d) Menyortir

Surat-surat yang mempunyai kode sama harus disortir dan dikelompokkan menjadi satu. Apabila
surat hanya satu, surat tersebut tidak perlu disortir.

e) Menempatkan

Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode surat dan kode tempat penyimpanan. Sebelum surat
ditempatkan secara permanen (tetap) pada tempat penyimpanan, jangan lupa untuk membuat kartu
indeks terlebih dahulu.

5. Prosedur penemuan kembali

a) Tentukan subjek dari surat yang dicari

Contohnya SPT ( Surat Pemberitahuan Pajak) PPh

b) Menentukan indeks subur surat dengan cara mencocokan antara subjek dan daftar klasifikasi
subur.

Contoh :

Keuangan

Kredit

Pajak

PBB

PPh

PPn

c) Menentukan kode surat

Contoh : surat tersebut kodenya PPh

d) Mencari arsip pada tempat penyimpanan

Contoh : arsip dicari di laci berkode Keuangan, di belakang guide berkode Pajak, di dalam hanging
folder berkode PPh.

e) Mengambil arsip jika arsip yang ditemukan adalah arsip yang tepat. Kemudian tukar dengan
lembar pinjam arsip (lembar 1)

f) Memberikan arsip pada peminjam. Hal ini disertai lembar pinjam arsip (lembar 2)

g) Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

Apabila arsip yang diminta tidak ditemukan maka menggunakan alat bantu yaitu kartu indeks
Langkah-langkah yang dilakukan jika arsip yang dicari tidak diketahui subjeknya.

a) Tentukan nama orang/badan/perusahaan sebagai identitas surat

b) Indekslah nama tersebut
Contohnya dari nama Hadi Winanto adalah Winanto, Hadi.
c) Tentukan kodenya
d) Carilah kartu indeks pada laci cardex yang berkode W, di belakang guide Wi.
e) Lihatlah kode surat yang tertera pada kartu indeks.
f) Cocokkan kode tersebut dengan daftar klasifikasi subjek
g) Cari arsip tersebut pada laci yang yang berkode, kemudian di belakang guide dan di dalam
hanging folder.
h) Ambil arsip yang ditemukan jika arsip tersebut dipastikan arsip yang tepat, kemudian
tukarkan dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
i) Serahkan arsip pada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
j) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

3. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

A. Pengertian sistem tanggal

Sistem tanggal : sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun,
bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini sangat sederhana dan mudah nun sering kali
menggunakan alat bantu lain untuk menemukan arsip yang dicari. Karena sifat seseorang cenderung
sulit mengingat tanggal pembuatan surat yang dijadikan arsip. Apalagi jika dibuat pada beberapa
tahun yang lalu.

B. Keunggulan dan kelemahan sistem tanggal

Keunggulan :

1) Sistemnya sederhana karena urutan tanggal sudah jelas dan pasti

2) Cocok digunakan untuk arsip yang berkaitan dengan bidang keuangan
3) Mudah untuk diterapkan

Kelemahan :

1) Orang cenderung tidak mudah mengingat tanggal dibandingkan nama dan masalah sehingga
dapat menyulitkan dalam pencarian arsip
2) Kurang cocok diterapkan di perusahaan besar yang volume suratnya banyak

C. Daftar klasifikasi tanggal

Dalam sistem ini, pembuatan daftar klasifikasi tidak diperlukan karena sistem tanggal sangat
sederhana yang terdiri dari 3 bagian yaitu nama tahun, nama bulan, dan tanggal.

Daftar klasifikasi tanggal terdiri atas susunan berikut.

Tahun (tanggal utama) sebagai kode laci

Bulan (subtanggal) sebagai kode guide

Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder

D. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal

1. Filing cabinet

Disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya, satu laci menyimpan arsip
untuk 1 tahun atau juga dapat selama 2-3 bulan jika arsip memiliki jumlah yang cukup banyak.

2. Guide

Satu laci memuat arsip 1 tahun, satu laci memerlukan guide sebanyak 12. Hal ini tergantung
seberapa satu laci itu membuat per bulan.

3. Hanging folder

Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun

4. Kartu indeks

Digunakan dengan menyesuaikan jumlah dari jenis arsip yang disimpan.

E. Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal.

1) Memeriksa surat/berkas

Dengan cara melihat tanda tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat yaitu
tanggal menyimpan surat tersebut.

2. Mengindeks

Dilakukan dengan membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub -subtanggal

3. Mengode

Dilakukan dengan memberi kode pada surat dengan kode tanggal

4. Menyortir

Dilakukan tergantung situasi dan kondisi

5. Menempatkan

Tempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi. Jangan lupa untuk membuat kartu indeksnya.