Gudang Farmasi

Gudang merupakan salah satu aspek yang penting dalam siklus distribusi obat dirumah
sakit yang mempunyai administrasi khusus, dan ada sistem batasannya. Gudang obat rumah
sakit merupakan tempat penyimpanan obat, sebelum obat-obat tersebut didistribusikan ke
semua satelit di rumah sakit. Rumah Sakit Margono memiliki beberapa satelit farmasi yaitu
Satelit farmasi Rawat Jalan Abiyasa, Satelit farmasi Rawat Inap Abiyasa, Satelit farmasi ICU
(Intensive Care Unit) Abiyasa, Satelit farmasi IBS (Instalasi Bedah Sentral) Abiyasa, Satelit
farmasi Rawat Jalan Margono, Satelit farmasi Rawat Inap Margono, Satelit farmasi IGD
(Instalasi Gawat Darurat), Satelit farmasi IBS (Instalasi Bedah Sentral), Satelit farmasi HCU (
High Care Unit), Satelit farmasi ICU (Intensive Care Unit), Satelit farmasi ICCU ( Intensive
Cardiologi Care Unit) Margono, Satelit farmasi Kemoterapi, Satelit farmasi IMP Margono.
Kegiatan di gudang farmasi antara lain adalah :
1. Menerima barang datang dari distributor sesuai SP (Surat Pesanan) dan Faktur.
2. Mengecek jumlah barang, dan no bacth sesuai barang datang, menyimpan sesuai dengan
suhu penyimpanan.
3. Menyiapkan obat-obatan dan alkes yang dipesan sesuai surat pesanan, mencatat
persediaan obat dan alkes di kartu stok, mengecek kembali obat-obatan dan alkes tersebut
sebelum dikirim, mengantarkan obat-obatan dan alkes ke depo farmasi yang ada di
RSMS. Selanjutnya mengentri data ke komputer sesuai surat pesanan.
Gudang penyimpanan perbekalan farmasi di Rumah Sakit Margono di bagi menjadi 6 ruangan
antara lain:
a. Ruang 1
Didalam ruangan 1 digunakan untuk menyimpan obat injeksi paten dengan suhu
penyimpanan 15oC-25oC.
b. Ruang 2
Diruangan ini digunakan untuk menyimpan obat sitotoksik Kemoterapi. Sehingga dalam
penggunaannya harus memperhatikan prosedur dan keamanan penggunaan obat tersebut.
Untuk memasuki ruang 2 harus menggunakan APD seperti masker dan sarung tangan.
Selain dari keamanan atau keselamatan kerja hampir semua obat ini harganya mahal
sehingga harus hati-hati dan teliti. Suhu dalam ruangan ini yaitu 15oC-25oC.
 c. Ruang 3
Ruang gudang yang ketiga ini antara lain digunakan untuk menyimpan obat dalam bentuk
sediaan cairan seperti infus. Suhu penyimpanan dalam ruangan ini yaitu 15oC-25oC.
d. Ruang 4
Ruang gudang yang keempat untuk menyimpan obat-obat oral sediaan tablet dan obat-
obat narkotika psikotropik.
e. Ruang 5
Digunakan untuk menyimpan beberapa obat paten dan obat generik yang meliputi
sediaan salep mata, tetes mata, tetes telinga, tablet.
f. Ruang 6
Digunakan untuk menyimpan alkes, dan juga bahan baku obat. Suhu penyimpannya yaitu
15oC-25oC.
