BASIS DATA

SUSI JAPIT, ST., M.KOM

STMIK IBBI
MEDAN
2013
 BAB 1
DATABASE DAN TABEL

Microsoft Access adalah salah satu produk andalan dari Microsoft yang ditujukan untuk
mengolah database. Database adalah tempat untuk menyimpan koleksi data yang
berhubungan dengan sebuah subjek, misalnya Database yang bernama karyawan
dipergunakan untuk menyimpan semua data yang berhubungan dengan karyawan. Sebuah
database dapat menyimpan berbagai jenis file, seperti Table, Query, Report, Form, Macro,
dan Module

PENGOLAHAN DATABASE

• File + New → Pembentukan database baru

• File + Open → Membuka database yang sudah ada
• File + Save → Simpan database
• File + Close Database → Menutup database yang sedang aktif
• File + Exit → Keluar dari Microsoft Access

Gambar Menu File Pada Microsoft Access 2010

MEMBUAT TABEL
Tabel adalah koleksi data yang berhubungan dengan sebuah topic. Sebuah tabel terdiri dari
baris dan kolom. Baris pertama tabel berupa judul atau disebut juga dengan field, sedangkan
setiap baris data di bawah judul disebut dengan record. Contoh tabel lihat gambar berikut:

NIP NAMA ALAMAT KOTA LAKI TGL_LAHIR GAJI

00001 BUDI SINGA 1 MEDAN YES 03/15/78 500.000
00002 HASAN MERAK 2 MEDAN YES 05/07/80 600.000
00003 MARIANI JUANDA 5 MEDAN NO 01/01/77 650.000
00004 IRMA BADAK 8 MEDAN NO 05/03/67 800.000
00005 ANDRE ASIA 6 MEDAN YES 11/11/68 750.000
Gambar tabel
record
Field

1
Keaktifan database merupakan syarat mutlak untuk mengakses file yang tersimpan di
dalamnya. Demikian juga sebelum membentuk tabel, database yang hendak digunakan untuk
menyimpan tabel harus diaktifkan terlebih dahulu.

Langkah pertama untuk membentuk sebuah tabel adalah membentuk format tabel. Format
tabel terdiri nama field, ukuran field, jenis field (disesuaikan dengan jenis data yang akan
disimpan) dan keterangan field.

Perintah yang dipergunakan untuk membentuk tabel adalah Tab Create | Tables Group |
Design View, selanjutnya di layar akan tampil kotak dialog seperti gambar berikut:

Gambar kotak dialog table

Keterangan:
Field name : menentukan nama field
Data type : menentukan jenis field (sesuai dengan jenis data yang hendak disimpan).
Description : keterangan field. Keterangan field akan ditampilkan di status bar saat
menginput data di field yang bersangkutan.

JENIS - JENIS FIELD

Jenis jenis field yang terdiri dari 10 jenis (lihat tabel berikut). Penentuan jenis field disesuaikan
dengan jenis data yang hendak disimpan ke field yang bersangkutan.

Tipe data Keterangan Ukuran field

Text Field text dipergunakan untuk Maksimum 255 karakter
menyimpan data teks atau data angka
yang tidak diikut-sertakan kedalam
proses perhitungan. Contoh : nomor
telepon.

Memo Field memo dipergunakan untuk Maksimum 65.535 karakter

menyimpan data teks dan number yang
panjang, contoh: keterangan.

Number Dikhususkan untuk data numerik yang 1, 2, 4, or 8 bytes

hendak diikut-sertakan ke dalam proses
perhitungan.

Date/Time Khusus menyimpan data date dan time 8 bytes.

Currency Khusus untuk data currency, guna 8 bytes.

menghindari pembulatan. Tingkat
keakuratan hingga 15 digit angka dan 4
digit desimal.

2
 AutoNumber Untuk menomori record secara otomatis 4 bytes
dengan kenaikan nilai 1

Yes/No Khusus untuk field yang menyimpan dua 1 bit.

nilai, yaitu yes atau no.

OLE Object Khusus untuk me-link atau embeded Maksimum hingga 1 gigabyte (hanya
objek grafik, spreadsheet, foto digital, dibatasi ukuran disk).
rekaman suara atau video yang dibentuk
oleh software lain dengan menggunakan
protokol OLE.

Hyperlink Khusus untuk menyimpan data hyperlink Maksimum hingga 64.000 karakter.
dan tipe data yang berhubungan dengan
jaringan.

Attachment Untuk menerima data yang berupa file Maksimum 2 gigabytes.

file gambar, spreadsheet, dokumen,
grafik dan tipe file lain

Lookup Wizard Untuk membentuk field yang dapat Sama ukuran dengan primary key.
menampilkan data dari tabel lain
sebagai pilihan.

Setelah struktur tabel dibentuk, langkah selanjutnya adalah pengisian data record ke dalam
tabel.

Tabel dapat memiliki dua jenis tampilan

1. Datasheet View
Tampilan DataSheet View memperlihatkan nama field beserta isinya.
Perintah : Tab Home | View Group | View | DataSheet View
2. Design View
Tampilan Design View dipergunakan untuk memperlihatkan struktur dari tabel.
Perintah : Tab Home | View Group | View | Design View.

Perintah-perintah untuk Memodifikasi tabel

3. Tab Design | Tools Group | Insert Rows → perintah untuk menyisip field.
4. Tab Design | Tools Group | Delete Rows → perintah untuk menghapus field.
5. Untuk memindahkan field pergunakan cara drag & drop.

Perintah mengatur tampilan datasheet view dalam Tabel

6. Tab Home | Font Group | DataSheet Formatting
Untuk mengatur garis dan warna gridline, efek sel dan warna background tabel.

7. Tab Home | Font Group

Untuk mengatur font pada tabel.

8. Tab Home | Record Group | More | Row Height

untuk mengatur tinggi baris pada tabel.

9. Tab Home | Record Group | More | Column Width

untuk mengatur lebar kolom pada tabel.

10. Tab Home | Record Group | More | Hide Columns

untuk menyembunyikan kolom pada tabel.

3
11. Tab Home | Record Group | More | Unhide Columns
untuk menampilkan kembali kolom-kolom yang disembunyikan pada tabel.

12. Tab Home | Record Group | More | Freeze Column

untuk membekukan kolom-kolom pada tabel.

13. Tab Home | Record Group | More | Unfreeze Column

untuk menampilkan kembali kolom yang tersembunyi tabel.

