PENGELOLAAN SURAT KELUAR

No.Dokumen 15/SOP/PKM.SMI/2019
No.Revisi 01
SOP Tanggal Terbit 19 Januari 2019
Halaman 1/3
UPT
drg. Suhendro Rusli
PUSKESMAS NIP.19611230 198903 1 007
SUKABUMI

1. Pengertian Surat Keluar adalah semua surat yang dikeluarkan atau dibuat oleh suatu
organisasi/ instansi/ perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik
perseorangan maupun kelompok, organisasi/ instansi/ perusahaan lain.
2. Tujuan Sebagai pedoman bagi pengelola administrasi di UPT Puskesmas
Sukabumi untuk mengelola, mengatur dan mengurus surat menyurat, agar
memperlancar sistem administrasi di UPT Puskesmas Sukabumi.
3. Kebijakan SK Kepala UPT Puskesmas Sukabumi Nomor 34 Tahun 2019 Tentang
Pengendalian Dokumen.
4. Referensi Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 Tahun
2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri
Republik indonesia.
5. Prosedur A. Alat dan bahan :
 Alat tulis yang dibutuhkan
B. Petugas yang melaksanakan :
 Bagian tata usaha
 Unit terkait yang melakukan kegiatan
C. Langkah-langkah :
1. Unit terkait yang akan melakukan kegiatan membuat konsep surat.
2. Pihak yang bertanggung jawab/Kepala UPT Puskesmas menyetujui
konsep surat.
3. Pihak yang bertanggung jawab menyerahkan konsep surat ke bagian
Tata Usaha untuk dilakukan pengetikkan.
4. Bagian Tata Usaha melakukan pengetikkan sebanyak dua rangkap.
5. Bagian Tata usaha menyerahkan surat kepada Kepala UPT Puskesmas
untuk penanda tanganan.
6. Kepala UPT Puskesmas mengembalikan surat yang sudah ditanda
tangani ke bagian Tata Usaha.
7. Bagian Tata Usaha memberikan penomoran, cap dan mencatat di buku
agenda surat keluar dan menyimpan salah satunya sebagai arsip.
8. Bagian umum meakukan pengiriman surat.
 2

6. Diagram
Alir Unit terkait yang akan Pihak yang bertanggung
melakukan kegiatan jawab/Kepala UPT Puskesmas
membuat konsep surat. menyetujui konsep surat.

Pihak yang bertanggung jawab

Bagian Tata Usaha melakukan menyerahkan konsep surat ke
pengetikkan sebanyak dua rangkap bagian Tata Usaha untuk dilakukan
pengetikkan.

Kepala UPT Puskesmas

Bagian Tata usaha menyerahkan surat
mengembalikan surat yang sudah
kepada Kepala UPT Puskesmas untuk
ditanda tangani ke bagian Tata
penanda tanganan
Usaha

Bagian Tata Usaha memberikan

Bagian umum meakukan penomoran, cap dan mencatat di
pengiriman surat. buku agenda surat keluar dan
menyimpan salah satunya sebagai
arsip

7. Unit Terkait  Kepala UPT Puskesmas

 Bagian Tata Usaha
 Bagian Umum
 Semua Pengelola Program

8. Rekam Historis Perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tanggal mulai diberlakukan

1. Judul Tertib administrasi surat 19 Januari 2019

keluar menjadi Pengelolaan
Surat Keluar

2. Kebijakan SK tentang Pengendalian 19 Januari 2019

Dokumen

PENGELOLAAN SURAT KELUAR

DAFTAR No. Dokumen 15/SOP/PKM.SMI/2019
 3

No. Revisi 01
TILIK Tanggal Terbit 19 Januari 2019
Halaman 1/1
UPT
Drg Suhendro Rusli
PUSKESMAS NIP. 19611230 198903 1 007
SUKABUMI
Unit :…………………………………………………………………...
Nama Petugas :…………………………………………………………………...
Tanggal Pelaksanaan :…………………………………………………………………..
No. Kegiatan Ya Tidak Tidak
Berlaku
1. Apakah unit terkait yang akan melakukan kegiatan
membuat konsep surat?
2. Apakah pihak yang bertanggung jawab/Kepala UPT
Puskesmas menyetujui konsep surat?
3. Apakah pihak yang bertanggung jawab menyerahkan
konsep surat ke bagian Tata Usaha untuk dilakukan
pengetikkan?
4. Apakah bagian tata usaha melakukan pengetikkan
sebanyak dua rangkap?
5. Apakah bagian tata usaha menyerahkan surat kepada
Kepala UPT Puskesmas untuk penanda tanganan?
6. Apakah Kepala UPT Puskesmas mengembalikan surat
yang sudah ditanda tangani ke bagian Tata Usaha?
7. Apakah bagian tata usaha memberikan penomoran, cap
dan mencatat di buku agenda surat keluar dan
menyimpan salah satunya sebagai arsip?
8. Apakah bagian umum meakukan pengiriman surat?
Jumlah
CR % =

Rencana Tindak Lanjut:

…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Petugas pelaksanan Penilai/observer
Program/kegiatan