Buku Panduan

Pengisian Biodata Mahasiswa

BAAKPSI UNDANA
Jln. Adisucipto Kel. Penfui
Kupang-NTT
 Buku Panduan

Pengisian Biodata Mahasiswa Undana

I. Pendahuluan

Dokumen ini adalah User Manual yang berisi penjelasan secara ringkas tentang petunjuk
penggunaan Aplikasi Biodata Mahasiswa Universitas Nusa Cendana. Di dalam dokumen ini
dibahas tentang fitur-fitur modul Biodata Mahasiswa dan langkah-langkah dalam menggunakan
setiap fitur aplikasi tersebut.

Maksud

Aplikasi biodata mahasiswa adalah pangkalan data yang menyediakan informasi terkini
mengenai data mahasiswa Undana. Data mahasiswa tersebut penting karena akan dijadikan
sebagai data dasar untuk keperluan pelaporan PDPT Kemenristekdikti serta kebutuhan
pengolahan data statistik Undana.

Tujuan

Aplikasi biodata mahasiswa bertujuan untuk membantu operator PDPT Fakultas dan
Universitas menjalankan tugas dan fungsinya dalam membuat laporan PDPT secara cepat dan
efisien.

II. Cara Pengisian Biodata Mahasiswa

Proses Akses Website Biodata Mahasiswa

a. Langkah 1: Untuk membuka Aplikasi Pengisian Biodata Mahasiswa Undana,

silahkan ketik alamat https://biodata.undana.ac.id pada bagian address-bar di
browser maka akan muncul laman login (untuk mendapatkan tampilan yang
optimal dianjurkan untuk menggunakan browser Mozilla Firefox terbaru).

b. Langkah 2: Pada laman Login, jika anda mahasiswa lama silahkan masukan
NIM tetapi jika anda mahasiswa baru yang belum memiliki NIM, silahkan
masukan Nomor Pendaftaran Tes SNMPTN/SBMPTN/SMMU pada bagian
 username dan password. Username dan Password memiliki nilai karakter yang
sama. Detail Langkah 2 ditampilkan pada Gambar 1.

Gambar 1 Laman login

c. Langkah 3: Gantilah Password anda setelah berhasil masuk ke dalam aplikasi.

Proses penggantian Password bertujuan agar biodata anda tidak dapat diubah
oleh orang lain. Detail Langkah 3 ditampilkan pada Gambar 2 dan Gambar 3.

Klik “My Profile” untuk

mengganti password

Gambar 2 Laman Utama

 Klik “Akun” Masukan Password
lama dan Password
baru

Klik “Ganti” untuk

mengganti
Password

Gambar 3 Cara mengganti Password

Step 1: Pengisian Data Akademik Mahasiswa

Ada 7 langkah yang harus dilalui agar pengisian biodata berhasil, yaitu: (i) input data akademik,
(ii) input data pribadi,input data alamat, (iv) input riwayat pendidikan, (v) input latar belakang
keluarga, (vi) upload foto, dan (vii) cetak biodata (Tampilan lengkap dapat dilihat pada gambar 4).

7 Langkah Pengisian
Biodata Mahasiswa

Gambar 4 Tujuh Langkah Pengisian Akademik Mahasiswa

 Seluruh langkah bersifat sequential yaitu anda harus mengisi data secara berurutan. Klik tombol
Mulai Pengisian Data pada bagian Step 1 untuk memulai tahap pengisian biodata mahasiswa.
Tampilan lengkap dapat dilihat pada Gambar 5.

Klik untuk memulai

pengisian biodata
mahasiswa

Gambar 5 Cara memulai pengisian biodata mahasiswa

Penjelasan Mengenai Data Akademik

 Fakultas,

Jika nama fakultas anda salah, silahkan menghubungi Administrator (BAAKPSI);

 Jurusan/Prodi,

Jika nama Jurusan/Prodi anda salah, silahkan menghubungi Administrator (BAAKPSI);

 NIM,

Masukan Nomor Induk Mahasiswa

 Strata Pendidikan,

Strata pendidikan terdiri dari S1, S2 dan S3. Isilah sesuai dengan strata pendidikan anda
saat ini;

 Tahun Masuk,

Isilah tahun saat anda mulai mendaftar masuk di Undana

 Semester Masuk,
 Jika anda mahasiswa reguler, isi dengan angka 1, tetapi jika anda mahasiswa
transfer, isi dengan semester yang ditetapkan oleh Undana pada saat anda masuk
kuliah;