MENGOLAH RECORD
14. Menghapus record
Perintah : Tab Home | Record Group | Delete Rows
1.
2. Menambah record baru
Perintah : Tab Home | Record Group | New

3. Menyimpan record
Perintah : Tab Home | Record Group | Save

4
 LATIHAN 1

1. Bentuk sebuah database dengan nama KARYAWAN.

2. Bentuk Tabel dengan struktur sebagai berikut:

NAMA FIELD TIPE UKURAN KETERANGAN

NIP TEXT 5 NO. INDUK PEGAWAI
NAMA TEXT 15 NAMA PEGAWAI
ALAMAT TEXT 20 ALAMAT PEGAWAI
KOTA TEXT 10 KOTA ASAL PEGAWAI
GAJI CURRENCY - JUMLAH GAJI POKOK
TELEPON TEXT - TELEPON
TGL-LAHIR DATE/TIME - TANGGAL LAHIR
MENIKAH YES/NO - YES=MENIKAH; NO=SINGLE
ANAK NUMBER - JUMLAH ANAK YG DIMILIKI
GAJIPOKOK CURRENCY - JUMLAH GAJI POKOK
JABATAN LOOKUP WIZARD 10 JABATAN PEKERJAAN
DEPARTEMEN TEXT 15 SPESIFIKASI TUGAS
GOLONGAN TEXT 1 GOLONGAN 1 - 4

JABATAN TERDIRI DARI:

1. DIREKTUR
2. MANAGER
3. STAF
4. SALESMAN

Simpan tabel dengan nama Pegawai.

3. Isikan record berikut ke dalam tabel di atas.

NIP NAMA ALAMAT KOTA GAJI TELEPON TGL- LAHIR

00001 BUDI SUMATERA 1 MEDAN 350000 7556469 08/03/70
00002 ANITA SINGA 10 MEDAN 500000 5767034 08/05/73
00003 UDIN MOJOPAHIT 12 MEDAN 450000 7854343 15/02/72
00004 DONI ASIA 5 MEDAN 700000 7345230 14/06/75
00005 JIMMI JAMBI 3 MEDAN 650000 7457054 25/01/71

MENIKAH ANAK GAJIPOKOK JABATAN DEPARTEMEN GOLONGAN

YES 2 350000 MANAGER KOMPUTER 2
NO - 500000 STAF PRODUKSI 3
NO - 450000 DIREKTUR AKUNTANSI 1
YES 1 700000 SALESMAN ADMINISTRASI 3
YES - 650000 SALESMAN MARKETING 3

4. Tampilkan struktur file, kemudian hapus field gaji dan pindahkan field jabatan di
atas field gajipokok.

5. Sembunyikan field alamat, kota dan telepon, kemudian kembalikan seperti semula.

5
6. Tambahkan record 3 berikut ke dalam tabel dan simpan tabel tersebut.

NIP NAMA ALAMAT KOTA TELEPON TGL-LAHIR

00006 LINDA SUMATERA 5 MEDAN 7556469 08/02/70
00007 HUSIN SINGA 3 MEDAN 5767034 09/05/73
00008 SUMIATI JAMBI 3 MEDAN 7457054 25/06/71
MENIKAH GAJIPOKOK JABATAN DEPARTEMEN GOLONGAN
YES 650000 STAF MARKETING 2
NO 500000 STAF AKUNTANSI 1
YES 550000 MANAGER PRODUKSI 2

7. Bekukan field NIP.

8. Keluar dari Ms. Access.

6
 BAB 2
MENGATUR PROPETIES FIELD

Property Field dipergunakan untuk mengatur karakteristik dari masing-masing field.

Ada 11 macam Property field :

1. Field size : Untuk mengatur lebar field
- Text : 0 – 255
- Number : Byte, Integer, Long Integer, Single, Double (Std : Long Integer)

2. Format : Atur tampilan data

- Number
Syntax : Positif;Negatif;Nol;Null
Contoh : “Rp. ”#,###.##[Blue];”Rp. “#,###.##[Red];”Zero”;”Null”

- Date/Time
d → tanggal
m → bulan
y → tahun
h → jam
n → menit
s → detik
Contoh : mmmm dd, yyyy → September 15, 2000

- Yes/No
Syntax : ;Yes;No
Contoh : ;”Menikah”[Green];”Single”[Yellow]

- Text & Memo

Syntax : Text;Zero-Length-String
Contoh : @;”None”

3. Decimal Places : Atur jumlah digit desimal

4. Input Mask : Memudahkan dan mengontrol data saat di input

0 → 0 – 9 (required)
9 → 0 – 9, spasi
# → 0-9, Spasi,+,-
L → A-Z (required)
? → A-Z
A → A-Z, 0-9 (required)
a → A-z, 0-9
& → Semua Character (required)
C → Semua Character
< → Ubah ke huruf kecil
> → Ubah ke huruf besar
Contoh : (###)#-###-### → (061)7876761 atau ( ) 7876761
>L<???????? → Creative
>L0L0L0 → H2C7O4

5. Caption : Atur judul field di datasheet

6. Default value : Memberikan nilai default pada field

7. Validation rule : Atur pembatasan data yang diinput

7
 Contoh : <> 0
0 or >100

8. Validation text : Atur Pesan kesalahan yang muncul jika data yang dimasukan tidak
sesuai validation rule.

9. Required : Field harus diisi/tidak

(Dipergunakan bersama-sama dengan zero-length).

10. Allow zero length : Menentukan apakah data zero length dapat diinput ke dalam field
atau tidak

11. Indexed : Field diindex / tidak

8
 LATIHAN 2

1. Aktifkan database KARYAWAN kemudian buka Tabel Pegawai.

2. Atur format dari field berikut:

❖ atur field Alamat dengan warna biru untuk teks dan tampilkan karakter “---“
dengan warna merah (jika field kosong).
❖ atur format field Gajipokok dengan tampilan format Rp. 500.000,00 warna
Magenta
❖ aturlah format field menikah, agar dapat menampilkan data yes dengan kata
“menikah” dalam warna hijau dan data no dengan kata “single” dalam warna
Biru langit
❖ atur format field Tgl_lahir dengan format medium date (predefined format)

❖ atur format field anak, dengan ketentuan : nilai positif dengan warna biru dan
nilai nol dengan warna merah.

