MAKALAH

PESAN - PESAN BISNIS RUTIN DAN POSITIF

Disusun Oleh :

Stefano Lawalata
NIM : 2018 - 28 – 213

UNIVERSITAS PATTIMURA
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
AMBON
2020

i
 KATA PENGANTAR

        Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha
Panyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang
telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga
kami dapat menyelesaikan makalah ilmiah tentang pesan-pesan rutin dan
pesan-pesan positif dan semoga makalah ini dapat memberikan manfaatnya
bagi para pembaca dan untuk masyarakat.
       Makalah ilmiah ini telah kami susun dengan maksimal dengan
mengerahkan semua tenaga dan pengetahuan dari anggota kelompok kami,
agar makalah ini dapat tersusun secara semaksimal mungkin.
       Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada
kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh
karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik
dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ilmiah ini. Akhir kata
kami berharap semoga makalah ilmiah tentang pesan-pesan rutin dan pesan-
pesan positif dapat memberikan manfaatnya untuk masyarakan dan dapat
menjadi inpirasi bagi para pembaca.

Ambon, 20 Mei 2020

Penulis

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar ..................................................................................................................... i

Daftar Isi ............................................................................................................................ ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1    Latar Belakang........................................................................................... 4
1.2    Rumusan Masalah ……………………………………………….................. 5
1.3    Tujuan .......................................................................................................... 5

BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Pesan-Pesan Rutin ........................................................... 6
2.2 Keunggulan Dan Kelemahan Pesan Rutin ...................................... 7
2.3 Bentuk-Bentuk Permintaan Rutin .................................................... 7
2.4 Contoh Pesan-Pesan Rutin ................................................................... 8
2.5 Pengertian Pesan Positif ....................................................................... 8
2.6 Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif ........................................... 9
2.7 Contoh Pesan-Pesan positif ................................................................. 9

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan ................................................................................................. 10
3.2 Saran ............................................................................................................. 10

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................. 11

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Komunikasi tertulis dalam organisasi bisnis akan menjadi bagian
aktifitas organisasi yang utama. Kamunikasi yang bersifat rutin akan
dihadapi anggota organisasi. Pesan-pesan rutin tersebut meliputi : pesan
rutin, permintaan rutin, pesan-pesan positif, pesan kabar buruk,dan pesan-
pesan pendek lainnya.
Hampir setiap hari kita menuliskan pesan permintaan rutin kepada
pemasok kita supaya kegiatan produksi dan pemasaran dapat berjalan
dengan baik. Juga pesan-pesan positif, mulai dari ucapan selamat sampai
menulis akan kabar baik kepada pelanggan ataupun mitra organisasi.
Disamping itu kita harus melakukan pesan-pesan pendek lainnya dan
merespon terhadap pesan kabar buruk. Seperti klaim dari pelanggan. Semua
itu menjadi tantangan bagaimana organisasi mengelola pesan-pesan pendek
yang bersifat harian.
Penguasaan dalam menulis pesan-pesan pendek akan sangat
membantu efektifitas anggota organisasi secara keseluruhan, mengingat
pesan-pesan tersebut bersifat rutin dan harus dilakukan sehari-hari.
Penguasaan penulisan pesan-pesan rutin dengan baik, termasuk
permintaan rutin, pesan kabar dan bahkan penanganan penulisan pesan
kabar buruk yang mungkin harus dilakukan akan meningkatkan citra
organisasi dan juga efektifitas organisasi.
Dalam kegiatan bisnis setiap hari anda akan menyusun banyak banyak
pesan-pesan rutin, atau berita baik,dan pesan-pesan positif lainnya.
Sebenarnya komunikasi karyawan yang paling umum adalah mengenai
masalah rutin: pesanan, informasi, klaim, dan penyesuaian, kredit karyawan,
produk, operasi dan seterusnya.
Kadang-kadang anda secara lisan menyampaikan pesan ini, pada saat
yang lain membuatnya dalam bentuk tulisan. Apapun bentuk saluran

1
komunikasi yang anda pilih memahami cara mengorganisasikan dan menulis
pesan rutin merupakan suatu hal yang paling penting.

