SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Pengantar Pemrosesan Transaksi

DISUSUN OLEH:

KELOMPOK 2

1. Anugerah Harsudi (A031181001) 5. Yulia Firdania (A031181025)

2. Irsani Amelia Ika P. (A031181002) 6. Siti Luthfiah R. (A031181047)
3. Noor Aeni Rahman (A031181012) 7. Nurfadillah (A031181050)
4. Husnul Khatimah (A031181021)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS HASANUDDIN

2020
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Alhamdulillah dengan memanjat puji syukur kehadirat Allah SWT yang Maha
Pengasih dan Penyayang yang telah memberikan rahmat, hidayah dan inayahnya,
sehingga dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini yang berjudul pengantar
pemrosesan transaksi.

Tujuan dari penyusunan makalah ini untuk menambah wawasan tentang

pengetahuan dalam hal pemrosesan transaksi secara meluas. Sehingga besar harapan
kami, makalah yang kami sajikan dapat menjadi kontribusi positif bagi pengembangan
wawasan pembaca.

Akhirnya kami menyadari dalam penulisan makalah ini jauh dari kesempurnaan.
Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati kami menerima kritik dan saran agar
penyusunan makalah selanjutnya menjadi lebih baik. Semoga laporan ini memberi
manfaat bagi banyak pihak. Amin yarabbal’alamin...

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Makassar, 14 Februari 2020

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................. i

DAFTAR ISI .............................................................................................................. ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ...................................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ................................................................................................. 1
C. Tujuan ................................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Pemrosesan Transaksi ............................................................. 3

B. Pencatatan Akuntansi ............................................................................................ 9
C. Teknik Dokumentasi ........................................................................................... 12
D. Sistem Akuntansi Berbasis Komputer ................................................................ 15

BAB III PENUTUP

A. KESIMPULAN ................................................................................................... 19

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 20

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pemrosesan transaksi adalah suatu proses dimana transaksi diproses untuk nantinya
dijadikan sebagai suatu informasi yang dimana dikenal dengan sebutan sistem informasi
akuntansi.
Sistem pemrosesan transaksi hampir selalu dimiliki oleh suatu perusahaan,
organisasi, instansi pemerintah karena di dalam suatu perusahaan atau organisasi, transaksi
selalu terjadi dan setiap transaksi yang terjadi harus dicatat. Jika organisasi telah memiliki
Sistem Pengolahan Transaksi atau TPS (Transaction Processing Systems) yang baik, maka
organisasi ini juga telah memiliki basis data yang berisi dengan transaksi-transaksi bisnis
yang telah direkam oleh TPS tersebut.
Sistem pemrosesan transaksi sangat penting karena merupakan dasar sistem bisnis
yang melayani level operasional dalam organisasi. Output dari sistem ini akan menjadi
input bagi sistem-sistem yang berada pada level manajemen dan level strategis. Setiap
proses bisnis dimulai dari saksi, sehingga sistem pemrosesan transaksi yang ditempatkan
oleh suatu perusahaan akan mempengaruhi proses bisnis yang dijalankan.
Sistem pemrosesan transaksi akan memproses data yang menguraikan operasi
perusahaan sehari-hari. Pemrosesan ini akan menghasilkan suatu basis data yang
digunakan oleh sistem-sistem lain di dalam perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi
sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi memproses pesanan pelanggan,
memesan penggantian persediaan, dan memelihara buku besar.

B. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah pada makalah ini yaitu:
1. Apa saja jenis-jenis siklus pemrosesan transaksi?
2. Apa saja jenis-jenis proses pencatatan akuntansi?
3. Apa saja komponen dalam teknik dokumentasi?
4. Bagaimana pemrosesan transaksi berbasis komputer?