❖ Ganti judul kolom “NIP” menjadi “No. Induk”

❖ Atur format field Tgl_Lahir seperti tampilan berikut : 21 September, 2012

❖ Urutkan field berikut :

❖ Field Nama
❖ Field Nip
❖ Kembalikan ke keadaan semula ( tanpa pengurutan )

3. Atur validasi data untuk field berikut:

❖ Field Golongan harus berkisar antara 1 – 4 , jika tidak tampilkan pesan
“Golongan anda salah harus berkisar antara 1 – 4”.
❖ Field Gajipokok harus lebih besar atau sama dengan nol, bila tidak tampilkan
pesan “Gaji pokok tidak boleh bernilai negatif”.

❖ Field Anak harus >=0, bila tidak tampilkan pesan “jumlah anak harus >= 0”

4. Lakukan pengaturan tampilan dengan menggunakan input mask untuk field berikut
:
1. Atur input mask properti agar data telepon tampak seperti contoh berikut: (061)
7 - 692 - 123.
2. Field Nama : tampilkan huruf pertama kapital dan huruf selanjutnya adalah
huruf biasa.
3. Field Nip : seluruh karakter secara otomatis dikonversi ke huruf kapital

5. Atur Field Nip agar tidak menampilkan adanya data Null.

9
 BAB 3
RELATIONSHIP

Relationship dipergunakan untuk menghubungkan dua atau lebih tabel, sehingga tabel-tabel
tersebut seakan-akan merupakan sebuah tabel yang utuh, dan selanjutnya data dalam tabel
tersebut dapat diolah dalam sebuah query, form atau report. Tujuan daripada penggunaan
relationship pada tabel adalah sebagai berikut:
❖ menghindari ukuran tabel yang terlalu besar, supaya kecepatan pengolahan data dapat
ditingkatkan.
❖ menghindari data yang sama pada sebuah tabel (redudancy data).

PRIMARY KEY
Hubungan antar tabel dibangun dengan menentukan key-field pada masing-masing tabel yang
hendak dihubungkan. Key-field pada tabel induk disebut dengan primary-key dan key-field
pada tabel anak disebut dengan foreign-key. Syarat sebuah field dapat dijadikan key-field
adalah sebagai berikut:
❖ terdapat di dua atau lebih tabel yang hendak dihubungkan
❖ unik
❖ tipe field dan ukuran field di tabel yang hendak dihubungkan harus sama

Untuk membentuk primary-key pada tabel, aktifkan design view pada tabel lalu berikan
perintah Tab Design | Tools Group | Primary key. Pergunakan cara yang sama untuk
menghilangkan primary key.

RELATIONSHIP
Untuk membangun hubungan antar tabel, tabel-tabel yang hendak dihubungkan tersebut
harus ditutup (tidak boleh aktif). Jenis relationship yang dapat dibentuk pada tabel antara lain:
❖ One to many
❖ many to many

Relationship antar tabel dapat dibentuk dengan langkah sebagai berikut:

❖ Tab Database Tools| Show/Hide Group | Relationships.
❖ Tab Design | Relationship Group | Show table, lalu pilih tabel yang dihubungkan dengan
double klik pada nama tabel, setelah itu tutup window tersebut dengan klik tombol close.
❖ drag field primary key ke field foreign key pada tabel lain, lalu klik tombol create.

Sebaliknya untuk menghapus relationship pada tabel caranya adalah sebagai berikut:
❖ lakukan langkah 1 dan 2 di atas.
❖ klik relationship line pada relationship yang hendak dihapus, kemudian tekan tombol
DELETE pada keyboard.

10
 LATIHAN 3

1. Aktifkan database Karyawan, lalu bentuk Tabel Product dan Supplier dengan struktur tabel
sebagai berikut:

Tabel: PRODUCT
Field Name Field Type Field Size Decimal Places
Kode barang Text 5
Nama barang Text 20
Jumlah unit Number - 0
Harga Currency 2
Nama Supplier Text 15

Tabel: SUPPLIER
Field Name Field Type Field Size Decimal Places
Nama Supplier Text 15
Alamat Text 25
Kota Text 20
Telepon Text 12

2. Isikan data berikut ke dalam Tabel Product dan Supplier.

Tabel: PRODUCT
Kode barang Nama barang Jumlah unit Harga Nama supplier
00001 Printer 10 100000 PT. Sinar Jaya
00002 Ribbon 10 8000 PT. Suka Maju
00003 Komputer 15 2500000 PT. Sahabat
00004 Disket 20 15000 PT. Sahabat
00005 Mouse 10 15000 PT. Suka Maju
00006 Screen filter 10 25000 PT. Suka Maju

Tabel: SUPPLIER
Nama supplier Alamat Kota Telepon
PT. Sinar Jaya Asia 5 Medan 7876162
PT. Suka Maju Sumatera 1 Medan 7367439
PT. Sahabat Pemuda 1 Medan 7888492
PT. Rezeki Baru A. Yani 8 Medan 8343087
PT. Makmur Bengkulu 1 Medan 8322341

3. Bentuk Field Nama supplier dari Tabel Supplier sebagai primary key.

4. Bentuk relationship pada Tabel Product dan Supplier dengan menggunakan Field Nama
supplier

5. Bentuk Faktur dan Isi_Faktur dengan struktur tabel sebagai berikut :

Tabel: Faktur
field name field type Field size
No Faktur text 5
Nama Customer text 15
Nama Salesman text 15

11
 Tabel: Isi_Faktur
field name field type Field size decimal places
No Faktur text 5
Kode Barang text 5
Unit number - 0
Harga currency - 2

6. Isikan data berikut ke dalam tabel Faktur dan Isi_Faktur

Tabel: Faktur
No Faktur Nama Customer Nama Salesman
00001 Budi Andi
00002 Hasan Albert
00003 Armi Junaidi

Tabel: Isi_Faktur
No Faktur Kode_Barang Unit Harga____
00001 00004 2 20000
00001 00003 1 2750000
00002 00001 3 125000
00002 00006 2 30000
00002 00005 3 30000
00003 00002 5 9000
00003 00003 1 3000000

7. Bentuklah primarykey untuk Tabel Faktur dan Isi_Faktur.

Tabel Faktur → No Faktur ( primarykey)
Tabel Product → Kode Barang ( primarykey )

8. Bentuk relationship pada Tabel Faktur , Isi_Faktur dan Product. Pergunakan tabel
Isi_Faktur sebagai conjunction tabel dengan field No Faktur dan Kode Barang sebagai
primary key.

