net/publication/324534598
CITATIONS READS
0 151
2 authors, including:
Mahendrawathi Er
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
30 PUBLICATIONS 100 CITATIONS
SEE PROFILE
Some of the authors of this publication are also working on these related projects:
Penilaian Kematangan Proses Bisnis dan IT-Readiness untuk UKM di Indonesia View project
All content following this page was uploaded by Mahendrawathi Er on 25 July 2018.
Abstrak—UD. XYZ merupakan salah satu usaha tingkat Namun, dengan semakin berkembangnya usaha mulai
menengah yang ada di Surabaya. Dalam kesehariannya, UD. XYZ muncul permasalahan baru pada perusahaan, salah satu
membuat desain baju sekaligus memproduksi baju secara permasalahan utama yang sedang terjadi adalah sering
borongan untuk sebuah perusahaan Reseller. Alur dari produksi terjadinya kesalahan jumlah pembuatan PPS. Dikarenakan
di UD. XYZ dimulai ketika pemilik UD. XYZ membuat sebuah
jumlah permintaan yang semakin besar, maka jumlah desain
desain baju yang disetujui oleh Reseller. Setelah mendapat
persetujuan, UD. XYZ akan melakukan proses pembuatan sample yang dibuat oleh perusahaan juga semakin banyak. Selama ini
untuk mendapat persetujuan produksi masal dari Reseller. pencatatan untuk desain dan sampling masih dilakukan secara
Permasalahan yang sering muncul adalah miskomunikasi yang manual dengan menggunakan kertas, pemilik kesulitan untuk
mengakibatkan pada jumlah biaya produksi yang semakin besar. melakukan pengawasan kesesuaian antara jumlah desain yang
Oleh karena itu, untuk mengatasi permasalahan tersebut akan telah dibuat dengan jumlah PPS yang dikirimkan ke bagian
dilakukan otomasi sistem administrasi. Tahapan pertama yang sablon. Hal ini merupakan permasalahan yang utama yang harus
akan digunakan untuk melakukan otomasi adalah melakukan diselesaikan dikarenakan jika terdapat satu kelompok desain
identifikasi proses bisnis yang digunakan oleh perusahaan. yang tidak sesuai dengan jumlah yang seharusnya, maka bagian
Dengan berdasarkan hasil identifikasi akan dibuat model As-is
produksi masal akan terhambat pengerjaannya, sehingga jumlah
dari perusahaan. Berdasarkan dari model As-is akan dilakukan
analisis untuk membuat model To-be. Model To-be ini yang akan biaya produksi juga semakin besar.
diimplementasikan ke dalam sistem yang akan menjadi sistem Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka pada studi ini
otomasi administrasi PPS. Harapannya dengan dilakukan otomasi akan dibuatkan sebuah sistem administrasi berbasis web yang
proses bisnis di bagian administrasi PPS, akan memperkecil akan mempermudah pemilik dalam mengawasi alur pengerjaan
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan jumlah PPS dikarenakan semua pencatatan akan melalui sistem
desain dan jumlah sablon sekaligus mempermudah pemilik usaha sehingga akan memperkecil terjadinya kesalahan.
untuk melakukan pengecekan seluruh proses PPS kedepannya.
B. Administrasi Pre-Production Sampling (PPS) otomisasi adalah untuk memperoleh peningkatan performa
Administrasi PPS merupakan salah satu proses bisnis yang dengan hasil yang lebih mudah diprediksi.
dilakukan pada UD. XYZ sebelum melakukan produksi masal. Proses otomasi dapat dibagi menjadi 2 kategori yaitu otomasi
Berdasarkan [1], Sampling merupakan contoh produk secara secara keseluruhan dan otomasi sebagian. Otomasi secara
nyata yang digunakan sebagai tolak ukur oleh pembeli dalam keseluruhan berarti proses bisnis akan sepenuhnya dijalankan
memberikan perubahan maupun persetujuan sebelum dilakukan menggunakan sistem namun hal ini akan berefek pada
produksi. Dalam tahapan yang ada pada development samples, fleksibilitas yang kecil pada perusahaan dikarenakan sebuah
PPS merupakan tahapan terakhir sebelum dilakukan produksi sistem hanya dapat mengikuti pengaturan yang telah ditetapkan.
masal sehingga PPS bisa digolongkan sebagai keputusan akhir Sedangkan otomasi sebagian adalah fungsi dari sistem hanya
oleh pembeli mengenai spesifikasi dari produk. sebatas sebagai pendukung dan sarana yang digunakan oleh
Proses PPS dimulai dari diterimanya pesanan pembuatan pengguna sehingga segala tindakan yang dilakukan sistem
baju oleh Reseller kepada UD. XYZ, diikuti dengan pembuatan merupakan keputusan dari pengguna sehingga sistem akan
desain yang telah disetujui pemilik dan pihak Reseller, cenderung lebih fleksibel.