 Tanggal Mulai Kuliah,

Isilah tanggal anda mulai kuliah sesuai jadwal perkuliahan pada jurusan atau prodi anda

 Jenis Daftar,

Pada kolom Jenis Daftar ada pilihan sebagai berikut :

o Peserta Didik Baru : jika mahasiswa itu berstatus mahasiswa baru

o Pindahan : jika mahasiswa tersebut pindahan dari Perguruan Tinggi sendiri

atau Perguruan Tinggi lain.
o Alih Jenjang : jika mahasiswa tersebut pindah dari jenjang dengan jalur yang
sama , misal pindahan dari D3 ke D4 dimana satu jalur Vokasi.
o Lintas Jalur : jika mahasiswa tersebut pindah dari jenjang dengan jalur
yang berbeda. Misalnya jenjang D3 ke S1;
 Jalur Masuk
Pilihah jalur masuk yang anda ikuti untuk seleksi masuk Undana, misalnya SNMPTN,
SBMPTN, Jalur Mandiri PTN, dll pada pilihan yang ada sesuai dengan jalur masuk anda

 Penerima Bidikmisi
Pernah Menjadi Calon atau Pernah Menjadi Penerima atau Sementara menjadi
Penerima Beasiswa Bidikmisi, Afirmasi atau KIP-KULIAH. Pada atribut sudah otomatis
terisi “Tidak” sehingga anda dapat melanutkan ke step 2 dengan klik lanjut pada pilihan
bagian bawah .
 bagian ini tidak bisa
dirubah

Silakan isi bagian ini

kemudian klik “Lanjut”

Gambar 6 Data Akademik

Step 2: Pengisian Data Pribadi Mahasiswa

Pada Step 2, anda diminta untuk mengisi identitas diri pada form yang telah disediakan. Isian
dengan tanda bintang berwarna merah menandakan wajib diisi. Isilah jenis kelamin, agama,
status perkawinan, tempat lahir, tanggal lahir, dan data identitas diri yang lain yang diminta.
Apabila sudah selesai klik tombol Lanjut atau klik tombol Kembali untuk kembali ke proses
sebelumnya.

Penjelasan mengenai Data Pribadi

 Jenis Kelamin
Isilah sesuai jenis kelamin anda

 Agama

Isilah agama atau kepercayaan anda (Katholik, Kristen Protestan, Islam, Hindu, Budha,
dll)

 Marital Status
Isi sesuai dengan status anda apakah anda berstatus Tidak Kawin, Kawin, Janda Atau
Duda
 Tempat Lahir,

Masukkan tempat lahir anda, Jika tempat lahir berisi karakter petik satu (‘) maka
gunakan tanda petik satu di bawah tombol ESC pada keyboard komputer anda.

Gambar 7 Keyboard Komputer

 Tanggal Lahir
Ubahlah tanggal, bulan dan tahun sesuai tanggal lahir anda

 Golongan Darah
Pilihlah pilihan golongan (A, B, O, AB) darah sesuai golongan darah anda, apabila anda
tidak tahu golongan darah anda silakan memilih pilihan “Tidak Tahu”

 Hoby
Silakan pilih hoby anda sesuai dengan klasifikasi pilihan yang ada, apakah masuk dalam
kesenian atau olahraga dan lain lain

 Sumber Biaya Kuliah

Pada atribut ini pilihlah sumber biaya kuliah anda, apakah anda membiayai kuliah anda
sendiri, atau dibiayai orang tua, keluarga atau dibiayai dari beasiswa.

 Telp Mahasiswa,

Silakan masukkan nomor telepon anda yang masih aktif (Diisi dengan angka saja)

 Email

Masukan email yang anda miliki yang masih aktif

 Nomor Kartu Keluarga

Masukan Nomor Kartu keluarga Anda sesuai dengan yang ada pada Kartu Keluarga asli

 Nomor Induk Kependudukan, atau Kartu Tanda Penduduk

Masukan Nomor Induk Kependudukan anda sesuai KTP atau yang ada pada Kartu
Keluarga. Bagi warga negara asing masukan Nomor Passport anda