12
 BAB 4
SUBDATASHEET

Datasheet dipergunakan untuk menampilkan atau mengedit data record dari beberapa tabel
yang telah dihubungkan (related tabel), contoh subdatasheet lihat gambar berikut:

datasheet dan subdatasheet

MEMBENTUK DAN MENGEDIT SUBDATASHEET

Sebuah datasheet dapat memuat sebuah datasheet lain. Datasheet yang tersimpan di dalam
suatu datasheet disebut dengan subdatasheet. Sebuah datasheet dapat memiliki lebih dari
sebuah subdatasheet, dengan syarat sebuah datasheet hanya boleh memiliki sebuah nested
subdatasheet. Demikian juga halnya dengan sebuah subdatasheet. Untuk lebih jelasnya lihat
bagan 4.2 dan 4.3, dimana yang berlaku adalah gambar 4.2.

Datasheet
Datasheet
Subdatasheet 1

Subdatasheet 2 Subdatasheet 1 Subdatasheet 2

Gambar 4.3 berlaku Gambar 4.3 tidak berlaku

Langkah-langkah untuk membentuk subdatasheet di dalam sebuah datasheet.

❖ aktifkan datasheet yang akan memuat subdatasheet dan tampilkan dalam tampilan
datasheet view.
❖ berikan perintah Tab Home | Record Group | More | Subdatasheet | Subdatasheet
❖ Pada kotak dialog insert subdatasheet, pilih tabel sumber data untuk subdatasheet.
❖ tentukan field anak (child field) dan field induk (master field) lalu
❖ klik ok untuk menutup kotak dialog

13
MEMPERLUAS TAMPILAN DATASHEET/ SUBDATASHEET
Untuk memperluas tampilan subdatasheet , ikuti langkah berikut:
❖ aktifkan di datasheet atau subdatasheet yang tampilannya hendak diperluas
❖ berikan perintah Tab Home | Record Group | More | Subdatasheet |expand all

MEMPERSEMPIT TAMPILAN DATASHEET/ SUBDATASHEET

Untuk mempersempit tampilan datasheet/ subdatasheet, ikuti langkah berikut:
❖ aktifkan di datasheet atau subdatasheet yang tampilannya hendak dipersempit
❖ berikan perintah Tab Home | Record Group | More | Subdatasheet | collapse all

MENGHAPUS SUBDATASHEET
Perintah menghapus subdatasheet, hanya menghapus tampilan subdatasheet, jadi tidak
berpengaruh terhadap tabel sumber data. Untuk menghapus tampilan subdatasheet, ikuti
langkah berikut:
❖ aktifkan di datasheet atau subdatasheet yang subdatasheetnya hendak dihapus
❖ berikan perintah Tab Home | Records Group | More | Subdatasheet | Remove

TABLE PROPERTY
Table property dipergunakan untuk mengatur ketentuan umum daripada tabel, untuk
menampilkan kotak dialog table property sepertigambar 4.4, ikuti langkah berikut:
❖ tampilkan tabel dalam design view
❖ berikan perintah Tab Design | Show/Hide Group | Property Sheet

kotak dialog table properties

Description
membuat informasi untuk tabel yang akan ditampilkan apabila window database
menggunakan tampilan details view.

Validation rule
Untuk membentuk suatu kondisi, hanya data yang memenuhi kondisi yang dapat diinput oleh
user ke dalam tabel.

Validation text
Untuk mendefinisikan validation text. Validation text akan ditampilkan secara otomatis kalau
validation rule tidak terpenuhi.

14
Filter
Untuk menampilkan record yang memenuhi kondisi tertentu.
Order by
menentukan aturan pengurutan record. Aturan pengurutan terdiri dari ascending (urutan
menaik) dan urutan descending (urutan menurun).
contoh: [order details] [order id]
[order details] [order id] desc

SUBDATASHEET NAME
menentukan nama tabel yang menjadi sumber data dari subdatasheet.

link child fields

menentukan nama keyfield dari datasheet/subdatasheet anak yang menjadi penghubung
antara datasheet/subdatasheet dengan subdatasheet lain.

link master fields

menentukan nama keyfield dari datasheet/subdatasheet induk yang menjadi penghubung
antara datasheet/subdatasheet dengan subdatasheet lain.

Subdatasheet height
menentukan tinggi baris subdatasheet, bila tinggi baris subdatasheet melebihi jumlah record
maka vertical scrool bar akan ditampilkan.

Subdatasheet expanded
Untuk mendefinisikan saved state. Properti subdatasheet expanded menyediakan terdapat
dua nilai, yaitu: yes dan no. Bila pilihannya yes, maka subdatasheet dari datasheet akan
ditampilkan dengan tampilan expanded.

15
 LATIHAN 4

1. Tambahkan data berikut ke tabel Isi_Faktur.

Tabel: Isi_Faktur
No Faktur Kode_Barang Unit Harga____
00001 00001 3 120000
00001 00002 2 10000
00001 00005 2 20000
00003 00001 2 120000
00003 00005 1 10000
00003 00006 3 30000

2. Aktifkan Tabel Faktur dalam tampilan datasheet view dan bentuk subdatasheet dengan
menggunakan Tabel Isi_Faktur. Pergunakan field No Faktur sebagai keyfield.

3. Persempit seluruh tampilan subdatasheet, kemudian perluas kembali seluruh tampilan

subdatasheet.

16
 BAB 5
QUERY

Query merupakan objek database yang dapat digunakan untuk memasukkan data yang
berupa rumus. Selain itu, dapat melakukan proses pengurutan dan penyarinagn data melalui
objek tersebut. Query juga dapat digunakan untuk bekerja dengan dua tabel atau lebih dengan
cara yang sangat mudah dan juga dapat membuat Query dari Query yang lainnya.

Query dapat dimanfaatkan sebagai sumber data untuk report maupun form. Pembentukan
query dapat dilakukan dengan perintah Tab Create | Other Group | Query Design. Selanjutnya
pilih tabel yang akan diikut-sertakan ke dalam query dari kotak dialog show table yang otomatis
ditampilkan di layar. Selanjutnya di layar akan tampil query design view seperti gambar 5.1
berikut.

