TATA CARA PENULISAN

SURAT DINAS

Dosen Pembimbing :

Disusun Oleh :
Yuni Sulistiyo Wardhani / P27820119050
Tingkat I Reguler A

PRODI D3 KEPERAWATAN SOETOMO

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA
TAHUN AJARAN 2019/2020
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan kami kemudahan sehingga kami

dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu. Shalawat serta salam semoga terlimpah

curahkan kepada baginda tercinta kita yaitu Nabi Muhammad SAW.

Penulis mengucapkan syukur kepada Allah SWT atas limpahan nikmat sehat-Nya sehingga

penulis mampu untuk menyelesaikan makalah ini dari mata kuliah Bahasa Indonesia dengan

judul “TATA CARA PENULISAN SURAT DINAS”.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Untuk itu, kami

mengharapkan kritik serta saran yang membangun dari pembaca untuk makalah ini, supaya

makalah ini nantinya dapat menjadi makalah yang lebih baik lagi. Kemudian apabila terdapat

banyak kesalahan pada makalah ini penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya.

Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak khususnya kepada

……sebagai dosen mata kuliah Bahasa Indonesia kami yang telah membimbing dalam menulis

makalah ini. Demikian, semoga makalah ini dapat bermanfaat. Terima kasih.

Surabaya, November 2019

Penulis
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

1.2 Rumusan Masalah

1.3 Tujuan

1.4 Manfaat

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Tinjauan Teori Surat Dinas

2.2 Contoh Surat Dinas

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan

3.2 Saran
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Menurut Raymon S. Ross, komunikasi adalah adalah sebuah proses memilih, monyortir,

atau memberi informasi kepada seseorang agar pendengar informasi tersebut memahami makna

sesuai dengan yang dimaksudkan pemberi informasi. Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa

Indonesia (KBBI), komunikasi diartikan sebagai pengiriman dan penerimaan pesan atau berita

antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami.

Komunikasi sangat penting bagi setiap orang tanpa terkecuali, manusia yang memiliki

peranan sebagai makhluk sosial akan selalu membutuhkan komunikasi sebagai bentuk interaksi

dua arah untuk dua orang ataupun lebih. Suatu komunikasi dapat dilakukan dengan beberapa

bentuk, baik secara lisan maupun tulisan. Komunikasi yang dilakukan secara lisan adalah

komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, yang artinya komunikasi

bentuk ini dilakukan antara kedua belah pihak secara bertatap muka. Sedangkan komunikasi

yang dilakukan secara tertulis adalah suatu proses komunikasi yang dilakukan dengan media

perantara berupa tulisan seperti surat.

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang

atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan

dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat

sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca.

Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar

dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau

maksud dari surat tersebut.

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Apa definisi dari surat dinas?

1.2.2 Apa fungsi dari dibuatnya surat dinas?

1.2.3 Apa saja syarat-syarat yang dalam pembuatan surat dinas?

1.2.4 Apa bagian-bagian yang harus ada di dalam surat dinas?

1.2.5 Bagaimana tata cara penulisan surat dinas yang baik dan benar?

1.2.6 Apa saja jenis-jenis surat pada surat dinas?

1.3 Tujuan

1.3.1 Tujuan Umum

Makalah ini ditulis dengan tujuan agar pembaca dapat memahami bagaimana bentuk

dan cara penulisan surat dinas yang baik dan benar,

1.3.2 Tujuan Khusus

a. Memahami definisi dari surat dinas

b. Mengetahui fungsi dan tujuan dari pembuatan surat dinas

c. Mengetahui syarat-syarat yang harus terpenuhi dalam pembuatan surat dinas

d. Mengetahui bagian-bagian penyusun surat dinas

e. Mengetahui tata cara penulisan surat dinas yang baik dan benar

f. Mengetahui jenis-jenis dari surat dinas

1.4 Manfaat

1.4.1 Mengetahui apa itu surat dinas beserta fungsi dan tujuan dibuatnya surat dinas

1.4.2 Dapat menulis atau membuat surat dinas sesuai kaidah-kaidah pembuatan surat dinas

1.4.3 Dapat membedakan berbagai jenis surat dinas

 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Tinjauan Teori Surat Dinas

2.1.1 Pengertian Surat Dinas

Surat sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi

tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dengan lebih jelasnya, Surat adalah alat komunikasi

tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu

penggunaan kertas, penggunaan model/bentuk, penggunaan kode dan notasi, pemakaian bahasa

yang khas serta pencantuman tanda tangan. (Agus Sugiarto, 2005:2)

Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat atau yang mewakili suatu

badan/lembaga, baik pemerintah maupun swasta. Surat dinas berisi masalah yang menyangkut

kedinasan dan dibuat untuk memecahkan masalah kedinasan pula. Bila surat dinas tersebut

berhubungan dengan masalah pemerintahan, maka surat tersebut disebut surat dinas

pemerintahan dan kalau menyangkut niaga maka disebut surat dinas niaga/ dinas swasta.

Adapula yang menyebutkan bahwa, surat dinas adalah surat berisi masalahmasalah

kedinasan. Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan

tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Surat dinas

ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau

antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi

pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa surat dinas adalah surat yang bersifat kedinasan baik

dalam pengelolaan maupun pembuatannya.

2.1.2 Funfsi Surat Dinas

Fungsi dibuatnya surat dinas :

 a. Alat bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian

b. Alat pengingat/berpikir, misalnya surat yang telah diarsipkan

c. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali

untuk mengetahui perkembangan masa lampau

d. Pedoman/dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat

pengangkatan dan sebagainya

e. Duta atau wakil organisasi

2.1.3 Syarat-Syarat Surat Dinas

Dalam penulisan surat dinas terdapat beberapa syarat yang harus ada, antara lain:

a. Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur

b. Isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran atau inti permasalahan

c. Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah

dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima

d. Harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya

2.1.4 Bagian-bagian di Dalam Surat Dinas

Dalam penulisan ataupun penyusunan surat dinas, ada bagian-bagian yang harus ada,

diantaranya :

1. Kepala Surat

Kepala surat menunjukkan ciri khas badan usaha, perusahaan atau kantor. Hal

ini bertujuan untuk mempermudah penerima mengetahui nama dan alamat

kantor/organisasi atau keterangan lainnya mengenai badan, organisasi atau

instansi yang mengirim surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak

dalam bentuk yang menarik yang terdiri dari:

a. Nama organisasi atau lembaga

b. Alamat kantor pusat dan kantor cabang (bila ada)

 c. Jenis usaha (beberapa badan usaha sering mencantumkan jenis usahanya

di kop surat sebagai pemberitahuan sekaligus)

d. Nomor telepon (bila ada)

e. Nomor faksimil (bila ada)

f. Nomor kotak pos (bila ada)

g. Nomor kawat (bila ada)

h. Alamat kawat (bila ada)

i. Lambang/logo (bila ada)

2. Nomor Surat

Setiap surat resmi terutama surat resmi yang akan dikirim keluar lingkungan

kantor, hendaknya diberi nomor yang disebut nomor verbal. Kegunaan nomor

surat adalah:

a. Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan

penemuan kembali surat (sebagai arsip).

b. Untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam

periode,tertentu.

c. Untuk memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan

suratmenyurat.

d. Untuk memudahkan mencari surat itu kembali bila sewaktu-waktu

diperlukan. Dari rangkaian nomor surat, dapat diketahui jenis dan

klasifikasi surat tanpa perlu membaca isinya karena setiap nomor surat

dicantumkan pula kode tertentu, misalnya PH (penawaran harga), SK

(surat keputusan), dan lain-lain.

3. Tanggal Surat

Cara pembuatan tanggal surat tidak perlu didahului dengan nama kota/tempat

karena telah tercantum pada kepala surat kecuali, bila menulis surat pada kertas
 polos yang tidak ada kepala suratnya, harus dicantumkan nama kota di mana

surat itu dibuat. Penulisan tanggal harus lengkap, tidak boleh disingkat, misalnya

2 Maret 1994 atau Jakarta, 2 Maret 1994. Di belakang tahun tidak perlu diberi

tanda titik (.).

