PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS

No. Kode :
Ditetapkan Oleh
Terbitan : Kepala Puskesmas Wates

No. Revisi :

SPO Tgl.Mulai Berlaku:

PUSKESMAS Halaman : 1 – 5 Drg. Citra Mayangsari

WATES NIP. 19820101 200604 2 046

1. PENGERTIAN Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu

aktifitas dalam bentuk tulisan diatas kertas,file computer dan lainlain disertai
tulisan,grafik,gambar dan suara.
Pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan kegiatan
pengumpulan data dan informasi di tingkat puskesmas, baik faktor
utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas
untuk dikirim ke pusat.

2. TUJUAN Mendapatkan data dan informasi secara akurat,tepat waktu dan mutakhir
secara periodic dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat melalui
puskesmas di berbagai tingkat administrasi

3. KEBIJAKAN Memudahkan puskesmas dalam memperoleh data untuk

perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan
• Memudahkan puskesmas dalam melakukan pembinaan tenaga
kesehatan
• Memudahkan puskesmas dalam melakukan evaluasi hasil

4. REFERENSI Permenkes no 75 th 2014

5. PROSEDUR Pelaksanaan Pencatatan Dan Pelaporan

Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung

puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat.
Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang
telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang
digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut 2 :

· Rekam kesehatan keluarga (RKK)

Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah
himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh
pelayanan kesehatan dipuskesmasDalam pelaksanaannya
keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda
pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas
pada saat melakukan kunjungan ulang.

· Kartu rawat jalan

kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik
pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien
rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.

· Kartu indeks penyakit

Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat

identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks
penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan
kusta.

· KMS ibu hamil

Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat

perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang
diterima ibu hamil.

· Register

Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data

kegiatan didalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat
di kartu dan catatan lainnya.

Bentuk Pencatatan

Bentuk Pencatatan Berdasarkan Pada Sasaran, Yaitu :

1. Catatan Individu (Catatan Ibu, Bayi, Dan Balita);

2. Catatan Keluarga (Kesehatan Keluarga Tertentu);

3. Catatan Masyarakat (biasanya pada kegiatan survei komunitas

apabila ditemukan masalah komunitas yang lebih diarahkan
pada ibu dan anak balita).
Bentuk Catatan Berdasarkan Kegiatan, Yaitu :

1. Catatan Pelayanan Kesehatan Anak;

2. Catatan Pelayanan Kesehatan KB;

3. Catatan Pelayanan Kesehatan Ibu;

4. Catatan Imunisasi;

5. Catatan Kunjungan Rumah;

6. Catatan Persalinan;

7. Catatan Kelainan;

8. Catatan Kematian Ibu Dan Bayi; Dan

9. Catatan Rujukan.

Sementara Bentuk Catatan Berdasarkan Proses Pelayanan, Yaitu :

1. Catatan Awal/Masuk;

2. Catatan Pengembangan Berisi Kemajuan/Perkembangan

Pelayanan;

3. Catatan Pindah; Dan Catatan Keluar.

Mekanisme Pencatatan

Pencatatan kegiatan harian program puskesmas dapat dilakukan

di dalam dan di luar gedung

1. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas

Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas

adalah semua data yang di peroleh dari pencatatan kegiatan
harian program yang dilakukan dalam gedung puskesmas seperti
tekanan darah, laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan
pelaporan ini menggunakan family folder, kartu indeks penyakit,
buku register dan sensus harian.

2. Pencatatan yang dibuat di luar gedung puskesmas

Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah

data yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan
diluar gedung Puskesmas seperti Kegiatan posyandu, kesehatan
lingkungan, UKS, dan lain-lain.

Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas

dikombinasi menjadi laporan terpadu puskesmas atau yang disebut
dengan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas
(SP2TP). SP2TP ini dikirim ke dinas kesehatan Kabupaten atau
kota setiap awal bulan, kemudian ke Dinas Kesehatan kabupaten
atau kota mengolahnya dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinas
Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat. Umpan
balik tersebut harus dikirimkan kembali secara rutin ke Puskesmas
untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan progam

Pelaporan

Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan

masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas
menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai
dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban
kerja di puskesmas.2

Mekanisme Pelaporan

1. Tingkat Puskesmas

a. Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa

disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas.

b. Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang dicatat baik di

dalam maupun di luar gedung serta laporan yang di terima dari
puskesmas pembantu dan bidan di desa.

c. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke

formulir laporan sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan kepada
koordinator SP2TP.
 d. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan
dimamfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk
meningkatkan kinerja kegiatan.

2. Tingkat Dati II

a. Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat

lunak yang ditetapkan oleh Depkes.

b. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima Dinas

Kesehatan Dati II disampaikan kepada pelaksana SP2TP
untuk direkapitulasi/entri data.

c. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimamfaatkan

sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke
puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja
program.

d. Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuat dalam rangkap 3

( dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I,
Kanwil Depkes Provinsi, dan Departemen Kesehatan

6. UNIT TERKAIT Semua komponen kegiatan upaya kesehatan wajib dan

pengembangan.

7. DISTRIBUSI Tim Manajemen Puskesmas Wates

Koordinator Program Puskesmas Wates