Gambar 5.1 query design view

Pengaturan pada query dapat dilakukan di bagian design grid (bagian bawah), Pengaturan di
design grid meliputi:
Field
Menentukan field yang akan diikut-sertakan ke dalam query
Tabel
mendefinisikan nama tabel dari field yang disebutkan di bagian field
Sort
menentukan aturan pengurutan. Aturan pengurutan yang tersedia adalah Ascending (a–z, 0-
9) dan descending (z-a, 0-9).
Show
Berikan tanda cek bila field hendak ditampilkan dan jika sebaliknya, hilangkan tanda cek.
Criteria
mendefinisikan suatu kondisi, untuk menampilkan record yang dikehendaki.
contoh: “medan” or “jakarta”
>100000
Year([OrderDate])=1996
Between #2/2/93# And #12/1/93

17
 LATIHAN 5

1. Aktifkan database Karyawan.

2. Bentuk Tabel Bonus dengan struktur sebagai berikut:

Nama field Tipe Data

NIP Text
BONUS Currency
PINJAMAN Currency
LEMBUR Currency

3. Isikan Tabel Bonus dengan data sebagai berikut.

NIP BONUS PINJAMAN LEMBUR

00001 100000 25000 50000

00002 0 0 30000
00003 150000 0 20000
00007 0 50000 0
00008 0 0 50000

4. Bentuk Query baru yang isinya dari Tabel Pegawai dan Bonus, dengan field-field
sebagai berikut:
Nip ( Tabel Pegawai )
Nama ( Tabel Pegawai )
Tgl_lahir ( Tabel Pegawai )
GajiPokok ( Tabel Pegawai )
Bonus ( Tabel Bonus)
Pinjaman (Tabel Bonus)
Lembur (Tabel Bonus)
dan simpan dengan nama GajiTotal.

5. Urutkan field Nip secara ascending

6. Sisipkan field Menikah di antara field Tgl_lahir dan GajiPokok

7. Tampilkan record yang field menikah bernilai yes

8. Normalkan kembali tampilan data anda

Tampilkan record yang field Tgl_lahir antara 1970 – 1972

9. Hapus field Menikah

10. Totalkan field Gajipokok, Pinjaman, Bonus dan Lembur dan ganti judul kolom dengan
nama Total.

18
 BAB 6
AUTOLOOKUP, CROSSTAB DAN PARAMETER QUERY

LookUp Query
LookUp Query ditujukan untuk pengisian data ke suatu tabel, yang memerlukan informasi
tambahan yang berasal dari tabel lain, dimana informasi tambahan tersebut akan ditampilkan
secara otomatis saat salah satu data yang berasal dari join-field diketikan. Sebagai contoh,
sebuah lookup query akan dibentuk, dimana datanya diambil dari dua tabel berikut.

Tabel: Produk Tabel: Supplier

Kode Barang Nama Supplier
Nama Barang Nama
JumlahUnit Perusahaan
Harga Nama Staf
Nama Supplier

tabel dihubungkan dengan “one to many” relationship, dimana field Nama Supplier sebagai
join-field.

misalkan field yang hendak ditampilkan di Query adalah sebagai berikut:

Kode Nama Jumlah Nama Nama

Barang Barang Unit Supplier Perusahaan

maka saat penambahan record baru, kolom Nama Perusahaan akan diisi secara otomatis,
ketika kolom Nama Supplier diketikan.

AutoLookUp query dibentuk dengan klik Tab Create | Other Group | Query Wizard | Simple
Query Wizard. Syarat untuk membentuk AutoLookUp Query adalah sebagai berikut:
❖ query harus lebih dari sebuah tabel dan dihubungkan dengan menggunakan “one to many”
relationship.
❖ salah satu join-field harus primary-key atau indexed property bernilai (yes, no duplicates).
❖ join-field yang ditempatkan di design-grid berasal dari tabel “many” dari “one to many”
relationship.
❖ nilai yang diinput ke join-field harus tersedia di tabel “one” dari “one to many” relationship.

CrossTab Query
Penggunaan CrossTab query bertujuan supaya dapat lebih memfokuskan perhatian pada isi
field tertentu dengan cara menempatkan isi field bersangkutan sebagai judul kolom. Sebagai
contoh, dari tabel berikut akan dibentuk crosstab query yang menggunakan field company-
name sebagai judul kolom (column heading) dan nilai yang diisikan ke kolom tersebut diambil
dari field price (value).
PRODUCT ID PRODUCT NAME UNIT IN STOCK PRICE COMPANY NAME
006 MOUSE 12 Rp20.000 PT. MAJU JAYA
002 DISKET 10 Rp20.000 PT. MAJU JAYA
007 SCREEN FILTER 15 Rp15.000 PT. USAHA RAJIN
004 CPU 10 Rp1.250.000 PT. USAHA RAJIN
001 PRINTER 10 Rp1.000.000 PT. REZEKI
005 NOTEBOOK 10 Rp3.500.000 PT. HARI REZEKI
003 MONITOR 10 Rp1.100.000 PT. TRICOM

19
hasilnya yang ditampilkan terlihat pada gambar berikut :

PRODUCT PRODUCT PT_ HARI PT_ USAHA

PT_ MAJU JAYA PT_ REZEKI PT_ TRICOM
ID NAME REZEKI RAJIN
001 PRINTER Rp1.000.000
002 DISKET Rp20.000
003 MONITOR Rp1.100.000
004 CPU Rp1.250.000
005 NOTEBOOK Rp3.500.000
006 MOUSE Rp20.000
007 SCREEN Rp15.000
FILTER

Untuk membuat Crosstab Query Wizard dilakukan melalui perintah Tab Create | Other Group
| Query Wizard | Crosstab Query Wizard

Selain itu Crosstab Query dapat dibentuk langsung di area design Query dengan memilih
Crosstab pada Query Type Group dan tempatkan field yang terpilih ke design-grid kemudian
tentukan field tersebut sebagai column Heading , row Heading atau value.

Parameter Query
Parameter Query adalah Query yang terlebih dahulu menampilakn kotak dialog sebelum
menampilkan data, guna meminta input dari user mengenai kondisi data yang hendak
ditampilkan.