1
C. Tujuan
Adapun tujuan pada makalah ini yaitu:
1. Untuk mengetahui jenis-jenis siklus pemrosesan transaksi.
2. Untuk mengetahui jenis-jenis proses pencatatan akuntansi.
3. Untuk mengetahui dan memahami apa saja komponen dalam teknik dokumentasi.
4. Untuk mengetahui dan memahami bagaimana pemrosesan transaksi berbasis komputer.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Pemrosesan Transaksi

Siklus Transaksi
Terdapat tiga siklus transaksi yang memproses sebagian besar aktivitas ekonomi
perusahaan, yaitu siklus pengeluaran, siklus konversi dan siklus pendapatan. Siklus-
siklus ini ada dalam semua jenis bisnis-baik yang mencari laba maupun nirlaba.
1. Siklus Pengeluaran
Aktivitas bisnis dimulai dengan pemerolehan bakan baku, properti dan tenaga
kerja melalui pertukaran dengan kas-siklus pengeluaran. Kebanyakan transaksi
pengeluaran didasarkan pada hubungan kredit diantara mitra dagang. Pengeluaran kas
aktual didasarkan pada saat yang sama dengan penerimaan barang/jasa. Berhari-hari
bahkan berminggu-minggu dapat berlalu diantara kedua peristiwa ini. Jadi dari
perspektif sistem, transaksi ini memiliki dua bagian, yaitu komponen fisik (akuisisi
barang) dan komponen keuangan (pengeluaran kas ke pemasok).
2. Siklus Konversi
Sistem konversi terdiri atas dua subsistem utama, yaitu sistem produksi dan
sistem akuntansi biaya. Sistem produksi melibatkan perencanaa, penjadwalan dan
pengendalian produk fisik melalui proses produksi. Sistem akuntansi biaya memantau
arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi. Informasi yang dihasilkan oleh
sistem ini digunakan untuk pengendalian persediaan, penganggaran, pengendalian
biaya, pelaporan kinerja dan keputusan manajemen.
3. Siklus Pendapatan
Perusahaan menjual barang jadi ke pelanggan melalui siklus pendapatan, yang
melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas setelah
penjualan kredit. Transaksi siklus pendapatan juga memiliki komponen fisik dan
keuangan yang diproses terpisah.

3
Pengertian Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian
kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan
pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Siklus pengeluaran melibatkan beberapa
aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-
barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikandan mendokumentasikan
semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan
mencatat persediaan.
Sistem Pembelian
Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi:

 Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng
input nya ke komputer.
 Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai
pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada
masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.
 Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan
membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga
siap menerima tagihan.
 Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari
pemasok.
 Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada
pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh
potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas:

1. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan
barang atau jasa.

2. Penawaran Barang (Qutation)

Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar,
menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan
lain sebagainya.

3. Pemesanan Barang (Purchase Order)

4
 Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas
barang atau jasa yang hendak dibeli.

4. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode
dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.

5. Faktur Penjualan (Invoice)

Prosedur transaksi pembelian mencangkup:

 Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian

 Bagian pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
 Bagian pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan
melakukan pemilihan pemasok.
 Bagian pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
 Bagian penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
 Bagian penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk
disimpan.
 Bagian penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada bagian akuntansi.
 Bagian akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari
pemasok tersebut, bagian akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.

Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan
oleh sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa
kreditor yang sah menerima jumlah jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh
tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan
penghasilan bunga yang dapat dihasiklkan dari dana tersebut. Namun demikian jika
kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat
mengacaukan kredibilitasnya sendiri.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini adalah:

1. Bukti kas keluar; Tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uanh
tunai, seperti pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran hutang
atau pengeluaran-pengeluaran lainnya.

5
 2. Cek; Salah satu sarana yang digunakan untuk menarik atau mengambil uang
direkening giro.

Sistem Manual Pengeluaran Kas:

1. Bagian utang usaha; Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha.
Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau
utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim
voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan
pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas.
2. Bagian pengeluaran kas; Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima
paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan
akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut
membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor
voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal
pengeluaran kas
3. Bagian buku besar; Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher
jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam
voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun
kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian buku
besar mencatat ke akun pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar
serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku pembantu
utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri prosedur pengeluaran kas.