4. Lampiran

Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu

umumnya berupa kuitansi, brosur atau foto kopi:

a. Kata lampiran untuk surat-surat niaga biasanya terletak di sebelahkiri bawah

dengan mencantumkan semua jenis yang dilampirkan.

b. Untuk surat resmi atau surat dinas (pernerintah) di sebelah kiri atas di bawah

kata "Nomor", biasanya tidak menyebutkan jenis satu persatu. Misalnya, cukup

menuliskan kata Lampiran: 5 berkas atau 2 berkas.

5. Perihal

Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah

pokok surat. Pada surat resmi atau dinas pemerintah, penulisan kata "perihal"

dicantumkan di bawah kata "lampiran".

6. Alamat Surat

Alamat surat ada dua macam. Pertama, alamat luar, yaitu alamat yang ditulis

pada sampul surat. Kedua, alamat dalam, yaitu alamat yang ditulis pada kertas

surat. Dalam penulisan alamat, banyak terjadi kelemahankelemahan yang tidak

disadari oleh si penulis. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut.

a. Dalam menuliskan alamat tujuan, kata "kepada" dan sejenisnya tidak wajib

ditulis, asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi yang tepat.

b. Ungkapan "yang terhormat" (Yth.) tidak selalu dipakai.

Kegunaan alamat dalam surat adalah sebagai:

a. alat petunjuk langsung bagi si penerima

 b. petunjuk bagi petugas kearsipan

c. alamat luar bila digunakan sampul berjendela

7. Salam Pembuka

Salam pembuka digunakan agar surat tidak terasa kaku. Salam pembuka sifatnya

tidak wajib, surat berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah tetapi

dalam surat pribadi kita sering memakai salam pembuka dan surat dinas

pemerintah jarang memakai salam pembuka.

8. Isi Surat

Isi surat terdiri dari ;

a. Kalimat Pembuka, yang digunakan sebagai pengantar dari isi surat yang

sesungguhnya

b. Isi surat yang sesungguhnya, yang berisi informasi yang ingin disampaikan

oleh penulis kepada pembaca

c. Kalimat penutup

9. Salam Penutup

Salam penutup gunanya untuk menunjukan rasa hormat dan keakraban pengirim

kepada penerima, misalnya:

a. Hormat kami

b. Salam kami

Pada surat-surat resmi/dinas pemerintah biasanya tidak dicanturnkan salam

penutup, melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantor, kemudian

mencantumkan nama terang di bawah tanda tangan dapat pula ditambah dengan

NIP setelah nama terang.

10. Tembusan

Tembusan dibuat apabila surat tersebut perlu diketahui/ disampaikan kepada,

orang atau unit yang ada hubungannya dengan surat tersebut, maka
 dikirimkanlah kopinya. Dengan menulis "tembusan" sesudah nama jabatan/NIP

di sebelah kiri atau dapat pula ditulis dengan "tindasan" atau "distribusi kepada".

Teknik penulisan tembusan ada 2 macam:

a. Tembusan yang obyeknya hanya satu, ditulis sebaris dengan "tembusan".

b. Tembusan yang obyeknya lebih dari satu, dituliskan berderet ke bawah dan

diberi nomor urut.

2.1.5 Tata Cara Penulisan Surat Dinas

Adapun langkah-langkah yang harus di penuhi surat yang baik dan benar:

1. Persiapan dan perencanaan yang baik

2. Penetapan dan penguasaan masalah

3. Penyusunan pokok masalah dan penguraiannya secara sistematis, runtut, dan taat asas

4. Penetapan bahan dan data penyusuna

5. Penetapan pihak yang hendak dituju

6. Pemahaman dan penentuan posisi penulis

7. Penggunaan kelengkapan fasilitas yang memadai

2.1.6 Jenis-Jenis Surat Dinas

1. Surat Edaran

Surat edaran dalam surat dinas adalah surat yang dibuat untuk memberitahukan

suatu hal tertentu yang ditujukan kepada beberapa orang atau kepada banyak pihak

sekaligus. Berikut contoh dari surat edaran.

2. Surat Instruksi

Surat instruksi ini merupakan surat yang isinya berupa perintah dan petunjuk –

petunjuk yang bersumber pada peraturan dan kebijaksanaan pimpinan agar dilakukan

oleh pihak terkait.

