DOSEN PEMBIMBING : Ahmad Amiruddin, SKM., M.

Kes

MATA KULIAH : Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Beban Kerja Dan Analisis Beban Kerja Di Unit Rekam Medis Dan
Informasi Kesehatan

Di Susun Oleh :

NAMA : NUR HIDAYATI NASARUDIN

NIM : PBB180047

KELAS : M18B

PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

POLITEKNIK

BAUBAU

2020

i
 Daftar Isi

Cover .........................................................................................................i

Daftara Isi...................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN..............................................................................1

A. Latar Belakang................................................................................1
B. Rumusan Masalah..........................................................................1
C. Tujuan Penulisan............................................................................2

BAB II TINJAUAN TEORI..........................................................................3

A. Pengertian Rekam Medis................................................................3

B. Beban Kerja.....................................................................................3
C. Stress Kerja.....................................................................................10

BAB III PEMBAHASAN..............................................................................15

A. Beban Kerja Petugas Filing Terhadap Rata-Rata Waktu

Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan.........................15
B. Analisis Kebutuhan Petugas Rekam Medis Berdasarkan Beban
Kerja di Instalasi Rekam Medis RS Aisyiah Muntilan.....................18
C. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Petugas Rekam Medis Puskesmas Adan-adan Kabupaten Kediri
.........................................................................................................21

BAB IV PENUTUP.....................................................................................26

A. Kesimpulan......................................................................................26

Daftar Pustaka...........................................................................................27

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rekam medis merupakan keterangan baik yang tertulis maupun

terekam tentang identitas, anamnesa, penentuan fisik, laboratorium,
diagnosa dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien baik yang
dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat
darurat1 . Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas, tidak
hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian
sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis yaitu mulai
pencatatan selama pasien mendapatkan pelayanan medik, dilanjutkan
dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi
penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat
penyimpanan untuk melayani permintaan atau peminjaman apabila dari
pasien atau untuk keperluan lainnya.

Penyelenggaran rekam medis yang bermutu diperlukan tenaga

kesehatan yang bermutu dan sesuai dengan kompetensinya. tenaga
kerja yang baik akan sangat mempengaruhi mutu pelayanan di unit
kerja rekam medis. Mutu pelayanan berkaitan dengan beban kerja,
maka beban kerja harus sesuai dengan jumlah tenaga agar pelayanan
menjadi bermutu.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana Beban Kerja Petugas Filing Terhadap Rata-Rata Waktu
Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan?
2. Bagaimana Analisis Kebutuhan Petugas Rekam Medis
Berdasarkan Beban Kerja di Instalasi Rekam Medis RS Aisyiah
Muntilan?

1
 3. Bagaimana Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya
Manusia Petugas Rekam Medis Puskesmas Adan-adan Kabupaten
Kediri ?
C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui Beban Kerja Petugas Filing Terhadap Rata-Rata
Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan.
2. Untuk mengetahui Analisis Kebutuhan Petugas Rekam Medis
Berdasarkan Beban Kerja di Instalasi Rekam Medis RS Aisyiah
Muntilan.
3. Untuk mengetahui Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber
Daya Manusia Petugas Rekam Medis Puskesmas Adan-adan
Kabupaten Kediri.

2
 BAB II

TINJAUAN TEORI

A. Pengertian Rekam Medis

Rekam medis merupakan berkas/dokumen penting bagi setiap
instansi rumah sakit. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia (2008:1), rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan
dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989
tentang rekam medis dijelaskan bahwa rekam medis adalah berkas
yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien
pada sarana pelayanan kesehatan.
Sedangkan menurut Huffman dalam Fajri (2008:5) rekam medis
adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat penyakit
dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang ditulis oleh profesi
kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut.
Dengan melihat ketiga pengertian di atas dapat dikatakan bahwa suatu
berkas rekam medis mempunyai arti yang lebih luas daripada hanya
sekedar catatan biasa, karena didalam catatan tersebut sudah memuat
segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan
dasar untuk menentukan tindakan lebih lanjut kepada pasien.
B. Beban Kerja
1. Defenisi Beban kerja
Beban kerja adalah kemampuan tubuh pekerja dalam
menerima pekerjaan. Dari sudut pandang ergonomi, setiap beban
kerja yang diterima seseorang harus sesuai dan seimbang terhadap
kemampuan fisik maupun psikologis pekerja yang menerima beban
kerja tersebut. Beban kerja dapat berupa beban kerja fisik dan beban
kerja psikologis. Beban kerja fisik dapat berupa beratnya pekerjaan

3
 seperti mengangkat, merawat, mendorong. Sedangkan beban kerja
psikologis dapat berupa sejauh mana tingkat keahlian dan prestasi
kerja yang dimiliki individu dengan individu lainnya (Manuaba, 2000).
Menurut Wakui (2000,134), aktivitas yang dilakukan oleh tiap
posisi atau jabatan dalam rangka untuk melaksanakan tugasnya
seperti tercantum dalam deskripsi pekerjaannya memberikan suatu
beban kerja pada posisi/jabatan tersebut, sehingga perhitungan
Beban kerja WorkLoad dapat diformulasikan sebagai berikut :
total waktu aktivitas
beban ker ja= ..............(1)
total waktu tersedia
2. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja
Beban kerja dipengaruhi oleh 2 faktor, yaitu faktor eksternal
dan faktor internal. Menurut Manuaba (2000), faktor-faktor yang
mempengaruhi beban kerja antara lain
a. Faktor eksternal, yaitu beban yang berasal dari luar tubuh
pekerja, seperti;
1) Tugas-tugas yang bersifat fisik, seperti stasiun kerja, tata
ruang, tempat kerja, alat dan sarana kerja, kondisi kerja,
sikap kerja, dan tugas-tugas yang bersifat psikologis, seperti
kompleksitas pekerjaan, tingkat kesulitan, tanggung jawab
pekerjaan.
2) Organisasi kerja, seperti lamanya waktu bekerja, waktu
istirahat, shift kerja, kerja malam, sistem pengupahan, model
struktur organisasi, pelimpahan tugas dan wewenang.
3) Lingkungan kerja adalah lingkungan kerja f fisik, lingkungan
kimiawi, lingkungan kerja biologis dan lingkungan kerja
psikologis.
b. Faktor internal adalah faktor yang berasal dari dalam tubuh itu
sendiri akibat dari reaksi beban kerja eksternal. Faktor internal
meliputi faktor somatis (jenis kelamin, umur, ukuran tubuh,

