UNIT TATA USAHA

LAPORAN BULANAN UNIT

NOVEMBER 2019
NOMOR : 160/LAP/RSWHK/XII/2019

Disusun Oleh :
Niken Larasati, S.E.
 BAB I
SUMBER DAYA MANUSIA

A. KETENAGAAN
Keberhasilan suatu organisasi ditentukan oleh kualitas sumber daya manusia dan peran aktif
selaku pelaksana kegiatan dalam organisasi tersebut. Dalam hal pengelolaan SDM tersebut
dibutuhkan pola ketenagaan dan kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan unit.
Unit Tata Usaha Rumah Sakit Wava Husada Kesamben dibentuk dan ditetapkan oleh
Direktur sebagai organisasi struktural yang bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Umum &
Keuangan. Kepala unit Tata Usaha bertugas mengatur dan menjalankan pelayanan
keadministrasian dan ketenagakerjaan di Rumah Sakit Wava Husada Kesamben.
Saat ini di Unit Tata Usaha terdapat 1 (satu) orang kepala unit dan 3 (dua) orang staf yang
menempati bagian pekerjaan yang berbeda-beda sesuai dengan job description masing-masing.
Bagian-bagian tersebut terdiri dari :

No. Nama Karyawan Jabatan Status Masa Berakhir

Karyawan Kontrak
1. Niken Larasati, SE Kepala Unit Tetap -
2. Fitri Mustikasari Ka. Sub Unit PSDM Tetap -
3. Liqanatul Putri Solikhah Staf TU Kontrak 30 September 2020
4. Vica Arista Angge Pramesti Staf TU Kontrak 30 September 2020
5. Parti Ningsih, A.Md.Keb Ka. Sub Marketing Tetap -

Berikut rincian kualifikasi dari masing-masing staf/bagian :

Jumlah yang
No Nama Jabatan Kualifikasi
diperlukan

A. Primer
1. Berpendidikan minimal S1 segala jurusan,
diutamakan lulusan S1 Psikologi/Hukum
2. Pengalaman kerja minimal 3 tahun di bidang
yang terkait
3. Telah mengikuti pelatihan kepemimpinan
4. Telah mengikuti pelatihan sistem rekruitmen
pegawai
KEPALA UNIT 5. Telah mengikuti pelatihan sistem remunerasi
1. 1
TATA USAHA 6. Telah mengikuti 5 pelatihan dasar :
1. Bantuan Hidup Dasar
2. Pencegahan dan Pengendalian Infeksi
3. Pelatihan Mutu dan Keselamatan Pasien
4. Pelatihan Pemadam Kebakaran
5. Pelatihan Pelayanan Prima

B. Sekunder
1. Sehat jasmani dan rohani
 2. Mampu berkomunikasi secara efektif
3. Mampu untuk menangkap dan memahami
instruksi atasan
4. Mampu membuat keputusan
5. Teliti (mampu memahami segala sesuatu
secara rinci)
6. Kepemimpinan (mampu mendayagunakan
SDM untuk memiliki intergritas, loyalitas dan
dedikasi bertindak dalam rangka mencapai
tujuan organisasi)
7. Manajemen (mampu merencanakan,
mengorganisasi, mengendalikan, mengawasi
dan mengevaluasi sumber daya yang berada
di unit)
8. Mampu meningkatkan mutu secara
berkesinambungan
A. Primer
1. Berpendidikan minimal S1 segala jurusan,
diutamakan lulusan S1 Psikologi / Hukum
2. Diutamakan yang mempunyai pengetahuan
dan keahlian khusus atau dalam manajemen
SDM atau hukum perburuhan (Hubungan
Industrial)
3. Diutamakana mempunyai pengalaman kerja >1
(satu) tahun
4. Telah mengikuti pelatihan kepemimpinan
5. Mampu mengoperasikan Microsoft Office
6. Telah mengikuti 5 pelatihan dasar:
a. Bantuan Hidup Dasar
KEPALA SUB b. Pencegahan dan Pengendalian Infeksi
2. 1
UNIT PSDM c. Pelatihan Pemadam Kebakara
d. Pelatihan Mutu dan Keselamatan Pasien
e. Pelatihan Pelayanan Prima