Selain dari enam ruangan penyimpanan obat diatas juga terdapat beberapa obat yang
disimpan didalam kulkas antara lain suppositoria, insulin, vaksin, dan lain-lain.
Suhu penyimpanan dipantau setiap hari pada pagi hari jam 07.00 dan siang jam 14.00.
Jika ada kesalahan atau kerusakan mengenai suhu ruangan, maka bagian sarana dan prasarana
rumah sakit yang memperbaikinya.
1. Kegiatan Perbekalan di Gudang Farmasi
a. Perencanaan
Kegiatan perencanaan merupakan kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga
perbekalan farmasi, dengan menyesuaikan kebutuhan serta anggaran yang tersedia.
Perencanaan itu meliputi perencanaan kebutuhan rutin obat-obatan, reagensia, Alat
Medis Habis Pakai (AMHP), Bahan Medis Habis Pakai (BMHP). Perencanaan dilakukan
dengan tujuan untuk meningkatkan efesiensi pengadaan barang dan tercipta
keseimbangan antara persediaan dan permintaan.
Perencanaan di perbekalan farmasi di RSMS dilaksanakan setiap bulan yang sekaligus
juga merupakan perencanaan anggaran dan secara umum setiap tahun mengalami
peningkatan anggaran. Perencanaan dibuat menggunkan metode konsumsi ysng dikoreksi
dengan metode epidemiologi untuk kasus-kasus tertentu.
 Sistem perencanaan obat yang sudah digunakan di RSMS yaitu:
“MANGAN MENDOANE RINI”
(pengeMbANGAN sisteM pengElolaaN seDiaan farmasi : Obat/Alat habis pakai
teriNtEgrasi Rekam medIk elektroNIk).
Beberapa macam perencanaan yang dilakukan di RSMS antara lain:
1) Perencanaan tahunan
2) Perencanaan triwulan/semesteran
3) Perencanaan bulanan
b. Pengadaan
Kegiatan pengadaan bertujuan untuk memperoleh kebutuhan perbekalan farmasi dalam
jumlah cukup, mutu terjamin, dan harga terjangkau, sesuai ketentuan yang berlaku.
Sistem pembelian perbekalan di RSMS dilaksanakan sesuai dengan Keppres No.80/2003
beserta perubahan-perubahanya sebagai berikut:
1) Sistem Penunjukan Langsung
Sistem ini digunakan bila pembelian <50 juta rupiah. Alur pengadaan dengan dengan
sistem ini relatif sederhana. Pejabat pengadaan membuat surat pengadaan (SP)
berdasarkan permintan dari Instalasi Farmasi ke PBF, kemudian PBF mengirimkan
barang pesanan ke Gudang Farmasi. Sistem ini bisa dilakukan setiap saat jika
diperlukan dan PBF berada di dalam kota.
2) Sistem Pemeliharaan Langsung
Sistem ini digunakan bila nilai perbekalan diantara 50 juta-100 juta rupiah. Dalam
sistem ini penawaran diajukan oleh beberapa rekanan (3 rekanan), kemudian dari
beberapa penawaran tersebut dibandingkan oleh Panitia Pengadaan untuk
dilaksanakan pemilihan rekanan yang paling memenuhi syarat baik kualitas maupun
harga.
 Adapun alur barang datang (FEFO) yaitu :
Alur barang datang (FEFO)

