Menyusun Spesifikasi

September 17, 2015 by heldi   

Artikel ini ada pada kategori Pengadaan - Pengadaan Barang Jasa
2 Comments
Spesifikasi adalah karakteristik total dari barang/jasa, yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan
pengguna barang/jasa yang dinyatakan secara tertulis. Pengertian lain dari spesifikasi adalah uraian
terperinci mengenai persyaratan kinerja barang, jasa atau pekerjaan atau suatu uraian terperinci mengenai
persyaratan kualitas material, metode kerja dan standar kuaitas pekerjaan (workmanship) yang harus
diberikan oleh kontraktor.
Spesifikasi barang/jasa yang disusun hendaklah memiliki karakteristik 4 (empat) yaitu : tepat jumlah, tepat
mutu, tepat waktu, dan tepat lokasi.
a. Tepat jumlah artinya barang/jasa yang dibeli atau diadakan tidak berlebih atau kurang dari yang
dibutuhkan.
b. Tepat mutu artinya mutu barang/jasa yang dibeli tidak terlalu baik sehingga menjadi terlalu mahal, apalagi
terlalu jelek sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan pengguna barang/jasa. Sehingga sasaran pengadaan
efektif (berhasil guna) tidak tercapai.
c. Tepat waktu artinya kedatangan barang/jasa yang dibutuhkan tidak terlambat atau lebih cepat sehingga
membutuhkan tempat penyimpanan lebih lama dari yang seharusnya.
d. Tepat lokasi artinya barang/jasa yang diterima tepat pada lokasi yang membutuhkan. Salah pengiriman
barang/jasa ketempat yang tidak membutuhkan akan menimbulkan tambahan biaya yang tidak perlu
sehingga sasaran pengadaan efisien (berdaya guna) tidak tercapai.
e. Akuntabel artinya dapat dipertanggungjawabkan secara hukum formal. Atau dengan kata lain tidak
melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Spesifikasi berfungsi sebagai media informasi dan perbandingan antara pengguna barang/ jasa dengan
penyedia barang/jasa. Kejelasan spesifikasi barang/jasa, merupakan langkah awal dalam upaya
meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengadaan barang/jasa.
Dalam spesifikasi barang/jasa, tertuang beberapa informasi tentang hal-hal berikut ini :
1. Barang/jasa seperti apa yang sesungguhnya dibutuhkan (dalam hal mutu, tipe, ukuran, kinerja, dan
sebagainya).
2. Bagaimana mutu barang/jasa tersebut akan diukur.
3. Berapa banyak barang/jasa tersebut akan diperlukan.
4. Kapan banyak barang/jasa tersebut diperlukan.
5. Dimana banyak barang/jasa tersebut harus diserahkan.
6. Moda transportasi dan cara pengangkutan barang seperti apa yang harus dipersyaratkan.
7. Persyaratan seperti apa yang harus dimiliki oleh penyedia barang/ jasa agar mampu memasok dengan
efektif.
8. Tanggung jawab penyedia barang/jasa yang harus dipenuhi dan informasi seperti apa yang akan diberikan
kepada Penyedia barang/jasa.
Kegagalan dalam menyusun dan menetapkan spesifikasi barang/jasa yang tepat akan berdampak serius
pada :
1. Operasi bisa terhenti sebagai akibat barang/jasa yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan organisasi
tidak tersedia.
2. Barang yang dibeli mungkin rusak dan tidak dapat digunakan lagi sebagai akibat kemasan yang tidak
memadai (karena tidak dipersyaratkan dalam spesifikasi).
3. Barang yang dibeli mengandung material yang dilarang negara (karena tidak dipersyaratkan dalam
spesifikasi).
4. Mesin yang dibeli tidak bekerja sempurna atau tidak sesuai harapan.
5. Jumlah barang yang dibeli ternyata berlebih dan berdampak pada peningkatan kebutuhan gudang dan
kemungkinan kadaluarsa.