1.2   Rumusan Masalah

1.   Apakah pesan-pesan rutin itu?
2.   Apakah keunggulan dan kelemahan pesan-pesan rutin itu?
3.   Bagaimana bentuk-bentuk permintaan rutin?
4.   Bagaimana contoh pesan-pesan rutin?
5.   Apakah pesan-pesan positif itu?
6.  Bagaimana strategi penulisan pesan-pesan positif?
7.   Bagaimana contoh pesan-pesan positif?

1.3  Tujuan
1.  Untuk mengetahui pengertian dari pesan-pesan rutin.
2.  Untuk mengetahui keunggulan dan kelemahan dari pesan-pesan rutin.
3.   Untuk mengetahui bentuk-bentuk permintaan rutin.
4.   Untuk mengetahui contoh dari pesan-pesan rutin.
5.   Untuk mengetahui pengertian dari pesan-pesan positif.
6.   Untuk mengetahui cara penulisan dari pesan-pesan positif.
7.   Untuk mengetahui contoh dari pesan-pesan positif.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1  Pengertian pesan-pean rutin

1.      Pesan-pesan rutin
Pengertian Pesan Rutin Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan
dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau
dijawab secepatnya,  Pesan rutin sangat beragam dengan menggunakan
pendekatan langsung  seperti; surat masuk, surat keluar, memo, yang berisi
pesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit,
penawaran. Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana. Pesan rutin akan
efektif apabila menerapkan strategi yang jelas. Seperti :
A. (Pembuka)
1. Nyatakan permintaan Anda secara sopan, tidak menuntut dan
personal  spesifik dan tepat.
2. Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan Anda
B.    (Isi).
1. Beri alasan bahwa permintaan anda penting.
2. Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan anda.
3. Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan.
4. Mintalah dilakukan tindakan spesifik
C. (Penutup)
1. Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi
permintaan Anda.
2. Ekspresikan rasa terima kasih Anda
3. Nyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan Anda.
(Bovee & Thill, 2007)

2.2    Keunggulan dan Kelemahan

Keunggulan:
 Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika
pertama kali membaca suatu pesan.

3
 Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.
 Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera
mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat  memutuskan
segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang
tidak perlu pehatian seksama.

Kelemahan:
 Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara
berfikirnya
 Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”, hal
ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan
sebelumnaya.

2.3    Bentuk-Bentuk Permintaan Rutin

- Permintaan untuk pihak internal. Biasanya permintaan pihak internal
dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis.
Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum
dipakai oleh pihak internal adalah memo.
- Permintaan untuk pihak eksternal –Permintaan informasi ke pihak
eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan
undangan. Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu
iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan
iklan dibaca atau dilihat.

4
2.4   Contoh Pesan-Pesan Rutin

TOKO SUMBER REZEKI

Jl. Mayjen Haryono 163 Malang
Nomor : 123/TR/2/2013
Hal : Pesanan Yth. Direktur Pemasaran
Malang, 12 Oktober 2013
      
PT Mekar Elektrik Jl. Siwalan 56 Mojokerto Sehubungan dengan surat
penawaran Saudara nomor 25/PB/X/2013 tanggal 10 Oktober 2013, kami
bermaksud memesan beberapa barang elektronik sebagai berikut; 1. Mesin
cuci 7 kg 10 unit warna putih 2. Televisi 21 inchi 9 unit warna silver 3. Pompa
air Sanyo 1 unit - Sedangkan cara pembayaran, cara pengiriman, potongan
harga serta garansi sesuai dengan penawaran Saudara. Kami berharap agar
pesanan tersebut dapat kami terima paling lambat tanggal 27 Oktober 2013
Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara secepatnya.
                                                                                                 Hormat kami
                                                                                                   Edy Marpaung SAB

2.5    Pengertian Pesan-Pesan Positif

Pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan
menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwill
Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif menggunakan
pendekatan langsung (deduktif ).
- Pesan kabar baik (good news), adalah surat yang  Contoh :
menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan.  good
news tentang pekerjaan, Kenaikan gaji, Lamaran pekerjaan  Contoh good
dikabulkan, Promosi jabatan, Tunjangan hari raya (THR)  news tentang
Produk , Pemberian diskon , Layanan purna jual , Garansi ,Persetujuan
kredit
- Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang
untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong

5
 hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau
pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat
yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis.