Tugas Per divisi:

 Departemen Persediaan
1. Mengecek persediaan
2. Mencatat persediaan yang rusak
3. Membuat daftar persediaan barang rusak dan mengumpulkan barang yang rusak.
4. Menyerahkan ke bagian manajer persediaan
 Manajer Persediaan:
1. Melakukan pengecekkan
2. Departemen Pembelian
3. Membuat surat retur dan menyerahkan ke supplier Supplier
4. Menyiapkan barang retur / uang pengganti barang retur
5. Menyiapkan bukti pengembalian retur
 Bagian penerimaan:
1. Mengecek barang retur

6
2. Mencatat penerimaan barang retur
3. Membuat laporan penerimaan retur dan menyerahkan barang ke bagian persediaan
 Bagian persediaan
1. Melakukan pengecekan kembali
2. Manajer Persediaan
3. Membuat catatan penerimaan barang retur
4. Menyerahkan laporan ke bagian akuntansi
 Bagian Akuntansi
1. Membuat laporan penerimaan barang retur
 Pimpinan
1. Memeriksa dan megesahkan laporan penerimaan barang retur

Retur Pembelian
Bila barang dagangan atau barang lain yang sudah dibeli kemudian dikembalikan
lagi atau penyesuaian harga sedang diusahakan. Biasanya pembeli akan mengadakan
hubungan dengan penjuala secara tertulis. Keterangan mengenai hal itu dapat
dinyatakan melalui surat atau dapat juga digunakan Memo Debit atau Nota Debit

Prosedur retur pembelian suatu perusahaan:

 Vendor mengirim barang yang telah di order oleh perusahaan ke bagian penerimaan
barang disertai nota pembelian yang akan dicatat oleh bagian akuntansi persediaan.
 Oleh bagian penerimaan barang, barang tersebut dicek apakah sesuai dengan pesanan.
Karena tidak sesuai, bagian penerimaan barang membuat Surat Permohonan Retur
Pembelian (SPRP). SPRP diberikan ke bagian akuntansi persediaan, sedangkan
barangnya diberikan ke bagian gudang.
 Di bagian akuntansi persediaan, SPRP dan Nota Pembelian digabungkan untuk
membuat Memo Debit yang digunakan sebagai dasar pencatatan barang yang akan di
retur.
 1 Memo Debit diberikan ke bagian gudang, bersama dengan barang lalu bagian
gudang membuat Catatan Pengeluaran Barang (CPB) yang dibuat arsip oleh bagian
gudang. Dan barang retur dikirim ke vendor bersama dengan Memo Debit.

Pengertian Siklus Konversi

Siklus Konversi yang disebut juga sebagai Siklus Produksi adalah sekelompok
kegiatan berulang pada aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data yang berhubungan
dengan pengkonversian sumber daya input, seperti bahan baku, tenaga kerja, dan

7
 overhead menjadi barang jadi atau jasa untuk dijual (Romney, Steinbart, Cushing,
1997).

Perencanaan Produksi :

1. Menetapkan jadwal produksi, jenis barang yang akan diproduksi, banyak unit yang
diproduksi dan anggaran biaya produksi.
2. Membuat rancangan barang – barang yang akan diproduksi
3. Menyusun bill of materials atau rincian bahan bak
4. Membuat MRP (Material Requirement Plan) yaitu kebutuhan bahan baku selama
proses produksi
5. Menyiapkan penugasan karyawan

Permintaan Bahan Baku :

1. Menyiapkan bahan baku dan bahan penolong kepada bagian gudang dengan
menggunakan Material Requisition Form
2. Dalam Material Requisition Form, informasi yang paling penting adalah kode dan
nama barang, jumlah unit barang yang diminta dan yang dapat dipenuhi oleh bagian
gudang, tanda tangan.

Penugasan Karyawan:

1. Penugasan karyawan dengan baik agar tercipta iklim kerja yang stabil.
2. Masing – masing head Dept. harus dapat memperhitungkan penugasan dan
pendapatan karyawannya, hal ini bisa dikontrol dengan menggunakan Kartu Kerja
Karyawan, didalam kartu tersebut terdapat Jadwal Penugasan, Perhitungan
pendapatan yang diterima dalam periode tertentu.
3. Pada akhir bulan dari Kartu Karyawan ini dibuatkan Laporan Penugasan Karyawan

Siklus Pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi
terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan
dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan- penjualan tersebut.
Tujuan utama siklus pendapatan yaitu menyediakan produk yang tepat di tempat dan
waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
Bagian-bagian yang terkait:

