Modul 1.

Komponen Kerja Acess, Mengolah Tabel

Pendahuluan

Microsoft Access merupakan program aplikasi database yang digunakan untuk

merancang, membuat dan mengelola database secara mudah dan cepat. Ini dikarenakan
oleh kemudahanya dalam pengolahan berbagai jenis database serta hasil akhir berupa
laporan dengan tampilan dengan desain yang lebih menarik. Database terdiri dari : Tables,
Forms, Reports

Memulai Microsoft Access 2007

Untuk menjalankan Microsoft Access 2007 dapat dilakukan dengan memilih tombol
Start pada taskbar, pilih All Programs, kemudian pilih Microsoft Office dan klik pilihan
Microsoft Office Access 2007. Setelah menjalankan Microsoft Access 2007, Access akan
menampilkan Getting Started With Microsoft Office Access page seperti pada gambar.

1 2 3
4 5 6

55
7

Komponen Access 2007

Sebelum anda lebih jauh belajar Access 2007, sebaiknya mengenal dahulu
mengenai komponen untuk mempermudah pengoperasian.
1. Office Button
 Tombol yang menampung perintah menu yang sering digunakan dalam access antara
lain; New, Open, Save, Save as, Close, Database dan perintah lainya.
2. Quick Access ToolBar.
Kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoprasikan
Access 2007.misal; Save, Undo, Redo.
3. Title Bar Berfungsi untuk menempilkan nama dari jendela program tersebut, selain itu
berfungsi untuk memilih posisi jendela program tersebut.
4. Minimize Tool Untuk meminimalkan jendela program Access 2007 sehingga tampilan
berubah menjadi sebuah ikon yang diletakan pada taskbar Windows XP.
5. Maximixe Tool Berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela program, sehingga
tampilanya memenuhi layar monitor.
6. Close Tool berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari program Access 2007
7. Status Bar Digunakan untuk menampilkan status aktif dari lembar kerja program
Access 2007 misalnya; Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.

Dalam Microsoft Access 2007, anda tidak menjumpai deretan menu pada menu bar. Karena
dalam program Access 2007, menu bar sudah digantikan dengan tampilan tab yang
didalamnya terdapat grup-grup. Dalam masing – masing grup terdapat beberapa tombol
perintah.

Meskipun tidak menampilkan menu bar anda dapat menggunakan/ menekan tombol
dialog yang terdapat pada masing – masing grup atau dapat juga menggunakan Shortcut
Menu (menu popup) juga dengan menggunakan Shortcut Key (misal: Ctrl +S)

Menutup Program Access 2007

Untuk menutup Access 2007, dapat dilakukan Klik tombol Office →Exit Access atau
Close pada sudut kanan atas jendela Access 2007.

Pengertian Tabel, Field Dan Record

Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa table yang
terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.Tabel merupakan kumpulan
beberapa record dan field sebagai ilustrasi adalah sebagai berikut :

Fields
Nim Nama Alamat Nilai UNAS Nilai UAS
01 Nina Jakarta 90 90
02 Devi Malang 80 70
Records 03 Zatira Yogyakarta 80 80

Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel. Sedangkan
Recods adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.

KETERANGAN :

Field Name : Fungsinya untuk memasukan nama- nama field dari suatu table.
Data Type : Jenis tipe data yang dikenal pada Microsoft Access adalah :
Text Serangkaian huruf, angka, spasi dan tanda baca
Memo Serangkaian kata yang sangat panjang berupad ata campuran
antara huruf, spasi dan tanda baca.
Number Data berupa angka untuk perhitungan matematika
Data/Time Data Berupa tanggal dan waktu
Currency Data berupa nilai mata uang untuk perhitungan matematik
Auto Number Bilangan atau penemoran beraturan secara berurutan otomatis dan
nilainya tidak dapat dirubah
Yes/No Data masukan yang berupa penyangkalan
OLE Object Digunakan untuk eksternal objek misalnya gambar, suara dsb.
Hyperlink Gabungan dari tek dan numeric yang disimpan dalam bentuk tek
digunakan untuk menyimpan pointer ke situs web
Lookup Wizard Untuk memilih sebuah nilai dari table lain atau list box atau combo
Box
Description : Keterangan yang akan mempermudah dalam memahami field name.

