1

Bagi mahasiswa klas BOLA mohon membaca bagian dibawah ini dan
mengerjakan tugas sebagaimana terdapat dalam materi.

a. Materi Kuliah Database Pemerintahan adalah praktek MICROSOFT ACCES

di Laboratorium Komputer FIA. Karena Covid-19 maka kegiatan praktikum
tidak bisa dilakukan. Untuk itu saya selaku dosen memberikan materi tutorial
yang berisi petunjuk langkah demi langkah supaya mahasiswa
mempraktekkan Microsoft Acces di rumah dengan laptop atau PC masing-
masing.
b. Dalam Materi ini saya menggunakan MICROSOFT ACEES 2007, tetapi
mahasiswa dapat menggunakan MICROSOFT ACCES yang lain (Misalnya
M-Acces 2010, 2013, 2016 dan sebagainya).
c. Jika sudah selesai mengerjakan tugas seperti dalam buku materi maka email
ke email saya krisservitalen@gmail.com. File yang diemail berbentuk
Microsoft Acces. Ini saya sebut sebagai TUGAS-1. Batas pengiriman email
adalah 25/4/2020 jam 17.00 WIB.
d. Jika sudah mengirim maka saya akan memeriksa, kemudian akan memberi
materi ke-4 sebagai kelanjutanya (TUGAS-2). Materi selanjutnya untuk
dikumpulkan tanggal 4/5/2020.
e. Nilai UTS adalah rata-rata dari TUGAS-1 dan TUGAS-2
f. Perlu mahasiwa ketahui bahwa praktek Microsoft Acces ini berbeda dengan
praktik Ms-Word atau Excel. Dalam Ms-Word atau Excel maka latihan1
selesai maka dilanjutkan latihan2, latihan 2 selesai diteruskan latihan3,
latihan 3 selesai diteruskan latihan4, dan seterusnya. Dimana satu latihan bisa
selesai dalam 1 pertemuan
g. Dalam praktikum Microsoft Acces maka latihan1 kita selesaikan dengan 7
kali pertemuan. Jadi untuk bisa mengerjakan Tugas-2 maka Tugas-1 harus
sudah selesai dikerjakan. Untuk bisa mengerjakan tugas-3 maka tugas-2 dan
tugas-1 harus sudah selesai. Untuk bisa mengerjakan tugas-4 maka tugas-1,
tugas-2, dan tugas-3 harus sudah selesai. Begitu seterusnya.
h. Jika ada masalah dalam mempraktekkan M-Acces maka dapat menghubungi
saya dengan Japri WA saya ( Bp. Kristyan ) di 082139129979

A. MENGAKTIFKAN MICROSOFT ACCES 2007

Untuk mengaktifkan Microsoft Acces 2007 dengan Windows 7, caranya hidupkan

komputer. Setelah Windows 7 aktif, lakukan langkah-langkah sebagai berikut
a. Klik Start
b. Geser Mouse ke atas Microsoft Acces 2007, lalu klik
atau :
Klik Start, All Program, Microsoft Office, Microsot Acces 2007, Klik
 2

Maka akan muncul tampilan awal dari Microsoft Access 2007 sebagai berikut

B. MEMBUAT DATABASE BARU DENGAN MICROSOFT ACCES 2007

Pembuatan database baru dengan Blank Database dalam Access 2007 dapat
dilakukan sebagai berikut

1. Dari tampilan pertama Acces 2007, klik Blank Database,

2. Lalu muncul gambar, dan pehatikan bagian Blank Database sebagai berikut :

3. Pada File Name HAPUS Database2 lalu ketik NIM ANDA-NAMA ANDA
 3

4. Klik , klik Local Disk (D), klik OK. Maka kita memilih Local Disk
(D) sebagai tempat menyimpan database kita. Jangan menyimpan database di
Document ( atau di Local Disk (C)).

5. Klik Create.

6. Muncul gambar sebagai berikut :

Ini artinya Ms-Acces 2007 menyediakan Tabel1 pada pertama kalinya.

