MAKALAH RAPAT

Adaptasi New Normal di Perusahaan PT Semen Baturaja

Disusun Oleh: Kelompok 1

Nama :Abdul Qosim Al Junaidi

Atika Rahayu
Meji Arjuansyah
Nur Azizah
Vira Mayang Sari
Kelas : 8EGA
Dosen Pembimbing : Yohandri Bow, S.T.,M.S.

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA

2020
 DAFTAR ISI

Halama

DAFTAR ISI............................................................................................................i

KATA PENGANTAR............................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................1
1.1. Latar Belakang.........................................................................................1
1.2. Rumusan Masalah....................................................................................1
1.3. Tujuan .....................................................................................................1

BAB II PEMBAHASAN.......................................................................................2
2.1. Pengertian Rapat......................................................................................2
2.2. Jenis-jenis Rapat dan Syaratnya ..............................................................3
2.3. Tipe-tipe Pemimpin Rapat.......................................................................6
2.4. Langka-langkah Rapat Agar Berjalan Efektif..........................................7
2.4. Pembahasan Rapat PT Semen Baturaja...................................................8

BAB III PENUTUP..............................................................................................11

3.1. Kesimpulan............................................................................................11
3.2. Saran.......................................................................................................11

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................12

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan
Rahmat, Inayah, Taufik dan Hidayahnya sehingga saya dapat menyelesaikan
penyusunan makalah ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana.
Semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai salah satu acuan,
petunjuk maupun pedoman bagi pembaca dalam administrasi pendidikan dalam
profesi keguruan.
Harapan saya semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan
pengalaman bagi para pembaca, sehingga saya dapat memperbaiki bentuk maupun
isi makalah ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.
Makalah ini saya akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang
saya miliki sangat kurang. Oleh kerena itu saya harapkan kepada para pembaca
untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk
kesempurnaan makalah ini.

Palembang,      Juni 2020

Penyusun

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari kelompok-
kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau bagian.
Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat merupakan sarana
untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak setiap orang menyukai
rapat karena berbagai alasan. Rapat yang efektif harus didukung oleh suatu
strategi dan diselenggarakan di tempat yang sesuai dengan penataan ruang sesuai
standar. Keberhasilan rapat juga ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik.
Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa
kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu.
Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang
tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan
pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan
yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat
terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian rapat ?
2. Apa saja jenis-jenis rapat dan syaratnya ?
3. Bagaimana langkah-langkah agar rapat berjalan secara efektif?

1.3 Tujuan
1. Dapat mengetahui pengertian dari rapat.
2. Dapat mengetahui jenis-jenis rapat dan syaratnya.
3. Dapat mengetahui langkah-langkah agar rapat berjalan secara efektif.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Pengertian  Rapat

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan
pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat
formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan
untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung
efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.
Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan
profesional. Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya untuk
rapat dan rapat. Pada dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai persamaan
persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah yang akan diambil
oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat yang berlangsung efektif.
Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall Street Journal, rapat justru membuat
waktu tidak produktif di kantor.
Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The Effective Executive, mengatakan:
Kita menyelenggarakan rapat karena orang-orang yang melaksanakan pekerjaan
yang berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita
rapat karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi
tertentu tidak terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam
pikiran beberapa orang.

2.2. Jenis-Jenis Rapat dan Syaratnya

Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika
situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai
tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.Rapat terdiri atas beberapa jenis,
tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.

2
 2.2.1   Jenis - Jenis Rapat
1. Berdasarkan Tujuannya
a.  Rapat Penjelasan
Rapat penjelasan biasanya diselenggarakan oleh pimpinan untuk
memberitahukan atau menyampaikan  penjelasan kepada seluruh peserta
rapat.
b.  Rapat Pemecahan Masalah
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan atau
memecahkan suatu permasalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan
atau suatu lembaga.
c.  Rapat Perundingan
Rapat Perundingan adalah rapat yang diselenggarakan untuk menghindari
suatu permasalahan serta mencari jalan tengah agar kedua belah pihak
yang berselisih tidak merasa dirugikan.