6. Penyedia barang/jasa ternyata tidak memberikan jasa pemeliharaan dan/atau pelayanan purna jual.
Ketentuan tentang Spesifikasi
1. Spesifikasi teknis benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir;
Tujuan utama penyusunan spesifikasi teknis adalah memenuhi kebutuhan pengguna akhir sehingga barang/
jasa yang didapatkan memberi outcome bahkan benefit yang efektif dalam rangka pencapaian target dan
sasaran pengadaan yang telah ditetapkan.
2. Tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang;
Prinsip mempertahankan tingkat kompetisi pada level yang ideal bertujuan untuk mendapatkan barang/jasa
yang efektif dan efisien. Mengarah pada satu merek tertentu menempatkan barang/jasa pada kotak
bottleneck dan penyedia cenderung menjadi exploit. Mengarah pada merek tertentu hanya diperbolehkan
untuk barang/ jasa yang telah dilingkupi oleh perjanjian yang lebih tinggi seperti kontrak payung LKPP terkait
e-Catalog atau pengadaan suku cadang.
Membuka persaingan dengan tidak mengarah pada merek tertentu harus dimulai sejak identifikasi kebutuhan.
KAK mesti memberikan referensi minimal 2 merek/produk referensi yang direkomendasikan PA/KPA atau
pengguna akhir. Yang perlu diingat, persaingan tidak hanya pada spesifikasi teknis, namun juga pada harga.
Sehingga referensi ini mestinya juga menjadi pertimbangan dalam penetapan HPS.
3. Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri;
Spesifikasi teknis wajib mempertimbangkan penggunaan produksi dalam negeri sesuai dengan kemampuan
industri nasional dan juga tenaga ahli dan/atau penyedia barang/ jasa dalam negeri. Harus diteliti sebaik-
baiknya agar komponen spesifikasi benar-benar mengarah pada hasil produksi dalam negeri dan bukan
barang/jasa impor yang dijual di dalam negeri. Dalam hal sebagian bahan untuk menghasilkan barang/jasa
produksi dalam negeri berasal dari impor, dipilih barang/jasa yang memiliki komponen dalam negeri paling
besar;
4. Memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI)
Spesifikasi teknis semaksimal mungkin mengacu pada SNI dengan tetap memperhatikan kemampuan atau
potensi nasional atau standar lain yang berlaku dan/atau standar internasional yang setara dan ditetapkan
oleh instansi terkait yang berwenang bila tidak.
Syarat-syarat Spesifikasi yang baik.
Semua spesifikasi harus memenuhi lima “ C’S “ yaitu
• Clear (Jelas) yaitu Mengandung cukup informasi bagi penyedia untuk menentukan kesesuaian pekerjaan
dengan kebutuhan dan apa dampaknya terhadap biaya
• Concise (Singkat padat) yaitu Hanya mengandung informasi esensial yang diperlukan untuk menyelesaikan
pekerjaan
• Comprehensive (Menyeluruh) yaitu dapat memberikan gambaran ruang lingkup pakerjaan sampai hasil
pengadaan dapat dimanfaatkan oleh pengguna akhir
• Consistent (Konsisten)yaitu kriteria yang dipersyaratkan tidak berubah ubah.
• Correct (Benar)yaitu spesifikasi yang ditetapkan sesuai dengan kebutuhan pengguna akhir (end user) dan
Menghindari spesifikasi yang berlebihan atas suatu kebutuhan.
3.2. Komponen Dokumen Spesifikasi
a. Kualitas
Spesifikasi teknis kualitas adalah tentang sejauh mana mutu barang atau kinerja barang/produk jasa dapat
memenuhi kebutuhan pengguna. Misal, seberapa jauh barang/produk jasa dapat berfungsi, bagaimana
desain produk, kapasitas, kinerja, proses pabrikasi tertentu, kemudahan penggunaan, daya tahan, dan
instalasinya. Dalam menyusun spesifikasi teknis kita harus mampu menetapkan tingkatan kualitas yang
diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dari pengguna. Ini agar tidak terjadi spesifikasi teknis yang berlebihan
atau kurang dari yang dibutuhkan.
Bahkan bila perlu, dalam rangka menjamin kinerja dapat dipersyaratkan uji kinerja (testing and inspection).