Kita tidak membutuhkan Table1 karena kita ingin membuat tabel baru maka
klik (close) letaknya di sebelah pinggir kanan Table1. Sehingga
tampilanya berubah menjadi seperti dibawah ini :

C. MEMBUAT TABEL

Sebelum membuat tabel, anda harus membuat sebuah database. Dari materi
sebelumnya anda telah membuat database NIM-NAMA ANDA anda. Dari uraian
kasus didepan maka terdapat lima tabel dalam database yaitu
1. Tabel Mahasiswa
2. Tabel Kehadiran
3. Tabel Ujian
4. Tabel Biaya
5. Tabel Sertifikat

Setiap tabel terdiri atas baris-baris dan kolom-kolom informasi. Setiap baris
adalah record dan setiap kolom adalah field. Field-field dalam tabel MAHASISWA
adalah NIM, NAMA, KELAS dan KELOMPOK.
Adapun Design TABEL MAHASISWA sebagai berikut
 4

Field Name Data Type Description

NIM Text
NAMA Text Isikan Nama Anda dengan Lengkap
KELAS Text
KELOMPOK Text

Berikut ini langkah-langkah pembuatan TABEL MAHASISWA

1. Dari tampilan Database yang telah dibuat, Klik Create, Klik Table Design.

Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini

a. Field Name adalah tempat menuliskan nama field dari tabel yang akan
dibuat. Field Name sama dengan Nama Kolom pada tabel.
b. Data Type adalah tempat memasukkan type data pada Field Name. Field
Name dengan type Text hanya bisa diisi text, type Number hanya bisa
diisi dengan angka, type Date hanya bisa diisi tanggal. Ada beberapa type
data yaitu
» Text (default) berisi data teks atau kombinasi teks dan angka, atau
angka yang tidak digunakan untuk perhitungan
» Memo berisi teks panjang atau kombinasi teks dan angka
» Number berisi angka
» Date/Time berisi nilai tanggal dan waktu
» Currency berisi nilai mata uang dan angka yang bisa digunakan
untuk perhitungan matematika yahg disertai dengan satu sampai
empat desimal.
 5

» Autonumber / Counter berisi urutan angka otomatis yang yang

dimasukkan Acces. Penomoran dimulai dengan 1. Type data counter
sangat baik untuk field kunci
» Yes/No berisi dua nilai yaitu Yes atau No, True atau False, On atau
Off.
» OLE Object berisi objek (dokument, lembar kerja, grafik.. dll) yang
dihubungkan dalam database.
» LookUp Wizard berisi nilai dari tabel atau dari nilai combo box

c. Field Properties adalah baris-baris tempat menentukan perlengkapan

(attribut) Data Type. General berisi baris-baris sebagai attribut data type
adalah sebagai berikut
» Field Size berisi ukuran field
» Format berisi bentuk tampilan sesuai tipe data
» Decimal Places banyaknya desimal
» Input Mask berisi pola dari semua data yang dimasukkan
» Caption adalah label yang dimasukkan dalam form tabel
» Default Value berisi nilai awal dari field
» Validation Rule berisi ketentuan/syarat/pembatas dari data yang
dimasukkan dalam field
» Validation Teks. Teks kita ketik akan muncul jika ketentuan
(validation rule) dilanggar.....dan sebagainya

2. Kemudian ketik sesuai dengan struktur tabel yang diinginkan sebagai berikut
 6

3. Simpan struktur tabel tersebut denganKlik (Save). Muncul kotak dialog

Hapus Table1, lalu ketik TABEL MAHASISWA, klik OK. Kemudian muncul
kotak dialog yang menanyakan “apakah anda ingin membuat Primary-key ? ” ,

ID NIM NAMA KELAS KELOMPOK

Klik Yes. Maka akan muncul field ID dengan type AutoNumber sebagai Primary
Key

4. Untuk mengisi tabel dengan record maka klik Home, View , Datasheet View

Kemudian isikan data seperti dibawah ini.