 Kewarganegaraan

Pilihlah kewarganegaran sesuai dengan Negara asal anda

 Jenis Alat Transportasi ke Kampus

Pilihlah jenis alat transportasi yang anda gunakan ke kampus, contoh Sepeda motor,
angkutan umum, ojek, mobil pribadi, bus, dll pada pilihan yang ada

 Jenis Tempat Tinggal

Pilihlah jenis tempat tinggal anda apakah anda tinggal bersama orang tua, wali, atau
tinggal di kost, asrama, dll pada pilihan yang ada

Step 3: Data Alamat Asal Mahasiswa

Pada Step 3, anda diminta mengisi data alamat asal mahasiswa pada form yang telah
disediakan. Isian dengan tanda bintang warna merah menandakan wajib diisi. Isilah alamat
asal anda dengan lengkap nama jalan, no rumah, rt/rw, nama dusun, nama kelurahan,
kemudian pilih provinsi dan kabupaten. Apabila sudah selesai klik tombol Lanjut atau klik
tombol Kembali untuk kembali ke proses sebelumnya. Tampilan lengkap mengenai data
alamat asal dapat dilihat pada Gambar 8.
 Silakan isi bagian Provinsi,
Kabupaten, Kecamatan, dll
sesuai dengan Alamat Asal

Gambar 8 Data Alamat Asal

Penjelasan mengenai Alamat Asal Mahasiswa

Pilih Provinsi, Kabupaten, Kecamatan sesuai dengan tempat tinggal anda dan isilah Kelurahan,
Nama Jalan, RT dan RW, Nama Dusun sesuai dengan tempat tinggal anda. Untuk pengisian Kode
pos Silakan mencari kode pos lokasi tempat tinggal anda menggunakan alamat
http://kodepos.posindonesia.co.id
 Step 4: Data Riwayat Pendidikan

Isilah Latar Belakang Pendidikan pada form yang telah disediakan. Isian dengan tanda bintang
menandakan wajib diisi. Pada form tersebut terdapat dua riwayat pendidikan, yaitu (i) Riwayat
Pendidikan SLTA (Hanya Diisi oleh Mahasiswa S1) pada Gambar 9 dan (ii) Riwayat Pendidikan
S1/S2 (Hanya Diisi oleh Mahasiswa S2/S3) pada Gambar 10. Apabila sudah selesai klik tombol
Lanjut atau klik tombol kembali untuk kembali ke proses sebelumnya.

Gambar 9 Riwayat Pendidikan untuk Mahasiswa S1

Penjelasan Riwayat Pendidikan khusus untuk mahasiswa S1:

 Provinsi Asal SLTA

Pilihlah Provinsi Asal SLTA

 Kabupaten Asal SLTA

Pilihlah Kabupaten Asal SLTA anda

 Nama Sekolah SLTA,

Masukan nama SLTA atau SMA anda. Jika nama sekolah SLTA berisi karakter petik satu (‘)
maka gunakan tanda petik satu di bawah tombol ESC pada keyboard komputer anda.
Lihat Gambar 7 di atas.
 Nomor Induk Siswa Nasional (NISN)
Masukan Nomor Induk Siswa Nasional anda yang Tertera pada ijazah SLTA

 Status SLTA

Status SLTA atau SMA apakah merupakan Negeri atau Swasta, silakan pilih sesuai status
SLTA anda

 Jurusan SLTA

Masukan jurusan anda saat masih di SLTA, misalnya IPA, IPS, BAHASA, dll

 Tahun Lulus SLTA

Isilah Tahun saat anda dinyatakan Lulus

 Jumlah Mata Pelajaran UN

Masukan Jumlah Mata Pelajaran U N(Ujian Nasional) sesuai dengan yang tertera di
ijazah SLTA anda

 Total Nilai UN

Masukan Total nilai Ujian Nasional (bukan nilai rata-rata ujian nasional);

 Jumlah Mata Pelajaran UAS

Masukan Jumlah Mata Pelajaran UAS (Ujian Akhir Sekolah) sesuai dengan yang tertera di
ijazah SLTA anda

 Total Nilai UAS

Masukan total nilai UAS (Ujian Akhir Sekolah) anda yang tertera pada Ijazah SLTA

 Jenis Ijazah SLTA

silakan jenis ijazah SLTA atau SMA yang anda miliki, apakah ijazah SMA/ SMU, SMK, MA
, PAKET C, TRANSFER atau Lain-lain.
 Gambar 10 Riwayat Pendidikan untuk Mahasiswa S2/S3