Primary Key : Untuk menghindari terjadinya pemasukan data yang sama/dobel atau
sebagai field index utama atau field kunci pengurutan data dari
sebuah table.(Gambar Kunci)

Memulai Lembar Kerja

Memulai lembar kerja baru dari getting started caranya :

1. Blank Database → File Name → Create
2. Create : Untuk Membuka jendela dokumen
 3. .accdb :
file ekstensi
Access
Database

Pembuatan Tabel

Setelah Buka jendela program (Create) selanjutnya kita memulai dengan membuat objects
Tabel. Langkahnya :
1. Menu Tab pilih Create →Table Design
2. Isikan data Pada menu Home pilih ribbon Views lalu pilih Data Sheet View.
3. Setelah isikan data, sesuaikan field name dan Data Type dengan format yang
diinginkan dan berikan Primary Key selanjutnya disimpan (Save) mis: List Book.
4. OK

Mengenal Struktur Data (Database)

Field : Struktur data yang merupakan bagian dari kolom.

Record : Data yang terangkai berdasarkan susunan beberapa field, yang merupakan
bagian dari baris.
Tables : Struktur data yang terdiri dari field-field (diberi nama sesuai dengan
kebutuhan), yang dirancang pada suatu table.

Form : Untuk membuat rancangan tampilan dalam bentuk tabel (form) sebagai
bahan untuk entry data.
Queries : Untuk membuat relasi atau pengabungan (link) dari beberapa table
(rangkaian atau gabungan beberapa bagian struktur data).
Reports : Untuk menampilkan data-data dalam bentuk tampilan/format laporan sesuai
dengan data yang diproses.
Macros : Untuk mengkoordinasikan dan mengendalikan pekerjaan dari menu table,
form, report, dan query menjadi tombol serta menu secara otomatis.
Pages : Untuk merancang tampilan data Access pada halaman web melalui sistem
jaringan(server)
Modules : Digunakan untuk membuat rancangan modul pengolahan database
yang dibuat dengan mengunakan kode pada visual basic.
Membuat Tabel, dengan nama Database Penjualan

1. Inventory, dengan sturktur seperti dibawah ini:

NO Field Name Data Type

1 Item Number Text (4)
2 Description Text (30)
3 Unit Cost Currency
4 Unit Price Currency
5 Quantity on Hand Number (15)
Simpan dengan nama inventory.accdb

Setelah selesai membuat tabel, kemudian isikan data ke dalam tabel Inventory sbb :

Item Unit Price Quantity

Description Unit Cost
Number on Hand
1010 Blender $ 14.00 $ 29.95 200
1015 Toaster $ 12.00 $ 19.95 300
1020 Mixer $ 23.00 $ 33.95 250
1025 Television $ 499.00 $ 699.95 74
1030 Freezer $ 799.00 $ 999.90 32

2. Sales, dengan sturktur seperti dibawah ini:

NO Field Name Data Type

1 Invoice Number Text (3)
2 Date Date
3 Salesperson Text (15)
4 Customer Number Text (4)
5 Amount Currency
Simpan dengan nama Sales.accdb

Setelah selesai membuat tabel, kemudian isikan data ke dalam tabel Sales sbb :
Customer Amount
Invoice Date Salesperson
Number
101 3/10/2016 Wilson 1000 $ 1,549.90
102 5/10/2016 Mahomet 1003 $ 299.95
103 5/10/2016 Jakson 1002 $ 1,499.80
104 15/10/2016 Dresen 1000 $ 799.90
105 15/10/2016 Martinez 1005 $ 849.95
3. Sales Inventory, dengan sturktur seperti dibawah ini:

NO Field Name Data Type

1 Invoice Number Text (3)
2 Item Number Text (4)
3 Quantity Number
4 Extension Currency
Simpan dengan nama Sales Inventory.accdb