Persyaratan uji kinerja diterapkan untuk barang/produk jasa yang derajat risiko dan dampaknya terhadap
pengguna atau organisasi sangat besar. Ingat, dalam prinsip value for money setiap persyaratan spesifikasi
teknis akan berdampak pada biaya. Menyeimbangkan antara manfaat dan biaya adalah tantangan tersendiri.
b. Kuantitas dan Pengiriman
Spesifikasi teknis kuantitas adalah tentang berapa banyak barang atau produk jasa yang dibutuhkan.
Spesifikasi teknis pengiriman adalah tentang kapan dan di mana barang/ jasa disediakan oleh penyedia.
Faktor waktu dan lokasi/ sumber menjadi pertimbangan utama. Baik untuk paket pesanan tunggal atau
pesanan yang berulang. Di sini akan muncul beberapa pertanyaan, di antaranya adalah apakah diperlukan
manajemen persediaan atau tidak, bagaimana sistem logistik yang akan diperlukan, dan pertanyaan lainnya
dalam dimensi waktu dan lokasi/sumber.
c. Kualitas Layanan
Spesifikasi teknis kualitas layanan adalah tingkat dukungan layanan yang disediakan terkait dengan
operasionalisasi barang/jasa atau jaminan mutu. Seperti layanan purna jual, garansi, pemeliharaan, dan
lainnya.
d. Informasi Tambahan
Spesifikasi teknis juga harus menjelaskan tentang informasi-informasi tambahan yang mendukung
pencapaian Value for Money atau hal-hal yang dapat menjadi added value dalam pengadaan barang/jasa.
Informasi-informasi tambahan ini, misalkan tentang pengiriman, maka ada pembagian tanggung jawab
transportasi, asuransi atau atribut tambahan lain. Dalam pengadaan internasional hal ini diatur dalam
INCOTERM.
Demikian juga tentang informasi kontak, alamat, jalur komunikasi, ruang lingkup organisasi, dan hal-hal lain
tentang detail organisasi pengguna. Termasuk di dalamnya terkait aturan hukum yang mengikat dan berlaku
di internal dan eksternal organisasi.

Cara Menuliskan Spesfikasi Barang/Jasa

September 17, 2015 by heldi   
Artikel ini ada pada kategori Pengadaan - Pengadaan Barang Jasa
4 Comments
Untuk menggambarkan Kualitas dari barang/jasa yang akan diadakan, spesifikasi dapat dituliskan dalam
bentuk:
a. Merek/Nama dagang
Nama dagang terdiri dari kumpulan huruf, sedangkan merek dagang adalah karakter tertentu yang
mencerminkan sebuah produk. Spesifikasi merek/nama dagang digunakan untuk barang yang bersifat umum
atau barang yang memiliki hak paten. Spesifikasi ini digunakan jika mutu lebih diutamakan tanpa harus
mempertimbangkan harga serta adanya kebutuhan untuk menggunakan merek/nama dagang tertentu.
Keuntungan menggunakan spesifikasi teknis merek/nama dagang adalah:
• Jelas dan mudah digunakan
• Tidak menimbulkan perbedaan penafsiran
• Kualitas barang sudah diketahui secara umum.
Kekurangan menggunakan spesifikasi merek/nama dagang adalah:
• Biasanya mengarah pada produk yang memiliki harga lebih mahal.
• Bisa membatasi kompetisi.
• Produsen mungkin sudah merubah kualitas produk yang tidak diketahui
pembeli.
b. Standar
Standar adalah ukuran tertentu yang digunakan sebagai patokan.
Ada beberapa jenis standar yang biasa digunakan dalam penyusunan spesifikasi yaitu
1. Standar industri yaitu standar yang dibuat oleh produsen barang dan jasa
2. Standar Nasional yaitu standar yang dibuat oleh suatu negara misalnya SNI (standar nasional Indonesia).
SNI berlaku untuk seluruh wilayah Indonesia. Sampai dengan tahun 2015 sudah ditetapkan 8513 SNI oleh
pemerintah yang terdiri dari :
a. SNI diberlakukan wajib ada 197 SNI.