Khusus untuk mahasiswa S2 dan S3:

 Nama Perguruan Tinggi Asal

Silakan masukan nama Kampus / Universitas/ Perguruan Tinggi Asal anda

 Kabupaten Asal Perguruan Tinggi

Silakan isi Kabupaten Asal Kampus/ Universitas/ Perguruan Tinggi Asal anda

 Status Asal Perguruan Tinggi

Status Asal Kampus/ Universitas/ Perguruan Tinggi

 Jumlah SKS,
Masukan Jumlah SKS (Satuan Kredit Semester) pada jurusan anda sebelumnya

 Jumlah SKSN
Masukan jumlah SKSN ( Satuan Kredit Semester x Nilai )

 IPK
Masukan IPK (Indeks Prestasi Komulatif) sesuai yang tertera pada ijazah riwayat
pendidikan sebelumnya
Step 5: Latar Belakang Keluarga

Isilah Latar Belakang Keluarga pada form yang telah disediakan. Isian dengan tanda bintang
menandakan wajib diisi. Gambar 11 menampilkan form latar belakang keluarga.
 Gambar 11 Latar Belakang Keluarga

Penjelasan Latar Belakang Keluarga

 Nomor Induk Kependudukan Ayah

Masukan Nomor Induk Kependudukan Ayah. Jika telah meninggal masukan angka nol
sebanyak 16 karakter

 Nama Ayah

Masukan nama ayah anda. Jika nama ayah berisi karakter petik satu (‘) maka gunakan
tanda petik satu di bawah tombol ESC pada keyboard komputer anda. Lihat Gambar 7 di
atas.

 Tanggal Lahir Ayah

Gantilah tanggal, bulan dan tahun sesuai tanggal lahir Ayah

 Pekerjaan Ayah

Pilihlah pekerjaan ayah pada pilihan yang telah disediakan. Apakah wiraswasta , PNS/
TNI/ POLRI , Petani, Nelayan, dll

 Penghasilan Ayah

Pilih kisaran penghasilan ayah anda setiap bulan pada klasifikasi penghasilan yang ada.
Apabila Ayah tidak bekerja maka pilih “Lainnya”
 Pendidikan Ayah
Pilihlah pendidikan terakhir ayah anda pada pilihan yang telah ada misalnya : S1,D3,
SMA, SMP, dll

 Nomor Induk Kependudukan Ibu

Masukan Nomor Induk Kependudukan Ibu. Jika telah meninggal masukan angka nol
sebanyak 16 karakter

 Nama Ibu
Masukan nama ibu anda. Jika nama ibu berisi karakter petik satu (‘) maka gunakan tanda
petik satu di bawah tombol ESC pada keyboard komputer anda. Lihat Gambar 7 di atas.

 Tanggal Lahir Ibu

Gantilah tanggal, bulan dan tahun sesuai tanggal lahir Ibu anda

 Pekerjaan Ibu

Pilihlah pekerjaan ibu pada pilihan yang telah disediakan. Apakah wiraswasta , PNS/
TNI/ POLRI , Petani, Nelayan, dll

 Penghasilan Ibu,

Apabila Ibu Kandung Tidak Bekerja atau bekerja Mengurus Rumah Tangga (Ibu
Rumah Tangga), pilih Lain-Lain;

 Pendidikan Ibu
Pilihlah pendidikan terakhir ibu anda pada pilihan yang telah ada misalnya : S1,D3, SMA,
SMP, dll.

 Tanggungan Orang tua

Isi berdasarkan kartu keluarga. Misalnya, ada 4 orang dalam rumah, ayah, ibu, dan 2
orang anggota keluargayang tidak bekerja. Misalnya ayah dan ibu bekerja maka
tanggungan orangtua adalah 2 orang yang tidak bekerja;

 Sumber Listrik
Pilihlah Sumber Listrik yang anda gunakan misalnya Listrik dari PLN, Tenaga Surya, Diesel,
dll pada pilihan yang telah ada

 Biaya Listrik
Masukan biaya listrik anda tanpa menggunakan karakter titik (.) atau koma (,)
 Sumber Air
Pilihlah sumber air yang anda gunakan , misalnya Sumur, Ledeng/ PAM, Pompa, dll