1. Bag. Penjualan
2. Bag. Kredit
3. Bag. Gudang
4. Bag. Pengiriman
5. Bag. Penagihan
6. Bag. Piutang dan Buku Besar

Bagian Penjualan

8
 Bagian pejualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Bag.
Penjualan mengisi Dokumen order penjualan (SO) untuk memungkinkan bag. Gudang
dan bag. Pengiriman untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan.
Bagian Kredit
Bagian Kredit bertanggung jawab untuk mengecek apakah customer yang
bersangkutan masih layak untuk diberikan fasilitas kredit. Transaksi Penjualan sangat
tergantung pada bag. Kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan oleh bagian
tersebut. Setelah SO disahkan baru kemudian bag. Penjualan mendistribusikan tembusan-
tembusan SO ke berbagai departemen.
Bagian Gudang
Setelah kredit disetujui, bag. Penjualan mengirimkan tembusan SO ke bagian gudang
(biasa disebut Order Pengiriman) untuk mengeluarkan barang dari gudang. Selanjutnya
bag. Gudang menyerahkan barang sesuai dengan yang tertera pada Order Pengiriman ke
bag. Pengiriman untuk segera dikirimkan.
Bagian pengiriman
Bagian Pengiriman juga menerima tembusan SO dari bag. Penjualan (biasa disebut
Packing Slip) sebagai surat perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari bagian
gudang kepada pelanggan. Setelah barang dikirim bag. Pengiriman membuat nota
pengiriman yang diberikan kepada bag. Penagihan. Nota pengiriman tersebut antara lain
berisi biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, tgl pengiriman.
Bagian Penagihan
Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi
suatu faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan
dan Nota Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan kemudian
membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat
faktur yang sesuai.
Bagian piutang dan Buku Besar
Bagian ini mencatat transaksi penjualan yang terjadi berdasarkan dokumen yang
diterima (tembusan faktur penjualan). Bagian piutang mencatat kedalam file pelanggan
untuk menambahkan saldo kredit pelanggan dan kemudian membukukannya kedalam
Buku Besar sebagai dasar untuk membuat laporan.

B. Pencatatan Akuntansi
1. Sistem Manual
a. Dokumen
Dokumen menyediakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk
memulai perosesan transaksi. Dalam bagian ini ada tiga jenis dokumen, yakni:

9
  Dokumen Sumber, yaitu dokumen yang diciptakan pada awal (sumber)
transaksi. Dokumen sumber digunakan untuk menangkap dan menformalisasi
data transaksi yang diperlukan untuk memproses siklus transaksi.
 Dokumen Produk, yaitu hasil dari pemrosesan transaksi, bukan dokumen yang
memicu mekanisme proses. Misalnya, cek pembayaran gaji yang diberikan
kepada karyawan adalah dokumen produk dari sistem penggajian.
 Dokumen Perputaran, adalah dokumen produk dari satu sistem yang menjadi
dokumen sumber dari sistem lainnya. Dokumen perputaran berisi informasi
penting tentang akun pelanggan untuk membantu sistem penerimaan kas
memproses cek tersebut.
b. Jurnal
Jurnal adalah catatan ayat-ayat secara kronologis. Terdapat dua jenis jurnal, yakni:
 Jurnal Khusus, digunakan untuk mencatat kelas transaksi khusus yang muncul
dalam volume besar. Kebanyakan perusahaan menggunakan beberapa jurnal
khusus, diantaranya jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan,
jurnal penggajian.
 Jurnal Umum, digunakan untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau
yang tidak sama. Misalnya, kita biasa mencatat depresiasi periodik dan ayat
penutup di jurnal umum. Untuk praktisnya kebanyakan perusahan telah
mengganti jurnal umum mereka dengan sistem voucer jurnal. Voucer jurnal
diggunakan untuk mencatat rangkuman transaksi rutin, transaksi nonrutin, ayat
penyesuaian dan ayat penutup. Total voucer jurnal yang diproses dengan jurnal
umum.
c. Buku Besar
Buku besar (ledger) adalah buku akun keuangan, yang mencerminkan pengaruh
keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Terdapat dua jenis
buku besar, yakni:
 Buku besar umum, yang berisi informasi akun perusahaan dalam bentuk
rangkuman dari akun pengendali. Buku besar umum menyediakan nilai tunggal
untuk setiap akun pengendali, seperti utang, piutang, dan persediaan.
 Buku besar pembantu, berisi perincian akun individual yang membentuk akun
pengendali tertentu. Buku besar ini mencakup persediaan, utang, penggajian,
dan piutang. Total saldo akun dalam buku besar pembantu harus sama dengan
saldo akun pengendali yang di buku besar.