B. Sekunder
1. Sehat jasmani dan rohani
2. Mampu berkomunikasi secara efektif
3. Mampu untuk menangkap dan memahami
instruksi atasan
4. Memiliki kemampuan administrasi,
manajemen dan keterampilan dalam
mengoperasikan computer
5. Paham akan metoda-metoda pendekatan
hubungan antar manusia.
A. Primer
1. Berpendidikan minimal D3 segala jurusan
STAF 2. Pengalaman kerja minimal 2 tahun
3. 3. Telah mengikuti pelatihan kepemimpinan 2
SEKRETARIAT
4. Telah mengikuti pelatihan dasar:
a. Bantuan Hidup Dasar
b. Pencegahan dan Pengendalian Infeksi
Laporan Bulanan Unit Tata Usaha Periode November 2019 | 1
 c. Pemadam Kebakara
d. Mutu dan Keselamatan Pasien
e. Pelayanan Prima
B. Sekunder
1. Mampu untuk menangkap dan memahami
instruksi
2. Mampu membuat keputusan
3. Mampu menggunakan komunikasi verbal dan
non verbal secara efektif
4. Teliti (mampu memahami segala sesuatu
secara rinci)
5. Sehat jasmani dan rohani
6. Kepemimpinan (mampu mendayagunakan
SDM untuk memiliki intergritas, loyalitas dan
dedikasi bertindak dalam rangka mencapai
tujuan organisasi)
7. Manajemen (mampu merencanakan,
mengorganisasi, mengendalikan, mengawasi
dan mengevaluasi sumber daya yang berada di
unit)
A. Primer
1. Berpendidikan minimal S1 segala jurusan
2. Pengalaman kerja minimal 2 tahun
3. Telah mengikuti pelatihan dasar:
a. Bantuan Hidup Dasar
b. Pencegahan dan Pengendalian Infeksi
c. Pemadam Kebakaran
d. Mutu dan Keselamatan Pasien
e. Pelayanan Prima
KEPALA SUB
4. UNIT B. Sekunder 1
MARKETING 1. Sehat jasmani dan rohani
2. Mampu berkomunikasi secara efektif
3. Mampu untuk menangkap dan memahami
instruksi atasan
4. Mampu membuat keputusan
5. Teliti (mampu memahami segala sesuatu
secara rinci)
6. Memiliki intergritas, dedikasi dan kedisiplinan
yang baik serta dapat bekerja dalam tim.

B. LAPORAN MUTASI DAN ROTASI

Pada bulan November 2019 di Unit Tata Usaha tidak ada mutasi maupun rotasi karyawan.

C. LAPORAN IJIN DAN CUTI

Berikut ini karyawan dari unit Tata Usaha yang mengajukan ijin maupun cuti pada bulan
November 2019 :
No. Jabatan Lama Ijin Keterangan

Laporan Bulanan Unit Tata Usaha Periode November 2019 | 2

 Niken Larasati Ka Unit Tata 1 hari Ada keperluan keluarga
Usaha
Fitri Mustika Ka. Sub Unit 1 hari Ada keperluan keluarga
Sari PSDM
Liqanatul Putri Staf 1 hari Sakit
Sholikah Sekretariat

D. LAPORAN TURN OVER

Selama bulan November 2019, di Unit Tata Usaha tidak terdapat karyawan yang
mengundurkan diri maupun penambahan karyawan baru, sehingga jumlah tenaga kerja di Unit
Tata Usaha tetap.

BAB II
SARANA DAN PRASARANA

A. LAPORAN PENGGUNAAN SARANA DAN PRASARANA

Penggunaan sarana dan prasarana di Unit Tata Usaha sudah berjalan dengan baik,
sehingga angka kerusakan dari sarana dan prasarana tersebut sangat kecil.

B. LAPORAN KONDISI SARANA DAN PRASARANA DI UNIT

Untuk mendukung pekerjaan operasional di Unit Tata Usaha, ruangan dilengkapi dengan
sarana dan prasarana sebagai berikut :
1. Ruang kerja Kepala Unit Tata Usaha merangkap Kepala Unit Keuangan & Akuntansi :
a. 1 buah meja sudut berbentuk L
b. 1 buah lemari berkas, kondisi baik
c. 1 buah kursi kerja, kondisi baik
d. 1 set komputer, kondisi fisik baik
e. 1 buah printer epson L120, kondisi baik
f. 1 buah mesin jet scanner merk HP, kondisi baik
g. 1 buah AC Sharp, kondisi baik

2. Ruang kerja Ka Sub Unit PSDM

a. 1 buah meja kerja, kondisi baik
b. 1 buah kursi kerja, kondisi baik
c. 1 buah laptop 10” merk Dell, kondisi fisik baik namun kinerja prosesor sudah lemot
d. 1 buah lemari Olympic, kondisi baik
e. 1 buah lemari berkas merk frontline, kondisi baik
f. 1 set computer, kondisi fisik baik