2.6   Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif

Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan
good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan
langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada
umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang
berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif:
a. Ide-ide pokok yang jelas
b. Penjelasan rinci
c. Penutup surat

2.7   Contoh Pesan-Pesan Positif

       Selamat bergabung di PT Abadi. Sejumlah kandidat telah diwawancara,
tetapi latar belakang pendidikan dan pengalaman membuat anda menjadi
yang terbaik untuk mendapatkan posisi sebagai Sales  Sebagaimana telah kita
diskusikan, gaji anda sebesar Rp. 4.000.000 per bulan. Kami ingin anda mulai
bekerja pada hari Senin, tanggal 4 Nopember 2013. Silahkan datang ke
kantor saya pukul 09.00 pagi. Saya akan memberikan orientasi mendalam
tentang PT Abadi dan membicarakan berbagai tunjangan perusahaan yang
tersedia bagi anda. Setelah makan siang Natasia akan membawa anda ke
bagian pemasaran dan membantu anda mengetahui tugas dan tanggung
jawab anda sebagai Sales Manager. Saya menunggu untuk bertemu dengan
anda tanggal 4 Nopember 2013 Menyampaikan pesan positif dengan nada
bersahabat dan menyambut Menjelaskan semua detail yang diperlukan.

6
 BAB III
PENUTUP

3.1    Kesimpulan
Dengan mempelajari lebih dalam tentang pesan-pesan rutin dan pesan-
pesan positif kita lebih tau tentang dunia bisnis dan memberikan informasi
yang berkaitan dengan dunia bisnis serta membawa dampak positif dalam
keberhasilan usaha bisnis dan membangun citra perusahaan dimata
masyarakat.
Pada kegiatan menulis makalah ini, dikembangkan karakter tekun,
cermat, taat, dan kejujuran. Agar Mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif
dan efisien dalam rangka pengelolaan bisnis dan menciptakan interaksi atau
hubungan dalam perusahaan, hubungan antara perusahaan dengan
konsumen, perusahaan dengan lembaga pemerintah, sesama dunia usaha,
serta lingkungan sehingga tercipta hubungan harmonis yang akan makin
meningkatkan pertumbuhan bisnis.

3.2    Saran
       Dengan mempelajari makalah tentang komunikasi bisnis diharapakan
para pembaca dapat mengambil aspek-aspek penting seperti cara menulis
pesan rutin dan pesan positif sehingga saat pembaca terjun kedunia bisnis
sang pembaca tidak kewalahan saat menghadapi masalah yang dijelaskan
dalam makalah ini.

7
 DAFTAR PUSTAKA

Andre triana putra. 2014. menulis pesan rutin dan pesan positif. Tersedia
pada https://prezi.com/wk_2be4ztuo6/menulis-pesan-pesan-positif-
dan-rutin/ Di akses pada tanggal, 06 april 2017.

Duan Ifani. 2016. Penulisan pesan rutin dan positif. Tersedia

pada https://prezi.com/icu2hfyns0qx/komunikasi-bisnis-penulisan-
pesan-pesan-rutin-dan-positf/ Di akses pada tanggal, 06 april 2017.

Hanif Simon. 2015. Pengertian Pesan Rutin Pesan rutin adalah pesan yang
berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu
dilakukan atau dijawab secepatnya.

http://slideplayer.info/slide/3161643/ Di akses pada tanggal, 06 april 2017.

https://mentarids.wordpress.com/2016/05/05/penulisan-permintaan-
pesan-pesan-rutin-dan-positif/ Diakses tanggal, 06 april 2017.

Mentari Dwi S. 2016. Penulisan permintaan pesan-pesan rutin dan positif.

Obriel 2016. http://www.kompasiana.com/obriel_hutabarat/pesan-rutin-
dan-pesan-positif_5812ef75d39273eb58f9828d Diakses tanggal, 06
april 2017.

Priyono Hadi. 2003. Pesan informative dan positip. Tersedia

pada.http://faculty.petra.ac.id/ido/courses/5_pesan_positif_dan_infor
matif. pdf Di akses pada tanggal, 06 april 2017.