10
2. Jejak Audit
Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya menyediakan jejak audit (audit
trail) untuk menelusuri transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Diantara
berbagai tujuan dari jejak audit, yang paling penting bagi akuntan adalah audit akhir
tahun. Tanggung jawab auditor mencakup peninjauan akun–akun dan transaksi
tertentu untuk menentukan validitas, akurasi, dan kelengkapan.
3. Sistem Berbasis Komputer
a. Jenis File
Meskipun jejak audit dalam sistem berbasis komputer kurang bisa diamati daripada
sistem manual tradisional, jejak audit tetap ada. Catatan akuntansi dalam sistem
berbasis komputer disajikan dalam empat jenis file magnetis yang berbeda.
 File master (master file), umumnya berisi data akun. Buku besar umum dan
buku besar pembantu adalah contoh dari file master.
 File Transaksi adalah file sementara yang menyimpan catatan transaksi yang
akan digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file master.
Pesanan penjualan, penerimaan persediaan, dan penerimaan kas adalah contoh-
contoh dari file transaksi.
 File referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk
memproses transaksi. Misalnya, program penggajian dapat mengacu ke tabel
pajak untuk menghitung jumlah yang sebenarnya dari pajak yang ditahan untuk
transaksi penggajian.
 File arsip, berisi transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi di
masa depan. File arsip meliputi jurnal, informasi penggajian periode
sebelumnya, daftar nama karyawan sebelumnya, catatan tentang akun yang
dihapus, dan buku besar periode sebelumnya.
b. Jejak Audit Digital
Sistem yang disajikan dalam figur dibawah mengilustrasikan bagaimana file
komputer menyediakan jejak audit. Sama denga jejak kertas, jejak audit digital
memungkinkan penelusuran transaksi. Auditor yang berusaha untuk mengevaluasi
akurasi dari angka piutang yang dipublikasikan dalam neraca dapat melakukan
langkah-langkah berikut (sesuai figur dibawah):

11
 1) Bandingkan saldo piutang dagang dalam neraca dengan saldo akun pengendali
piutang dagang di file master;
2) Rekonsiliasikan angka akun pengendali AR dengan total akun pembantu AR;
3) Pilih percontohan (sampel) dari ayat-ayat yang diperbaharui pada akun di buku
besar pebantu AR dan telusuri transaksinya dalam jurnal penjualan (file arsip);
4) Dari ayat-ayat jurnal ini, identifikasi dokumen sumber spesifik yang dapat
ditarik dari file-file ini dan diverifikasi. Jika perlu, auditor bisa
mengonfirmasikan akurasi dan ketepatan dokumen sumber ini dengan cara
menghubungi pelanggan-pelanggan yang dipertanyakan.

C. Teknik Dokumentasi
1. Diagram Arus Data dan Diagram Relasi Entitas
a. Diagram Arus Data
Diagram Arus Data (DFD) menggunakan simbol-simbol untuk menyajikan entitas,
proses, arus data, dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem.
Entitas dalam DFD adalah objek-onbjek eksternal dalam sistem yang dimodelkan.
Entitas ini mewakili sumber dan tujuan dari data. Proses dalam DFD harus dinamai
dengan kata kerja yang deskriptif, misalnya kirim barang, perbaruan catatan, atau
terima pesanan pelanggan.
b. Diagram Relasi Entitas