4
 status gizi, dan kondisi kesehatan) dan faktor psikis (motivasi,
persepsi, kepercayaan, keinginan dan kepuasan ).
3. Metode analisis beban kerja
Metode Work Load Analysis (WLA) dilakukan untuk
mengetahui tingkat efisiensi kerja berdasarkan total prosentase
beban kerja dari job yang diberikan dalam menyelesaikan
pekerjaannya. Dan dapat menentukan jumlah karyawan yang
sebenarnya untuk dipekerjakan dalam bagian Packing langkah-
langkahnya sebagai berikut :
a) Mengetahui struktur organisasi dan job description tiap jabatan
b) Menentukan aktivitas dan waktu penyelesaian aktivitas tiap
posisi jabatan. aktivitas-aktivitas tersebut dikelompokkan pada
job description yang dilakukan oleh aktivitas terkait.
c) Melakukan pengamatan untuk menghitung besarnya prosentase
waktu pelaksanaan aktifitas dengan waktu yang dised diakan
oleh perusahaan.
d) Menentukan jumlah menit pengamatan
e) Penentuan Allowance
f) Perhitungan besarnya beban kerja dengan menggunakan rumus
di bawah ini :
1) Berdasarkan penelitian terdahulu Work Load Analysis
berdasarkan pada perbandingan jumlah waktu aktivitas
ditambah kelonggaran kerja dengan jumlah waktu yang
tersedia.(Singgih, ML.2006) .Dimana beban kerja dapat
diperoleh dari :
(total waktu aktivitas )+ Allowance
beban ker ja= . .. . .. .. . .. .. .(2)
total menit tersedia
2) Sedangkan Analisa berban kerja berdasarkan pada
produktifitas perbandingan frekuaensi antara aktivitas yg
sesuai dan tidak sesuai dengan Job Description yang

5
 dilakukan oleh setiap karyawan. (Arif.Riduwan. 2010).
Dengan menggunakan rumus :

% produktif x rating Factor x Total waktu pengamatan×(1+Allowance )

beban ker ja= . . ..(3 )
total waktu pengama tan

4. Sampling kerja
Work Sampling adalah suatu teknik untuk mengadakan
sejumlah besar pengamatan terhadap aktifitas kinerja dari mesin,
proses atau pekerja/operator (Sritomo Wignjosoebroto, 2003).
Perbedaan metode Jam Henti dengan Sampling Pekerjaan adalah
pada cara Sampling Pekerjaan pengamat tidak terus menerus
berada ditempat pekerjaan melainkan mengamati hanya pada
sesaat-sesaat pada waktu-waktu tertentu yang ditentukan secara
acak.
Metode Sampling kerja sangat cocok untuk digunakan dalam
melakukan pengamatan atas pekerjaan yang sifatnya tidak berulang
dan memiliki siklus waktu yang relatif panjang. Prosedur
penggunaannya cukup sederhana, yaitu melakukan pengamatan
aktivitas kerja untuk selang waktu yang diambil secara acak
terhadap satu atau lebih mesin atau operator dan kemudian
mencatatnya apakah mesin atau operator tersebut dalam keadaan
bekerja atau menganggur (idle) . Sampling pekerjaan memiliki
banyak kegunaan dalam dunia industri industri khususnya.
Kegunaan-kegunaan dari Sampling Pekerjaan adalah sebagai
berikut :
a) Distribusi pemakaian waktu sepanjang waktu kerja oleh pekerja
atau kelompok kerja.
b) Mengetahui tingkat pemanfaatan mesin-mesin atau alat-alat
pabrik.
c) Menentukan waktu baku bagi pekerja-pekerja tidak langsung.
d) Memperkirakan kelonggaran bagi suatu pekerjaan.

6
 Pengujian Data
1) Uji Keseragaman Data Untuk memastikan bahwa data yang
terkumpul berasal dari sistem yang sama, maka dilakukan
pengujian terhadap keseragaman data. Untuk itu diperlukan
pengujian keseragaman data guna memisahkan data yang
memiliki karakteristik yang berbeda karena pengaruh –
pengaruh faktor saat pengambilan data. Adapun yang
digunakan adalah :
2) Uji kecukupan data Uji kecukupan data diperlukan untuk
mamastikan bahwa yang telah dikumpulkan dan disajikan
dalam populasi data tersebut cukup secara objektif.
Idealnya pengukuran harus dilakukan dalam jumlah banyak
bahkan sampai jumlah yang tak terhingga agar data hasil
pengukuran layak untuk digunakan. Namun pengukuran
tersebut sulit dilakukan mengingat keterbatasan yang ada,
baik segi biaya, tenaga, waktu dan sebagainya. Sebaliknya,
pegumpulan data dalam yang sekedanya kurang baik
karena tidak mewakili keadaan yang sebenarnya. Untuk itu,
pengujian kecukupan data dilakukan dengan berpedoman
pada konsep statistik yaitu tingkat ketelitian dan tingkat
keyakinnan.
5. Rating Factor dan Allowance
a. Rating Factor (penyesuaian)
Menggunakan Metode Westinghouse dimana akan
mengarahkan pada penilaian pada 4 faktor yang dianggap
menentukan kewajaran atau ketidakwajaran dalam bekerja
yaitu (sritomo.2010):
1) Keterampilan
Didefenisian sebagai kemampuan mengikuti cara kerja yang
ditetapkan. berikut adalah pembagian kelasa keterampilan
dengan lambang dan nilai penyesuaiannya.