3. Ruang kerja staf sekretariat

a. 1 buah meja kerja, kondisi baik
b. 1 buah kursi kerja, kondisi baik
c. 1 buah perangkat komputer, kondisi baik
d. 1 buah printer merk Epson L385, kondisi baik
Laporan Bulanan Unit Tata Usaha Periode November 2019 | 3
 e. 1 buah lemari berkas merk frontline, kondisi baik
f. Flashdisk merk Toshiba 16 GB

C. KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA

Saat ini ada kebutuhan pesawat telepon wireless di unit Tata Usaha untuk mengganti
pesawat telepon kabel, agar lebih efisien dan dapat dibawa kemana-mana. Pengajuan
pengadaannya sudah diajukan pada tanggal 19 Oktober 2019 melalui memo kepada kepala
bidang Umum & Keuangan, namun belum terealisasi.

BAB III
KEGIATAN PELAYANAN DI UNIT KERJA

Unit Tata Usaha Rumah Sakit Wava Husada Kesamben adalah salah satu unit yang sangat vital,
bertujuan pengelolaan dokumen di rumah sakit serta menyediakan tenaga kerja yang kompeten dan
profesional. Kegiatan pelayanan di Unit Tata Usaha harus selalu berjalan berdasarkan prosedur yang
sudah di tetapkan, agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan.
Berikut adalah hasil laporan dari kegiatan pelayanan Unit Tata Usaha pada bulan November 2019 :
A. Laporan Kegiatan Sub Unit PSDM
Kegiatan pelayanan di Sub Unit PSDM dapat disimpulkan sebagai berikut :
Lamaran masuk Total lamaran masuk 5, terdiri dari :
a. Perawat 3 orang
b. Umum 2 orang

Karyawan baru Total karyawan baru periode November 2019 sebanyak 10

orang, terdiri dari :
a. Dokter Umum 1 orang
b. Perawat 2 orang
c. Rekam Medis 2 orang
d. Kasir 2 orang
e. Cleaning Service 1 orang
f. Administrasi logistik 1 orang
g. Driver 1 orang

Karyawan resign Total karyawan resign sebanyak 3 orang, yaitu 1 orang

apoteker, 1 orang tenaga teknik kefarmasian & 1 orang
driver
Pelatihan eskternal a. Pelatihan SNARS 1.1 pada tanggal 12 – 13 November
2019 di Hotel Harris Kelapa Gading Jakarta. Peserta dr.
Kristina Palupi dan Nasrullah, S.Kep.,Ns
b. Pelatihan PPI Dasar pada tanggal 14 -16 November
2019 di Fave hotel (Jl. Tlogomas No. 25 – 26, Tlogomas
– Malang). Peserta dr. Dewi Mitra dan Tita Trisna
setyawati, A.Md.Kep.