Pembentukan Parameter Query tidak berbeda dengan Query pada umumnya, kecuali teks
yang hendak ditampilkan di kotak dialog, diketik bersama dengan kriteria di sel kriteria (bagian
design grid). Teks tersebut harus diapit dengan kurung siku. Agar lebih jelas lihat gambar 6.1

Teks yang akan

Tampil di kotak dialog

Bila Query dijalankan, dilayar akan tampil kotak dialog yang meminta input data gaji terendah
dan tertinggi dari user. Setelah itu query baru akan menampilkan record yang gajinya berkisar
antara gaji terendah dan gaji tertinggi, sesuai dengan nilai yang diinput sebelumnya oleh user.

20
 LATIHAN 6

1. Aktifkan database Karyawan.

2. Bentuk AutoLookUp query, yang isinya diambil dari tabel produk dan supplier. Field
yang ditampilkan di AutoLookUp query ditentukan sebagai berikut:
Kode Barang ( Tabel Product )
Nama Barang ( Tabel Product )
Jumlah Unit ( Tabel Product )
Harga ( Tabel Product )
Nama Supplier ( Tabel Product )
Alamat ( Tabel Supplier )
Kota ( Tabel Supplier )

3. Tambahkan ekspresi untuk menghitung Total Harga (Jumlah Unit x Harga), di antara
field Harga dan supplier. Ganti judul kolom menjadi “Jumlah”

4. Tambah data berikut ke lookup Query di atas.

Kode Barang Nama Barang Jumlah Unit Harga Nama Supplier

00007 CPU 5 1050000 PT. Rezeki Baru
00008 MONITOR 2 750000 PT. Sahabat

Simpan query dengan nama LookUpQuery.

5. Bentuk CrossTab query dengan menggunakan Tabel Product dan supplier.

Pergunakan Nama Supplier sebagai join-field. Field yang ditampilkan adalah sebagai
berikut:

Kode Barang (row heading)

Nama Barang (row heading)
Nama Supplier (column heading)
Harga (value)

6. Bentuklah Parameter Query dengan menggunakan Tabel Pegawai dan Tabel Bonus
untuk menampilkan gaji yang berkisar antara Batas Minimum sampai dengan Batas
Maksimum. Field yang ditampilkan di Query adalah sebagai berikut :

Nip ( Tabel Pegawai )

Nama ( Tabel Pegawai )
Gaji Pokok ( Tabel Pegawai )
Bonus ( Tabel Bonus )
Pinjaman ( Tabel Bonus )
Lembur ( Tabel Bonus )
Total Gaji ( Pergunakan Ekspresi )

Simpan dengan nama GajiTotal

7. Tampilkan pegawai dengan Nip Tertentu.

8. Tampilkan Gaji Pokok yang memiliki kisaran nilai tertentu.

9. Tempatkan field Tgl_Lahir diantara Nama dan GajiPokok. Tampilkan record yang
bertanggal-lahir tahun 1971.
10. Tampilkan record-record dimana field menikah bernilai Yes.

21
11. Tampilkan record yang nilai field jabatan adalah salesman atau field gaji pokok bernilai
di atas 500.000.

12. Tampilkan record yang nilai field Tgl_Lahir adalah tahun 1971 – 1972.

13. Tampilkan record yang bergolongan tertentu dan gaji di atas 500.000.

14. Tampilkan record yang nilai field menikah adalah Yes dan tidak memiliki anak.

22
 BAB 7
QUERY ACTION

Pengolahan data record dari tabel dapat dilakukan secara cepat dan otomatis dengan
menggunakan Query Action. Query Action memungkinkan proses penghapusan,
pembaharuan, dan penambahan record baru dilakukan hanya dalam satu kali proses. Record
yang hendak diproses dapat ditentukan sendiri oleh user dengan menggunakan kriteria. Query
action terdiri dari empat macam tipe berikut:
❖ delete query
❖ update query
❖ append query
❖ make-table query

Delete Query
Untuk menghapus record secara massal dari sebuah tabel atau tabel yang terhubung (related
table)

Update Query
Untuk meng-update record secara massal dari sebuah tabel atau tabel terhubung ( Related
Table ), seperti menaikan nilai gaji pokok sebesar 20% untuk karyawan yang gajinya lebih
kecil dari 500.000,-

Append Query
Untuk menambah record ke suatu tabel, dimana datanya bersumber dari tabel lain. Hanya
field yang sama dengan field tabel sumber yang akan diisi data.

Make-Tabel Query
Untuk membentuk sebuah tabel baru yang isinya bersumber dari sebuah tabel atau dari
beberapa tabel terhubung ( Relatd Tabel ).

23
 LATIHAN 7

1. Aktifkan database Karyawan

2. Duplikasi tabel pegawai ke pegawai1

3. Pergunakan delete query untuk menghapus record yang Nip = ”00002” dari Tabel
Pegawai1.

4. Pergunakan delete query untuk menghapus record yang field menikah bernilai yes dari
tabel pegawai1

5. Duplikasi tabel isi_faktur ke isi_faktur1

6. Pergunakan delete query untuk menghapus record-record yang no. faktur 00002 –
00003 dari tabel isi_faktur1

7. Copy struktur Tabel Pegawai ke Pegawai_A, lalu tambahkan data berikut:

NIP NAMA ALAMAT KOTA TELEPON TGL_LAHIR MENIKAH

A0001 LINDAWATI SUMATERA 5 MEDAN 7556469 08/02/67 YES
A0002 TOMMY SINGA 3 MEDAN 5767034 09/05/72 NO

ANAK GAJIPOKOK JABATAN

2 650000 STAF
- 1000000 MANAGER

8. Pergunakan append query untuk menambah data dari Tabel Pegawai_A ke Tabel
Pegawai.
9. Duplikasi struktur tabel produc ke product1, lalu tambahkan data berikut :
KODE BARANG NAMA BARANG JUMLAH UNIT HARGA NAMA SUPPLIER
00009 PROJECTOR 10 8.000.000 SINAR JAYA
00010 IPAD 10 7.000.000 PT. SAHABAT
00011 HANDPHONE 10 2.000.000 PT.SAHABAT

10. Pergunakan append query untuk menambah data dari tabel product1 ke tabel product.
Record yang ditambahkan adalah record yang supplier-nya adalah “PT. Sahabat”

11. Pergunakan update query untuk memperbaharui field gajipokok, dimana gajipokok <=
500000 dinaikkan 25000.

12. Pergunakan make-table query untuk membentuk sebuah tabel dengan nama GajiTtl,
yang datanya diambil dari Tabel Pegawai dan Tabel Bonus. Field –field pada GajiTtl
ditentukan sebagai berikut:
Nip
Nama
Jabatan
GajiPokok
Bonus
Pinjaman
Lembur

BAB 8
24
 F O R M

Form terutama digunakan untuk pengisian data ke tabel. Kelebihan pengisian data ke tabel
menggunakan form dengan pengisian data ke tabel secara langsung adalah tampilan form
jauh lebih menarik. Hal ini dapat membantu untuk menghindari kejenuhan. Disamping itu untuk
data yang tidak dapat dilihat secara langsung, seperti field OLE object dapat dilihat secara
langsung menggunakan form.