7
 2) Usaha
Usaha yang dimaksud disini adalah kesungguhan yang
ditunjukan atau diberikan operator ketika melakukan
pekerjaanya.
3) Kondisi kerja
Maksud dari kondisi kerja disini adalah kondisi fisik
lingkungannya seperti keadaan pencahayaan, suhu, dan
kebisingan ruangan. kondisi kerja merupakan sesuatu yang
berda diluar operator dan dtiterima apa adanya tanpa
banyak kemampuan untuk mengubahnya. kondisi kerja juga
memiliki kelas-kelas. berikut lambang dan nilai
penyesuaiannya.
4) Konsistensi
Faktor yang menjadi perhatian disini adalah pada saat kita
melakukan pengukuran waktu angka angka yang dicatat
tidak pernah sama semua. waktu yang ditunjukkan selalu
berubah ubah. tapi selama dari satu siklus ke siklus lainnya
tidak memiliki perbedaan yang jauh maka tidak apa apa,
tapi jika variabilitasnya tinggi maka ini yang harus menjadi
perhatian lebih.
b. Allowance (Kelonggaran)
Salah satu hal yang paling penting di perhatikan dalam
pengukuran waktu adalah faktor kelonggaran. Faktor
kelonggaran ini ditambahkan pada waktu normal yang telah
didapatkan. kelonggaran diberikan untuk tiga halyaitu : untuk
kebutuhan pribadi, menghilangkan rasa fattique, dan hambatan
hambatan yang tidak dapat dihindarkan.
1) Kelonggaran untuk kebutuhan pribadi
Yang termasuk dalam kebutuhan pribadi disini adalah
hal hal seperti minum sekedarnya untuk menghlangkan
haus, ke kamar kecil, bercakap dengan teman sekerja

8
 sekedarnya. Kebutuhan ini terlihat sebagai suatu kebutuhan
yang mutlak. besarnya kelonggaran yang diberikan untuk
kebutuhan pribadi seperti itu berbeda dari satu pekerjaan ke
pekerjaan lainnya karena setiap pekerjaan berbeda
karakteristiknya. Berdasarkan penelitian ternyata besarnya
kelonggaran ini bagi pria dan wanita berbeda. bagi pria
kelonggarannya 2%-2,5%, sedangkan untuk wanita 2,5%-
5%.
2) Kelonggaran untuk menghilangkan rasa fatigue (lelah)
Rasa lelah biasanya terlihat saat hasil produksi menurunbaik
kuantitas maupun kualitas. Jika rasa fatique telah datang dan
pekerja dituntut untuk menghasilkan performansi normalnya,
maka usaha yang dikeluarkan pekerja lebih besar dan dari
normal dam ini menambah rasa fatique.Besarnya
kelonggaran ini di perlihat kan pada tabel nantinya.
3) Kelonggaran untuk hambatan yang tak terhindarkan
Hambatan dalam hidup ini selalu ada, itulah yang dinamakan
hidup jika tidak ada hambatan maka bukan hidup namanya.
Namun bukan hambatan dalam kajian itu kita bahas
sekarang. Hambatan dalam melaksakan pekerjaan itu ada
dua jenisnya, yang pertama hambatan yang dapat
dihindarkan dan yang kedua hambatan yang tidak dapat
dihindarkan. nah yang menjadi fokus kita adalah hambatan
yang tidak dapat dihindarkan. beberapa contoh dari
hambatan yang tidak dapat dihinarkan adalah : menerima
atau meminta petunjuk dari pengawas, melakukan
penyesuaian mesin, memperbaiki kemacetan kemacetan
singkat, mengasah peralatan potong, mengambil alat alat
khusus, hambatan hambatan karena kesalahan pemakaian,
mesin mati karena mati listrik.

9
 Cara menyertakan kelonggaran dalam perhitungan waktu
hal pertama yang dilkukan adalah menentukan besarnya
kelonggaran untuk ketiga hal diatas.kesemuanya dinyatakan
dalam bentuk persentase. Misalkan dari tabel diperoleh
kelonggran untuk rasa fatique dan kelonggaran pribadi sebesar
(7+0+3+5+2,5+0+2)= 19,5% dan dari hambatan tak
terhindarkan 5% maka jumlah total kelonggaran adalah 19,5%
+ 5% = 24,5% jika dimasukan dalam waktu normal, misal waktu
normalnya 5,5 menit. maka didapatkan waktu bakunya 5,5 +
0,245(5,5)=6,85 menit.
C. Stres Kerja
1. Defenisi Stres Kerja
Secara sederhana, stres merupakan suatu bentuk tanggapan
seseorang baik secara fisik maupun mental, terhadap sesuatu di
lingkungannya yang dirasa mengganggu dan mengakibatkan
dirinya terancam (Anoraga, 2001).
Stres merujuk pada kondisi internal individu untuk
menyesuaikan diri secara baik terhadap perasaan yang
mengancam kondisi fisik dan psikis atau gejala psikologis yang
mendahului penyakit, reaksi ansietas dan ketidaknyamanan Dalam
kaitan pekerjaan, stres adalah suatu kondisi yang disebabkan oleh
transaksi antara individu dengan lingkungan kerja sehingga
menimbulkan persepsi jarak antara tuntutan yang berasal dari
situasi dengan sumber daya sistem biologis, psikologis dan sosial.
Stres yang terlalu rendah mengakibatkan pekerja cenderung
menjadi lesu, malas dan merasa cepat bosan. Sebaliknya, stres
yang berlebihan mengakibatkan kehilangan efisiensi, kecelakaan
kerja, kesehatan fisik terganggu dan dampak lain yang tidak
diinginkan (Minner, 1992 dalam Prihatini, 2007)
2. Mekanisme Stres Kerja