2. Berdasarkan Sifatnya
a. Rapat Formal (Formal Meeting)
Rapat formal adalah rapat yang telah dipersiapkan terlebih dahulu dengan
seluruh mekanisme dalam rapat tersebut telah diatur, dan biasanya seluruh
peserta rapat mendapatkan undangan.
b.  Rapat Informal (Informal meeting)
Rapat informal adalah rapat yang diselenggarakan secara tidak resmi, atau
tidak berdasarkan aturan resmi yang berlaku dalam penyelenggarakan
sebuah rapat.
c.  Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang diselenggarakan secara terbukan atau
umum, dimana semua anggota organisasi dapat menghadiri rapat tersebut.
Biasanya materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
d.  Rapat Tertutup
Rapat tertututp adalah rapat yang dihadiri oleh orang-orang tertentu dalam
sebuah organisasi, dan biasanya materi yang dibahas berupa masalah-
masalah yang bersifat rahasia dimana tidak semua orang mengetahuinya.

3
3.  Berdasarkan Jangka Waktu
a.  Rapat Mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara intens yaitu satu
minggu sekali, dan biasanya membahas soal masalah-masalah yang
dihadapi setiap seksi atau subseksi.
b.  Rapat Bulanan
Rapat bulanan biasanya diselenggarakan setiap sebulan sekali dengan rutin,
dengan materi pembahasan yang bersifat biasa yang dihadapi oleh seksi-
seksi atau subseksi.
c.  Rapat Semesteran
Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali
guna mengevaluasi kinerja selama enam bulan kebelakang, dan menentukan
rencana-rencana apa saja yang akan dicapai pada empat bulan kedepan.
d.  Rapat Tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diselenggarakan setiap satu tahun sekali
guna mengevaluas pelaksanaan dan rencana kerja jangka panjang maupun
jangka pendek.

4. Berdasarkan Frekuensinya
a.  Rapat Rutin
Rapat rutin merupakan rapat yang waktunya telah ditentukan serta
dilaksanakan secara intens. Seperti rapat mingguan dan rapat bulanan,dll.
b.  Rapat Incidental
Rapat incidental adalah rapat yang diadakan karena terjadi suatu masalah
yang memerlukan penanganan dengan segera (rapat yang tidak
direncanakan).

5. Berdasarkan Namanya
a.  Rapat Kerja
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan antara pimpinan dengan
karyawannya guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan
pelaksanaan tugas suatu instansi.

4
 b.  Rapat Dinas
Rapat dinas adalah rapat untuk membahas masalah kedinasan atau pekerjaan
yang biasanya rapat ini dilaksanakan oleh suatu instansi kepemerintahan.
c.  Musyawarah Kerja
Musyawarah kerja adalah kata lain dari “rapat kerja”.

2.2.2   Syarat-Syarat dalam Rapat

Rapat merupakan media komunikasi kelompok, dimana salah satu tujuannya
ialah sebagai cara menyelesaikan masalah-masalah serta menengahi
permasalahan-permasalahan yang terjadi pada suatu perusahaan.
Bagi pemimpin perusahaan rapat ialah sebagai ajang mendengarkan masukan-
masukan atau saran yang disampaikan karyawan untuk perusahaan itu sendiri.
Sedangkan bagi karyawan atau bawahan, rapat merupakan ajang tatap muka
antara bawahaan dengan pimpinannya.
Suatu rapat dapat dikatakan sukses apabila sebelumnya telah direncanakan,
dan syarat sukses suatu rapat adalah;
1.    Acara rapat
Acara rapat harus disusun secara sitematis atau berurutan secara logis.
2.    Media rapat
Tempat dan sarana untuk rapat harus memadai. Artinya, tempat dan sarana
rapat harus cukup mampu (memadai) menampung peserta rapat sesuai dengan
jumlah undangan rapat.
3.    Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat
menjadi lebih tertib.
4.   Adanya notulen
Pada saat rapat berlangsung, harus ada seseorang yang bertugas untuk
mencatatnya dalam sebuah notulen. Pencatat jalannya rapat biasanya
dilakukan oleh seorng sekretaris atau notulis. Isi notulen secara garis besar
menguraikan jalannya rapat secara singkat.