 Biaya Air
Masukan biaya air yang anda gunakan tanpa menggunakan karakter titik (.) atau koma
(,)

 Telp Orangtua (HP)

Masukan nomor telepon /HP orang tua anda yang masih aktif dan dapat dihubungi

 Telepon Rumah
Masukan nomor telepon rumah anda. Jika tidak ada ketik angka nol

 Nomor Kartu Pengaman Sosial

Masukan Nomor Kartu Pengaman Sosial seperti Kartu Indonesia Pintar, Kartu Indonesia
Sehat, dll. Bila tidak ada ketik angka nol

 Nomor Induk Kependudukan Wali

Masukan Nomor Induk Kependudukan Wali. Jika telah meninggal masukan angka nol
sebanyak 16 karakter

 Nama Wali,

Masukan nama wali anda. Jika nama wali berisi karakter petik satu (‘) maka gunakan
tanda petik satu di bawah tombol ESC pada keyboard komputer anda. Lihat Gambar 7 di
atas.

 Tanggal Lahir Wali

Gantilah tanggal, bulan dan tahun sesuai tanggal lahir wali

 Pekerjaan Wali

Pilihlah pekerjaan wali pada pilihan yang telah disediakan. Apakah wiraswasta , PNS/
TNI/ POLRI , Petani, Nelayan, dll

 Penghasilan Wali

Pilih kisaran penghasilan wali anda setiap bulan pada klasifikasi penghasilan yang ada.
Apabila wali tidak bekerja maka pilih “Lainnya”

 Pendidikan Wali

Pilihlah pendidikan terakhir wali anda pada pilihan yang telah ada misalnya : S1,D3, SMA,
SMP, dll.
Step 6: Upload Foto

Langkah terakhir anda diminta meng-upload foto yang berukuran maksimal 100 kbyte dengan
format JPG. Pas foto harus menggunakan pakaian dan pose formal untuk kebutuhan akademik.
Tata cara mengubah ukuran foto ada pada penjelasan selanjutnya. Gambar 12 dan Gambar 13
menunjukan cara upload foto.

Klik Ubah/ Upload Foto

untuk mengupload

Gambar 12 Upload Foto

1. Klik “Choose File” untuk

memilih Foto

2. Klik “Ubah” untuk

mengupload Foto

Gambar 13 Upload Foto (Lanjutan)

Apabila upload foto berhasil maka muncul hasil pengisian data dalam file berformat PDF seperti
tampak pada Gambar 14. Anda dapat mendownload hasil pengisian data yang telah anda buat
dan dapat dibuka menggunakan software yang bernama acrobat reader (jika anda belum
memiliki aplikasi pembaca pdf , anda dapat download di website www.adobe.com).

Gambar 14 Biodata dalam bentuk PDF

Klik tombol Back pada browser anda kemudian klik tombol home yang akan membawa anda ke
halaman utama aplikasi. Selanjutnya arahkan kursor ke STEP 7 di halaman utama kemudian klik
tombol Cetak Biodata (PDF). Cetak file hasil pengisian biodata untuk kemudian bawa hasil
cetakan (printout) ke bagian BAAKPSI sebagai bukti bahwa anda telah mengisi biodata online.
Klik tombol Cetak Biodata (Excel – XLSX), simpan dan bawa softcopy dari file excel ke
operator PDPT Program Studi/Fakultas masing-masing. Simpan file excel tersebut karena nanti
akan digunakan sebagai data masukan pada aplikasi PDPT. Cara mengedit file excel dan
menggunakan file excel tersebut untuk meng- injek-kan ke dalam aplikasi PDPT akan
dijelaskan pada buku panduan yang lain. Tampilan untuk buka file hasil pengisian data
dapat dilihat pada Gambar 15.
 Klik untuk membuka file dalam
bentuk MS EXCEL

Klik untuk membuka file dalam

bentuk PDF

Gambar 15 Biodata dalam Bentuk MS Excel

Proses pengisian biodata mahasiswa telah selesai. Selanjutkan anda keluar dari aplikasi dengan
cara meng-klik tombolkeluar seperti tampak pada Gambar 16.

Klik “Keluar” untuk

keluar dari Aplikasi

Gambar 16 Cara Keluar dari Aplikasi

=== S E L E S A I ===

=== S E L E S A I ===