penyablonan oleh pihak eksternal, penjahitan hasil sablon, Berdasarkan pada [3] dan [4], proses otomasi terdiri dari 3
hingga dihasilkan sebuah sample pakaian yang mendapat komponen utama yaitu input yang menerima masukan/perintah
persetujuan dari pemilik dan pihak Reseller. Dikarenakan dari pengguna, Controller yang berisikan operasi logika yang
sebagian besar dari kegiatan administasi PPS masih dilakukan digunakan untuk mengola perintah dari pengguna, serta output
secara manual dengan menggunakan kertas serta banyaknya yang akan menampilkan hasil olahan data kepada pengguna.
jumlah desain yang digunakan oleh perusahaan, maka E. Business Process Modelling Notation (BPMN)
kemungkinan untuk terjadi kesalahan sangat besar.
Berdasarkan pada [5], Busines Process Modelling Notation
C. Business Process Management dibuat oleh Business Process management Initiative dan
Business Process Manajemen merupakan sebuah kegiatan dikelola bersama Object Management Group Inc (OMG )dan
evaluasi proses bisnis yang ada pada perusahaan untuk melihat dijadikan standar dalam pembuatan sebuah proses bisnis pada
kesesuaian hasil dari proses bisnis dengan hasil yang seharusnya perusahaan. Ada beberapa alasan untuk memodelkan proses
didapatkan serta melihat kemungkinan improvisasi yang dapat yang diantaranya adalah untuk mempermudah dalam
diterapkan pada proses bisnis untuk mengoptimalkan hasil yang memahami proses dan untuk menjelaskan kepada orang lain
didapatkan. terutama kepada orang yang memiliki latar belakang
Pada penelitian ini dikarenakan pemilik sudah merasa pengetahuan atau bagian organisasi yang berbeda. Oleh karena
membutuhkan adanya otomasi melalui sistem untuk beberapa itu, proses pemodelan ini membantu untuk memahami proses
proses bisnis, maka tahapan yang digunakan akan berdasarkan yang berjalan, mengidentifikasi proses dan mencegah terjadinya
pada [2] dimulai dengan tahap Discovery untuk memodelkan perbedaan persepsi. Untuk langkah yang lebih jauh permodelan
kondisi proses bisnis yang ada dalam notasi BPMN. Setelah dapat digunakan untuk melakukan analisis proses, mendesain
dilakukan pemodelan, akan dilakukan analisis untuk mengecek ulang proses yang berjalan dan otomasi proses.
kemungkinan improvisasi. Setelah itu akan dilakukan proses Dalam BPMN terdapat lebih dari 100 simbol, yang mana
Design untuk membuat model yang diinginkan. Setelah symbol-simbol tersebut merupakan komponen utama penyusun
dimodelkan, akan dilakukan proses Implementation yaitu elemen dari BPMN. Elemen ini terdiri dari 4 kategori yaitu
implementasi model yang telah dibuat dalam sebuah sistem. Flow Object, Connecting Object, Swimlanes dan Artifact [6].
Setelah sistem selesai dibuat, akan dilakukan uji coba untuk Berikut ini adalah penjelasan dari tiap-tiap kategori tersebut:
menguji fungsionalitas dari sistem beserta penerimaan a. Flow objects, Tiap business process diagram (BPD)
pengguna dalam menggunakan sistem tersebut. Untuk lebih memiliki setidaknya tiga elemen penting yaitu event,
jelasnya, dapat dilihat pada Gambar 1. activity, dan gateway.
b. Connecting objects, adalah model yang berguna untuk
menghubungkan flow object menjadi satu kesatuan
diagram proses bisnis. Ada tiga tipe penghubung
diantaranya yaitu Sequence Flow, Message Flow, dan
Association.
c. Swimlanes meruakan mekanisme untuk mengelola
aktifitas-aktifitas dalam bentuk kategori visual, hal ini
juga berguna untuk mengambarkan kemampuan tiap
fungsional atau peran dan tanggung jawabnya.