Penggunaan form selain untuk mengisikan data ke tabel, form juga dapat dijadikan sebagai
kotak dialog untuk meminta input dari user atau sebagai switchboard form untuk menampilkan
form atau report lain.

Form dapat dibuat dengan beberapa pilihan antara lain Form, Form Design, Split Form,
Multiple Items, Blank Form, Pivot Chart, Form Wizard dan lainnya. Adapun sumber data untuk
form dapat berupa tabel atau query.

FORM OTOMATIS
Form Otomatis adalah jenis form yang pembentukan sederhana dan langsung dimana anda
hanya diminta untuk menentukan nama tabel atau query yang menjadi sumber data di form.

Ada beberapa pilihan untuk membuat form otomatis, antara lain Form, Split Form dan Multiple
Item pada Tab Create | Forms Group.

SUBFORM
Subform adalah form yang tersimpan didalam sebuah form. Bila anda menggunakan form
wizard untuk membuat form, form dan subform dapat dilakukan pada saat yang bersamaan
dengan perintah Tab Create | Forms Group | More Form | Form Wizard.. Sebelum form dan
subform dibentuk, maka tabel yang hendak dipergunakan di form dan subform harus
dihubungkan terlebih dahulu dengan “ one to many “ relationship.

25
 LATIHAN 8

1. Bentuk Form Otomatis dalam bentuk Columnar, Tabular , Datasheet untuk :

• Tabel Pegawai
• Tabel Bonus

2. Bentuk Form dengan menggunakan tabel Pegawai.

3. Pergunakan tabel Faktur dan Isi_Faktur untuk membentuk Form dan Subform.

26
 BAB 9
DESIGN FORM

Sebelum merancang sebuah form, terdapat hal penting yang harus anda ketahui, yaitu
mengenai section yang terdapat di form, supaya dapat menghasilkan output yang diharapkan,
baik ketika ditampilkan dilayar ataupun dicetak ke printer. Form dibagi dalam lima section, lihat
gambar

Gambar Section pada Form

Untuk menggunakan section, anda harus mengatahui funsi masing-masing section yang
dibahas berikut ini.

Form Header
Data yang ditempatkan di form header akan ditampilkan di bagian teratas dari form dan bila
dicetak akan ditampilkan di bagian teratas dari halaman pertama. Form header section cocok
dipergunakan untuk menempatkan judul form.

Form Footer
Data yang ditempatkan di form footer akan ditampil di bagian terbawah dari form dan bila
dicetak akan ditempatkan di bagian bawah dari halaman terakhir. Form footer section cocok
dipergunakan untuk menempatkan command button, seperti tombol close, tombol next atau
instruksi tentang penggunaan form.

Detail Section
Detail section dipergunakan khusus untuk menempatkan record.

Page Header
Data yang ditempatkan di page header section akan dicetak pada bagian atas setiap halaman
tetapi tidak ditampilkan di form. Page header section cocok dipergunakan untuk menempatkan
judul kolom.

Page Footer
Data yang ditempatkan di page footer section akan dicetak pada bagian bawah setiap halaman
tetapi tidak ditampilkan di form. Page header section cocok dipergunakan untuk nomor
halaman atau nilai total dari kolom.

27
Pada form paling sedikit harus memiliki sebuah section, yaitu section detail. Section detail
sudah tersedia sewaktu form diaktifkan. Sedang section form header, page header, page
footer dan form footer, bila dibutuhkan dapat anda tampilkan sendiri.

Untuk menampilkan atau meredam form header/footer atau page header/footer gunakan right
klik mouse pada bagian Detail kemudian pilih Form Header/Footer atau Page Header/Footer.

Untuk membentuk control di form dipergunakan seperangkat tools (alat) pada Tab Design |
Controls Group. Adapun tampilan dengan tampilan berikut ini.

Ditinjau dari sumber datanya, control dapat terdiri dari tiga jenis, yaitu :
❖ Bound Control
Control yang sumber datanya berasal dari field yang ada di tabel. Bound Control dapat
dipergunakan untuk menampilkan, menginput dan mengupdate data dari field.
❖ Unbound Control
Control yang tidak memiliki sumber data.
❖ Calculated Control
Control yang berisi ekspresi.

28
 LATIHAN 9
1. Pergunakan Tabel Pegawai untuk mendesain Form dengan tampilan sebagai berikut :

 Sisipkan Tanggal diposisi kiri atas, yang akan muncul di awal setiap halaman
 Sisipkan Nomor halaman diposisi tengah halaman, yang akan muncul diakhir setiap
halaman

29
 BAB 10
DESIGN REPORT

Hasil akhir yang diharapkan dari proses pengolahan data adalah report (laporan). Report yang
berisi informasi seperti yang diharapkan. Data yang dipergunakan untuk membuat report dapat
bersumber dari sebuah tabel, beberapa tabel atau sebuah query. Jika bersumber dari
beberapa tabel, maka tabel tersebut harus dihubungkan terlebih dahulu, kemudian field dari
kedua tabel tersebut disimpan dalam query, selanjutnya query tersebut yang dipergunakan
untuk membuat report.

Hal penting yang harus diperhatikan dalam merancang report, agar dapat memperoleh output
seperti yang diharapkan adalah section. Di report design view terdapat lima section. Untuk
merancang report anda harus memahami kegunaan dari masing-masing section. Kegunaan
masing-masing section secara rinci dibahas berikut ini.

Report Header
Data yang ditempatkan di report header, hanya dicetak sekali saja, yaitu di bagian paling atas
dari halaman pertama laporan, sebelum page header. Data yang cocok untuk ditempatkan di
report header adalah logo, judul report dan tanggal.

Report Footer
Data yang ditempatkan di report footer, hanya dicetak sekali saja, yaitu dibagian bawah
sebelum page footer. Data yang cocok untuk ditempatkan di report footer adalah grand total.