Jika atas suatu barang atau jasa telah diberlakukan SNI wajib, maka pelaku usaha yang barang atau jasanya
tidak memenuhi dan/atau tidak sesuai dengan SNI wajib, tidak boleh memproduksi dan/atau mengedarkan
barang atau jasa tersebut
Selain itu, jika pelaku usaha telah memperoleh sertifikat produk dan/atau tanda SNI dari lembaga sertifikasi
produk untuk barang atau jasanya, pelaku usaha tersebut dilarang memproduksi dan mengedarkan barang
dan/atau jasa yang tidak memenuhi SNI
SNI yang telah diberlakukan secara wajib, tidak hanya dikenakan pada barang dan/atau jasa yang produksi
dalam negeri, tetapi juga berlaku untuk barang dan/atau jasa impor.
SNI wajib diberlakukan pada hal-hal yang berkaitan dengan kepentingan keselamatan, keamanan, kesehatan
masyarakat atau pelestarian fungsi lingkungan hidup dan atau pertimbangan ekonomis.
a. SNI berlakukan sukarela ada 8316 SNI.
SNI tidak diwajibkan pada semua barang artinya kegiatan dan produk yang tidak memenuhi ketentuan SNI
tidak dilarang. SNI bersifat sukarela untuk ditetapkan oleh pelaku usaha.
3. Standar regional yaitu standar yang dibuat dikawasan tertentu misalnya euro standart.
4. Standar internasional yaitu standar yang berlaku secara internasional seperti ISO 9000 (manajemen
mutu) , ISO 14000 (sistem manajemen lingkungan), ISO 18000 (Kesehatan dan keselamatan kerja) dan ISO
22.000 (Keamanan pangan)
Kelebihan menggunakan standar
• Penyedia barang/jasa familiar menggunakan standar tersebut dalam proses produksinya.
• Meningkatkan kompetisi antar penyedia barang/jasa yang menggunakan standar yang sama, sehingga
memungkinkan mendapatkan harga murah.
• Standar eksternal menghilangkan ketidakpastian atas apa yang sesungguhnya perlu dipenuhi.
• Waktu tenggang (lead time) barang/jasa standar eksternal secara umum lebih pendek dari pada barang/jasa
yang dibuat berdasarkan standar internal.
• Bagian Pengadaan lebih mudah memilih penyedia barang/jasa jika mereka memasok dengan standar yang
sama.
Kekurangan menggunakan standar
• Standar, bagaimanapun, merupakan kompromi berbagai pihak yang terkait dengan industri barang/jasa
tersebut.  Memenuhi standar sering hanya memenuhi kebutuhan pengguna barang/jasa secara minimal.
• Standar merupakan cermin terbaik pada saat standar tersebut dibuat.  Jadi tidak merefleksikan kondisi
teknologi terakhir pembuatan barang/jasa tersebut.
c. Contoh/Sampel
Contoh biasanya digunakan jika produk tidak dapat dideskripsikan dengan mudah, misalnya kain batik yang
tidak dapat diuraikan motifnya tanpa menunjukkan contoh barangnya.
Keuntungan menggunakan spesifikasi teknis contoh:
• Memudahkan penyedia untuk memahami produk yang sulit dideskripsikan.
• Memudahkan pembeli dalam melakukan evaluasi atas kesesuaian produk
sebelum dilakukannya transaksi.
Kekurangan menggunakan spesifikasi teknis contoh:
• Pembeli perlu memastikan bahwa barang yang dikirimkan sesuai dengan contoh yang diajukan. Terdapat
risiko penjual mengirimkan contoh yang lebih baik dari produk yang sebenarnya.
• Dalam evalusi sulit membuktikan atau mengambil keputusan jika terdapat perbedaan-perbedaan kecil di
antara contoh yang diajukan.
d. Teknis (technical)
Merupakan penjelasan mengenai kebutuhan yang sebenarnya, yang diuraikan dalam karakteristik fisik
(bentuk, ukuran dan warna), bahan pembentuk atau bahan dasar, proses pembuatan, dan sebagainya.
Spesifikasi teknis ini dapat dinyatakan secara tertulis atau disertai gambar desain. Spesifikasi teknis
(technical) ditentukan oleh pembeli sebagai dasar bagi penjual untuk menghasilkan produk yang sesuai
kebutuhan.
