimana berkas rekam medis
telah diambil.
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk :
TUJUAN 1. Memudahkan pencarian dan mengambil kembali
berkas rekam medis apabila sewaktu-waktu berkas
dibutuhkan.
2. Dijadikan pedoman bagi para petugas rekam medis
dalam hal penyimpanan rekam medis sistem angka
akhir.
3. Melindungi berkas rekam medis dari bahaya
kerusakan.
KEBIJAKAN Keputusan Direktur RSUD Prof. DR. W.Z Johannes Kupang
Nomor .......... tentang Kebijakan Pelayanan Rekam Medis.
1. Berkas rekam medis yang sudah selesai
PROSEDUR dipergunakan dari Rawat inap, rawat jalan maupun
rawat darurat dikembalikan ke Unit Rekam Medis
dengan cara terlebih dahulu di cross check dengan
buku pengendali masing-masing ruangan maupun
Poliklinik untuk selanjutnya di proses lebih lanjut.
2. Berkas rekam medis yang sudah diproses sesuai
prosedur yang berlaku diserahkan ke unit
penyimpanan.
3. Penyimpanan dalam rak-rak berkas rekam medis
yang telah selesai diproses, diolah, kemudian
disimpan berdasarkan sistem terminal digit filling
(sistem angka akhir)

45
 PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS

No. Dokumen No. Revisi Halaman

RSUD Prof.DR.W.Z. 01 3/3
JOHANNES KUPANG
4. Berkas rekam medis dikelompokkan (disortir)
berdasarkan kelompok angka pertama.
PROSEDUR 5. Kemudian masing-masing tumpukan diurutkan
berdasarkan urutan 2 angka ditengah (kelompok
angka ke dua) selanjutnya dikelompokkan kembali
berdasarkan kelompok angka ke tiga.
6. Untuk mencari lokasi/letak file yang sebenarnya,
dengan cara penomoron yang digunakan yaitu:
- Dimulai dari 2 angka paling kanan/belakang
(kelompok pertama)
- Selajutnya urutkan pada 2 angka di tengah
(kelompok kedua)
- Yang terakhir urutkan pada 2 angka paling kiri/depan
(kelompok ketiga)
- Untuk urutan 2 angka ditengah dengan nomor diatas
90 disimpan diatas Rak/Rak Cadangan.
7. Setelah lokasi penyimpanan ditemukan, letakkan
berkas rekam medis dengan cara geser sedikit
berkas rekam medis disampingnya, kemudian
sisipkan berkas rekam medis tersebut pada lokasi
yang sebenarnya dan rapikan berkas berkas yang
lain pada rak tersebut sehingga semua berkas berdiri
tegak dan rapih.
8. Jika ada tracer pada lokasi penyimpanan maka
letakkan berkas rekam medis pada lokasi
penyimpanan dan kemudian ambil tracer tersebut.
9. Apabila ditemukan berkas dengan nomor dan pasien
yang sama terdiri dari berkas IRD, Rawat Jalan, dan
Rawat Inap yang berbeda, berkas harus dijadikan
satu dalam satu berkas rekam medis dengan
menggunakan satu nomor.
UNIT TERKAIT Instalasi Rekam Medis

45