5
5.    Terdapat keputusan dana kesimpulan rapat
Rapat dikatakan berhasil bila terjadi keputusan dan kesimpulan rapat. Setiap
keputusan rapat dapat disetujui seluruh peserta rapat. Berdasarkan keputusan-
keputusan yang telah disetujui, seorang ketua rapat menyimpulkan hasil rapat.
Kesimpulan rapat harus diutarakan kepada peserta rapat agar menjadi
pedoman dalam pelaksanaan kegiatan dan rapat selanjutnya
6.    Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik
Pimpinan yang baik adalah seseorang yang aktif, berwawasan luas, cakap,
dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung.
Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi
pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap
anggota untuk memberikan suaranya.
7.   Suasana rapat yang terbuka
Setiap anggota rapat harus berbicara secara terbuka, agar tidak terjadi
prasangka yang buruk kepada anggota lainnya.
8.    Berpartisipasi dan aktif
Seluruh anggota rapat dapat berpartisipasi dan aktif pada rapat berlangsung
serta tidak terjadi monopoli pembicaraan.
9.  Selalu mendapatkan bimbingan dan pengawasan
Pemimpin harus dapat membimbing dan mengawasi jalannya rapat,
pengawasan terhadap peserta rapat baik secara individu maupun kelompok.
Agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
10. Tidak terjadi perdebatan
Suatu rapat tidak akan efektif apabila dalam rapat terjadi perdebatan,
sehingga akan memakan waktu dan kemungkinan tujuan rapat tidak tercapai.

2.3. Tipe-tipe Pemimpin Rapat

Dalam sebuah rapat, faktor pemimpin sangatlah penting untuk
mengendalikan sebuah rapat. Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-
tipe pemimpin rapat, yaitu:

6
1.        Tipe otoriter
Pemimpin otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan
kehendaknya, merasa saling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala
hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat
untuk mengemukakan pendapatnya. Hal ini akan mengakibatkan hasil
keputusan rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan,
karena bukan merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-
pihak  yang tidak puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut.
2.        Tipe demokratis
Pemimpin demokratis adalah pemimpin yang bersifat terbuka, mau
menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada
peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai
pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam
interaksi kelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat merupakan
hasil musyawarah kelompok.
3.        Tipe laizess-faire
Pemimpin laizess-faire adalah pemimpin yang memberikan kebebasan
kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe
ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam
kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif dan cenderung bersikap sebagai
penonton saja. Rapat yang dipimpin oleh pimpinan tipe ini seolah-olah tidak
ada pemimpinnya, sehingga hasil keputusan rapat biasanya tidak sesuai
dengan tujuan.

2.4. Langkah-Langkah Agar Rapat Berjalan Secara Efektif

Sebagai pemilik bisnis, tentunya akan sering mengadakan rapat untuk
mengevaluasi kelangsungan usaha. Rapat kerja yang berlangsung lama biasanya
akan membuat orang mudah bosan dan tidak fokus. Berikut ada beberapa tips
yang bisa lakukan saat memimpin rapat agar bisa berjalan efektif dan produktif.
1.     Lakukan perencanaan dengan menentukan siapa saja yang akan diundang
untuk mengikuti rapat serta apa tujuan dilakukannya rapat itu. Dengan begitu,
dapat mengetahui topik dan informasi apa yang akan dibahas di dalam rapat.

7
2.     Tentukan tujuan dari diadakannya rapat, sehingga saat memulai rapa bisa
langsung mengajak peserta untuk fokus kepada tujuan itu. Tujuan ini juga
akan menjaga agar pembicaraan dalam rapat tidak jauh melenceng.
3.    Susun daftar pembicaraan yang akan dilakukan dalam rapat kemudian
bagikan kepada setiap peserta rapat. Hal ini untuk memudahkan peserta agar
langsung berdiskusi dan membuka jalan untuk setiap opini atau ide yang
hendak diutarakan.
4.    Langsung mulai rapat sesegera mungkin setelah para peserta hadir dan bila
pembicaraan mulai menjauh dari topik rapat, maka sebagai pemimpin harus
bisa membawanya kembali ke topik semula.
5.   Catat isi rapat, setiap opini, dan pertanyaan yang diajukan dalam rapat.
Seandainya ada beberapa hal yang belum bisa dipastikan saat itu, buat catatan
khusus agar nantinya bisa diselesaikan atau dibicarakan dalam rapat
selanjutnya.
6.   Buat rangkuman saat rapat telah selesai untuk memastikan bahwa pemaham
setiap orang yang hadir sudah sama. Hal ini juga untuk menghindari
terjadinya salah persepsi setelah mereka keluar dari ruang rapat.

