PENDAHULUAN
PENGERTIAN
Siagian: 1992, menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui
berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan
untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah
suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan
penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan
serta penghapusan material/alat-alat. (Subagya: 1994), sehingga manajemen
logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan
ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara
efisien dan efektif. Dalam sistem administrasi manajemen logistik Subagya
menyatakan sebagai berikut:
Fungsi logistic:
Unsur Fungsi Fungsi perencanaan
manajemen: manajemen: Fungsi penganggaran
Man Planning Fungsi Pengadaan
Money Organizing Fungsi penyimpanan
Material Actuating Fungsi penyaluran
Machine Controlling Fungsi penghapusan
Method Fungsi Pengendalian
Perencanaan
Penghapusan Penganggaran
Pengendalian (control)
Pendistribusian Pengadaan
Penyimpanan
1 Fungsi Perencanaan
Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan
menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah
merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua
calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di
masing- masing organisasi( Mustikasari: 2007). Subagya menyatakan
perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan,
pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara
terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan
pedoman tindakan
Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya
sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh
perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem
4
monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan
balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi-devisi yang terjadi.
Suatu rencana harus di dukung oleh semua pihak, rencana yang
dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan
berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya. Di bawah ini akan dilukiskan
bagan kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas
(Subagya: 1994).
Pimpinan/Staf
Pengkajian Pengendalian
n Sasaran
Persiapan Pelaksana
Pengawasan
Pengawas
b. Rencana Rehabilitasi
c. Rencana Dislokasi
d. Rencana Sewa
e. Rencana Pembuatan.
Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan
menyimpulkan pernyataan sebagai berikut:
a. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat
b. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah
yang tepat
c. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat
d. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat
e. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk
menentukan orang atau unit yang tepat
f. Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat
g. Mengapa di butuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan yang di
ambil benar-benar tepat
2 Fungsi Penganggaran
Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk
merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala
standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya & Mustikasari)
Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi
perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan
dengan besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui
hambatan-hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka
anggaran tersebut merupakan anggaran yang reliable.
Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek
berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana
biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi,
kecuali dalam keadaan terpaksa.
Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat
membantu kegiatan.
Dalam menyususn anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan
antara lain adalah:
a. Peraturan–peraturan terkait
b. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi
c. Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran
6
3 Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan
memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku
dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini
termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada
dalam batas-batas efisiensi. (Subagya: 1994). Sedangkan Mustikasari
berpendapat fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau
mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui
sebelumnya.
Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi
didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk
kepentingan organisasi. Cara–cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan
fungsi pengadaan adalah:
a. Pembelian
b. Penyewaan
c. Peminjaman
d. Pemberian ( hibah )
e. Penukaran
f. Pembuatan
g. Perbaikan
Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya
dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:
a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan
b. Penyususnan dokumen tender
c. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang
7
4 Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan
pngelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. (Mustikasari: 2007)
Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan
dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya
serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai
pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah:
Kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan,
pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri.
Faktor – faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi
penyimpanan adalah:
a. Pemilihan lokasi
Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang
yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik.
b. Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)
Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:
Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat, brankar, kursi
roda dll.
Barang khusus: Obat-obatan, alat-alat medis dll.
c. Pengaturan ruang
Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan
ruang secara efisien dan pengawasan ruangan.
d. Prosedur/sistem penyimpanan
Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara
pengambilan barang, pengawetan dll.
e. Penggunaan alat bantu
f. Pengamanan dan keselamatan
Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap
kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.
5 Fungsi Penyaluran (Distribusi)
Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk
mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya:
1994). Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:
a. Proses Administrasi
b. Proses penyampaian berita (data-data informasi)
c. Proses pengeluaran fisik barang
9
d. Proses angkutan
e. Proses pembongkaran dan pemuatan
f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan
Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran
merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
6 Fungsi Penghapusan
Penghapusan adalah kgiatan atau usaha pembebasan barang dari
pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku
(Subagya: 1994). Alasan penghapusan barang antaralain:
a. Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam,
administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan
b. Tehnis dan ekonomis: Setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya.
Keadaan tersebut disebabkan faktor-faktor: Kerusakaan yang tidak dapat
diperbaiki, obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu
suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang
ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut,
menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga
barang tidak dapat dipergunakan lagi.
c. Surplus dan ekses
d. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus
e. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara
7 Fungsi Pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian,
pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik
yang sedang atau telah berlangsung (Mustikasari: 2007). Bentuk kegiatan
pengendalian antara lain:
a. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma,
instruksi dan prosedur lain
b. Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna
mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya
pelaksanaan dari rencana
c. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan
dalam rangka pencapaian tujuan
d. Melakukan supervisi
Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan
sarana-sarana pengendalian sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang baik
b. Sistem informasi yang memadai
c. Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi
d. Pendidikan dan pelatihan
e. Anggaran yang cukup memadai
DAFTAR PUSTAKA
11