12
 Diagram relasi entitas (ER) adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk
menyajikan relasi antara entitas. Entitas adalah sumber daya fisik (mobil, kas atau
persediaan), kegiatan (memesan persediaan, menerima kas, atau mengirim barang),
pelaku (staf penjualan, pelanggan, atau pemasok) yang akan digunakan oleh
organisasi untuk mendapatkan data.
c. Hubungan antara Diagram Relasi Entitas dan Diagram Arus Data
Diagram arus data dan diagram relasi entitas mencerminkan berbagai aspek dari
sistem yang sama, namun saling berhubungan dan dapat direkonsiliasi. DFD
adalah model proses sitem dan model diagram ER yang digunakan oleh data
didalam sistem atau dipengaruhi oleh sistem. Kedua diagram ini saling terhubung
melalui data, setiap data yang disimpan dalam DFD mewakili entitas data diagram
ER.
2. Bagan Alir
Bagan alir adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik
antara entitas-entitas intinya. Bagan dokumen digunakan untuk menggambarkan
elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi, departemen
organisasional yang terlibat dalam proses, dan aktivitas yang dilakukan dalam
departemen tersebut. Bagan alir sistem menggambarkan aspek-aspek komputer dalam
sebuah sistem.
a. Bagan Alir Dokumen
 Menata Letak Area Fisik dari Aktivitas
Ingat bahwa bagan alir mencerminkan sistem fisik, yang disajikan sebagai
kolom-kolom vertikal peristiwa dan tindakan yang dipisahkan oleh garis
pembatas. Secara umum, setiap area aktivitas merupakan kolom terpisah
dengan satu judul. Dari fakta-fakta sistem di atas, dapat terlihat empat area
aktivitas, yaitu departemen penjualan, departemen kredit, gudang dan
departemen pengiriman.
 Menyajikan Fakta Tertulis ke dalam Format Visual
Sekarang saatnya untuk mulai menyajikan fakta-fakta sistem dengan
menggunakan objek visual.
 Staf administrasi di departemen penjualan menerima pesanan pelanggan
melalui surat dan menyiapkan empat salinan pesanan penjualan.

13
  Salinan 1 dari pesanan penjualan dikirim ke departemen kredit untuk
persetujuan. Ketiga salinan lainnya dan pesanan pelanggan yang asli
disimpan sambil menunggu persetujuan kredit.
 Staf administrasi departemen kredit menvalidasi pesanan pelanggan
dengan mempertimbangkan catatan kredit yang tersimpan didepartemen
kredit. Staf tersebut menandatangani salinan 1 untuk menuntukkan
persetujuan dan mengembalikannya ke staf administrasi penjualan.
 Ketika staf administrasi penjualan menerima persetujuan kredit, ia
menyimpan salinan 1 dan pesanan pelanggan dalam file departemen. Staf
tersebut kemudian mengirimkan salinan 2 ke gudang, sedangkan salinan
3 dan 4 ke departemen pengiriman.
 Staf gudang mengambil produk tersebut dari rak, mencatat transfernya
dalam catatan stok, dan mengirimkan produk tersebut serta salinan 2 ke
departemen pengiriman.
 Departemen pengiriman menerima salinan 2 dan barang dari gudang,
melekatkan salinan 2 sebagai slip pengemasan, dan mengirim barang
tersebut ke pelanggan. Akhirnya staf tersebut menyimpan salinan 3 dan 4
dalam file departemen pengiriman.
b. Pemrosesan Batch
Pemrosesan batch memungkinkan efisiensi manajemen untuk volume transaksi
dalam jumlah besar. Batch adalah sekelompok transaksi yang serupa yang
diakumulasi sepanjang waktu dan kemudian diproses bersama-sama. Terdapat dua
keunggulan umum dari pemrosesan batch. Pertama, organisasi bisa meningkatkan
efisiensinya dengan mengelompokkan sejumlah besar transaksi kedalam batch
daripada memproses setiap peristiwa secara terpisah. Kedua, pemrosesan batch
memungkinkan pengendalian atas pemrosesan transaksi.
c. Bagan Alir Sistem
 Menata Letak Area Fisik dari Aktivitas. Proses pembuatan bagan alir mulai
dengan membuat sebuah pola yang menggambarkan area aktivitas serupa
dengan bagan alir dokumen. Satu-satunya pembeda adalah sistem ini memiliki
departemen operasi komputer dan tidak memiliki departemen kredit.
 Menyajikan Fakta Tertulis ke dalam Format Visual.
d. Bagan Alir Program

14
 Bagan alir sistem menunjukkan relasi antar dua program komputer, file yang
digunakan, dan output yang dihasilkan. Akan tetapi, tikngkat dokumentasi ini tidak
memberikan perincian operasional yang kadang-kadang diperlukan.
Misalnya,seorang auditor yang ingin menilai kebenaran logika program edit tidak
dapat melakukannya d44ari bagan alir sistem. Hal ini memerlukan adanya bagan
alir program. Rangkaian simbol yang digunakan untuk bagan alir program
adalah:
Operasi mulai
Proses dan akhir
logis terminal
Operasi input/output
Keputusan
(baca dan tulis record)

Aliran Proses
logis
3. Diagram Tata Letak Record
Diagram tata letak record digunakan untuk mengungkapkan struktur internal
record yang membentuk file atau tabel basis data. Diagram tata letak biasanya
menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap rambut dalam record. Informasi
struktur data yang terperinci diperlukan untuk tugas-tugas seperti identifikasi jenis-
jenis tertentu kegagalan sistem, analisis laporan kesalahan, dan desain uji logika
komputer untuk tujuan audit dan debugging.

D. Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

1. Perbedaan Antara Sistem Batch dan Real-Time
a. Jeda Waktu
Sistem Batch menyusun transaksi ke dalam kelompok-kelompok untuk
pemrosesan. Dalam pendekatan ini, selalu terdapat jeda waktu antara terjadinya
suatu peristiwa ekonomi dan waktu yang direfleksikan dalam akun perusahaan.
Panjangnya jeda waktu tersebut tergantung pada frekuensi pemrosesan batch.
Sistem real-time memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa
ekonomi muncul. Karena record tidak dikumpulkan dalam batch maka tidak
terdapat jeda waktu antara munculnya peristiwa ekonomi dan pencatatannya.
b. Sumber Daya

15
 Secara umum, sistem batch memerlukan lebih sedikit sumber daya (seperti biaya
pemrograman, waktu komputer, dan pelatihan bagi pengguna) daripada sistem
real-time. Sistem real-time menggunakan file akses langsung yang memerlukan
peralatan penyimpanannya yang lebih mahal. Perbedaan sumber daya yang paling
signifikan adalah dibidang pengembangan sistem dan operasi komputer. Karena
sistem batch biasanya lebih sederhana daripada sistem real-time, sistem batch
cenderung memiliki periode pengembangan yang lebih pendek dan lebih mudah
untuk dipelihara oleh para pemrogram.
c. Efisiensi Operasional
Sistem pemrisesan real-time yang menangani sejumlah besar transaksi setiap hari
dapat menciptakan ketidakefisienan operasional. Satu transaksi dapat
memengaruhi berbagai akun. Namun demikian, beberapa tugas untuk melakukan
ini tidak perlu diperbaharui secara real-time. Bahkan tugas untuk melakukan hal
ini memerlukan banyak waktu, sehingga jika dikalikan dengan ratusan atau ribuan
transaksi, bisa menyebabkan penundaan pemrosesan yang signifikan. Namun
demikian, pemrosesan batch dari akun yang nonkritis memperbaiki efisiensi
operasional dengan mengeliminasi aktivitas yang tidak diperlukan pada saat
penting dalam pemrosesan.
d. Efisiensi vs Efektifitas
Dalam memilih cara pemrosesan data, desainer harus mempertimbangan masalah
efisiensi dan efektivitas. Misalnya, para pengguna sistem reservasi penerbangan
tidak bisa menungguhingga 100 orang penunpang (ukuran batch yang efisien)
sebelum transaksi diproses. Jika akses segera informasi saat ini penting bagi
kebutuhan pengguna, maka pemrosesan real-time merupakan pilihan yang logis.
Ketika jeda waktu dalam informasi tidak memberikan pengaruh yang merugikan
terhadap kinerja pengguna, dan efisiensi operasional bisa dicapai melalui
pemrosesan secara batch, maka batch merupakan pilihan yang paling tepat.
2. Pendekatan Pemrosesan data Alternatif
a. Sistem Warisan vs Sistem Modern
Tidak semua organissasi menggunakan sistem informasi modern. Beberapa
perusahaan mengggunakan sistem warisan untuk beberapa pemrosesan data.
Ketika sistem warisan digunakan untuk memproses transaksi yang signifikan
secara keuangan, auditor perlu mengetahui cara mengevaluasi dan mengujinya.
Sistem warisan umumnya memiliki fitur berikut ini: memiliki aplikasi mainframe,