Setelah selesai membuat tabel, kemudian isikan data ke dalam tabel Sales Inventory sbb :
Invoice
Item Nmber Quantity Extension
Number
101 1025 1 $ 699.95
103 1010 1 $ 29.95
103 1015 1 $ 19.95
103 1025 2 $ 1,399.90
104 1025 1 $ 699.95

4. Customer, dengan sturktur seperti dibawah ini:

NO Field Name Data Type

1 Customer Number Text (4)
2 Customer Name Text (15)
3 City Text (15)
4 State Text (2)
5 Credit Limit Number
Simpan dengan nama Customer.accdb

Setelah selesai membuat tabel, kemudian isikan data ke dalam tabel Customer sbb :
Customer Customer State Customer
City
Number Name Limit
1000 Smith Phoenix AZ 2500
1001 Jones St. Louis MO 1500
1002 Jeffries Atlanta GA 4000
1003 Gilkey Phoenix AZ 5000
1004 Lankford Phoenix AZ 2000
 Modul 2. Memahami, mengolah dan memformat data; bekerja dan
mengolah objek database.
Table Relationship

Table Relationship adalah relasi atau hubungan antara beberapa tabel. Relasi
antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key.

Untuk membuat relationship maka masing-masing tabel harus memiliki primary key
dan foreign key untuk dapat menghubungkan antara tabel induk dengan tabel anak.
Sehingga diperlukan teknik normalisasi terlebih dahulu sebelum membuat relationship
antar tabel.

Normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel yang

menunjukkan entitas dan relasinya.

Ada beberapa macam relationship, yaitu :

Primary Key
Tabel memiliki primary key, yaitu suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi
secara unik suatu kejadian tetapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.
Contoh Kasus :
• NIM dalam tabel Mahasiswa merupakan nilai unik yang tidak mungkin bersifat
ganda. Karena setiap mahasiswa memiliki NIM yang berbeda antara mahasiswa
 yang satu dengan mahasiswa yang lain.

Foreign Key
Foreign key adalah atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan hubungan
antara tabel induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan pada tabel anak.

Membuat Query / Pertanyaan

Query berfungsi untuk menjawab pertanyaan dari informasi yang dibutuhkan sehingga
informasi menjadi berguna. Ada dua cara untuk menanyai database : Query Wizard dan
Query Design.

Kita menggunakan tabel-tabel yang ada untuk menjalankan query dan membuat dan
menjalankan lima pertanyaan/query.

Query 1
Berapa nomor faktur yang dibuat untuk semua penjualan yang dibuat untuk Smith dan
siapa tenaga penjualan untuk setiap penjualan?
Jawaban :
Untuk menjawab pertanyaan diatas memerlukan dua tabel yaitu tabel sales & tabel
Customer karena data yang diperlukan ada di tabel tersebut diatas.
Tabel Sales sbb :
Customer Amount
Invoice Date Salesperson
Number
101 3/10/2016 Wilson 1000 $ 1,549.90
102 5/10/2016 Mahomet 1003 $ 299.95
103 5/10/2016 Jakson 1002 $ 1,499.80
104 15/10/2016 Dresen 1000 $ 799.90
105 15/10/2016 Martinez 1005 $ 849.95
Tabel Customer sbb :

Customer Customer State Customer

City
Number Name Limit
1000 Smith Phoenix AZ 2500
1001 Jones St. Louis MO 1500
1002 Jeffries Atlanta GA 4000
1003 Gilkey Phoenix AZ 5000
1004 Lankford Phoenix AZ 2000

Langkah membuat queri 1:

1. Klik query wizard akan tampil sebagi berikut : simpan dengan nama Query Smith

2. Setelah pilih tabel Customer dan Tabel Sales, lalu klik Add.
Di tempat seleksi kita pilih field-field yang dipakai : Invoice Sales (Sales), Sales Person
(Sales), Customer Name (Customer). Lalu di baris Criteria kolom Customer Name ketik
“Smith) akan tampil sbb :