10
 Timbulnya stres kerja pada seorang tenaga kerja dapat
melalui tiga tahap, yaitu tahap pertama yaitu reaksi awal yang
merupakan fase inisial dengan timbulnya beberapa gejala/tanda,
namun masih dapat diatasi oleh mekanisme pertahanan diri. Tahap
kedua; reaksi pertahanan yang merupakan adaptasi maksimum
dan pada masa tertentu dapat kembali kepada keseimbangan. Bila
stres ini terus berlanjut maka akan sampai ke tahap ketiga, yaitu
kelelahan yang timbul karena mekanisme pertahanan diri telah
kolaps (layu) (Nasution, 2000 dalam Prihatini, 2007).
Ada 3 fase atau tahapan stres berdasarkan respons individu
terhadap stres yang diterima antara lain :
a) Fase Reaksi Alarm
Merupakan respon siaga dimana pada fase ini terjadi perubahan
fisiologis pengeluaran hormon oleh hipotalamus yang
menyebabkan kelenjar adrenal mengeluarkan adrenalin,
sehingga meningkatkan denyut jantung dan menyebabkan
pernapasan dangkal dan cepat. Darah mengalir ke otot dan otak
serta menjauh dari kulit (menyebabkan wajah menjadi pucat dan
dingin pada area tangan dan kaki), otot-otot leher, bahu dan
punggung bagian bawah menjadi tegang (posisi dan ukuran otot-
otot inilah yang menjadi tanda nyata adanya stres).
b) Fase Resistensi
Fase ini terjadi apabila respon adaptif tidak mengurangi stres
dan orang yang mengalami stres dalam waktu yang lama dapat
menstimulasi pengeluaran hormon Adrenalin yang menyebabkan
jantung harus bekerja lebih keras untuk mendorong darah yang
pekat melewati arteri dan vena yang menyempit dengan semakin
meningkatnya penggumpalan darah. Hal ini dapat berujung pada
terjadinya penyakit kardiovaskular seperti stroke atau 19 jantung
koroner. Tekanan darah yang meningkat dapat juga
menyebabkan kerusakan ginjal.

11
 c) Fase Kepayahan/Kelelahan
Fase ini terjadi bila fungsi fisik dan psikologis seseorang telah
hancur sebagai akibat kerusakan selama fase resistensi. Bila
reaksi ini berlanjut tanpa adanya pemulihan, akan memacu
terjadinya penyakit yang lebih serius atau kemunduran, sehingga
seseorang tersebut tidak mampu lagi mengatasi tuntutan
lingkungan yang dirasakan.
3. Sumber Stres Kerja
Sumber stres yang menyebabkan seseorang tidak berfungsi
optimal maupun jatuh sakit, tidak hanya datang dari satu macam
pembangkit tetapi juga dari beberapa pembangkit stres. Sebagian
dari waktu adalah untuk bekerja, karena itu lingkungan pekerjaan
mempunyai pengaruh besar terhadap kesehatan seorang pekerja.
Pembangkit stres di pekerjaan merupakan pembangkit stres yang
besar terhadap jatuh sakitnya seorang tenaga kerja sumber stres
kerja terdiri dari:
a) Lingkungan kerja ; kondisi kerja yang buruk berpotensi
menyebabkanpekerja mudah sakit, mengalami stress dan
menurunkan produktivitas.
b) Beban kerja berlebih (work overload) ; dapat menjadi beban
kerja berlebih kuantitatif dan kualitaif. Beban kerja kuantitatif
terjadi bila target kerja melebihi kemampuan pekerja yang
mengakibatkan mudah lelah. Sedangkan beban kerja berlebih
kualitatif terjadi jika pekerjaan memiliki tingkat kesulitan yang
tinggi.
c) Deprivational stress ; yaitu pekerjaan yang tidak menarik lagi
bagi pekerja, akibatnya timbul berbagai keluhan seperti
kebosanan, ketidakpuasan bekerja dan lain sebagainya.
d) Pekerjaan beresiko tinggi yaitu pekerjaan yang berbahaya bagi
keselamatan.
4. Gejala-gejala Stres Kerja

12
 Menurut Anoraga (2001) gejala stres meliputi :
a. Gejala fisik : Sakit kepala, sakit perut, mudah terkejut, gangguan
pola tidur lesu, kaku leher belakang sampai punggung, napsu
makan menurun dan lain-lain.
b. Gejala mental : Mudah lupa, sulit konsentrasi, cemas, was-was,
mudah marah, mudah, tersinggung, gelisah, dan putus asa.
c. Gejala sosial atau perilaku Banyak merokok, minum alkohol,
menarik diri dan menghindar.
5. Dampak Stres Kerja
Pengaruh stres kerja ada yang menguntungkan maupun
merugikan bagi perusahaan. Namun pada taraf tertentu pengaruh
yang menguntungkan perusahaan diharapkan akan rnemacu
karyawan untuk dapat menyelesaikan pekerjaan dengan sebaik-
baiknya. Reaksi terhadap stres dapat merupakan reaksi bersifat
psikis maupun fisik. Biasanya pekerja atau karyawan yang stres
akan menunjukkan perubahan perilaku. Perubahan perilaku terjadi
pada din manusia sebagai usaha mengatasi stres (Margiati, 2000
dalam Prihatini, 2007). Menurut Lubis (2006, dalam Prihatini, 2007),
stres kerja dapat mengakibatkan hal-hal sebagai berikut ;
a) Stres kerja fisik, meliputi hipeertensi, tukak lambung, asma,
gangguan menstruasi dan lain-lain.
b) Stres kerja psikologis, meliputi gangguan psikis yang ringan
sampai berat. Gangguan psikis yang ringan , seperti mudah
gugup, tegang, marah-marah, apatis dan kurang konsentrasi,
gangguan psikis berat, seperti depresi dan ansietas.
6. Pencegahan dan pengendalian Stres kerja
Cara mencegah dan mengendalikan stres kerja adalah
sebagai berikut :
a) Beban kerja fisik maupun mental harus disesuaikan dengan
kemampuan dan kapasitas kerja pekerja yang bersangkutan