16
 berorientasi pada batch, sistem warisan yang awal menggunakan file datar untuk
penyimpanan data, namun basis data hirarkis dan jaringan sering berkaitan dengan
era sistem warisan yang lebih maju. Sistem modern cenderung berbasis klien servis
dan memproses transaksi secara real time. Meskipun ini merupakan tren di banyak
organisasi, kita perlu menyadari bahwa banyak sistem mordern yang berbasis
mainframe dan menggunakan pemrosesan batch.
b. Pembaruan File Master dari Transaksi
Baik pemrosesan batch maupun pemrosesan real time yang digunakan, pembaruan
record file utama mencakup pembaruan nilai dari satu atau beberapa field untuk
merefleksikan pengaruh dari suatu sistem transaksi.
c. Prosedur Pembuatan Cadangan Basis data
Setiap record dalam file basis data memiliki lokasi disket tertentu atau alamat yang
ditentukan oleh nilai kunci primernya. Karena hanya satu lokasi valid yang ada
untuk record, pembaruan record harus terjadi ditempatnya. Figur berikut
menunjukkan teknik ini:

3. Pemrosesan Batch dengan Menggunakan Pengumpulan Data Secara Real-Time

Pendekatan pemrosesan data yang populer, khususnya untuk perusahaan besar,
adalah menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi.
Dengan mendistribusikan kemampuan input data ke pengguna, kesalahan transaksi
tentu bisa dicegah atau dideteksi dan dikoreksi pada sumbernya. Hasilnya adalah file
transaksi yang bebas dari kebanyakan kesalahan yang sering terjadi pada sistem
warisan lama. File transaksi kemudian diproses dengan cara batch untuk mencapai
efisiensi operasional.
4. Pemrosesan Real-Time
Sistem real-time memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Sistem semacam
ini memiliki banyak potensi keuntungan, termasuk perbaikan produktivitas,

17
pengurangan persediaan, peningkatan perputaran persediaan, pengurangan jeda dalam
penagihan pelanggan, dan perbaikan kepuasan pelanggan. Pemrosesan real-time sesuai
dengan sistem yang memproses veolume transaksi yang rendah dan tidak saling
berbagi record umum. Sistem ini menggunakan teknologi local area network (LAN)
dan wide area netrwork (WAN).

18
 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN
Sistem pemrosesan transaksi berasal dari istilah transaction processing system (TPS)
adalah bentuk sistem informasi paling sederhana karena fungsinya adalah mencatat data,
memproses data, dan menghasilkan informasi baku. Sistem pemrosesan transaksi (SPT)
selalu dimiliki oleh entitas (perusahaan, organisasi, instansi pemerintah).
Dalam pemrosesan transaksi terdapat 4 siklus yang saling berkaitan dimana terdiri
dari siklus transaksi, siklus pengeluaran, siklus konversi, dan siklus pendapatan.
Pencatatan akuntansi yang terdiri dari system manual dimana dalam system manual ini
terdiri dari dokumen, jurnal, buku besar. Adapun teknik dokumentasi terdiri dari diagram
arus data dan diagram relasientitas, bagan alir, bagan alir system, serta bagan alir program.
Untuk sistem akuntansi berbasis komputer didalamnya terdapat system batch dan real-
time. Sementara inti dari pemrosesan transaksi ini adalah bagaimana nanti hasil akhirnya
akan menjadi sebuah informasi, dimana kita kenal dengan system informasi akuntansi
(SIA) atau Accounting information system (AIS).

19
 DAFTAR PUSTAKA

Dunia Akuntansi. (2016, September 13). Contoh Makalah SIA 1 Pemrosesan Transaksi.
Diakses pada tanggal 14 Februari 2020 dari
http://duniaakuntantansi.blogspot.com/2016/09/contoh-makalah-sia-1-
pemrosesan.html

Dessy Putri. (2012, Oktober 29). Pemrosesan Transaksi. Diakses pada tanggal 14
Februari 2020 dari http://dessputadoncia.blogspot.com/2012/10/pemrosesan-
transaksi-rangkuman_29.html

Yudi. (2013, Mei 13). Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer. Diakses pada
tanggal 14 Februari 2020 dari
http://yudigoyangyuk.blogspot.com/2013/05/sistem-informasi-akuntansi-
berbasis.html

Sukman. (2015, Mei 22). Sistem Informasi Akuntansi : Pengantar Pemrosesan

Akuntansi. Diakses pada tanggal 14 Februari 2020 dari
http://sukman21.blogspot.com/2015/05/sistem-informasi-akuntansi-
pengantar.html

20