Page Header
Data yang ditempatkan di page header, akan dicetak di bagian atas setiap halaman laporan.
Data yang cocok untuk ditempatkan di page header adalah judul kolom.

Page Footer
Data yang ditempatkan di page footer, akan dicetak di bagian bawah setiap halaman laporan.
Data yang cocok untuk di tempatkan di page footer adalah nomor halaman.

Details
Details section dipergunakan untuk menempatkan isi report. Isi report bersumber dari field
tabel atau query.

Untuk membentuk report tanpa wizard dapat menggunakan perintah Tab Create | Reports
Group kemudian pilih Design Report atau Blank Report. Setelah itu report design view akan
ditampilkan dilayar dan anda dapat segera merancang report.

Bila di report design view hanya ada details section dan anda memerlukan section lain,
pergunakan perintah berikut.
Klik kanan mouse pada detail posisi kemudian pilih Page Header/Footer untuk menampilkan
page header dan page footer section danReport Header/ Footer untuk menampilkan atau
menyembunyikan report header/ footer section.

Untuk memudahkan membaca report, dapat diadakan pengelompokan (group) data

berdasarkan field tertentu, misalnya field departemen. Record yang isi field departemennya
sama akan dikelompokkan menjadi satu.

Pengelompokkan data dapat dilakukan dengan menggunakan perintah Tab Design | Grouping
&Totals Group | Group & Sort.

30
Pembentukkan control di dalam Report dilakukan pada bagian Tab Design | Controls Group.
Adapun tampilan dengan tampilan berikut ini.

Beberapa perintah yang perlu anda ketahui, sebab terkadang diperlukan ketika merancang
report.

Tab Design | Tools Group |Add Existing Fields

Berguna untuk menampilkan atau menyembunyikan field list.

Tab Design | Tools Group |Property Sheet

Berguna untuk menampilkan atau menyembunyikan Property Sheet.

Sebelum merancang sebuah report, terdapat hal penting yang harus anda ketahui, yaitu
mengenai section yang terdapat di report, supaya dapat menghasilkan output yang
diharapkan, baik ketika ditampilkan dilayar ataupun dicetak ke printer. Form dibagi dalam lima
section, lihat gambar berikut ini.

31
 LATIHAN 10

1. Bentuk Report dengan nama TotalGaji, isi Report menggunakan Tabel Pegawai dan Tabel
Bonus. Tampilan diinginkan adalah sebagai berikut :

 Isi Judul Report :

PT. PUTRA MANDIRI
Laporan Gaji Karyawan

Syarat : Hanya dicetak sekali dibagian atas halaman pertama

 Isi Report terdiri dari :

- NIP
- NAMA
- DEPARTEMEN
- GAJI POKOK
- BONUS
- LEMBUR
- PINJAMAN
- GAJI TOTAL ( Pergunakan Ekspresi )

 Tampilkan Grand Total dari Gaji Total di halaman terakhir, setelah record terakhir.

 Berikan nomor halaman di setiap halaman report.

 Kelompokan Report berdasarkan field Departemen, setiap kelompok diberi Subtotal

Gaji Total

 Simpan Report dengan nama Laporan.

32
33
 BAB 11
MACRO, SUBMENU & MENU
Macro adalah sarana untuk membuat rangkaian perintah otomatis. Macro berisi sejumlah aksi
berbentuk perintah yang dapat mengotomasikan operasi setiap kali bekerja dengan cara yang
sama. Macro dapat dijalankan dari Form atau Report melalui Command Button.

Untuk membentuk Macro, pada bagian Tab Create | Other Group | Macro | Macro, kemudian
ltekan tombol MACRO NAME untuk memunculkan kolom pengetikan Nama Macro. Berikut
adalah tampilan window Macro :

Name : Berisi nama Macro

Action : Berisi perintah yang akan dijalankan dalam Macro.

Comment : Berisi komentar untuk Macro ( Boleh disi/ di kosongkan)

Action Argument : Berisi pengaturan dari Action Macro yang dipilih.

Microsoft Access memiliki fasilitas untuk membuat menu, dimana Menu yang dihasilkan
adalah Full Down Menu. Dalam Pembentukan menu ini harus didahului dengan pembuatan
Macro.

Urutan langkah-langkah yang akan dilalui dalam pembentukan Menu adalah :

1. Pembentukan Macro : bertujuan menghasilkan macro-macro yang akan
dimasukan kedalam SUBMENU

34
2. Pembentukan SubMenu : Bertujuan menjalankan kumpulan macro yang telah
dibentuk melalui Action RUN MACRO

3. Pembentukan Menu utama : Bertujuan menbuat MENU BAR yang didalamnya berisi
kelompok menu-menu
Seperti : DATA CETAK KELUAR

Menu Bar ditampilkan Melalui Form, dengan perintah Tab Design | Tools Group |Property
Sheet |  All + MenuBar , dan menu Bar ini akan muncul dalam
tampilan FORM VIEW

35
 LATIHAN 11
1. Bentuklah 3 Macro berikut ini :
Macro-1
Macro Name Action Description
PEGAWAI OPEN FORM Buka Form Pegawai dalam tampilan Form View
BONUS OPEN FORM Buka Form Bonus dalam tampilan Form View

Macro-2
Macro Name Action Description
LAYAR OPEN REPORT Cetak Repot Laporan ke Layar
PRINTER OPEN REPORT Cetak Repot Laporan ke Printer

Macro - 3
Macro Name Action Description
KELUAR QUIT Keluar dari Ms. Access

2. Bentuklah 3 Sub Menu berikut ini :

SubMenu-1
Macro Name Action Description
&PEGAWAI RUN MACRO Menambah data Pegawai
&BONUS RUN MACRO Menambah data Bonus

SubMenu-2
Macro Name Action Description
&LAYAR RUN MACRO Cetak Report Laporan ke Layar
P&RINTER RUN MACRO Cetak Repot Laporan ke Printer

SubMenu-3
Macro Name Action Description
&SELESAI RUN MACRO Keluar dari Ms. Access

3. Bentuklah Menu dengan nama MENU UTAMA, yang berisi kelompok menu sebagai
berikut :
Action Description
ADD MENU Menu Data
ADD MENU Menu Cetak
ADD MENU Menu Keluar

4. Bentuklah sebuah form dengan tampilan sebagai berikut, dan simpan dengan nama
MENU.

36
37