Buku Panduan Pengisian

Biodata Mahasiswa
BAAKPSI Undana 2017

BAAKPSI
Jln. Adisucipto Kel. Penfui
Kupang-NTT
 Buku Panduan
Pengisian Biodata Mahasiswa Undana Tahun 2017

I. Pendahuluan
Dokumen ini adalah User Manual yang berisi penjelasan secara ringkas tentang petunjuk penggunaan Aplikasi
Biodata Mahasiswa Universitas Nusa Cendana. Di dalam dokumen ini dibahas tentang fitur-fitur modul Biodata
Mahasiswa dan langkah-langkah dalam menggunakan setiap fitur aplikasi tersebut.
1.1 Maksud
Aplikasi biodata mahasiswa adalah pangkalan data yang menyediakan informasi terkini mengenai data mahasiswa
Undana. Data mahasiswa tersebut penting karena akan dijadikan sebagai data dasar untuk keperluan pelaporan PDPT
Kemenristekdikti serta kebutuhan pengolahan data statistik Undana.
1.2 Tujuan
Aplikasi biodata mahasiswa bertujuan untuk membantu operator PDPT Fakultas dan Universitas menjalankan
tugas dan fungsinya dalam membuat laporan PDPT secara cepat dan efisien.

II. Cara Pengisian Biodata Mahasiswa

2.1 Proses Akses Website Biodata Mahasiswa
a. Langkah 1: Untuk membuka Aplikasi Pengisian Biodata Mahasiswa Undana, silahkan ketik alamat
https://baakpsi.undana.ac.id/biodatav2.0 pada bagian address-bar di browser (untuk mendapatkan
tampilan yang optimal dianjurkan untuk menggunakan browser Mozilla Firefox terbaru).
b. La gkah 2: Klik Guest pada agia ka a atas ke udia aka u ul to ol Logi . Klik Logi
untuk membawa anda ke halaman login aplikasi. Detail dari Langkah 1 dan Langkah 2 ditampilkan
pada Gambar 1.
c. Langkah 3: Pada laman Login, jika anda mahasiswa lama silahkan masukan NIM tetapi jika anda
mahasiswa baru yang belum memiliki NIM, silahkan masukan Nomor Pendaftaran Tes
SNMPTN/SBMPTN/SMMU pada bagian username dan password. Username dan Password memiliki
nilai karakter yang sama. Detail Langkah 3 ditampilkan pada Gambar 2.
 Gambar 1 Tampilan awal website

Gambar 2 Laman login

d. Langkah 4: Gantilah Password anda setelah berhasil masuk ke dalam aplikasi. Proses penggantian
Password bertujuan agar biodata anda tidak dapat diubah oleh orang lain. Detail Langkah 4
ditampilkan pada Gambar 3 dan Gambar 4.
 Gambar 3 Laman utama

Gambar 4 Cara ganti password

 e. Langkah 5: Jika proses penggantian password berhasil, aplikasi akan me-logout-kan anda secara
otomatis. Silahkan login kembali menggunakan password baru.

2.2 Step 1: Pengisian Data Akademik Mahasiswa

Ada 7 langkah yang harus dilalui agar pengisian biodata berhasil, yaitu: (i) input data akademik, (ii) input data pribadi,
(iii) input data alamat, (iv) input riwayat pendidikan, (v) input latar belakang keluarga, (vi) upload foto, dan (vii) cetak
biodata. Seluruh langkah bersifat sequential yaitu anda harus mengisi data secara berurutan. Klik tombol Mulai
Pengisian Data pada bagian Step 1 untuk memulai tahap pengisian biodata mahasiswa. Tampilan lengkap dapat
dilihat pada Gambar 5.

Gambar 5 Cara memulai pengisian biodata mahasiswa

Penjelasan Mengenai Data Akademik

 Fakultas,
Jika nama fakultas anda salah, silahkan menghubungi Administrator (BAAKPSI);
 Jurusan/Prodi,
Jika nama Jurusan/Prodi anda salah, silahkan menghubungi Administrator (BAAKPSI);
 NIM, cukup jelas;
 Strata Pendidikan,
Strata pendidikan terdiri dari S1, S2 dan S3. Isilah sesuai dengan strata pendidikan anda saat ini;
  Tahun Masuk, cukup jelas;
 Semester Masuk,
Jika anda mahasiswa reguler, isi dengan angka 1, tetapi jika anda mahasiswa transfer, isi dengan semester
yang ditetapkan oleh Undana pada saat anda masuk kuliah;
 Tanggal Mulai Kuliah, cukup jelas;
 Jenis Daftar,
Pada kolom Jenis Daftar ada pilihan sebagai berikut :
o Peserta Didik Baru : jika mahasiswa itu berstatus mahasiswa baru
o Pindahan : jika mahasiswa tersebut pindahan dari Perguruan Tinggi sendiri atau Perguruan Tinggi
lain.
o Alih Jenjang : jika mahasiswa tersebut pindah dari jenjang dengan jalur yang sama , misal pindahan
dari D3 ke D4 dimana satu jalur Vokasi.
o Lintas Jalur : jika mahasiswa tersebut pindah dari jenjang dengan jalur yang berbeda. Misalnya
jenjang D3 ke S1;
 Jalur Masuk, cukup jelas;
 Penerima Bidikmisi, cukup jelas;