Laporan Bulanan Unit Tata Usaha Periode November 2019 | 4

Pelatihan internal
Rekrutmen dan seleksi calon
karyawan
Jumlah Karyawan
a. Pelatihan K3 pada tanggal 18 November 2019, pukul
08.00 – 12.00 WIB di RS Wava Husada Kesamben
dengan jumlah peserta 27 orang.
b. Pelatihan PPI pada tanggal 18 November 2019, pukul :
13.00 – 16.00 WIB di RS Wava Husada Kesamben
dengan jumlah peserta 26 orang.
c. Pelatihan SKP pada tanggal 19 November 2019, pukul
: 08.00 – 12.00 WIB di RS Wava Husada Kesamben
dengan jumlah peserta 27 orang.
d. Pelatihan PMKP pada tanggal 19 November 2019,
pukul : 12.00 – 16.00 WIB di RS Wava Husada
Kesamben dengan jumlah peserta 26 orang.
e. Pelatihan BHD pada tanggal 20 November 2019,pukul
08.00 – 13.00 WIB di RS Wava Husada Kesamben
dengan jumlah peserta 27 orang.
f. Pelatihan SIMRS pada tanggal 20 November 2019,
pukul 14.00 – 16.00 WIB di RS Wava Husada
Kesamben dengan jumlah peserta 27 orang.
g. Pelatihan Komunikasi Efektif pada 21 November 2019,
pukul : 09.00 – 15.00 WIB di RS Wava Husada
Kesamben dengan jumlah peserta 66 orang.
a. Bulan November tidak ada kegiatan rekrutmen.
b. Seleksi kesehatan calon karyawan sebanyak 10 orang
pada tanggal 8 November 2019.
Total karyawan per 30 November 2019 sebanyak 94 orang,
yakni :
a. Direktur : 1 orang
b. Ka. Bidang Penunjang Medis : 1 orang
c. Ka. Bidang Umum dan Keuangan : 1 orang
d. Kepala Unit Rawat Inap : 1 orang
e. Perawat Rawat Inap : 11 orang
f. Kepala Unit Rawat Jalan : 1 orang
g. Perawat Rawat Jalan : 9 orang
h. Bidan Rawat Jalan : 4 orang
i. Dokter Umum : 4 orang
j. Dokter Spesialis Penyakit Dalam : 1 orang
k. Dokter Spesialis Obgyn : 1 orang
l. Dokter Spesialis Anak : 1 orang
m. Dokter Spesialis Paru : 1 orang
n. Dokter Gigi : 3 orang
o. Dokter Spesialis Bedah : 1 orang
p. Dokter Anastesi : 1 orang
q. Apoteker Penanggung Jawab : 1 orang
r. Apoteker Pelaksana : 1 orang
s. Tenaga Teknik Kefarmasian : 2 orang
t. Kepala Unit Rekam Medis : 1 orang
u. Staf Rekam Medis : 2 orang
v. Petugas TPP : 3 orang
w. Petugas Radiologi : 1 orang
Laporan Bulanan Unit Tata Usaha Periode November 2019 | 5
 x. Kepala Unit Laboratorium : 1 orang
y. Analis Kesehatan : 1 orang
z. Administrasi Laboratorium : 1 orang
aa. Kepala Unit Gizi : 1 orang
bb. Staf Gizi : 5 orang
cc. Kepala Unit Umum : 1 orang
dd. Driver : 2 orang
ee. Koordinator UPSRS : 1 orang
ff. Logistik : 2 orang
gg. Petugas kelistrikan : 1 orang
hh. Petugas UPSRS : 1 orang
ii. Petugas Loundry : 1 orang
jj. Kepala Sub Unit Cleaning Service : 1 orang
kk. Cleaning Service Pelaksana : 4 orang
ll. Kepala Sub Unit Security : 1 orang
mm. Security : 3 orang
nn. Security Outsourching : 2 orang
oo. Parkir : 1 orang
pp. Kepala Sub Unit Keuangan : 1 orang
qq. Ka. Sub Unit Akuntansi dan Perpajakan : 1 orang
rr. Kasir : 4 orang
ss. Kepala Unit PSDM dan TU : 1 orang
tt. Kepala Sub Unit PSDM : 1 orang
uu. Staf TU : 2 orang
vv. Marketing : 1 orang

B. Laporan Kegiatan Sub Unit Sekretariat

Kegiatan di Sub Unit Sekretariat dapat disimpulkan sebagai berikut :
Jenis Naskah Jumlah
Surat masuk 31
Surat keluar 22
Regulasi 32
Internal Memo 54
Surat Tugas 26
Undangan 14
Uraian Tugas 12
IKS 16

C. Laporan Kegiatan Marketing

Mulai tanggal 1 desember 2019, Unit Tata Usaha terdapat perubahan struktur organisasi dan
nama unit, yakni yang semula bernama Tata Usaha menjadi Tata Usaha. Semula di dalam
unit Tata Usaha terdapat 2 sub unit yaitu sub unit PSDM dan Sub Unit Keskretariatan, per 1
Desember 2019 menjadi 3 Sub Unit yaitu Sub Unit PSDM, Sub Unit Sekretariat dan Sub Unit
Marketing.

Laporan Bulanan Unit Tata Usaha Periode November 2019 | 6

 Sehingga laporan unit Tata Usaha bulan November ada tambahan yaitu laporan kegiatan
Marketing.
Kegiatan marketing selama bulan November dapat disajikan pada tabel berikut :
Kegiatan Jumlah Keterangan
Kunjungan pasien 501 pasien
rawat jalan
Kunjungan pasien 62 pasien
rawat inap
Pengaduan Pasien Ada 4 pasien yang
mengajukan pengaduan.
Berikut rangkuman
pengaduan pasien:
a. Kekosongan obat
cernevit
b. Keset di kamar pasien
tidak dapat menyerap
air, sehingga lantai
basah dan kotor
c. Meja disamping bed
pasien terlalu kecil
d. Tabung oksigen terjatuh

D. Rapat Unit
Bulan November tidak mengadakan rapat unit, dikarenakan terdapat banyak kegiatan
pelatihan internal.

E. Kejadian Tidak Diharapkan

1. Kekerasan Fisik
Selama bulan November tidak terdapat laporan mengenai kekerasan fisik
2. Konflik Internal
Selama bulan November tidak terdapat laporan mengenai konflik antar karyawan, konflik
antara karyawan dengan pasien maupun konflik antara karyawan dengan pihak luar.