Faktur dari distributor + barang stok

Dicek jumlah obat dan ED + no batch

Di cocokan dengan tanda tangan penerima (bagian pemesanan)

Kemudian obat diikat sesuai dengan ED nya yang sama

Masukan ke kartu barang

Simpan obat sesuai suhu ruangan

Letakan sesuai tempat (Alfabetis)

Gambaran Alur barang datang (FEFO)

c. Penerimaan dan Pemeriksaan

Penerimaan dan pemeriksaan barang merupakan proses lanjutan setelah pengadaan
selesai. Rekanan mengirim barang yang telah dipesan, diterima oleh Panitia Penerima
Medis dan dilakukan pemeriksaan barang. Pemeriksaan barang bertujuan untuk
mengetahui kesesuaian barang yang diterima (sesuai dengan spesifikasi obat) dengan
Surat Perintah Kerja (SPK). Jika barang yang di terima tidak sesuai, maka bisa di
kembalikan lagi ke PBF atau distributor.
d. Penyimpanan
Barang yang telah diterima dan diserahkan ke Gudang Perbekalan Farmasi selanjutnya
disimpan sesuai dengan ketentuan dan aturan penyimpanan. Tujuan penyimpanan
adalah menjaga dan memelihara mutu barang, menjaga kelangsungan persediaan,
memudahkan pencarian, dan pengawasan serta menghindari penggunaan yang tidak
bertanggung jawab. Penyimpanan perbekalan farmasi di bagi menjadi 2 berdasarkan
suhunya yaitu suhu dingin dan sejuk. Penyimpanan obat-obat psikotropik di lemari yang
mempunyai kunci ganda.
Evaluasi dibagi 3 yaitu:
1) Evaluasi Penyimpanan
Merupakan suatu evaluasi dimana barang datang yang sudah distok dan disimpan
bersamaan dengan barang-barang yang sudah ada.
2) Evaluasi ED
Merupakan suatu evaluasi dimana barang datang yang sudah dicek disimpan
berdasarkan tanggal ED nya.
3) Evaluasi stok mati
Merupakan suatu evaluasi dimana barang/obat yang tersimpan di gudang namun
sudah tidak digunakan lagi, karena barang/obat tersebut sudah tidak terdaftar lagi di
dalam DORS.
Suhu ruang penyimpanan terbagi menjadi 2 meliputi :
1) Suhu dingin 2-8℃ (di kulkas)
2) Suhu sejuk 15-25℃
e. Pendistribusian
Perbekalan farmasi didistribusikan ke depo farmasi, sesuai dengan surat permintaan
dari masing-masing instalasi farmasi tersebut.
Adapun alur pemesanan barang dari depo farmasi yaitu:
 Depo Farmasi mengajukan SP

Dibawa ke gudang pusat

Penyiapan obat sesuai jenis dan EDnya

Pengurangan kartu stok
Setelah obat siap cek ulang

Kirim ke depo farmasi + surat permintaan

Kemudian barang diserahkan + tanda tangan terima

SP asli kembali diserahkan ke gudang

Serahkan ke administrasi untuk di entri

Gambaran alur pemesanan barang dari depo farmasi

f. Stock opname
Di gudang farmasi dilakukan stock opname setiap 6 bulan sekali untuk menghindari
kesalahan dalam mencocokan antara data di komputer dengan jumlah barang real.
A. Pengelolaan Obat
1. Obat Emergency
Prosedur penyimpanan obat emergency:
a. Menyimpan obat emergensi didalam lemari khusus untuk penyediaan di ruang
rawat.
b. Membuat daftar nama dan jumlah obat emergensi yang disediakan di ruang rawat,
serta ditempel diluar lemari khusus emergensi.
c. Mengisi lemari khusus emergensi sesuai dengan daftar nama dan jumlah obat.
 d. Menyimpan lemari khusus obat emergensi dalam tempat yang terpisah dengan obat
lain, dan dalam keadaan terkunci yang hanya dapat dibuka bila terdapat kasus
emergensi.
e. Melakukan pengecekan lemari khusus emergensi diruang rawat secara rutin setiap
bulan untuk melihat kelengkapan dan masa kadaluarsa obat.
2. Pengelolaan Obat High Alert
High alert medication adalah obat dengan perhatian khusus karena memiliki
resiko tinggi dan memperburuk keadaan pasien apabila terdapat kesalahan pada
pengobatan. Jenis obat high alert:
a. Obat sitostatika
b. Obat anestesi dan sedasi
c. Narkotika injeksi
Penyimpanan Obat High Alert
a. Obat high alert medication disimpan secara terpisah dari obat lainnya, dan
disesuaikan dengan stabilitas penyimpanan.
b. Terdapat tanda high alert ditempat penyimpanan.
c. Tanda high alert pada kotak kemasan luar harus berada disisi sebelah luar sehingga
mudah terlihat
d. Bila perlu disimpan dalam lemari pendingin, maka usahakan dimasukdkan dalam
lemari pendingin yang terpisah
e. Obat high alert yang berada dibangsal perawatan disimpan sesuai dengan stabilitas
obat dalam tempat terpisah dengan obat yang lain dan diberi tanda high alert.