 7

1 96020106 HENDRY A 2
2 96020108 AHMADI B 1
3 96020115 RAHMAWATI B 1
4 96020120 HARIYADI A 1
5 96020121 NURAINI B 2

Untuk pindah antar field (kolom) tekan tombol Tab, atau Arahkan mouse lalu
Klik. Misalnya Klik kolom NIM ketik 96020106 (tekan tombol Tab), ketik
HENDRY (tekan tombol Tab), ketik A (tekan tombol Tab) .... dst

5. Setelah selesai mengisikan data, simpan dengan Klik Save (gambar disket),

Dengan cara yang sama dengan pembuatan Tabel Mahasiswa maka buatlah 4
tabel seperti dibawah ini :

a. TABEL KEHADIRAN dengan field dan data sebagai berikut

HADIR PENUGASAN
14
13
10
14
12

Klik Create, Klik Tabel Design lalu ketikkan seperti dibawah ini

Lalu Klik Save, lalu hapus tulisan Table1, lalu ketik TABEL KEHADIRAN,
Klik OK, Klik Yes, maka akan muncul field ID dengan type AutoNumber.
Klik View, Datasheet View, lalu ketikkan angka-angka hadir seperti diatas.
Setelah semua angka kehadiran diketik, maka Klik Save.

b. TABEL UJIAN dengan field dan data sebagai berikut

HURUF
UTS UAS NILAI AKHIR KETERANGAN PREDIKAT
MUTU
70 80 0
65 60 0
68 75 0
85 85 0
55 50 0
 8

Klik Create, Klik Tabel Design lalu ketikkan seperti dibawah ini

Lalu Klik Save, lalu hapus tulisan Table1, lalu ketik TABEL UJIAN, Klik
OK, Klik Yes, maka akan muncul field ID dengan type AutoNumber.
Klik View, Datasheet View, lalu ketikkan angka-angka uts dan uas seperti
diatas. Setelah semua angka uts dan uas diketik, maka Klik Save.

NILAI AKHIR, KETERANGAN, PREDIKAT dan HURUF MUTU diisi

dengan operasi matematika dan logika IIF saat membuat Query.

c. TABEL BIAYA dengan field dan data sebagai berikut

ANGSURAN-1 JUMLAH-1 ANGSURAN-2 JUMLAH-2

08-Jul-01 25000 10-Okt-01 25000
10-Jul-01 30000 08-Okt-01 20000
03-Jul-01 20000 03-Okt-01 30000
05-Jul-01 15000 07-Okt-01 35000
10-Jul-01 30000 10-Okt-01 20000

Klik Create, Klik Tabel Design lalu ketikkan seperti dibawah ini

 Dalam field ANGSURAN-1 dan ANGSURAN-2, data type-nya adalah

DATE/TIME dengan format Medium Date. Caranya ANGSURAN-1, Klik
Data Type, Klik Date/Time, pada properties Klik Format, Klik  , Klik
Medium Date. Perhatikan gambar dibawah ini (untuk angsuran-1)
 9

 Demikian juga untuk angsuran-2 lakukan seperti angsuran-1 dengan format

Medium Date.
 Lalu Klik Save, lalu hapus tulisan Table1, lalu ketik TABEL BIAYA, Klik
OK, Klik Yes, maka akan muncul field ID dengan type AutoNumber.
Klik View, Datasheet View, lalu ketikkan angka-angka ( di jumlah-1 dan
jumlah-2) dan tanggal (di angsuran-1 dan angsuran-2).
Setelah semua diketik, maka Klik Save.

Untuk mengisikan data tanggal 08-Jul-2001 maka ketik 08-07-01 enter,

hasilnya 08-Jul-01 ( karena bertype Medium Date )

d. TABEL SERTIFIKAT dengan field dan data sebagai berikut

NO-SERTIFIKAT TGL-PENGAMBILAN
02/ApK-2/01 15-Jan-02
03/ApK-2/01 12-Jan-02
04/ApK-2/01 05-Feb-02
05/ApK-2/01 11-Feb-02
06/ApK-2/01 14-Feb-02

Klik Create, Klik Tabel Design lalu ketikkan seperti dibawah ini

 Lalu Klik Save, lalu hapus tulisan Table1, lalu ketik TABEL SERTIFIKAT,
Klik OK, Klik Yes, maka akan muncul field ID dengan type AutoNumber.
Klik View, Datasheet View, lalu ketikkan data-datanya
Setelah semua diketik, maka Klik Save.