BAB IV
LAPORAN BIAYA

Serapan anggaran unit Tata Usaha periode November 2019 sebagai berikut :
Nama Akun Julah
Beban Gaji dan THR -Rp 85.668.895
Beban Pengobatan Karyawan -Rp 321.500
Beban Pembinaan dan Pengambangan Karyawan -Rp 56.429.400
Beban Utilitas -Rp 10.286.853
Beban Seragam -Rp 400.000

Laporan Bulanan Unit Tata Usaha Periode November 2019 | 7

 Beban Sosial -Rp 1.053.000
Beban Administrasi Lainnya -Rp 3.594.060
Beban ATK -Rp 1.278.400
Beban Dokumentasi/Percetakan/Fotocopy -Rp 896.000
Beban Konsumsi -Rp 7.894.525
Beban Perjalanan Dinas -Rp 32.480.971
Beban Pajak -Rp 970.000
Beban Perijinan -Rp 426.000
Beban Audit -Rp 5.000.000
Beban Sewa Kendaraan -Rp 250.000
Beban Pemeliharaan dan Perbaiakan Gedung -Rp 3.540.500
Beban Pemeliharana dan Perbaikan Mesin dan Peralatan -Rp 5.486.750
beban Perlengkapan Non Medis -Rp 1.821.214
Beban Iklan dan Promosi -Rp 6.248.300
Beban Pemasaran Lainnya -Rp 400.000
Penyusutan Bangunan -Rp 12.678.358
Penyusutan Inventaris -Rp 13.489.287
Penyusutan Kendaraan -Rp 2.326.124
Beban Amortisasi Aset Lain-lain -Rp 5.792.313
Beban Administrasi Bank -Rp 623.504
Beban Lain-Lain -Rp 36.402
Total Biaya -Rp 259.392.356

Serapan anggaran tersebut masih menjadi satu dengan anggaran unit-unit di bawah Bidang Umum &
Keuangan, anggaran kepala bidang, anggaran direktur dan anggaran PT. SBM.

BAB V
LAPORAN PENCAPAIAN INDIKATOR MUTU UNIT

Pencapaian indikator mutu unit Tata Usaha yaitu keterlambatan karyawan pada bulan
November 2019 jika dilihat dari kuantitas, keterlambatan karyawan turun jika dibandingkan dengan
bulan Oktober, menurun sebesar 5,9 % jika dibandingkan dengan bulan Oktober, yakni dari 0,6%
menjadi 6,5 % dari angka ideal 0%.
Kemudian mutu marketing yaitu kecepatan respon pengadin pasien, angka idealnya >75%. Pada bulan
November, kecepatan respon pengaduan pasien sebesar 40%.

BAB VI
EVALUASI PROGRAM KERJA

Pada bulan November 2019, program kerja unit Tata Usaha dapat dilaporkan pada tabel berikut
:

Waktu
No. Program Kerja Pencapaian Keterangan
Pelaksanaan

Laporan Bulanan Unit Tata Usaha Periode November 2019 | 8

 1. Workshop November 2019 0% Ditunda th. 2020
Perawatan Luka
(CWCCA)
2. Pengajuan Izin November 2019 0% Persyaratan belum
Radiologi lengkap, kurang
dokter spesialis
radiologi. Alah X-Ray
rusak ketika datang.
3. Izin Amdal November 2019 0% Izin amdal diajukan
jika luas tanah >
5..000 m2
4. Izin amdalalin November 2019 0% Izin amdal diajukan
jika luas tanah >
5.000 m2

BAB VII
PENUTUP

Demikian laporan ini dibuat sebagai bahan pertimbangan dan rencana perbaikan unit Tata
Usaha. Atas perhatiannya saya sampaikan terima kasih.

Kesamben, 20 Desember 2019

Kepala Unit Tata Usaha,

Niken Larasati, S.E

NIK. 040217044

Laporan Bulanan Unit Tata Usaha Periode November 2019 | 9