Swimlanes terdiri dari Pool dan Lane.
d. Artifacts, BPMN didesain untuk bisa menggunakan
Gambar 1. BPM Lifecycle
modellers dan alat-alat untuk memodelkan. Beberapa
D. Otomasi artifacts dapat ditambahkan dalam diagram sesuai
Menurut [2], Otomasi merupakan penggantian pengerjaan dengan kontek dari proses bisnis yang akan dimodelkan.
proses bisnis yang awalnya dilakukan secara manual menjadi Dalam versi BPMN hanya terdapat 3 artifacts yaitu Data
menggunakan mesin atau sebuah sistem. Tujuan dari adanya Object, Group, dan Annotation.
JURNAL TEKNIK ITS Vol. 6, No. 2 (2017), 2337-3520 (2301-928X Print) A284
E. Implementasi V. IMPLEMENTASI
Pada tahap ini, model to-be yang telah dibuat akan dijadikan Berdasarkan dari hasil desain aplikasi, dibuat sebuah sistem
sebagai acuan dalam pembuatan sistem otomasi untuk proses berbasis web yang memiliki tampilan dari desain dan fungsi
bisnis administrasi PPS. Sistem yang dibuat akan berbasis web serta alur proses sesuai dengan model to-be. Sistem akan dibuat
dikarenakan banyaknya pihak eksternal yang terlibat dalam dengan menggunakan bahasa pemprograman PHP dengan
proses bisnis PPS sehingga diharapkan akan lebih Framework Laravel.
mempermudah komunikasi kedepannya. Sesuai dengan tampilan pada desain, halaman utama website
Selain implementasi, akan dilakukan uji coba sistem untuk akan dibagi berdasarkan dengan tipe login yaitu
melihat kemampuan sistem dalam mengatasi kondisi yang ada admin/pegawai/mandor/gudang. Setiap proses PPS yang telah
pada UD. XYZ. Pendekatan yang akan digunakan melakukan diidentifikasi pada model to-be akan dibagi ke masing-masing
uji coba adalah black-box untuk menilai fungsionalitas sistem halaman awal sesuai dengan jabatan pengguna. Oleh karena itu,
dari sisi pengguna serta user acceptance testing untuk menilai setiap pengguna tidak dapat mengakses halaman lain yang tidak
penerimaan pengguna dalam menggunakan sistem. sesuai dengan jabatannya.
Untuk halaman admin, dapat dilihat pada Gambar 2, pengguna
IV. PERANCANGAN dengan akun admin memiliki 10 fitur yang berhubungan dengan
pengerjaan proses PPS.
A. Identifikasi proses As-is UD. XYZ
Untuk mengidentifikasi kondisi as-is dari proses pre-
production sampling pada UD. XYZ, metode yang akan
JURNAL TEKNIK ITS Vol. 6, No. 2 (2017), 2337-3520 (2301-928X Print) A285
5. Dengan adanya sistem otomisasi administrasi, permasalahan dikarenakan akun tersebut memiliki kuasa penuh terhadap
utama berupa miskomunikasi dan permasalahan pencatatan sistem.
yang dialami oleh berbagai pihak yang terlibat dalam proses
PPS dapat diminalisir dikarenakan seluruh proses akan DAFTAR PUSTAKA
tercatat pada sistem dan proses yang rawan terjadi kesalahan [1] N. A. Raaz, “Garments Sampling Process for Export Order,” 2015.
seperti pengiriman email akan dijalankan secara otomatis [Online]. Available: http://textilemerchandising.com/garments-
sampling-process.
oleh sistem.
[2] J. M. and A. H. R. M. Dumas, M. L. Rosa, “Fundamentals of Business
Process Management,” Springer.
SARAN
[3] H. R. and D. S. E. A. A. Binazar, “PERANCANGAN
Saran penulis untuk penelitian selanjutnya sebagai berikut: SUPERVISORY CONTROL AND DATA ACQUISITION
1. Untuk mempermudah perbaikan sistem di masa (SCADA) PADA PROSES PENGEPAKAN TEH DILENGKAPI
mendatang, perlu untuk dilakukan perbaikan terhadap DENGAN PELAPORAN DATA MENGGUNAKAN GENERIC
DATA GRID,” J. Stud. Fak. Rekayasa Ind.
struktur dari database dikarenakan kondisi database saat
ini mengikuti alur dari proses sehingga tidak [4] I. P. Suhartika, “Implementasi Software Open Source Untuk Otomasi
Perpustakaan,” p. 25, 2015.
ternomalisasi.
2. Untuk implementasi kedepannya, perlu juga dilakukan [5] O. M. G. Inc, Business Process Models and Notation. Object
Management Group Inc, 2011.
pengujian terhadap ketahanan sistem terhadap serangan
dari pihak eksternal terutama pada akun jenis admin [6] W. and S. A, “Introduction to BPMN,” IBM Corporation.