D. MEMBUAT RELASI ANTAR TABEL

Sesuai dengan kasus Database yang kita hadapi, field ID merupakan primary
key. Semua tabel berelasi melalui field ID sehingga relasi yang terbentuk adalah One
to One Relationship.
 10

Relasi antar tabel yang akan kita buat bentuknya sebagai berikut :

Untuk membuat relasi tabel maka tabel-tabel yang sudah kita buat harus di close
dahulu, caranya Klik (close) yang terletak di ujung kanan tabel yang aktif
(dibuka). Sehingga tampilannya kosong seperti ini

Kita akan membuat relasi antar tabel seperti tersebut diatas, maka langkah-langkah
yang harus diikuti sebagai berikut

1. Open Database, Klik Database Tools, Klik icon Relationship

2. Muncul kotak dialog Show Table.

 11

 Table berarti bila hanya tabel yang akan kita relasikan,

 Query berarti bila hanya query yang akan kita relasikan.
 Both berarti bila keduanya (tabel dan query) akan direlasika

Kemudian Klik TABEL BIAYA, Klik Add, Klik TABEL KEHADIRAN, klik
Add, Klik TABEL MAHASISWA, Klik Add, Klik TABEL SERTIFIKAT, Klik
Add, Klik TABEL UJIAN, Klik Add, Klik Close

 Apabila ingin menghapus tabel (bila kelebihan tabel) Klik Tabel

yang akan dihapus, Klik tombol Delete keyboard.
 Apabila ada tabel yang belum ditambahkan (Add) maka kita dapat
menampilkan Show Tabel dengan mengKlik

Klik tabel yang akan ditambahkah, Klik Add

Lalu klik Close untuk menutup (bila semua tabel sudah di Add)

3. Kemudian aturlah letak tabel-tabel tersebut seperti gambar/bentuk relasi

tersebut diatas. Adapun cara mengaturnya dengan memindah tabel-tabel
tersebut. Misalnya memindah TABEL MAHASISWA, arahkan Mouse pada
TABEL MAHASISWA lalu Drag sesuai letak yang diinginkan, lalu lepaskan.
 12

4. Membuat garis-garis relasi

a. Klik ID pada TABEL MAHASISWA, Drag kearah ID pada TABEL

KEHADIRAN, Lepaskan,

Klik Create
Maka Tabel MAHASISWA dengan tabel KEHADIRAN telah berelasi
lewat ID

b. Klik ID pada TABEL MAHASISWA, Drag kearah ID pada TABEL

UJIAN, Lepaskan, Klik Create
Maka Tabel MAHASISWA dengan tabel UJIAN telah berelasi lewat ID

c. Dengan cara yang sama, hubungkan tabel MAHASISWA dengan tabel

BIAYA
d. Dengan cara yang sama, hubungkan tabel MAHASISWA dengan tabel
SERTIFIKAT.
 13

Menghapus Garis-Garis Relasi. Klik Garis Relasi yang ingin dihapus,

Klik tombol DELETE keyboard, Klik Yes

5. Untuk menyimpan tata letak Relasi tabel maka Klik Save (gambar disket)

E. MEMBUAT DAN MENYIMPAN QUERY

Setelah kita membuat tabel, kemudian merelasikan tabel-tabel tersebut maka

langkah selanjutnya membuat QUERY atas relasi tersebut. Memperhatikan relasi
tabel yang ada, maka query yang dapat kita buat
a. Query yang menghubungkan/menggabungkan TABEL MAHASISWA dengan
TABEL UJIAN dengan nama QUERY MAHASISWA-UJIAN
b. Query yang menghubungkan/menggabungkan TABEL MAHASISWA dengan
TABEL KEHADIRAN dengan nama QUERY MAHASISWA-KEHADIRAN
c. Query yang menghubungkan/menggabungkan TABEL MAHASISWA dengan
TABEL BIAYA dengan nama QUERY MAHASISWA BIAYA
d. Query yang menghubungkan/menggabungkan TABEL MAHASISWA dengan
TABEL SERTIFIKAT dengan nama QUERY MAHASISWA SERTIFIKAT
e. Namun demikian anda juga dapat membuat query dari tiga tabel misalnya Query
dengan TABEL MAHASISWA, TABEL UJIAN dan TABEL SERTIFIKAT
dengan nama QUERY MAHASISWA-UJIAN-SERTIFIKAT
f. dan sebagainya

Dalam latihan ini, sebagai kelanjutan penyelesaian kasus-1 Database, kita

akan membuat Query yang menghubungkan/menggabungkan TABEL
MAHASISWA dengan TABEL UJIAN.