Spesifikasi teknis harus dinyatakan dengan jelas dan tepat sehingga tidak menimbulkan penafsiran
tambahan. Dalam perumusannya harus dihindari penjelasan detail yang tidak perlu karena akan
mengakibatkan rumusan spesifikasi teknis yang terlalu panjang dan mengaburkan informasi lain yang lebih
penting.
Keuntungan menggunakan spesifikasi teknis:
a. Mendefinisikan dengan jelas kebutuhan pembeli.
b. Memudahkan pembeli dalam melakukan evaluasi terhadap penawaran. Kekurangan menggunakan
spesifikasi teknis:
c. Perumusannya mungkin memerlukan keahlian khusus.
d. Rumusan spesifikasi teknis sering dibuat terlalu tinggi sehingga memaksa penjual membuat produk yang
dirancang khusus. Hal ini bisa mengakibatkan tambahan biaya yang tidak seharusnya karena produk yang
standar sebenarnya sudah memenuhi kebutuhan.
e. Bisa membatasi persaingan, karena hanya penjual tertentu yang dapat memenuhi spesifikasi teknis yang
ditentukan.
f. Risiko atas kegagalan kinerja barang ada pada pembeli karena penjual hanya membangun atau
memproduksi atas permintaan pembeli.
e. Komposisi
Spesifikasi komposisi digunakan untuk barang-barang yang harus dibentuk (make up) dan biasanya
dinyatakan dalam karakteristik fisikal atau kimiawi di mana komposisi bahan yang berbeda akan
menghasilkan kinerja yang berbeda. Tipe spesifikasi teknis ini biasanya digunakan untuk bahan baku atau
komoditi lainnya seperti makanan dan bahan kimia.
Spesifikasi teknis komposisi digunakan jika memerlukan pertimbangan keamanan atau pelestarian
lingkungan. Misalnya jika penggunaan bahan yang salah bisa mengakibatkan bencana karena menyangkut
produk yang berbahaya. Spesifikasi teknis komposisi harus disusun oleh ahli dan dilakukan verifikasi testing
(pengujian) oleh pihak independen sebelum ditetapkan. Keuntungan menggunakan spesifikasi teknis
komposisi:
a. Sangat tepat dan spesifik.
b. Pembeli dapat menggunakan komposisi untuk meneliti apakah barang yang disediakan memenuhi
persyaratan.
Kerugian menggunakan spesifikasi teknis komposisi:
a)  Perumusannya memerlukan keahlian khusus.
f. Fungsional dan Kinerja (Performance)
Spesifikasi teknis fungsional merupakan uraian fungsi dasar yang diperlukan dari sebuah barang. Sedangkan
spesifikasi teknis kinerja merupakan persyaratan tambahan bagaimana fungsi dasar dapat dicapai. Contoh
spesifikasi teknis fungsional sebuah truk adalah mampu mengangkut beban 10 ton. Sedangkan contoh
spesifikasi teknis kinerja atas truk dimaksud adalah mampu mengangkut dengan kecepatan 80 km/jam.
Spesifikasi teknis fungsional dan kinerja digunakan jika pencapaian output lebih penting dibandingkan dengan
cara mencapainya. Pertimbangan lainnya adalah apabila terdapat perkembangan teknologi yang cepat
sehingga perlu diberikan kesempatan inovasi oleh penjual. Keuntungan menggunakan spesifikasi teknis
kinerja:
a. Memberikan peluang bagi penjual untuk menawarkan solusi yang inovatif.
b. Dibandingkan dengan spesifikasi teknis teknik, spesifikasi teknis kinerja lebih mudah dirumuskan dan lebih
memberikan kesempatan persaingan pada lebih banyak penjual.
c. Risiko apabila terjadi kegagalan ada pada pihak penjual.
Kerugian menggunakan spesifikasi teknis kinerja:
a. Sulit melakukan evaluasi atas penawaran penjual jika penjual menggunakan teknologi yang belum
dipahami oleh pembeli.
b. Evaluasi penawaran bisa membutuhkan waktu yang panjang karena masing-masing penawar mengajukan
solusi yang berbeda.