13
 dengan menghindarkan adanya beban berlebih maupun beban
kerja yang ringan.
b) Jam kerja harus disesuaikan baik terhadap tuntutan tugas
maupun tanggung jawab di luar pekerjaan.
c) Setiap pekerja harus diberikan kesempatan untuk
mengembangkan karier, mendapatkan promosi dan
pengembangan keahlian.
d) Membentuk lingkungan sosial yang sehat yaitu antara pekerja
yang satu dengan yang lain.
e) Tugas-tugas harus harus didesain untuk dapat menyediakan
stimulasi dan kesempatan agar pekerja dapat menggunakan
keterampilannya.

BAB III

Pembahasan

14
A. Beban Kerja Petugas Filing Terhadap Rata-Rata Waktu
Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
1. Beban Kerja Petugas Filing
Menurut Keputusan Menpan No. Kep. 75/M. PAN/7/2004
tentang Pedoman Perhitungan Pegawai Berdasarkan Beban
Kerja, beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan
yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau
pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan
menurut Permendagri No. 12 tahun 2008 tentang Pedoman
Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri
dan Pemerintah Daerah, beban kerja adalah besaran pekerjaan
yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi dan
merupakan hasil kali antara volume kerja dan normal waktu.
Beradasarkan hasil pengamatan beban kerja petugas filing di
RSUI Yakssi Gemolong Sragen sangat tinggi. Hal ini disebabkan
karena petugas filing memiliki beban kerja ganda. Selain
melaksanakan tanggung jawab di bagian filing, petugas harus
melakukan beberapa tugas tambahan diantaranya melayani
pendaftaran pasien baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat
darurat. Petugas juga harus melaksanakan tugas tambahan lain
sesuai instruksi dan ijin dari koordinator rekam medis. Hal tersebut
belum sesuai menurut Rustiyanto (2011), filing adalah kegiatan
menyimpan, penataan atau penyimpanan (storage) berkas rekari
medis untu k mempermudah pengambilan kembali atau retrieval.
Tugas, peran dan fungsi pokok filing di unit rekam medis antara
lain:
1) Bagian filing berfungsi sebagai penjaga keamanan dan
kerahasiaan dokumen rekam medis.
2) Menyimpan dokumen rekam medis yang sudah lengkap
dengan metode penyimpanan angka akhir dan diurutkan sesuai
nomor urutnya.

15
3) Mencarikan atau menyediakan dokumen rekam medis untuk
keperluan pelayanan atau keperluan lainnya dengan langkah-
langkah sebagai berikut:
a. Mencari tracer yang sudah terisi
b. Mencari nomor rekam medis
c. Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang sudah
di temukan
d. Mengambil dokumen rekam medis yang sudah ditemukan
e. Mencatat penggunaan dokumen rekam medis dalam buku
peminjaman.
f. Menandatangani dan meminta tanda tangan penerima
dokumen rekam medis
4) Melakukan retensi dokumen rekam medis menjadi dokumen
aktif dan non aktif
5) Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis
6) Menyimpan dokumen rekam medis yang diabadikan
7) Mengusulkan pemusnahan dokumen rekam medis
8) Membantu dalam pelaksanaan pemusnaban fonnulir rekam
medis
9) Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya kerusakan fisik,
kimiawi dan biologi
10) Melakukan penyisiran dokumen rekam medis yang salah
letak dengan melihat kode warna
11) Melakukan retensi dokumen rekam medis, dengan mencatat
nomor rekam medis yang sudah waktunya diretensi dan
mengambil dokumen rekam medis yang akan disimpan di rak in
aktif.
12) Bersama tim pemusnah melaksanakan pemusnahan
13) Menghitung tingkat penggunaan dokumen rekam rnedis per
bulan dan per tri bulan

16
 14) Menghitung tingkat keti idaklengkapan dokumen rekam
rnedis
15) Menghitung tingkat kehilangan dokumen rekam medis
2. Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medis
Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI
Yakssi Gemolong Sragen lebih dari 10 menit, sehingga belum
memenuhi Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Berdasarkan
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor:
129/Menkes/SK/II/2008 dijelaskan tentang Standar Pelayanan
Minimal Rumah Sakit yang terdiri dari berbagai macam jenis
pelayanan.
3. Pengaruh Beban Kerja Petugas Filing terhadap Rata-Rata Waktu
Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
Beban kerja petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen
sangat tinggi karena harus merangkap sebagai petugas pendaftaran
dan bebarapa tugas tambahan lainnya. Hasil analisis di atas
menunjukkan bahwa beban kerja berpengaruh sangat kuat terhadap
ratarata waktu tunggu penyediaan dokumen rekam medis, sehingga
apabila beban kerja petugas filing tinggi dapat menyebabkan rata-
rata waktu penyediaan dokumen rekam medis semakin tinggi juga.
Menurut Suma’mur (2009), beban kerja dapat mengakibatkan
kelelahan kerja sehingga beban kerja yang tinggi dapat
menyebabkan produktivitas kerja menurun. Oleh karena itu, perlu
dilakukan analisis beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja.
Berdasarkan Kemenkes No 377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar
Profesi Perekam Medik dan Informasi Kesehatan, Perekam Medis
harus mampu mengelola unit kerja yang berhubungan dengan
perencanan, pengorganisasian, penataan dan pengontrolan unit
kerja manajemen informasi kesehatan (MIK)/rekam medis (RM) di
instalansi pelayanan kesehatan. Selain itu, upaya untuk
meningkatkan kecepatan pelayanan dalam menyediakan dokumen