2.2 Contoh Surat Dinas

 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 KEBUMEN
Jalan Joko Sangkrip Kilometer 1 Kebumen Kode Pos 54315 Telepon 0287- 381801
Faksimile 0287- 381802 Surat Elektonik smkn2kebumen@yahoo.com

Kebumen, 8 Juli 2019

Nomor :
Hal : Permohonan Materi

Yth.
Kepala Kantor Dinas Kesatuan Bangsa dan Politik
ditempat

Berdasarkan program kerja Brigata (Barisan Garuda Utama) SMK Negeri 2

Kebumen, kami bermaksud melaksanakan kegiatan Peringatan Ulang Tahun BRIGATA
guna menggali, mengekspresikan, mengaktualisasikan jiwa kedisiplinan, karakter yang
disiplin, dan wawasan kebangsaan sebagai penerus bangsa yang berkualitas. Kegiatan
tersebut akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Selasa, 23 Juli 2019

Waktu : 07.00 s/d selesai
Tempat : SMKN 2 Kebumen

Kami selaku panitia kegiatan mengharap kehadiran Bapak/Ibu Guru pada kegiatan
tersebut. Demikian permohonan ini kami sampaikan, agar menjadi perhatian. Atas
perhatiannya , kami sampaikan terimakasih.

Wassalamu’alaikumwr.wb
PANITIA

Ketua Panitia Sekertaris

Aji Saputra Riski Saputro

NIS.17569 NIS.17586

Waka Kesiswaan Pembina

Mengetahui,
Kepala SMK Negeri 2 Kebumen
Sudarno, S.Pd.M.Pd. Drs. Jawawi
NIP.19651230 198903 1 013 NIP. 19641103 200701 1 008
Drs. Haryoko, M.M.
NIP. 19680420 199504 1 001
 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 KEBUMEN
Jalan Joko Sangkrip Kilometer 1 Kebumen Kode Pos 54315 Telepon 0287- 381801
Faksimile 0287- 381802 Surat Elektonik smkn2kebumen@yahoo.com

Kebumen, 8 Juli 2019

Nomor :
Hal : Permohonan Materi

Yth.
Komandan Koramil 01/Kebumen
ditempat

Assalamu’alaikumwr.wb

Berdasarkan program kerja Brigata (Barisan Garuda Utama) SMK Negeri 2 Kebumen,
kami bermaksud melaksanakan kegiatan Peringatan Ulang Tahun BRIGATA guna
menggali, mengekspresikan, mengaktualisasikan jiwa kedisiplinan, karakter yang disiplin, dan
wawasan kebangsaan sebagai penerus bangsa yang berkualitas. Kegiatan tersebut akan
dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Selasa, 23 Juli 2019

Waktu : 07.00 s/d selesai
Tempat : SMKN 2 Kebumen

Kami selaku panitia kegiatan mengharap kehadiran Komandan Koramil untuk menjadi
pemateri pada kegiatan tersebut. Demikian permohonan ini kami sampaikan, agar menjadi
perhatian. Atas perhatiannya , kami sampaikan terimakasih.

Wassalamu’alaikumwr.wb
PANITIA

Ketua Panitia Sekertaris

Aji Saputra Riski Saputro

NIS.17569 NIS.17586

Waka Kesiswaan Pembina

Sudarno, S.Pd.M.Pd. Drs. Jawawi

NIP.19651230 198903 1 013 NIP. 19641103 200701 1 008

Mengetahui,
Kepala SMK Negeri 2 Kebumen
Drs. Haryoko, M.M.
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Suatu bentuk komunikasi tulis antar seseorang dan orang lain , antara seseorang dan

instasi/lembaga/organisasi, atau antar instasi/lembaga/organisasi dan

instasi/lembaga/organisasi lain. Oleh karena itu, diperlukan keterampilan menulis surat sangat

diperlukan. Surat tersebut harus dibuat sesuai dengan peraturan-peraturan yang mengikuti

perkembangan zaman sehingga dasar yang harus di kuatkan yaitu kemampuan menulis surat

resmi.

3.2 Saran

Penulis berharap dalam makalah ini dapat disempurnakan dengan sumbersumber yang

relevan sehingga makalah ini dapat lebih baik lagi terutama mengenai referensi menulis surat

dinas.
 DAFTAR PUSTAKA

Ermanto, dkk.2015. Bahasa Indonesia pengembangan Kepribadian di perguruan Tinggi.UNP

Press: Padang