Sebagai tambahan dari penggunaan spesifikasi teknis fungsional/kinerja, pembeli bisa mensyaratkan adanya
pengujian atau inspeksi untuk memastikan bahwa barang dimaksud memenuhi kriteria yang ditetapkan.
Pengujian atau inspeksi diperlukan jika:
a. Apabila kegagalan beroperasinya barang membawa akibat yang sangat signifikan bagi organisasi;
b. Apabila kualitas layanan penyedia rendah atau belum diketahui.
Pengujian atau inspeksi bisa dilaksanakan dengan cara:
a. Review atau persetujuan pada tahap design;
b. Inspeksi pada saat proses produksi;
c. Pemeriksaan setelah produksi selesai, sebelum dilakukan pengiriman barang;
d. Pengujian setelah diterima di lokasi, pada saat instalasi atau commissioning setelah pemasangan selesai.
Dalam penyusunan spesifikasi tidak selamanya sederhana seperti uraian diatas, seringkali harus
mengkombinasikan dua atau semua metode penetapan spesifikasi untuk memastikan agar dapat dipahami
dengan jelas oleh semua pihak.
1. Kuantitas
Kuantitas barang dalam paket pengadaan harus sama dengan jumlah output yang ditentukan dalam rencana
umum pengadaan (dan perubahannya, jika ada). Yang perlu mendapat perhatian adalah penggunaan satuan
“unit” atau “set” harus dilengkapi dengan uraian barang secara lengkap termasuk bagian-bagian yang tidak
terpisahkan dari barang dimaksud.
2. Waktu
Yang dimaksud dengan waktu dalam pengadaan barang adalah saat barang harus tersedia atau waktu
pelaksanaan yang tersedia setelah pesanan atas barang tersebut disetujui kedua belah pihak. Jika
pengadaan terdiri dari berbagai jenis barang, ketentuan waktu bisa diatur untuk masing-masing jenis barang.
Pembeli bisa menentukan syarat-syarat yang akan memengaruhi jadwal pelaksanaan, misalnya syarat
persetujuan design sebelum dilakukan produksi atau  syarat pengujian/pemeriksaan sebelum pengiriman.
Jika syarat-syarat itu akan diberlakukan, maka harus dicantumkan sejak awal sebelum proses
pelelangan.Batas akhir tahun anggaran membatasi masa pelaksanaan pekerjaan, sehingga masa
pelaksanaan terpaksa diakhiri padaakhir tahun anggaran Ini bisa mengakibatkan kegagalan mencapai
kualitas yang sudah ditentukan.
3. Tempat/lokasi
Yang dimaksud tempat adalah lokasi di mana serah terima barang harus dilakukan. Dalam pengadaan
barang/jasa pemerintah, lokasi pengiriman biasanya di lokasi K/L/D/I atau di lokasi lain yang ditentukan.
Penyerahan di lokasi penyedia, meskipun memungkinkan, tidak pernah digunakan sebagai syarat
penyerahan.
4. Layanan Tambahan
Layanan tambahan yang dapat dipersyaratkan adalah:
• Garansi Barang harus dilengkapi dengan garansi dari pabrikan dalam jangka waktu yang ditetapkan oleh
PPK.
• Waktu respon penjual apabila ada keluhan Pembeli bisa mensyaratkan tingkat layanan dalam bentuk waktu
respon yang harus diberikan oleh penjual apabila terjadi keluhan atau pertanyaan dari pembeli.
• Dukungan teknis dan pelatihan Untuk pengadaan barang modal atau mesin yang bersifat kompleks, pembeli
dapat mensyaratkan adanya pelatihan dan dukungan teknis pada saat mesin mulai beroperasi. Jumlah waktu
untuk pelatihan dan dukungan teknis harus dipersyaratkan sejak awal.
• Perawatan dan perbaikan rutin Pembeli dapat mensyaratkan adanya perawatan dan perbaikan rutin sebagai
bagian dari ruang lingkup penjualan.
5. Informasi lain yang dibutuhkan
Sebagai pelengkap dari spesifikasi teknis, pembeli harus menyampaikan informasi lain yang terkait misalnya :
desain, denah lokasi pemasangan, gambar situasi ruangan, dan sebagainya.