Gambar 6 Data akademik

2.3 Step 2: Pengisian Data Pribadi Mahasiswa

Pada Step 2, anda diminta untuk mengisi identitas diri pada form yang telah disediakan. Isian dengan tanda bintang
berwarna merah menandakan wajib diisi. Isilah jenis kelamin, agama, status perkawinan, tempat lahir, tanggal lahir,
dan data identitas diri yang lain yang diminta. Apabila sudah selesai klik tombol Lanjut atau klik tombol Kembali untuk
kembali ke proses sebelumnya.

Penjelasan mengenai Data Pribadi

 Jenis Kelamin, cukup jelas;
 Agama, cukup jelas;
 Marital Status, cukup jelas;
 Tempat Lahir,
Jika te pat lahir berisi karakter petik satu ‘ aka gu aka ta da petik satu di bawah to bol ESC pada
keyboard komputer anda.

Gambar 7 Keyboard komputer

 Tanggal Lahir, cukup jelas;

 Golongan Darah, cukup jelas;
 Hoby, cukup jelas;
 Sumber Biaya Kuliah, cukup jelas;
 Telp Mahasiswa,
Diisi dengan angka saja;
 Email, cukup jelas;
 Nomor Kartu Keluarga, cukup jelas;
 Nomor Induk Kependudukan, atau Kartu Tanda Penduduk;
 Kewarganegaraan, cukup jelas;
 Jenis Alat Transportasi ke Kampus, cukup jelas;
 Jenis Tempat Tinggal, cukup jelas;

2.4 Step 3: Data Alamat Asal Mahasiswa

Pada Step 3, anda diminta mengisi data alamat asal mahasiswa pada form yang telah disediakan. Isian dengan tanda
bintang warna merah menandakan wajib diisi. Isilah alamat asal anda dengan lengkap nama jalan, no rumah, rt/rw,
nama dusun, nama kelurahan, kemudian pilih provinsi dan kabupaten. Apabila sudah selesai klik tombol Lanjut atau
klik tombol Kembali untuk kembali ke proses sebelumnya. Tampilan lengkap mengenai data alamat asal dapat dilihat
pada Gambar 8 dan Gambar 9.

Gambar 8 Data alamat asal

Gambar 9 Data alamat asal (Lanjutan)

Penjelasan mengenai Alamat Asal Mahasiswa

 Propinsi, cukup jelas;
 Kabupaten, cukup jelas;
 Kecamatan, cukup jelas;
 Kelurahan, cukup jelas;
 Nama Jalan, cukup jelas;
 RT, cukup jelas;
  RW, cukup jelas;
 Nama Dusun, cukup jelas;

2.5 Step 4: Data Riwayat Pendidikan

Isilah Latar Belakang Pendidikan pada form yang telah disediakan. Isian dengan tanda bintang menandakan wajib diisi.
Pada form tersebut terdapat dua riwayat pendidikan, yaitu (i) Riwayat Pendidikan SLTA (Hanya Diisi oleh Mahasiswa
S1) dan (ii) Riwayat Pendidikan S1/S2 (Hanya Diisi oleh Mahasiswa S2/S3). Apabila sudah selesai klik tombol Lanjut
atau klik tombol kembali untuk kembali ke proses sebelumnya. Gambar 10 menampilkan form riwayat pendidikan.

Gambar 10 Riwayat pendidikan

Penjelasan Riwayat Pendidikan
Khusus untuk mahasiswa S1:
 Nomor Induk Siswa Nasional (NISN), cukup jelas;
 Nama Sekolah SLTA,
Jika nama sekolah SLTA berisi karakter petik satu ‘ aka gu aka ta da petik satu di bawah to bol ESC
pada keyboard komputer anda. Lihat Gambar 7 di atas.
 Status SLTA, cukup jelas;
 Jurusan SLTA, cukup jelas;
 Kabupaten Asal SLTA, cukup jelas;
 Tahun Lulus SLTA, cukup jelas;
 Jumlah Mata Pelajaran UN, cukup jelas;
 Total Nilai UN,
Total nilai ujian nasional (bukan nilai rata-rata ujian nasional);
 Jumlah Mata Pelajaran UAS, cukup jelas;
 Total Nilai UAS, cukup jelas;
 Jenis Ijazah SLTA, cukup jelas;
Khusus untuk mahasiswa S2 dan S3:
 Nama Perguruan Tinggi Asal, cukup jelas;
 Kabupaten Asal Perguruan Tinggi, cukup jelas;
 Status Asal Perguruan Tinggi, cukup jelas;
 Jumlah SKS, cukup jelas;
 Jumlah SKSN, cukup jelas;
 IPK, cukup jelas;

2.6 Step 5: Latar Belakang Keluarga

Isilah Latar Belakang Keluarga pada form yang telah disediakan. Isian dengan tanda bintang menandakan wajib diisi.
Gambar 11 menampilkan form latar belakang keluarga.