3. Lalu klik Run.

 4. Hasilnya sebagai berikut:

Query 2
Berapa banyak televisi yang dijual pada bulan Oktober?
Jawaban :
Untuk menjawab pertanyaan diatas kita wajib mengetahui field yang menampung data
banyak, televisi dan bulan ada di tabel yang mana, yaitu tabel inventory, sales inventory,
sales.
Langkah-langkah :
1. Klik Query Design, lalu pilih tabel inventory, sales inventory dan sales. Klik Add. Akan
tampil spt dibawah ini:

2. Di tabel seleksi, masing baris Field isikan field Quantity on Hand (Inventory), Date
(Sales Inventory), Description (Sales). Lalu Baris Total ketik sum, Group by. Oleh
karena kita menginginkan kuantitas televisi yang terjual pada bulan Oktober, maka
tambahkan kriteria “Between #10/01/2016# And #10/31/2016# ke field Date, dan
“Televisi” ke field Description.
3. Lalu klik Run.
4. Hasilnya sbb:

Query 3
Siapa nama dan dimana alamat pelanggan yang membeli televisi pada bulan Oktober?
Jawaban :
Untuk menjawab query 3, memerlukan 4 tabel sekaligus (Inventory, Sales, Sales Inventory,
Customer). Field-field yang diperlukan Date (untuk memilih oktober), Description (untuk
memilih televisi), Customer Name, Street, City, (informasi yang diminta).
Langkah-langkah:
1. Klik Query Design pilih tabel Inventory, Sales, Sales Inventory, Customer. Lalu klik Add
dan Close. Akan tampil sebagai berikut:

2. Di tabel seleksi, masing baris Field isikan field Customer Name, Street, City, State
(Customer), Date (Sales), Description (Inventory). Karena kita menginginkan kuantitas
televisi yang terjual pada bulan Oktober, maka tambahkan kriteria “Between
#10/01/2016# And #10/31/2016# ke field Date (Sales) , dan “Televisi” ke field
Description (Inventory).
3. Klik Run.
4. Hasilnya :
Membuat Form
Untuk menghasilkan tampilan yang lebih kumunikatif, maka dibutuhkan suatu interface
yang dapat membantu pengguna atau operator dalam menjalankan suatu program
aplikasi, salah satunya adalah form. Untuk membuat form otomatis caranya sangat
mudah karena field yang digunakan semua yang ada pada Tabel sebagai sumber
datanya.
1. Pada menu Tab pilih Create → More Forms → Form Wizard . Untuk memindahkan
semua field pilih >>

2. Kemudian Next selanjutnya pilih Layout form Misal: Columnar→Next

3. Selanjutnya pilih Style form → Next dan isikan title untuk form misal : Daftar karyawan
→ Finish.
Tombol Navigasi pada Form Wizard
 Tombol “>” untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalam
kolom Selected Fields satu persatu.
 Tombol “>>” untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalam
kolom Selected Fields secara bersamaan.
 Tombol “<” untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam
kolom Available Fields satu persatu.
 Tombol “<<” untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam kolom
Available Fields secara bersamaan

Memodifikasi Form (Pembuatan Header Dan Footer)

Pembuatan form dengan menggunakan fasilitas wizard tampilanya kurang sesuai
dengan yang dikehendaki. Anda dapat mendesainya dan mengatur sendiri sesuai
keinginan. Atau dapat juga anda menambahkan Header, footer,image, mengganti warna
background, font. Dan untuk mendesain form anda dapat gunakan salah satu jendela
tampilan yaitu : Home → View → :
Form View : Untuk mengisi dan melihat tampilan form yang telah dimodifikasi
Layout View : Untuk memodifikasi dan melakukan perubahan pada form.
Design View : Memberikan tampilan detail dari struktur form. Anda dapat melihat bagian
Header, Detail, dan Footer. Juga bisa menambahkan, Label, Garis ,
Image, persegi panjang dan lainnya.

Logo : merupakan control yang berfungsi untuk menampung objek gambar yang
terletak pada bagian Form Header.
Aa Label : fungsinya hampir sama dengan Title hanya saja penempatan label dapat
disembarang tempat area form.