HIGH ALLERT

3. Pengelolaan Obat LASA

Obat-obat LASA adalah obat-obat yang terlihat bentuknya dan / atau terdengar
pelafalannya mirip dengan obat yang lain. Penandaan:
a. Obat LASA tergolong obat yang rentan terhadap medication eror sehingga perlu
penanganan dan penandaan khusus.
 b. Setiap obat LASA yang masuk dan diterima di gudang farmasi sentral Rumah Sakit
diberi tanda “Obat LASA” pada kotak pembungkus (Box obat). Sedangkan
penandaan pada tiap sediaan obat (ampul, vial, atau obat oral) dilakukan dimasing-
masing satelit farmasi sebelum obat diberikan kepada pasien.
c. Tanda obat LASA adalah sebagai berikut:

LASA

Penyimpanan:
a. Obat LASA disimpan secara terpisah dengan obat LASA lainnya yang saama
jenisnya, dan disesuaikan dengan stabilitas penyimpanan.
b. Terdapat tanda LASA ditempat penyimpanan.
c. Tanda LASA pada kotak kemasan luar harus berada disisi sebelum luar sehingga
mudah terlihat
d. Bila perlu disimpan dalam lemari pendingin, maka usahakan dimasukan dalam
lemari pendingin yang terpisah.
4. Pengelolaan Obat Hampir ED (Expired Date)
a. Perbekalan farmasi yang hampir kadaluwarsa adalah perbekalan farmasi yang
tanggal kadaluwarsanya 3 bulan yang akan datang atau kurang.
b. Pemantauan tanggal kadaluwarsa dilakukan secara periodik setiap bulan sekali
dengan melihat catatan tanggal ED pada kartu stok.
c. Apabila perbekalan farmasi telah masuk dalam kriteria hampir kadaluwarsa maka
di beri penandaan khusus menggunakan kertas warna merah menyala dengan
tulisan NEAR ED.
d. Perbekalan farmasi yang hamper kadaluwarsa diletakan dalam rak yang paling
depan sehingga mudah terlihat dan diambil pertama kali
e. Melaporkan keberadaan perbekalan farmasi yang hampir kadaluwarsa kepada
Kepala Instalasi Farmasi.
 f. Kepala Instalasi Farmasi memberikan informasi kepada dokter penulis resep untuk
segera meresepkan perbekalan farmasi yang hampir kadaluwarsa tersebut sesuai
dengan kebutuhan pasien.
g. Kepala Instalasi Farmasi melakukan pemantauan stok perbekalan farmasi yang
hampir kadaluwarsa tersebut.
h. Apabila telah mencapai atau melewati tanggal kadaluwarsa perbekalan farmasi
tersebut dikumpulkan di gudang sentral untuk dilakukan pemusnahan sesuai dengan
protap pemusnahan.
5. Obat Narkotika
a. Di simpan dalam dalam lemari khusus dan mempunyai pintu dan kunci ganda yang
di pegang oleh apoteker.
b. Setiap satu bulan sekali pelaporan obat narkotika dan psikotropika di setiap depo di
laporkan kepada sekretariat, bagian sekretariat akan mengupload dan melaporkan
ke SIPNAP.
6. Penyediaan Es Batu Untuk Obat Khusus
a. Pembuatan es batu untuk obat khusus harus terjadwal disetiap apotek farmasi yang
ada dengan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan.
b. Es batu diberikan bersamaan obat-obat khusus yang langsung diserahkan oleh
pasien/keluarga/penerima obat khusus.
c. Yang termasuk sediaan obat khusus adalah insulin, vaksin dan sediaan injeksi
khusus.