17
 rekam medis merupakan salah satu aspek dalam menjaga mutu
pelayanan kesehatan.
Menurut Donabedian dalam kutipan Azwar (2010:51), program
menjaga mutu adalah suatu kegiatan mengkaji secara periodik
barbagai kondisi yang mempengaruhi pelayanan, melakukan
pemantauan terhadap pelayanan, serta menelusuri keluaran yang
dihasilkan sehingga berbagai kekurangan dan penyebab kekurangan
dapat diketahui serta upaya perbaikan dapat dilakukan, untuk lebih
menyempurnakan taraf kesehatan dan kesejahteraan.
B. Analisis Kebutuhan Petugas Rekam Medis Berdasarkan Beban
Kerja di Instalasi Rekam Medis RS Aisyiah Muntilan
1. Petugas rekam medis yang tersedia
Menurut Menpan RI (2013), formasi jabatan fungsional
perekam medis untuk rumah sakit tipe D adalah tenaga terampil 15
orang dan tenaga ahli 4 orang petugas. Jumlah petugas rekam
medis yang tersedia di RSIA Aisyiah Muntilan adalah 7 orang
petugas rekam medis dengan rincian 4 orang petugas pendaftaran
dan 3 orang petugas pelaporan dan pengolahan data. Berdasarkan
dari peraturan diatas jumlah petugas rekam medis masih belum
sesuai dengan jumlah petugas rekam medis berdasarkan
ketentuan yang ada.
2. Uraian tugas di Instalasi Rekam Medis
Menurut Hasibuan (2005), uraian pekerjaan adalah informasi
yang bersifat tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab,
kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspekaspek pada
suatu jabatan dalam suatu organisasi. Berdasarkan pengamatan
yang dilakukan peneliti, uraian tugas yang dilaksanakan di
lapangan masih ada yang belum terdapat di uraian tugas tertulis
dan ada juga yang tidak dilaksanakan dalam prakteknya. Berikut
adalah tugas yang belum terdapat di uraian tugas tertulis dan yang
belum dilaksanakan:

18
 a) Melaksanakan pembuatan SEP untuk pasien BPJS rawat inap
maupun rawat jalan
b) Melengkapi data sosial pasien pada status rawat inap
c) Melakukan pemesanan kamar melalui telefon dengan perawat
bangsal
d) Menyediakan status rawat inap pasien
e) Memasukkan backup d ata pasien baru
f) Melakukan analisis kuantitatif
g) Melakukan klaim BPJS
h) Membuat Surat Keterangan Medis
3. Hambatan dan Solusi
Menurut Menkes RI (2007), salah satu kompetensi perekam
medis adalah manajemen unit kerjamanajemen informasi
kesehatan/rekam medis yaitu perekam medis mampu mengelola
unit kerja yang berhubungan dengan perencanaan,
pengorganisasian, penataan dan pengontrolan unit kerja
manajemen informasi kesehatan (MIK)/rekam medis (RM) di
instalasi pelayanan kesehatan.
Solusi untuk mengatasi penumpukan pasien dapat dilakukan
dengan cara penambahan petugas pendaftaran di pagi hari atau
dengan cara melakukan perbaikan sistem yang ada. Apabila
penambahan jumlah petugas pendaftaran tidak memungkinkan
maka solusi yang harus diambil adalah perbaikan sistem yang ada
di poliklinik dan tempat pendaftaran pasien
4. Standar waktu kegiatan
Menurut Depkes RI (2004), kegiatan standar adalah satu
satuan waktu (atau angka) yang diperlukan untuk menyelesaikan
kegiatan pelayanan kesehatan oleh tenaga kesehatan sesuai
dengan standar profesinya. Berdasarkan hasil observasi dan hasil
perhitungan standar waktu pelayanan, waktu penyediaan dokumen
rawat jalan adalah kurang dari 10 menit dan dokumen rawat inap

19
 pasien kurang dari 15 menit. Hal ini berarti standar pelayanan
minimal penyediaan dokumen rawat jalan dan rawat inap di RS
Aisyiah Muntilan telah sesuai dengan ketentuan yang ada.
Berdasarkan hasil observasi waktu penyelesaian untuk
pengolahan data dan pelaporan di Rumah Sakit Aisyiah Muntilan
telah sesuai berdasarkan waktu yang telah ditentukan.
5. Menghitung kebutuhan petugas
Menurut hasibuan (2005), perencanaan sumber daya
manusia adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan
kebutuhan perusahaan serta efektif dan efisien dalam menbantu
mewujudkan tujuan yang akan dicapai. Menurut Depkes RI (2004),
salah satu metode perencanaan tenaga adalah Workload Indicator
Staffing Need (WISN), yaitu metode perhitungan kebutuhan SDM
berdasarkan pada beban pekerjaan yang dilaksanakan oleh setiap
petugas pada setiap unit kerja di fasilitas pelayanan kesehatan.
kelebihan metode ini mudah dioperasikan, mudah digunakan,
secara teknis mudah diterapkan, komprehensif, dan realistis.
Berikut adalah hasil perhitungan kebutuhan petugas di
pendaftaran:
a) Pendaftaran pasien poliklinik dan fisiotherapi 1,77 petugas.
b) Pendaftaran pasien IGD, rawat inap dan laboratorium 0,4
petugas.
c) Pendaftaran pasien radiologi 0,07 petugas.
d) Pengolahan data dan pelaporan 2,1 petugas.
Hasil perhitungan secara keseluruhan, kebutuhan petugas
pendaftaran adalah 2,24 petugas dan petugas pengolahan data
dan pelaporan adalah 2,1 petugas sehingga tidak membutuhkan
penambahan petugas. Namun, hasil perhitungan untuk kebutuhan
petugas pendaftaran saat shift pagi adalah 1,77 petugas. Hal
tersebut berarti kebutuhan petugas melebihi jumlah petugas
pendaftaran yang ada yaitu 1 orang petugas. Namun, hal tersebut

