PSML-13

PROSEDUR LINGKUNGAN 01.05.2011

PT. SRI REJEKI ISMAN Rev.00 1#2

PENGENDALIAN REKAMAN

TUJUAN
Mengatur dan mengendalikan tata cara pengindentifikasian, pengumpulan, peng-
indekan, penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan rekaman, untuk dapat
menunjukan bahwa Sistem Manajemen Lingkungan telah dilaksanakan dengan
baik.

RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku di semua bagian yang menerapkan Sistem Manajemen
Lingkungan di PT SRITEX.

ACUAN
Klausul 4.5.4 standar ISO 14001:2004

DEFINISI
Rekaman adalah dokumen yang memberikan bukti obyektif dari segala aktivitas
yang dilaksanakan atau hasil yang dicapai.
Bukti obyektif adalah informasi yang dapat dibuktikan kebenarannya yang
didasarkan pada kenyataan yang diperoleh melalui pengamatan, pengukuran
atau sarana kerja.

URAIAN UMUM
Menentukan rekaman yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan dan
rekaman tersebut dapat berupa :
Hasil test produk, mesin, sumber daya manusia, proses lingkungan.
Memo keluar atau masuk.
Laporan kerja harian / Mingguan / Bulanan.
Notulen rapat, undangan rapat.
Surat permohonan, peringatan, work order.
Tindakan perbaikan dan pencegahan / berita acara / analisa data.
Mencatat semua rekaman tersebut dalam Form Daftar Rekaman secara lengkap
yang meliputi nama lokasi, penyimpanan, penanggung jawab, masa penyimpanan,
sistem index ( contoh : per tanggal, per tanggal per mesin, per tanggal per bagian,
per tanggal pemasok dan lain-lain.
Penanggung jawab rekaman harus dapat memastikan bahwa rekaman yang dibuat
dapat dibaca dengan mudah, disimpan pada tempat yang mudah diambil,
dipelihara dari kerusakan dan kehilangan yang terjadi.
Setiap bulan Maret melakukan penentuan rekaman yang akan dimusnahkan,
kemudian mencatatnya dalam Form Daftar Pemusnahan Rekaman.
Mengirimkan Form Daftar Pemusnahan Rekaman ke bagian Sisdur.
 PSML-13

PROSEDUR LINGKUNGAN 08.12.2011

PT. SRI REJEKI ISMAN Rev.01 2#2

PENGENDALIAN REKAMAN

PROSEDUR
Lihat flow chart

LAMPIRAN
Flow Chart Pengendalian Rekaman
Form Daftar Rekaman
Form Daftar Pemusnahan Rekaman
 FL.PSML-13.01

FLOW CHART 08.12.2011

PT. SRI REJEKI ISMAN Rev.01 1#1

PENGENDALIAN REKAMAN

DESCRIPTION PENANGGUNG RELATED DOCUMENT

FLOW CHART
(URAIAN TUGAS) JAWAB (REFERENSI)
START

Penentuan Menetukan dan mencatat

Rekaman Manager Dept.
rekaman yang akan -
MR
dikendalikan

Mencatat dalam Mencatat rekaman dalam daftar

Manager Dept. Form Daftar Rekaman
Daftar Rekaman rekaman sesuai dengan jumlah
MR
rekaman yang dibutuhkan

Rekaman harus Menyimpan rekaman di tempat

mudah dibaca, yang aman
disimpan di
Menempatkan rekaman dalam Manager Dept.
tempat yang -
map yang rapi MR
aman, bersih dan
mudah di akses Rekaman mudah dan cepat di
akses

Menentukan Menentukan dan memilih

rekaman yang rekaman yang masa aktifnya Manager Dept. -
akan sudah habis untuk MR
dimusnahkan dimusnahkan

Mengirim Mencatat rekaman yang akan

Form Daftar Manager Dept. Daftar Pemusnahan
dimusnahkan dan dievaluasi
Pemusnahan ke MR Rekaman
setiap 12 bulan sekali
Sisdur
 FM.PSML – 13.01

DAFTAR REKAMAN 08.12.2011

PT. SRI REJEKI ISMAN Rev. 01 1#1

Bagian / Departemen :
Masa Penyimpanan ( TH ) Disposisi ( TH )
No. Nama Rekaman Lokasi Penanggung Jawab Index No. Form
1 2 3 4 5 6 Aktive Passive

FM.PSML – 13.02

DAFTAR PEMUSNAHAN REKAMAN 08.12.2011

PT. SRI REJEKI ISMAN Rev. 01 1#1

Bagian / Departemen : Periode Pemusnahan :
Masa Bulan / Tahun
No. Nama Rekaman No. Formulir Lokasi Keterangan
Penyimpanan Dari Sampai

Pengesahan Pemusnahan
Dibuat Oleh Diketahui Oleh Dibuat Oleh Diketahui Oleh
Nama
Jabatan
Tanggal

Tanda Tangan