Penjelasan Latar Belakang Keluarga

 Nomor Induk Kependudukan Ayah, cukup jelas;
 Nama Ayah,
Jika nama ayah berisi karakter petik satu ‘ aka gu aka ta da petik satu di bawah to bol ESC pada
keyboard komputer anda. Lihat Gambar 7 di atas.
 Tanggal Lahir Ayah, cukup jelas;
 Pekerjaan Ayah, cukup jelas;
 Penghasilan Ayah, cukup jelas;
 Pendidikan Ayah, cukup jelas;
 Nomor Induk Kependudukan Ibu, cukup jelas;
 Nama Ibu,
Jika nama ayah berisi karakter petik satu ‘ aka gu aka ta da petik satu di bawah to bol ESC pada
keyboard komputer anda. Lihat Gambar 7 di atas.
 Gambar 11 Latar belakang keluarga

 Tanggal Lahir Ibu, cukup jelas;

 Pekerjaan Ibu, cukup jelas;
 Penghasilan Ibu,
Apabila Ibu Kandung Tidak Bekerja atau bekerja Mengurus Rumah Tangga (Ibu Rumah Tangga), pilih Lain-
Lain;
 Pendidikan Ibu, cukup jelas;
  Tanggungan Orangtua,
Isi berdasarkan kartu keluarga. Misalnya, ada 4 orang dalam rumah, ayah, ibu, dan 2 orang anggota keluarga
yang tidak bekerja. Misalnya ayah dan ibu bekerja maka tanggungan orantua adalah 2 orang yang tidak
bekerja;
 Sumber Listrik, cukup jelas;
 Biaya Listrik, cukup jelas;
 Sumber Air, cukup jelas;
 Biaya Air, cukup jelas;
 Telp Orangtua (HP), cukup jelas;
 Telepon Rumah, cukup jelas;
 Nomor Kartu Pengaman Sosial, cukup jelas;
 Nomor Induk Kependudukan Wali, cukup jelas;
 Nama Wali,
Jika nama wali berisi karakter petik satu ‘ aka gu aka ta da petik satu di bawah to bol ESC pada
keyboard komputer anda. Lihat Gambar 7 di atas.
 Tanggal Lahir Wali, cukup jelas;
 Pekerjaan Wali, cukup jelas;
 Penghasilan Wali, cukup jelas;
 Pendidikan Wali, cukup jelas;

2.7 Step 6: Upload Foto

Langkah terakhir anda diminta meng-upload foto yang berukuran maksimal 100 kbyte dengan format JPG. Pas foto
harus menggunakan pakaian dan pose formal untuk kebutuhan akademik. Tata cara mengubah ukuran foto ada pada
penjelasan selanjutnya. Gambar 12 dan Gambar 13 menunjukan cara upload foto.

Gambar 12 Upload foto

 Gambar 13 Upload foto (Lanjutan)

Apabila upload foto berhasil maka muncul hasil pengisian data dalam file berformat PDF seperti tampak pada Gambar
14. Anda dapat mendownload hasil pengisian data yang telah anda buat dan dapat dibuka menggunakan software
yang bernama acrobat reader (jika anda belum memiliki aplikasi pembaca pdf , anda dapat download di website
www.adobe.com).

Gambar 14 Biodata dalam bentuk PDF

Klik tombol Back pada browser anda kemudian klik tombol home yang akan membawa anda ke halaman utama
aplikasi. Selanjutnya arahkan kursor ke STEP 7 di halaman utama kemudian klik tombol Cetak Biodata (PDF). Cetak file
hasil pengisian biodata untuk kemudian bawa hasil cetakan (printout) ke bagian BAAKPSI sebagai bukti bahwa anda
telah mengisi biodata online. Klik tombol Cetak Biodata (Excel – XLSX), simpan dan bawa softcopy dari file excel ke
operator PDPT Program Studi/Fakultas masing-masing. Simpan file excel tersebut karena nanti akan digunakan
sebagai data masukan pada aplikasi PDPT. Cara mengedit file excel dan menggunakan file excel tersebut untuk meng-
injek-kan ke dalam aplikasi PDPT akan dijelaskan pada buku panduan yang lain. Tampilan untuk buka file hasil
pengisian data dapat dilihat pada Gambar 15.

Gambar 15 Biodata dalam bentuk Excel

Proses pengisian biodata mahasiswa telah selesai. Selanjutkan anda keluar dari aplikasi dengan cara meng-klik tombol
keluar seperti tampak pada Gambar 16.

Gambar 16 Cara keluar dari aplikasi

=== S E L E S A I ===
=== S E L E S A I ===