20
 dapat diatasi dengan bantuan petugas pengolahan data dan
pelaporan dengan tidak melebihi beban kerja yang harus
ditanggung.
Selain itu, penumpukan pasien yang terjadi saat shift pagi
disebabkan karena kurang tepatnya sistem yang digunakan.
Sistem pendaftaran pasien di Rumah Sakit Aisyiah Muntilan tidak
menggunakan nomor antrian sehingga menyebabkan kurang
tertibnya pasien saat mendaftar di tempat pendaftaran pasien,
selanjutnya pelayanan di enam poliklinik memiliki waktu pelayanan
yang terbatas sehingga menyebabkan terjadinya antrian pasien.
C. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Petugas Rekam Medis Puskesmas Adan-adan Kabupaten Kediri
Pelayanan rekam medis di Puskesmas Adan-adan Kabupaten
Kediri dimulai pada saat pasien akan didaftar. Setelah pasien didaftar,
kemudian data pasien ditulis di buku register dan diinput di SIMPUS
(Sistem Informasi Manajemen Puskesmas). Setelah itu, dokumen
rekam medis didistribusikan ke poli. Setelah pelayanan poli selesai,
petugas poli mengembalikan dokumen rekam medis pasien ke
petugas rekam medis. Kemudian, petugas rekam medis menganalisis
kelengkapan pencatatan dokumen. Apabila terdapat ketidaklengkapan
dokumen, maka dokumen rekam medis dikembalikan lagi pada
petugas poli. Jika sudah lengkap, maka petugas rekam medis
mengurutkan dan menata formulir dengan rapi lalu dikembalikan ke
rak filing.
Berdasarkan hasil pengamatan, petugas rekam medis sering
dibantu oleh pegawai dari bagian lain. Petugas rekam medis harus
merangkap tugas menjadi petugas TPP, kemudian mengkoding,
assembling, distribusi dokumen rekam medis ke poli, dan
mengembalikan dokumen rekam medis ke rak filing. Keterbatasan
jumlah sumber daya manusia menjadikan petugas rekam medis
memiliki beban kerja yang melebihi kapasitas. Beban kerja

21
berpengaruh terhadap produktivitas kerja. Menurut Fadila (2019),
penambahan tenaga kerja akan menambah produktivitas dari petugas
rekam medis.
Berikut merupakan hasil dari analisis beban kerja petugas rekam
medis Puskesmas Adan-adan menggunakan metode ABK yang
bersumber dari Permenkes RI Nomor 53 Tahun 2012 Tentang
Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja di Lingkungan
Kementrian Kesehatan. Langkah-langkah dalam analisis beban kerja
adalah sebagai berikut:
1) Menetapkan fasilitas kesehatan dan jenis SDMK (Sumber Daya
Manusia Kesehatan). Fasilitas kesehatan yaitu UPTD Puskesmas
Adan-adan Kabupaten Kediri. Jenis SDMK adalah petugas rekam
medis.
2) Menetapkan WKT (Waktu Kerja Tersedia). Waktu kerja tersedia
adalah waktu yang tersedia untuk masingmasing kategori SDM
yang bekerja selama kurun waktu satu tahun. Berdasarkan
Keputusan Presiden RI Nomor 68 Tahun 1995 tentang Hari Kerja
Dilingkungan Lembaga Pemerintah telah ditentukan jam kerja
instansi pemerintah yaitu 37 jam 30 menit per minggu, baik untuk
5 (lima) hari kerja ataupun 6 (enam) hari kerja. Kebijakan 5 (lima)
hari atau 6 (enam) hari kerja sesuai yang ditetapkan kepala
daerah masing-masing. Berdasarkan Peraturan Badan
Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman
Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil, Jam Kerja
Efektif (JKE) yaitu 1200 jam per tahun. Menurut Permen PAN-RB
No. 26 tahun 2011 tentang Pedoman Perhitungan Jumlah
Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil Yang Tepat Untuk Daerah, Jam
Kerja Efektif (JKE) sebesar 1200 jam per tahun atau 72000 menit
per tahun baik 5 hari kerja atau 6 hari kerja.
3) Menetapkan Komponen Beban Kerja dan Norma Waktu. Berikut
penetapan komponen beban kerja dan norma