2.5. Pembahasan Rapat PT Semen Baturaja

Pembahasan rapat kerja harian PT Semen Baturaja dimana diikuti oleh
beberapa petinggi perusahaan, yaitu:
1. Meji Arjuansyah ( Manager Produksi dan Maintence)
2. Vira Mayang Sari ( Manager SDM )
3. Nur Azizah ( Manajer CSR)
4. Atika Rahayu ( Manajer Keuangan)
5. Abdul Qosim Al Junaidi ( General Manajer)

2.5.1   Laporan Kinerja dan Permasalahan

1. Manajer Produksi (Meji Arjuansyah)

Sedang terjadi pemborosan energi di kiln menyebabkan exhaust gasnya
pencemaran lingkungan, sangat banyak debu yang berterbangan di sekitar PT
Semen Baturaja,

8
 2. Manajer SDM (Vira Mayang Sari)
Pada fase pandemi ini, di masyrakat wilayah baturaja dan sekitar nya
terjadi 26 kasus yang seharusnya kita dari perusahaan ini memiliki protokol
untuk berkerja dan pada kondisi psbb ini.
3. Manajer Keuangan (Atika Rahayu)
Untuk laba PT Semen Baturaja tidak sesuai dengan permintaan, banyak
tersendat karena pandemi ini.
4. Manajer CSR (Nur Azizah)
Dipastikan karena adanya pendemi ini, dana untuk sponsorship tidak akan
habis seuasai target yang di ingin kan.
5. General Manager ( Abdul Qosim Al Junaidi)

2.5.2 Pembahasan dan Penyelesaian

General Manager ( Abdul Qosim Al Junaidi)
1. Kiln (Tanur Putar)
Terima kasih atas laporan kinerja harian kalian, yang point pertama da
permaslahan untuk kiln, kita tahu pada dasarnya kiln itu jantung ny
perusahaan ini jadi menurut saya (Abdul Qosim Al Junaidi) batubara yang di
gunakan kita sesuaikan kinerja kln yang awalnya BA 45 kita turunkan jadi BA
40 sehingga tidak terjadi overheating yang sangat merugikan energi dan
menurunkan peningjatan polusi udara yaitu fly ash yang berterbangan, lalu
setelah pandemi ini usai pabrik satu kita ganti electrostatic oercipitator
menjadi bag house filter sehingga dapat mengurangi polusi udara.

2. Protokol Kesehatan Baturaja

Untuk meningkatkan produktifitas pekerja PT Semen Baturaja pada masa
pandemi ini, yang pertama mengubah shift jam kerja yang dari 3 shift menjadi
2 shift, yang pekerja beumur 40 tahun keatas segera dirumahkan karena
menerut penelitian orang yang berumur 40 tahun keatas lebih gampang
terkena covid-19 dan akan digantikan pegawai kontark yang masih muda, lalu
sebelum memulai berkerja secara optimal pekerja dan masyarakat wilayah PT
Semen Baturaja (Persero) melakukan rapid test dan PSBB. Jadi, dalam
komplek PT Semen Baturaja hanya boleh keluar komplek 1 keluarga hanya

9
satu untuk membeli kebutuhan dirumah saja. Untuk bonus gaji saya sarankan
ditunda kita alokasikan ke rapid test dan untuk persiapan protokol kesehatan
untuk memaksimalak pandemi ini. Dan dana CSR kita ambil 25 % karena kita
ketahui bahwasanya sponsorship sedikit mengajukan dimana pandemi ini kita
harus dirumah saja menghindari tempat ramai.

10
 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan

1. Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan

pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini
membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat
organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi
kepada armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan
rapat perlu direncanakan.
2. Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan
tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Untuk itu, ia harus menetapkan
perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih
peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.
3. Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta,
agenda, dan tempat penyelenggaraan rapat.

3.2 Saran
Pimpinan rapat yang efektif membuka rapat dengan pernyataan ringkas
tentang tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka
rapat harus singkat dan to the point. Pendapat pribadi tentang rapat yang
diselenggarakan tidak perlu diutarakan di depan forum peserta. Uraian
mengenai perihal yang menjadi topik bahasan rapat disampaikan secara rinci
dalam agenda sehingga efektivitas dan efisiensi dapat direalisasikan.

11
 DAFTAR PUSTAKA

http://warnettebe.blogspot.com/2019/01/makalah-tentang-rapat.html
(Diakses Pada 25 April 2020)
Drs. PC. Bambang Herimanto, MM, Drs. FX. Indrojiono,
M.Hum.2005.Komunikasi Bisnis.Yogyakarta: Penerbit Amara Books. Cetakan I.

12