PENGENDALIAN REKAMAN
TUJUAN
Mengatur dan mengendalikan tata cara pengindentifikasian, pengumpulan, peng-
indekan, penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan rekaman, untuk dapat
menunjukan bahwa Sistem Manajemen Lingkungan telah dilaksanakan dengan
baik.
RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku di semua bagian yang menerapkan Sistem Manajemen
Lingkungan di PT SRITEX.
ACUAN
Klausul 4.5.4 standar ISO 14001:2004
DEFINISI
Rekaman adalah dokumen yang memberikan bukti obyektif dari segala aktivitas
yang dilaksanakan atau hasil yang dicapai.
Bukti obyektif adalah informasi yang dapat dibuktikan kebenarannya yang
didasarkan pada kenyataan yang diperoleh melalui pengamatan, pengukuran
atau sarana kerja.
URAIAN UMUM
Menentukan rekaman yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan dan
rekaman tersebut dapat berupa :
Hasil test produk, mesin, sumber daya manusia, proses lingkungan.
Memo keluar atau masuk.
Laporan kerja harian / Mingguan / Bulanan.
Notulen rapat, undangan rapat.
Surat permohonan, peringatan, work order.
Tindakan perbaikan dan pencegahan / berita acara / analisa data.
Mencatat semua rekaman tersebut dalam Form Daftar Rekaman secara lengkap
yang meliputi nama lokasi, penyimpanan, penanggung jawab, masa penyimpanan,
sistem index ( contoh : per tanggal, per tanggal per mesin, per tanggal per bagian,
per tanggal pemasok dan lain-lain.
Penanggung jawab rekaman harus dapat memastikan bahwa rekaman yang dibuat
dapat dibaca dengan mudah, disimpan pada tempat yang mudah diambil,
dipelihara dari kerusakan dan kehilangan yang terjadi.
Setiap bulan Maret melakukan penentuan rekaman yang akan dimusnahkan,
kemudian mencatatnya dalam Form Daftar Pemusnahan Rekaman.
Mengirimkan Form Daftar Pemusnahan Rekaman ke bagian Sisdur.
PSML-13
PENGENDALIAN REKAMAN
PROSEDUR
Lihat flow chart
LAMPIRAN
Flow Chart Pengendalian Rekaman
Form Daftar Rekaman
Form Daftar Pemusnahan Rekaman
FL.PSML-13.01
PENGENDALIAN REKAMAN
Bagian / Departemen :
Masa Penyimpanan ( TH ) Disposisi ( TH )
No. Nama Rekaman Lokasi Penanggung Jawab Index No. Form
1 2 3 4 5 6 Aktive Passive
FM.PSML – 13.02
Pengesahan Pemusnahan
Dibuat Oleh Diketahui Oleh Dibuat Oleh Diketahui Oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
Tanda Tangan