22
 Diketahui bahwa terdapat 8 tugas pokok dan 2 tugas penunjang
dari petugas rekam medis di Puskesmas Adan-adan. Norma
waktu tugas pokok di hitung waktu di Puskesmas Adan-adan
Kabupaten Kediri menggunakan stopwatch. Sedangkan norma
waktu tugas penunjang, didapatkan dari hasil wawancara kepada
petugas rekam medis.
4) Menghitung Standar Beban Kerja.
5) Menghitung Standar Tugas
6) Menghitung kebutuhan SDMK (Sumber Daya Manusia Kesehatan)
7) Rekapitulasi Kebutuhan SDMK (Sumber Daya Manusia
Kesehatan) berdasarkan metode ABK (Analisis Beban Kerja) di
Puskesmas Adanadan Kabupaten Kediri
Berdasarkan hasil perhitungan analisis beban kerja,
didapatkan hasil bahwa tenaga rekam medis di Puskesmas Adan-
adan masih kurang. Saat ini, di Puskesmas Adan-adan Kabupaten
Kediri hanya ada 1 petugas rekam medis. Berdasarkan hasil
perhitungan beban kerja, seharusnya Puskesmas Adan-adan
memiliki 3 petugas rekam medis.
Hal tersebut mengakibatkan beban kerja petugas rekam
medis menjadi over kapasitas. Hal ini sesuai dengan penelitian
Cahyaningrum (2018) yang mengatakan bahwa kurangnya SDM
membuat beban kerja petugas rekam medis menjadi tinggi.
Menurut Alfianto (2015), beban kerja petugas rekam medis
mengalami peningkatan seiring bertambahnya jumlah kunjungan
pasien, sehingga mempengaruhi produktivitas kerja. Perencanaan
kebutuhan sumber daya penting dilalukan agar pelayanan menjadi
bermutu dan prima.
Menurut Hasibuan (2005) perencanaan sumber daya
manusia adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan
kebutuhan organisasi serta efektif dan efisien dalam menbantu
mewujudkan tujuan yang akan dicapai. Menurut Sidiq (2014),

23
beban kerja petugas rekam medis yang tinggi, dapat
menyebabkan produktifitas kerjanya menjadi rendah. Menurut
Permenkes RI Nomor 75 Tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan
Masyarakat, puskesmas berfungsi menyelenggarakan upaya
kesehatan masyarakat (UKM) dan Upaya Kesehatan Perorangan
(UKP) tingkat pertama.
Oleh karena itu, perlu untuk merencanakan kebutuhan
sumber daya manusia agar pelayanan di puskesmas dapat
berjalan dengan baik. Jika pelayanan puskesmas baik, maka
dapat meningkatkan mutu puskesmas. Pasien mendapatkan
pelayanan prima dan cepat, sehingga tidak banyak waktu yang
terbuang untuk antri. Hal ini sesuai dengan penelitian Nurhayati
(2017) yang mengatakan bahwa perencanaan kebutuhan tenaga
kerja kesehatan berdasarkan beban pekerjaan khususnya rekam
medis dilakukan demi tercapainya pelayanan yang maksimal.
Menurut Yuliani (2013), dampak dari kurangnya sumber daya
manusia di unit rekam medis, akan menyebabkan waktu
ketersediaan dokumen rekam medis menjadi lebih lama. Oleh
karena itu, Puskesmas Adanadan perlu melakukan rekrutmen
petugas rekam medis.

Kritikan

24
1. Sebaiknya dilakukan perbaikan terhadap uraian tugas tertulis sesuai
dengan pelaksanaan di Instalasi Rekam Medis.
2. Sebaiknya di lakukan perbaikan SOP yang masih belum sesuai dan
pemsbuatan SOP yang belum ada di Instalasi Rekam Medis.
3. Sebaiknya dilakukan sosialisasi kepada petugas rekam medis tentang
uraian tugas dan prosedur pelayanan yang ada.
4. Sebaiknya dilakukan perbaikan penjadwalan poliklinik.
5. Sebaiknya dilakukan perbaikan prasarana ruang tunggu dan tempat
duduk pasien di pendaftaran.
6. Sebaiknya dilakukan pemasangan pamphlet atau banner tentang syarat
pasien BPJS.
7. Sebaiknya klaim BPJS dilakukan oleh petugas khusus BPJS .

BAB IV

25
 PENUTUP
A. Kesimpulan
Rekam medis merupakan berkas/dokumen penting bagi setiap
instansi rumah sakit. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia (2008:1), rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan
dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989
tentang rekam medis dijelaskan bahwa rekam medis adalah berkas
yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien
pada sarana pelayanan kesehatan.
Beban kerja adalah kemampuan tubuh pekerja dalam menerima
pekerjaan. Dari sudut pandang ergonomi, setiap beban kerja yang
diterima seseorang harus sesuai dan seimbang terhadap kemampuan
fisik maupun psikologis pekerja yang menerima beban kerja tersebut.
Beban kerja dapat berupa beban kerja fisik dan beban kerja psikologis.
Beban kerja fisik dapat berupa beratnya pekerjaan seperti mengangkat,
merawat, mendorong. Sedangkan beban kerja psikologis dapat berupa
sejauh mana tingkat keahlian dan prestasi kerja yang dimiliki individu
dengan individu lainnya (Manuaba, 2000).

26
 Daftar Pustaka

Hikmawan Suryanto. 2020. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber

Daya Manusia Petugas Rekam Medis Puskesmas Adan-adan
Kabupaten Kediri. Institut Ilmu Kesehatan Bhakti Wiyata Kediri.
https://jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/download/196/151
(Di akses 17 Juli 2020)

Fitria Rakhmawati , Ery Rustiyanto. 2016. Analisis Kebutuhan Petugas

Rekam Medis Berdasarkan Beban Kerja di Instalasi Rekam Medis
RS Aisyiah Muntilan. Universitas Gajah Mada.
https://dev.jurnal.ugm.ac.id/jkesvo/article/view/27446 (Di akses 17
Juli 2020) .

Warsi Maryati. 2015. BEBAN KERJA PETUGAS FILING TERHADAP

RATA-RATA WAKTU PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS
RAWAT JALAN . APIKES Citra Medika Surakarta.
https://www.jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/view/90 (Di
akses 17 Juli 2020)

http://repository.untag-sby.ac.id/324/3/BAB%202.pdf. Tinjauan Pustaka

2.2 Beban Kerja.(Di akses 18 Juli 2020)

http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/21393/Chapter
%20II.pdf;sequence=4. Tinjauan Pustaka 2.1 Pengertian Rekam Medis.
2011. Universitas Sumatra Utara.(Di akses 19 Juli 2020)

27