Langkah-langkah yang harus diikuti sebagai berikut

1. Aktifkan Microsoft Acces, Open database NIM-NAMA ANDA, Klik Create,

Klik Query Design. Muncul kotak dialog Query1 : Select Query

Maka akan muncul gambar seperti dibawah ini

 14

a. Baris Field terdiri atas beberapa kolom sebagai tempat field dari tabel yang
dipilih.
b. Baris Sort terdiri dari beberapa kolom yang berfungsi untuk mengurutkan
data secara Ascending atau Descending pada kolom yang di klik.
c. Baris Show terdiri dari beberapa kolom yang berfungsi untuk menampilkan
atau menyembunyikan field. Apabila di Klik sehingga tanda √ tidak ada,
berarti field tersebut tidak tampil (disembunyikan)
d. Baris Criteria terdiri dari beberapa kolom yang berfungsi untuk memberi
perintah guna menampilkan data-data tertentu pada field yang sesuai.

2. Klik TABEL MAHASISWA, Klik Add, Klik TABEL UJIAN, Klik Add, Klik
Close.

3. Langkah berikutnya adalah menempatkan field-field tabel MAHASISWA dan

tabel UJIAN kedalam kolom-kolom pada baris field dengan susunan sebagai
berikut

ID NIM NAMA UTS UAS NILAI KETER PREDIKAT HURUF

AKHIR ANGAN MUTU

seperti gambar dibawah ini

 15

Langkah yang harus dilakukan sebagai berikut

a. Pada tabel MAHASISWA, klik ID, Drag ke kolom-1 pada baris Field.
b. Pada tabel MAHASISWA, klik NIM, Drag ke kolom-2 pada baris Field.
c. Pada tabel MAHASISWA, klik NAMA, Drag ke kolom-3 pada baris Field.
d. Pada tabel UJIAN, klik UTS, Drag ke kolom-4 pada baris Field.
e. Pada tabel UJIAN, klik UAS, Drag ke kolom-5 pada baris Field.
f. Pada tabel UJIAN, klik NILAI AKHIR, Drag ke kolom-6 pada baris Field.
g. Pada tabel UJIAN, klik KETERANGAN, Drag ke kolom-7 pada baris Field.
h. Pada tabel UJIAN, klik PREDIKAT, Drag ke kolom-8 pada baris Field.
i. Pada tabel UJIAN, klik HURUF MUTU, Drag ke kolom-9 pada baris Field.

4. Untuk menampilkan data-data query maka Klik View, Klik Dataheet View

Tampak dalam query, ternyata field NILAI AKHIR, KETERANGAN,

PREDIKAT dan HURUF MUTU belum berisi data. Kita akan mengisinya
dengan rumus matematik dan fungsi logika.

5. Klik View, Klik Design View untuk kembali ke kotak dialog Query.

6. Klik Save (gambar disket), ketik QUERY MAHASISWA-UJIAN, Klik OK.

Maka Query anda telah tersimpan. Klik Close untuk menutup

Selanjutnya buatlah 3 Query baru seperti dibawah ini

a. Query yang menghubungkan/menggabungkan TABEL MAHASISWA

dengan TABEL KEHADIRAN dengan field ID, NIM, NAMA, KELOMPOK,
HADIR, PENUGASAN. Kemudian simpan dengan nama MAHASISWA-
KEHADIRAN
 16

b. Query yang menghubungkan/menggabungkan TABEL MAHASISWA

dengan TABEL BIAYA dengan field ID, NIM, NAMA, KELAS,
ANGSURAN-1, JUMLAH-1, ANGSURAN-2, JUMLAH-2. Kemudian
simpan dengan nama MAHASISWA-BIAYA

c. Query yang menghubungkan TABEL MAHASISWA, TABEL UJIAN dan

TABEL SERTIFIKAT dengan field ID, NIM, NAMA, UTS, UAS, NILAI
AKHIR, KETERANGAN, PREDIKAT, HURUF MUTU, No-SERTIFIKAT,
TGL PENGAMBILAN. Kemudian simpan dengan nama MAHASISWA-
UJIAN-SERTIFIKAT.