Membuat Tombol Navigasi

Langkah-langkah membuat tombol navigasi:

1. Membuka form yang akan di edit, kemudian pilih Design View.
2. Pilih Button pada ribbon Controls.
3. Kemudian akan muncul kotak dialog Command Button Wizard .

4. Memilih categories dan action sesuai kebutuhan user, kemudian klik next.

5. Klik Next lalu Finish.

Latihan membuat Form dan Tombol Navigasi:

Buatlah Form dari tabel Customer, Sales, Inventory dan Sales Inventory kemudian
tambahkan tombol navigasi : Record Navigation (first, last, next, previous) ; Record Operation
(add, save, delete, find) ; Form Operation (close form).

Pembuatan Report
Report atau laporan merupakan bentuk olahan data yang didesain untuk dicetak ke media
cetak atau printer. Access memudahkan pekerjaan pembuatan laporan karena
menyediakan fasilitas Report Wizard yang mampu digunakan untuk merancang berbagai
bentuk Report. Anda dapat menampilkan semua field dan record dari sebuah table, form
yang telah diisi serta memodifikasi laporan pada jendela Layout dan Design View.
Report Wizard digunakan sumber data dari table dan form yang telah dibuat. Langkah
kerjanya sebagai berikut :
1. Klik Create → Report Wizard sehingga akan tampil kotak dialog report wizard
pertama.
2. Gunakan tombol navigasi yang ada untuk memindahkan posisi nama field dari kolom
Available Fields ke kolom Selected Fields (caranya seperti pembuatan Form)

3. Klik Next untuk melanjukan proses. Anda diminta untuk menentukan nama field tertentu
yang dapat digunakan sebagai kunci pengelompokan untuk hasil report yang
diinginkan.
4. Klik Next untuk melanjutkan Proses. Pada kotak ini anda diminta untuk menentukan
nama field yang dapat digunakan sebagai kunci pengurutan untuk masing –masing
group untuk report. Pola pengurutan secara Ascending (menaik) dan Descending
(menurun).

5. Klik Next untuk memilih pola atau bentuk tampilan report pada bagian layout dengan
berbagai pilihan Portrait (halaman kertas tegak) dan Landscape (kertas mendatar)
 6. Pada kotak wizard tentukan salah satu nama style untuk report, Klik tombol Next.

7. Selanjutnya anda diminta memberikan nama title untuk report. Secara default nama
report akan disamakan dengan nama table atau form sebagai sumber data
pembuatan report. Anda dapat mengganti nama report yang lebih komunikatif dan
mudah untuk diingat.
8. Setelah itu Klik Finish untuk mengakhiri pembuatan report dan laporan yang telah
terbentuk pada gambar dibawah ini:

Memodifikasi Report
Memodifikasi report sama dengan memodifikasi Form yaitu :pada struktur Report (Header,
Detail, Footer) dengan cara Home → View → :
Report View : Berfungsi untuk melihat tampilan report yang telah diisi dan dimodifikasi.
Print Preview : Berfungsi untuk melihat batas pencetakan dokumen
Layout View : Untuk melakukan perubahan pada Report
Design View : Untuk memodifikasi Report (Header, Footer, warna, image dan lainya.
Pengisian (input data) dan perubahan data hanya dapat dilakukan pada
Form yang telah dibuat.

Latihan membuat Report

Buatlah report query (Smith, October TVs, dan Customer October TVs)

Form Utama

A. Form Utama Menggunakan Switchboard

1. Klik Database Tools dan pilih ikon Switchboard Manager.
2. Jika muncul dialog di bawah ini, klik Yes.

3. Akan muncul tampilan Switchboard Manager.

B. Menambahkan Item pada Halaman Switchboard

1. Klik Edit pada Switchboard Manager, maka akan tampil seperti di bawah ini:

2. Klik tombol New pada Edit Switchboard Page, akan tampil seperti di bawah ini:
3. Klik ok

4. Klik Close.